淺析我國(guó)高校圖書(shū)檔案一體化管理

楊 素

（達(dá)州市水電學(xué)校，四川 達(dá)州 635000）

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái),社會(huì)對(duì)信息資源的需求方式及內(nèi)容發(fā)生了根本性的變化,人們不再滿(mǎn)足于單一的館藏信息服務(wù)方式,而是需要無(wú)時(shí)間、空間、地域、借閱限制的多元化的個(gè)性信息服務(wù),需要內(nèi)容新穎全面、類(lèi)型完整、形式多樣、來(lái)源廣泛的信息,需要從盡可能廣的空間、用盡可能短的時(shí)間獲取盡可能多的有價(jià)值的信息。社會(huì)的這種全方位、綜合化的信息需求顯然已不是一個(gè)圖書(shū)館、一個(gè)檔案部門(mén)所能滿(mǎn)足的,所以進(jìn)行信息資源整合、實(shí)現(xiàn)信息資源共建共享已成為信息服務(wù)界急需解決的問(wèn)題。在這種大的背景下,高校圖書(shū)館與檔案館(室)作為高校信息服務(wù)的主渠道,為適應(yīng)廣大讀者和利用者的新需求,進(jìn)行圖書(shū)、檔案一體化管理、實(shí)現(xiàn)信息資源的有效整合成為一種必然趨勢(shì)。

1 圖書(shū)檔案一體化管理的必要性

1.1 順應(yīng)圖書(shū)館與檔案館事業(yè)的發(fā)展

信息時(shí)代最顯著的特征是信息量的爆炸式激增。面對(duì)知識(shí)總量急劇增加和知識(shí)更新頻率加快的發(fā)展形勢(shì),高校圖書(shū)館、檔案館(室)限于種種原因,不可能將所有文獻(xiàn)資源搜集儲(chǔ)存起來(lái),這樣,圖書(shū)、檔案資源共享形成網(wǎng)絡(luò)化就適應(yīng)了社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì),因此實(shí)現(xiàn)資源共享是社會(huì)進(jìn)步與圖書(shū)館、檔案館(室)自身發(fā)展的要求。圖書(shū)館、檔案館(室)館藏建設(shè)各有側(cè)重和片面性,文獻(xiàn)、檔案資源共享是解決這個(gè)問(wèn)題的最好方法。每個(gè)圖書(shū)館、檔案館(室)根據(jù)本館的實(shí)際需求、實(shí)際情況進(jìn)行館藏建設(shè),從一定程度上來(lái)看,館藏一般都能滿(mǎn)足本館覆蓋范圍內(nèi)大部分讀者的查、借需求,而要滿(mǎn)足更多讀者更高的需求,則必須通過(guò)圖書(shū)館、檔案部門(mén)資源共享的途徑來(lái)滿(mǎn)足。文獻(xiàn)資源在空間的客觀分布是歷史形成的,隨著時(shí)間的推移,它的不合理性、局限性就會(huì)逐漸地表現(xiàn)出來(lái)。圖書(shū)館、檔案館(室)只有通過(guò)資源共享才能形成相對(duì)完備的文獻(xiàn)資源合理布局,進(jìn)而促進(jìn)共同的發(fā)展。

1.2 一體化管理可以實(shí)現(xiàn)圖書(shū)與檔案的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)

（1）人才資源和現(xiàn)代化設(shè)施優(yōu)勢(shì)的互補(bǔ)。高校圖書(shū)與情報(bào)已經(jīng)是一體化管理,沒(méi)有獨(dú)立的情報(bào)機(jī)構(gòu),參考咨詢(xún)部承擔(dān)了情報(bào)信息服務(wù)工作。圖書(shū)、檔案自立門(mén)戶(hù)、各成體系,這在過(guò)去相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)有其合理性,一定程上都能滿(mǎn)足學(xué)校教育事業(yè)的需求。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái),廣大利用者對(duì)信息的需求呈現(xiàn)多元化、綜合化。圖書(shū)館尤其是檔案部門(mén)越來(lái)越感覺(jué)到服務(wù)功能不全,服務(wù)也感力不從心,檔案人才隊(duì)伍素質(zhì)低下是其中主要原因之一。但由于歷史的原因,高校檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)仍存在嚴(yán)重問(wèn)題,檔案干部隊(duì)伍中專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員偏少,高層次檔案專(zhuān)業(yè)人員奇缺,專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員所占比例偏低。高校尤其是普通院校對(duì)檔案的重視程度不夠,經(jīng)費(fèi)投入不足,現(xiàn)代化設(shè)備短缺。巧婦難為無(wú)米之炊,檔案資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)成為遙遠(yuǎn)的夢(mèng)想。圖書(shū)館較檔案部門(mén)無(wú)論是人才結(jié)構(gòu)還是現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)都有一定的優(yōu)勢(shì)。走一體化道路,實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、檔案一體化管理可以對(duì)人才資源、各種設(shè)備和設(shè)施集中管理和調(diào)配,實(shí)現(xiàn)工作效益最大化。

