高校圖書館固定資產(chǎn)的管理與系統(tǒng)設(shè)計(jì)

張洪鋼 王振偉

（沈陽(yáng)師范大學(xué)圖書館，遼寧 沈陽(yáng) 110034）

高校圖書館的固定資產(chǎn)主要包括館舍、家具、設(shè)備、圖書資料等。固定資產(chǎn)是圖書館開(kāi)展業(yè)務(wù)工作、讀者服務(wù)工作以及行政管理工作不可缺少的物質(zhì)基礎(chǔ)。近年來(lái)，隨著各高校對(duì)圖書館經(jīng)費(fèi)投入的大幅增加，圖書館的辦館規(guī)模和辦館條件得到進(jìn)一步改善。因此，圖書館的固定資產(chǎn)在數(shù)量、質(zhì)量和結(jié)構(gòu)上都有了質(zhì)的飛躍，其淘汰和更新速度也隨之加快。這使得原有固定資產(chǎn)管理中存在的問(wèn)題（認(rèn)識(shí)不夠、制度缺失等）和管理模式上的缺陷（以卡片、單據(jù)等為主的單一手工管理）日益突出。所以，新形勢(shì)下，改革高校圖書館的固定資產(chǎn)管理體制，加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，提高資產(chǎn)使用效率是高校圖書館亟待探討和解決的重要課題。

1 高校圖書館固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀

1.1 管理意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不夠

高校圖書館固定資產(chǎn)投資絕大部分來(lái)自學(xué)校無(wú)償劃撥，圖書館一般不進(jìn)行成本核算和折舊，普遍存在重錢輕物、重購(gòu)建輕管理的情況。圖書館只關(guān)心學(xué)校每年投入多少，很少問(wèn)津資產(chǎn)使用及管理的問(wèn)題，缺什么向?qū)W校申請(qǐng)，損壞了由學(xué)校負(fù)責(zé)，基本上沒(méi)有固定資產(chǎn)管理、保值增值的意識(shí)和責(zé)任。

1.2 規(guī)章制度不健全，管理混亂

相當(dāng)一部分高校圖書館缺少，甚至沒(méi)有科學(xué)指導(dǎo)固定資產(chǎn)管理工作的規(guī)章制度，導(dǎo)致資產(chǎn)管理的混亂局面：固定資產(chǎn)購(gòu)置與管理兩層皮，賬卡不符；固定資產(chǎn)賬面反映不實(shí)，賬物不符；固定資產(chǎn)保管不善，處置不當(dāng)，清查、報(bào)損、報(bào)廢不及時(shí)，利用率低。

1.3 管理手段落后，技術(shù)性不強(qiáng)

高校圖書館固定資產(chǎn)管理大多仍是使用卡片、單據(jù)等紙質(zhì)工具的手工管理模式，其載體易損壞、丟失，查找、統(tǒng)計(jì)、變更困難，且效率很低，還容易產(chǎn)生誤差，與現(xiàn)代圖書館的快速發(fā)展極不相符，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)的普及應(yīng)用，給圖書館固定資產(chǎn)管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇。

2 加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的對(duì)策

2.1 提高對(duì)固定資產(chǎn)管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

提高認(rèn)識(shí)是搞好管理的關(guān)鍵，認(rèn)識(shí)不到位，管理措施也就難以落實(shí)。一方面，從館領(lǐng)導(dǎo)到資產(chǎn)的使用者、管理者都要認(rèn)識(shí)到，強(qiáng)化管理不僅能消除混亂，保證效益，更能創(chuàng)造效益，因此必須增強(qiáng)管理的責(zé)任感和主動(dòng)性。另一方面，要實(shí)行單位領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)制、分管領(lǐng)導(dǎo)主要負(fù)責(zé)制、使用者和管理者直接負(fù)責(zé)制，將責(zé)任落實(shí)到具體部門和有關(guān)個(gè)人，明確相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任范圍，強(qiáng)化管理意識(shí)，使固定資產(chǎn)保值、增值，發(fā)揮最大的使用效益。

2.2 健全、完善規(guī)章制度

制度建設(shè)是圖書館固定資產(chǎn)管理的依據(jù)和手段，是規(guī)范管理的先決條件。要進(jìn)一步健全、完善高校圖書館固定資產(chǎn)管理的規(guī)章制度，使圖書館在資產(chǎn)購(gòu)置、驗(yàn)收入賬、使用、處置、清查、報(bào)廢等方面做到有章可循，有據(jù)可查。

