以檔案達標為抓手 實現(xiàn)檔案目標管理——以四川烹專檔案管理為例

劉家國 夏紅兵

(四川烹飪高等?？茖W(xué)校，四川 成都 610100)

2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出：“高等學(xué)校檔案是高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄?！备咝n案不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史、發(fā)展過程，而且是全校師生員工的德、能、勤、績和學(xué)校教育教學(xué)活動的真實記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動，是歷史、是學(xué)校發(fā)展的見證［1］。如今，檔案管理已經(jīng)提上議事日程，得到了高度重視。但是多數(shù)高職高專學(xué)校由于歷史原因，檔案管理工作相對較弱，多數(shù)學(xué)校檔案管理尚未達標。本文擬以四川烹飪高等?？茖W(xué)校檔案達標工作的實踐為基礎(chǔ)，對高職高專院校檔案工作的規(guī)范化管理進行探討。

1 加強組織領(lǐng)導(dǎo)，實現(xiàn)目標管理

根據(jù)四川省教育廳和四川省檔案局的有關(guān)精神，要求在“十一五”期間四川省高校檔案工作全部達到規(guī)范化管理的標準，因此四川烹專按照四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法的要求，制定了《四川烹飪高等?？茖W(xué)校檔案達標工作方案》，提出了全面提高檔案工作管理水平，即到2009年檔案工作達到省二級標準，爭取達到省一級標準的工作目標。為了實現(xiàn)這一目標，學(xué)校黨委定調(diào)、校長親抓，成立了以校長為組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組;成立了檔案達標領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校校長任組長、黨委副書記任副組長;并成立了以學(xué)校黨委書記為組長的檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組。有了組織保障和必要的經(jīng)費支持，通過兩年半努力，特別是專兼職檔案員的艱苦努力，四川烹專于2009年6月順利通過了四川省檔案達標專家組的考核認定，成為四川省首家通過“四川省檔案工作規(guī)范化管理一級標準”認定的高職高專院校。

2 建立健全各項規(guī)章制度，是檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化管理的可靠保證

要順利開展檔案管理工作，必須建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事。四川烹專參照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律規(guī)章制度文件，編寫了《四川烹飪高等?？茖W(xué)校檔案工作管理制度匯編》，其中包括《四川烹飪高等專科學(xué)校檔案管理辦法》《四川烹飪高等?？茖W(xué)校部門檔案歸檔范圍》《四川烹飪高等?？茖W(xué)校檔案立卷整理辦法》《四川烹飪高等?？茖W(xué)校檔案人員職責(zé)》等16個文件，全面完善了學(xué)校檔案管理工作制度，具有很強的可操作性，真正做到了有法可依、有章可循，以制度管人，憑規(guī)矩辦事。如“歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施”等，都在細節(jié)上保證了檔案管理工作的順利開展，系統(tǒng)有序的管理制度，成為了檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。

3 完善專兼職檔案員制度，努力提高專兼職檔案人員素質(zhì)

