淺析教學(xué)秘書應(yīng)具備的幾個(gè)重要基本能力

代啟勛

(重慶文理學(xué)院電子電氣工程學(xué)院，重慶 永川 402160)

教學(xué)管理是為了實(shí)現(xiàn)教學(xué)目標(biāo)，按照教學(xué)規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)教學(xué)過程全面管理［1］.高校教學(xué)管理，是指高等學(xué)校為提高教學(xué)質(zhì)量，為國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)大批棟梁之才、提升民族文化素質(zhì)和發(fā)展民族經(jīng)濟(jì)而建立的一系列重要舉措并實(shí)施的過程.在具體實(shí)施過程中，結(jié)合院校的實(shí)際情況，把擬定的人才培養(yǎng)方案科學(xué)地轉(zhuǎn)化為教學(xué)實(shí)施方案，經(jīng)過周密組織、嚴(yán)密實(shí)施、監(jiān)督管理井然，使教學(xué)有秩序.教學(xué)管理工作是高校各項(xiàng)管理工作的核心，教學(xué)秘書工作的質(zhì)量高低直接影響教學(xué)質(zhì)量［2］.

教學(xué)秘書服務(wù)于教學(xué)管理，參與教學(xué)過程管理、教學(xué)業(yè)務(wù)管理和教學(xué)質(zhì)量管理，在高校管理中占據(jù)特別重要的位置.教學(xué)秘書是教學(xué)組織者的參謀和助手，是教學(xué)計(jì)劃的中轉(zhuǎn)站，是實(shí)施教學(xué)計(jì)劃的神經(jīng)中樞.教學(xué)秘書是教學(xué)效果的晴雨表，其思想理念、工作作風(fēng)直接反應(yīng)出一個(gè)學(xué)院的精神面貌.教學(xué)秘書是教學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)的程序庫，是收集、反饋教學(xué)信息的中心;同時(shí)，教學(xué)秘書還是教學(xué)工作計(jì)劃的執(zhí)行者、實(shí)施者與管理者.所以，充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書工作在教學(xué)管理中重要性，是激勵(lì)教學(xué)秘書工作信心的一種催化劑，對(duì)更好地做好教學(xué)管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義.

1 教學(xué)秘書的主要工作職責(zé)

1.1 當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)助手

教學(xué)秘書是教學(xué)院長(zhǎng)的得力助手，幫助教學(xué)院長(zhǎng)處理大量的教學(xué)日常事務(wù).教學(xué)秘書與教師、學(xué)生建立良好的關(guān)系，成為廣大師生的良師益友.他們除了把學(xué)校教學(xué)主管部門的教學(xué)信息以及規(guī)章制度及時(shí)高效傳達(dá)到各處室、教師、學(xué)生外，同時(shí)還要把師生在教與學(xué)過程中的信息反饋上去，做好“上情下達(dá)，下情上達(dá)”工作，保證政令暢通，提高執(zhí)行力，確保教學(xué)活動(dòng)正常有序.

作為直接參管教學(xué)事務(wù)者，為了盡量避免在教學(xué)實(shí)踐過程中出現(xiàn)任何細(xì)微的差錯(cuò)，教學(xué)秘書必須時(shí)時(shí)聚精會(huì)神、眼觀六路、耳聽八方、明察秋毫，一旦出現(xiàn)偶然事故，應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)反饋信息，并啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取補(bǔ)救措施.

1.2 制訂開課計(jì)劃

人才培養(yǎng)方案是保證教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)的重要文件，是組織教學(xué)過程、安排教學(xué)任務(wù)的基本依據(jù).教學(xué)秘書必須會(huì)同各專業(yè)教研室主任，根據(jù)人才培養(yǎng)方案的要求與學(xué)院教師的實(shí)際情況，將學(xué)院的治學(xué)理念、教學(xué)任務(wù)、教學(xué)計(jì)劃等通過周密安排課堂教學(xué)，及時(shí)貫徹落實(shí)于師生之中，科學(xué)、合理地安排各學(xué)期、各年級(jí)、各學(xué)科的教學(xué)環(huán)節(jié)，使各環(huán)節(jié)有序進(jìn)行.同時(shí)，教學(xué)秘書合理安排各學(xué)期、各年級(jí)、各專業(yè)教研室的教學(xué)實(shí)踐環(huán)節(jié)，周密地進(jìn)行課程安排，使任課老師上課時(shí)間不沖突，學(xué)生上課地點(diǎn)不沖突.