2.3 管理工作常規(guī)化

在認(rèn)識(shí)明確、思想重視、規(guī)章制度完善的前提下，抓固定資產(chǎn)管理工作的落實(shí)和規(guī)章制度的監(jiān)督執(zhí)行就成了關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。固定資產(chǎn)管理人員要愛(ài)崗敬業(yè)，遵循原則，按章辦事，堅(jiān)持做好日常的管理工作。做好日常賬務(wù)處理，做到及時(shí)登賬、調(diào)賬、銷賬。經(jīng)常深入基層，了解固定資產(chǎn)使用情況，更新固定資產(chǎn)檔案，掌握閑置、報(bào)廢、待報(bào)廢、可調(diào)配資產(chǎn)的情況，摸清需檢測(cè)、維修、改造、購(gòu)入資產(chǎn)的情況，以便及時(shí)對(duì)積壓閑置的固定資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)整處理，充分挖掘固定資產(chǎn)的使用潛力，做到物盡其用，提高資產(chǎn)的利用率。堅(jiān)持定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，做到賬目、實(shí)物、卡片一一對(duì)應(yīng)，并查明固定資產(chǎn)的保管情況，有無(wú)因管理不善致使財(cái)產(chǎn)毀壞、浪費(fèi)、丟失的問(wèn)題，以便采取相應(yīng)措施加強(qiáng)管理。

2.4 改變傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式

現(xiàn)代固定資產(chǎn)的管理可以通過(guò)辦公自動(dòng)化來(lái)實(shí)現(xiàn)，即設(shè)計(jì)一款高校圖書館固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的使用可將固定資產(chǎn)的管理變得簡(jiǎn)單。通過(guò)該系統(tǒng)可以添加、修改、刪除數(shù)據(jù)，操作十分方便，也可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中查找、統(tǒng)計(jì)所需的記錄數(shù)據(jù)，并能夠把各種記錄按所需要的方式排列，還可以把數(shù)據(jù)存儲(chǔ)為EXCEL表格導(dǎo)出，從而提高與上級(jí)管理部門固定資產(chǎn)查詢軟件信息比對(duì)的精確性，達(dá)到高效、便捷管理所有固定資產(chǎn)的目的。

3 高校圖書館固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

目前，市場(chǎng)上關(guān)于固定資產(chǎn)管理的系統(tǒng)軟件種類繁多，許多高等院校的固定資產(chǎn)管理部門（資產(chǎn)管理處或后勤處等）也都在使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，但是，這些系統(tǒng)軟件多數(shù)是面向上級(jí)固定資產(chǎn)管理部門的用戶，而非基層固定資產(chǎn)具體保管、使用部門（如圖書館）的用戶。于是，為高校圖書館量身設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)就成為一項(xiàng)嶄新的重要課題。

3.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

利用校園網(wǎng)作為系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立高校圖書館固定資產(chǎn)管理開(kāi)放信息系統(tǒng)，對(duì)于固定資產(chǎn)的增加、分配、調(diào)撥、查詢、統(tǒng)計(jì)、清查等信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)分級(jí)管理，運(yùn)用信息化的手段代替繁瑣的人工操作，節(jié)省人力，節(jié)約時(shí)間，提高管理工作效率和服務(wù)效能。

3.2 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)環(huán)境

本系統(tǒng)采用傳統(tǒng)的C/S結(jié)構(gòu)模式。使用的操作系統(tǒng)為WindowsXP，工具采用先進(jìn)的具有繼承、多態(tài)以及反射等特性和集成化優(yōu)點(diǎn)的可視化開(kāi)發(fā)語(yǔ)言Visual Studio2008的C#語(yǔ)言，簡(jiǎn)化了代碼，縮減了開(kāi)發(fā)時(shí)間。數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)則采用目前流行且安全性高的SQL Server2005。

3.3 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

該系統(tǒng)的功能模塊如圖1所示。

圖1

3.3.1 系統(tǒng)管理

該模塊用于完成對(duì)用戶的權(quán)限管理和數(shù)據(jù)備份功能。系統(tǒng)建立完善的權(quán)限管理，實(shí)施權(quán)限的嚴(yán)格控制，可確保數(shù)據(jù)的安全訪問(wèn)。備份數(shù)據(jù)可在需要時(shí)快速恢復(fù)到系統(tǒng)中，保證系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

3.3.2 資產(chǎn)信息

3.3.2.1 資產(chǎn)信息添加

授權(quán)用戶將固定資產(chǎn)的各項(xiàng)基本信息，包括資產(chǎn)名稱、類型、數(shù)量、單價(jià)、照片以及入館日期等，如實(shí)錄入到管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。信息錄入完畢后，需建立與校固定資產(chǎn)管理部門的登記入賬信息，即資產(chǎn)卡片信息之間的關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)。在校固定資產(chǎn)卡片信息的處理方面有3種選擇：①有資產(chǎn)卡片，將卡片的相關(guān)信息（資產(chǎn)名稱）、編號(hào)、品牌、經(jīng)銷商等）填錄到系統(tǒng)中。②稍后添加卡片信息，這時(shí)會(huì)在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)里生成一個(gè)“Later”的標(biāo)志，以便后續(xù)錄入。③無(wú)資產(chǎn)卡片，即不屬于學(xué)校固定資產(chǎn)范疇，但館內(nèi)作固定資產(chǎn)管理的情況，不用錄入卡片信息。信息添加完畢，用戶可在當(dāng)前界面對(duì)該資產(chǎn)進(jìn)行分配，未分配或未完全分配的資產(chǎn)信息可以在“資產(chǎn)管理”的“資產(chǎn)分配”模塊進(jìn)行二次分配。