為了更好更快地開展檔案管理工作，學(xué)校采取了責(zé)任到人的措施，即校長是學(xué)校檔案管理工作責(zé)任人，系主任、各處室領(lǐng)導(dǎo)是系部處室檔案管理工作責(zé)任人，學(xué)校綜合檔案室有專職檔案員，各系部處室都設(shè)有兼職檔案員。為了讓專兼職檔案員正常開展工作，學(xué)校制定了《四川烹飪高等?？茖W(xué)校檔案工作人員職責(zé)》《四川烹飪高等?？茖W(xué)校兼職檔案員職責(zé)》，力求做到：第一，領(lǐng)導(dǎo)重視，各級主要領(lǐng)導(dǎo)都是檔案管理工作責(zé)任人，因此檔案工作開展無障礙。第二，部門檔案材料的收集、積累、保管、整理立卷和歸檔工作有專人管理，保障了檔案材料來源的真實性和可靠性，提高了檔案材料的可信度和利用價值。第三，為了提高專兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們盡快進入角色，正常開展檔案工作，學(xué)校定期和不定期地對專兼職檔案員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)(一年1次－2次)，還采取“走出去請進來”的方式，學(xué)習(xí)兄弟單位的經(jīng)驗和管理方法，走訪了西南財大、西南石油大學(xué)、成都體育學(xué)院、成都電子機械高等專科學(xué)校等兄弟院校的檔案館，以及成都市規(guī)劃局檔案館。同時，請檔案專家來校講課，傳授有關(guān)檔案工作的新知識、新技術(shù)、新技能，使檔案工作人員及時了解檔案界的研究動態(tài)、檔案工作的發(fā)展趨勢及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運用，進一步拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識結(jié)構(gòu)。第四，專兼職檔案員要有良好的政治思想素質(zhì)、良好的職業(yè)道德;熱愛本職工作，忠于職守;具有吃苦耐勞、無私奉獻的敬業(yè)精神;要牢固樹立“服務(wù)第一”，一切服從、服務(wù)于學(xué)校中心工作，全心全意為教學(xué)、科研和各項管理工作服務(wù)。

4 加快檔案信息化步伐，做好電子信息檔案管理工作

2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確提出了高等學(xué)校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”，突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實物等傳統(tǒng)檔案載體的藩籬，突出了電子或數(shù)字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位［2］。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，學(xué)校制定了《四川烹飪高等?？茖W(xué)校電子文件歸檔與管理試行辦法》，力圖做到：第一，所有校內(nèi)文件電子化，各系部和處室在交紙質(zhì)文件的同時必須上交文件電子版;近五年來的上級文件和校外文件電子化，通過掃描的方式把近五年來的上級文件和校外文件輸入“南大之星”檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。第二，圖像、聲像資料數(shù)字化，將近五年學(xué)校所有的圖像、聲像資料都刻入光盤，放入防磁柜保存。

5 檔案庫管理

為了對檔案庫進行科學(xué)規(guī)范的管理，學(xué)校制定了《四川烹飪高等?？茖W(xué)校檔案庫房管理制度》，并按要求購置了消毒柜、防磁柜、除濕機、空調(diào)等設(shè)備。同時，做好電子檔案和紙質(zhì)檔案的安全防護工作，檔案庫房內(nèi)做到存放有序、排列整齊，切實做好“十防”工作(即防盜、防火、防光、防蟲、防潮、防水、防塵、防霉、防磁、防鼠)，室溫控制在攝氏14度－24度，濕度控制在45%－60%。

6 檔案信息資源的開發(fā)利用

檔案是一種信息產(chǎn)品和人才信息資源庫，合理利用，使其最大限度地發(fā)揮作用及獲得最佳效益，是檔案管理的宗旨［3］。因此，學(xué)校制定了《四川烹飪高等?？茖W(xué)校檔案借(查)閱制度》，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和指定人員可直接在網(wǎng)上查閱檔案，對內(nèi)、對外全面提供非保密檔案文件的查詢、利用服務(wù)(秘密、機密、絕密檔案應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，方可查閱)。而學(xué)校的綜合檔案室還為學(xué)校年鑒的編撰提供了大量資料，編輯了2006－2010年《四川烹飪高等?？茖W(xué)校黨字號文件匯編》《四川烹飪高等專科學(xué)校校字號文件匯編》等，為教學(xué)和學(xué)校的建設(shè)發(fā)展作出了應(yīng)有的貢獻。

［1］鄭登文，王薇.新時期提高高校檔案工作管理能力探析［J］.北京教育(高教版)，2005(3)：30－31.

［2］盧清富.新形勢下如何提高高校檔案管理工作水平［J］.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2008(21)：90－91.

［3］趙淑琴.論新時期高校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)要求［J］.沿海企業(yè)與科技，2005(10)：195－196.