1.3 教學(xué)常規(guī)運(yùn)行

教學(xué)秘書應(yīng)竭力協(xié)助教學(xué)院長(zhǎng)實(shí)施人才培養(yǎng)方案(教學(xué)計(jì)劃)，協(xié)助進(jìn)行教學(xué)檢查，及時(shí)處理教學(xué)過程中所出現(xiàn)的問題.為了使教學(xué)秩序正常穩(wěn)定，對(duì)于個(gè)別教師有事請(qǐng)假調(diào)課、停課，教學(xué)秘書要及時(shí)辦理手續(xù)并通知有關(guān)教師和學(xué)生，避免教學(xué)事故的發(fā)生.教學(xué)秘書還要經(jīng)常深入到教師和學(xué)生中，組織參加座談會(huì)，傾聽?zhēng)熒鷮?duì)教學(xué)工作的意見和建議，并將收集的信息及時(shí)反饋給教學(xué)院長(zhǎng).

1.4 考務(wù)工作

教學(xué)秘書應(yīng)努力做好考務(wù)工作、學(xué)生成績(jī)管理和學(xué)籍管理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)考試工作的科學(xué)化、規(guī)范化管理，保證考試工作的公開、公正、公平、客觀、嚴(yán)肅、權(quán)威.除了每學(xué)期期末的考務(wù)工作外，還會(huì)面臨每學(xué)期開學(xué)的補(bǔ)、緩考，學(xué)校教務(wù)處主管的外語、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試，實(shí)習(xí)學(xué)生返校后的補(bǔ)、緩考和畢業(yè)生補(bǔ)考等.考務(wù)工作必須保證流程正確、安排科學(xué)合理、結(jié)果真實(shí)可靠.

1.5 教學(xué)管理材料歸檔

教學(xué)秘書要一絲不茍地做好教學(xué)管理檔案的收集、整理和管理工作.應(yīng)歸檔的教學(xué)管理資料主要有4類.第一，人才培養(yǎng)方案(教學(xué)計(jì)劃)、開課計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)工作量等信息，可為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)搞好教學(xué)管理提供基本依據(jù)，保證教學(xué)管理順利進(jìn)行.第二，教學(xué)周歷、教學(xué)課表等，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供日常教學(xué)信息，便于安排聽課等教學(xué)檢查督導(dǎo)活動(dòng).第三，學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生檔案、學(xué)生成績(jī)表等，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教師提供學(xué)生的全部資料，以使教師在教學(xué)中全面地掌握學(xué)生的情況，更有效地因材施教、教書育人.第四，過往的試卷、課程論文、課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)實(shí)習(xí)材料、畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)，等等.做好教學(xué)管理材料歸檔工作對(duì)學(xué)院的教學(xué)歷史有典藏之功，對(duì)以后的教育教學(xué)改革有極大的參考價(jià)值.

一些學(xué)院專門設(shè)置有檔案資料管理員，教學(xué)秘書可將教學(xué)管理材料歸類編目整理好后移交檔案資料員管理.

2 教學(xué)秘書應(yīng)具備的幾個(gè)重要基本能力

2.1 靈活機(jī)智的溝通協(xié)調(diào)能力

溝通協(xié)調(diào)具有較強(qiáng)的綜合性、藝術(shù)性和技術(shù)性［3-4］.教學(xué)秘書要具備善于處理上下左右、各部門之間、校內(nèi)、校外各種關(guān)系的能力.要協(xié)調(diào)處理學(xué)院師生間、教職員工間以及學(xué)校各部門之間的關(guān)系［5］，努力為師生員工創(chuàng)造一個(gè)寬松的外部工作環(huán)境，以實(shí)現(xiàn)教學(xué)及教學(xué)管理的目標(biāo).

教學(xué)秘書主要協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)管理全院教學(xué)工作.院領(lǐng)導(dǎo)是決策人，而教學(xué)秘書是決策執(zhí)行者.院領(lǐng)導(dǎo)在管理上不可能面面俱到，那么，教學(xué)秘書在執(zhí)行決策以及處理一些突發(fā)性、偶發(fā)性事件時(shí)，根據(jù)當(dāng)時(shí)的情況，在不違背原則的情況下靈活處理.當(dāng)然，這種靈活性是在原則性基礎(chǔ)上的.秘書工作的靈活性還表現(xiàn)在處理師生關(guān)系上.使全院成為一個(gè)堅(jiān)強(qiáng)的整體，擰成一股繩，不僅要靠領(lǐng)導(dǎo)的力量，還有賴于教學(xué)秘書協(xié)調(diào)各種關(guān)系，緩和矛盾，營(yíng)造和諧、友善的工作氛圍.

部門之間的協(xié)調(diào)溝通更要善于聽取不同意見，求同存異，善于協(xié)調(diào)，尊重他人;在靈活性的基礎(chǔ)上，要堅(jiān)持各方利益不受侵害的原則，各種事務(wù)辦理要重視依據(jù)留存，以免出現(xiàn)不必要的麻煩.