（2）文獻(xiàn)資源的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。圖書(shū)館、檔案館(室)館藏建設(shè)各有側(cè)重和片面性是歷史形成的,檔案部門(mén)具有獨(dú)特的本源性檔案信息需要開(kāi)發(fā)利用,為社會(huì)提供服務(wù)。但受技術(shù)與社會(huì)經(jīng)驗(yàn)等種種條件的限制,信息服務(wù)工作滯后。雖然圖書(shū)館具有成熟的技術(shù)與社會(huì)化服務(wù)的經(jīng)驗(yàn),但現(xiàn)代化的數(shù)字圖書(shū)館需要門(mén)類(lèi)齊全、來(lái)源廣泛的信息作支持,需要挖掘更多的信息。在信息服務(wù)領(lǐng)域引進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律,在平等和效率的原則下最大限度地發(fā)揮圖書(shū)、檔案信息資源的效用,提高使用效率,打破條塊分割下形成的專(zhuān)屬性和封閉性,實(shí)現(xiàn)社會(huì)對(duì)信息資源的共享,是資源貧乏的條件下推進(jìn)社會(huì)信息化進(jìn)程所要求的。

2 對(duì)一體化管理的認(rèn)識(shí)

圖書(shū)、檔案一體化管理不是簡(jiǎn)單地對(duì)行業(yè)、部門(mén)的增減,而是在強(qiáng)調(diào)分工合作的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)行業(yè)、部門(mén)在更大范圍、更高層次上的資源共享。某些學(xué)校在機(jī)構(gòu)改革中將檔案部門(mén)隸屬圖書(shū)館管理而導(dǎo)致工作中出現(xiàn)一系列問(wèn)題的簡(jiǎn)單做法,顯然不是真正意義上的一體化管理,具體做法應(yīng)是采取統(tǒng)一建立數(shù)據(jù)庫(kù)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一檢索、統(tǒng)一提供服務(wù)的模式來(lái)實(shí)現(xiàn)。這就使圖、情、檔成為一個(gè)真正意義上的聯(lián)合體,從而最大限度滿(mǎn)足用戶(hù)的不同層次的多方位的信息需求。

3 高校檔案與圖書(shū)一體化管理實(shí)施的保障

（1）理論指導(dǎo)是一體化管理的前提。圖書(shū)、檔案各自的理論已相當(dāng)完善,但圖書(shū)、檔案一體化管理的理論研究和指導(dǎo)卻顯得蒼白無(wú)力。缺乏理論的指導(dǎo)必然使一體化的實(shí)踐迷失發(fā)展的方向,失去發(fā)展的動(dòng)力。圖書(shū)、檔案一體化管理要向縱深發(fā)展,就必須加強(qiáng)理論上的研究,使一體化實(shí)踐有章可循。

（2）綜合性人才是一體化管理的基本保障。一體化管理尤為需要人才隊(duì)伍的支持。培養(yǎng)一支具有新型知識(shí)結(jié)構(gòu)、懂得多學(xué)科知識(shí)、熟悉各領(lǐng)域結(jié)構(gòu)的高素質(zhì)綜合性人才隊(duì)伍,對(duì)一體化綜合管理具有極為重要的意義。

（3）強(qiáng)有力的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是一體化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。圖書(shū)、檔案系統(tǒng)是龐大而復(fù)雜的系統(tǒng),一體化管理不是簡(jiǎn)單的融合,而是一種數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的融合,即所謂虛擬圖書(shū)館和虛擬檔案館的融合。高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)打破了傳統(tǒng)技術(shù)條件下地域、時(shí)間和行業(yè)的限制,使得全方位的信息共享在技術(shù)上成為可能。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),將分布于不同地點(diǎn)的數(shù)字化圖書(shū)、檔案信息資源以網(wǎng)絡(luò)化方式加以互相鏈接,實(shí)時(shí)發(fā)布利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。館藏?cái)?shù)字化信息資源的豐富與多樣化、異地存取信息的便利是虛擬館庫(kù)建立的立足點(diǎn),也為信息概念下的圖書(shū)、檔案脫離其載體進(jìn)行統(tǒng)一管理創(chuàng)造便利條件。

（4）統(tǒng)一的信息處理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),建立圖書(shū)、檔案的統(tǒng)一網(wǎng)站,在各數(shù)字化館的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)有效的動(dòng)態(tài)鏈接,使其進(jìn)一步公開(kāi)化、社會(huì)化。但這并不意味著有了因特網(wǎng)信息資源共享就水到渠成,目前網(wǎng)絡(luò)信息資源共享還面臨許多問(wèn)題,網(wǎng)絡(luò)型信息共享是資源共享的最理想模式。除了包括將館藏?cái)?shù)字化的工作外,還涉及館藏信息資源的形成、整理、存儲(chǔ)、檢索、傳遞、保管、保護(hù)、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等全過(guò)程。圖書(shū)館、檔案館工作標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)資源共享的關(guān)鍵,只有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化,才能打破時(shí)空的限制,真正實(shí)現(xiàn)館際資源共享。高校圖書(shū)、檔案一體化管理是信息化浪潮下的一種必然趨勢(shì),但一體化的真正實(shí)施還有許多工作要做。面對(duì)挑戰(zhàn),高校圖書(shū)、檔案部門(mén)都應(yīng)認(rèn)真落實(shí)科教興國(guó)、興校的戰(zhàn)略,在圖書(shū)、檔案一體化這項(xiàng)具有重大意義的信息管理工作上,提交一份出色的答卷,以不辜負(fù)時(shí)代所賦予我們的使命。

[1]李鳳蓮.高校圖書(shū)、檔案、情報(bào)不能一體化管理[J].機(jī)電兵船檔案,1991，(4):11-13.