3.3.2.2 資產(chǎn)信息管理

該模塊主要用于對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)資產(chǎn)信息進(jìn)行修改、刪除等操作。初始化該界面時(shí)，調(diào)入所有資產(chǎn)記錄，篩選后，可瀏覽某一條記錄的詳細(xì)信息，或?qū)ζ溥M(jìn)行管理（修改或刪除）。

3.3.2.3 資產(chǎn)信息查詢

系統(tǒng)提供了詳盡的查詢功能，用戶可以通過(guò)自選條件進(jìn)行查詢，查詢結(jié)果顯示“原有數(shù)量”、“現(xiàn)有數(shù)量”、“未分配數(shù)量”、“報(bào)廢數(shù)量”，以及“現(xiàn)有信息”、“分配信息”、“調(diào)配信息”、“報(bào)廢信息”、“卡片信息”、“照片信息”等內(nèi)容。

3.3.2.4 資產(chǎn)信息統(tǒng)計(jì)

該模塊可實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息的分類統(tǒng)計(jì)，同時(shí)具有多條件統(tǒng)計(jì)的功能，統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示可在分項(xiàng)顯示與統(tǒng)計(jì)顯示間切換。

3.3.3 資產(chǎn)管理

3.3.3.1 資產(chǎn)分配

該模塊是對(duì)未分配或未完全分配的資產(chǎn)進(jìn)行二次分配。二次分配時(shí)，仍可進(jìn)行完全分配或不完全分配，完全分配后系統(tǒng)將刪除在未完全分配庫(kù)中的記錄，不完全分配則對(duì)資產(chǎn)數(shù)量做減操作，不刪除記錄。

3.3.3.2 資產(chǎn)調(diào)配

該模塊可對(duì)已分配資產(chǎn)實(shí)施調(diào)配，如果資產(chǎn)調(diào)配到的庫(kù)室中存在該類相同的資產(chǎn)信息，即進(jìn)行數(shù)量上的疊加，而不再生成新的記錄，但為了保留查詢?nèi)罩?，在調(diào)配信息庫(kù)中會(huì)增加一條調(diào)配記錄。

3.3.3.3 資產(chǎn)報(bào)廢

某一資產(chǎn)確認(rèn)報(bào)廢后，在其數(shù)量和關(guān)聯(lián)的卡片信息上進(jìn)行減操作，一旦做了報(bào)廢處理，數(shù)據(jù)將不可恢復(fù)。

3.3.4 卡片信息

卡片信息即為學(xué)校資產(chǎn)管理部門所掌握的資產(chǎn)信息，有時(shí)資產(chǎn)的稱謂會(huì)與實(shí)際資產(chǎn)信息中的不符，如實(shí)際資產(chǎn)信息中的“閱覽椅”和“弓字椅”，在卡片信息中可能被統(tǒng)稱為“椅子”，不易加以區(qū)分。所以，資產(chǎn)信息和卡片信息需要單獨(dú)管理，彼此關(guān)聯(lián)。卡片信息中的“添加”、“管理”、“查詢”模塊功能與“資產(chǎn)信息”中的基本相同。

3.3.5 系統(tǒng)設(shè)置

該模塊用于設(shè)置圖書館的部門信息、資產(chǎn)類型、資產(chǎn)編號(hào)規(guī)則與數(shù)據(jù)庫(kù)備份路徑。

3.3.6 信息導(dǎo)出

包括各類資產(chǎn)信息的導(dǎo)出功能，如“歷史資產(chǎn)信息”、“現(xiàn)有資產(chǎn)信息”、“資產(chǎn)分配信息”、“資產(chǎn)調(diào)配信息”、“資產(chǎn)報(bào)廢信息”以及“資產(chǎn)卡片信息”等，導(dǎo)出文件均為EXCEL格式，方便用戶進(jìn)行編輯和與上級(jí)資產(chǎn)管理部門進(jìn)行信息核對(duì)。

4 結(jié)語(yǔ)

高校圖書館固定資產(chǎn)管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，具有綜合性、專業(yè)性、技術(shù)性的特點(diǎn)。因此，只有提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)管理責(zé)任感，健全規(guī)章制度，建立有效的管理體制，創(chuàng)新管理模式，運(yùn)用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，才能使固定資產(chǎn)管理更加科學(xué)、規(guī)范、合理，發(fā)揮固定資產(chǎn)的最大使用效益。

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