2.2 敏銳干練的信息處理能力

信息技術(shù)發(fā)展帶來現(xiàn)代秘書與傳統(tǒng)秘書的極大區(qū)別.面對(duì)當(dāng)今信息量的飛速增長(zhǎng)，教學(xué)秘書必須要有強(qiáng)烈的信息意識(shí)，對(duì)信息有敏銳的感受力和判斷力，主動(dòng)識(shí)別潛在信息源，并能在紛繁的信息中去粗取精、去偽存真，形成一種主動(dòng)發(fā)現(xiàn)、搜集、過濾、處理、反饋、運(yùn)用各種有用信息的習(xí)慣;同時(shí)，還要具備信息技術(shù)的應(yīng)用能力，具有信息選擇能力、信息處理能力、信息的運(yùn)用能力.

教學(xué)秘書非常有必要提高辦公自動(dòng)化軟件使用水平和掌握新型自動(dòng)化辦公設(shè)備(如數(shù)碼存儲(chǔ)復(fù)印機(jī)、數(shù)碼傳真機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝錄機(jī)等)的使用技術(shù)［6］.尤其要求對(duì) WORD、EXCEL等軟件的使用要非常熟悉(包括軟件的高級(jí)功能)，要熟悉E-mail收發(fā)以及即時(shí)在線聊天軟件(比如QQ、飛信、MSN等)的使用.這將會(huì)極大提高辦公效率.

教學(xué)秘書還應(yīng)具有較好的文字和語言表達(dá)能力［7］.教學(xué)秘書工作的協(xié)調(diào)職能決定了其在工作中必須要有良好的口語表達(dá)能力，對(duì)上要能清晰簡(jiǎn)要地匯報(bào)工作情況和進(jìn)度，對(duì)下要能簡(jiǎn)潔明確地組織安排教學(xué)任務(wù)，做到語言得體、表達(dá)清楚.同時(shí)，寫作能力也是一個(gè)合格教學(xué)秘書的基本要求.教學(xué)秘書要經(jīng)常根據(jù)教學(xué)中的實(shí)際情況撰寫一些教學(xué)文書，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、學(xué)期工作計(jì)劃或總結(jié)等.這就需要教學(xué)秘書具有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔.

2.3 持之以恒的自我學(xué)習(xí)能力

一個(gè)稱職的、成功的教學(xué)秘書應(yīng)是“通才”和“雜家”，不僅要學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)輔助管理知識(shí)，不斷調(diào)整、更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu).如果一位教學(xué)秘書不及時(shí)汲取新的營(yíng)養(yǎng)，看問題就沒有新見解，起草公文沒有新觀點(diǎn)，辦事情沒有新方法，無法在新的形勢(shì)下有效地開展管理工作.教學(xué)秘書應(yīng)該系統(tǒng)學(xué)習(xí)各種有關(guān)高等教育管理知識(shí)，如教育管理學(xué)、教育心理學(xué)、教育哲學(xué)、高等教育學(xué)等，加強(qiáng)理論研究和創(chuàng)新能力，提高文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要學(xué)習(xí)一些法律、歷史、心理學(xué)等相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，從各方面充實(shí)自己;定期或不定期參加有關(guān)教學(xué)管理方面的培訓(xùn)班或研討會(huì)，學(xué)習(xí)、交流教學(xué)管理工作的經(jīng)驗(yàn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平.

2.4 自我可控的情緒調(diào)適能力

良好的情緒自我控制是建立良好人際關(guān)系的基礎(chǔ).教學(xué)秘書最主要的日常工作是教學(xué)服務(wù)，這就需要秘書具備較高的心理素質(zhì)，具有良好的適應(yīng)能力，正確處理好各方面的人際關(guān)系，調(diào)節(jié)自己的情緒，在日常工作中要沉著、寬容、耐心、冷靜、豁達(dá)，善于控制自己的感情沖動(dòng)，始終保持樂觀向上、熱情誠懇的心態(tài)，從容不迫、不卑不亢的風(fēng)度，和善地與人共事;冷靜、客觀分析遇到的問題，正確地處理好工作中的各種矛盾.

3 結(jié)語

文章強(qiáng)調(diào)教學(xué)秘書在教學(xué)管理中應(yīng)具備的幾個(gè)最重要的基本能力——溝通協(xié)調(diào)能力、信息處理能力、自我學(xué)習(xí)能力和情緒調(diào)控能力.其實(shí)，教學(xué)秘書的工作非常繁雜，很容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠［8］，其思想意識(shí)、政治理論水平、工作態(tài)度、責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)、法律意識(shí)、自我學(xué)習(xí)意識(shí)［9］都會(huì)對(duì)教學(xué)管理的質(zhì)量產(chǎn)生非常大的影響.為了提高教學(xué)管理水平和進(jìn)一步深化教學(xué)改革，必須重視教學(xué)秘書的能力培訓(xùn)，改善教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高教學(xué)秘書隊(duì)伍整體素質(zhì).

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