淺議電算化條件下會(huì)計(jì)前臺(tái)記賬存在的問(wèn)題及對(duì)策

薛杰遠(yuǎn)

淺議電算化條件下會(huì)計(jì)前臺(tái)記賬存在的問(wèn)題及對(duì)策

薛杰遠(yuǎn)

越來(lái)越多的單位實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，在會(huì)計(jì)電算化記帳過(guò)程中，經(jīng)常遇到一些問(wèn)題，如何面對(duì)這些問(wèn)題，怎么去解決，本文就此根據(jù)實(shí)踐工作中的經(jīng)驗(yàn)，淺談一些看法，旨在提高會(huì)計(jì)電算化工作的質(zhì)量。

會(huì)計(jì)；電算化；記帳管理

會(huì)計(jì)電算化是集計(jì)算機(jī)學(xué)、信息學(xué)、管理學(xué)、會(huì)計(jì)學(xué)等學(xué)科知識(shí)為一體的一門綜合性的邊緣學(xué)科。我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化工作，經(jīng)過(guò)10多年的發(fā)展，已經(jīng)取得了很好的成績(jī)。許多單位在具備條件后，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)替代手工記賬的飛躍。我單位在2004年開(kāi)始實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化工作，經(jīng)過(guò)半年的人工與機(jī)器并行，徹底甩掉了手工賬，本人在會(huì)計(jì)前臺(tái)崗位工作多年，下面僅就我在實(shí)際工作中遇到過(guò)的一些問(wèn)題，做試探討如下：

一、前臺(tái)記賬過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）會(huì)計(jì)人員所掌握的計(jì)算機(jī)知識(shí)不夠

根據(jù)對(duì)本地一些單位的調(diào)查得知，目前各單位的會(huì)計(jì)人員知識(shí)層次較低，本科以上文憑所占比例較小，由于諸多因素所限，相當(dāng)部分財(cái)會(huì)人員只經(jīng)過(guò)短期培訓(xùn)，盡管他們手工業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富，能滿足手工會(huì)計(jì)核算，但是會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用對(duì)會(huì)計(jì)人員提出了更高的要求。由于缺乏對(duì)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)基本理論的深入了解，他們就不能靈活運(yùn)用軟件滿足工作需要。而且當(dāng)在財(cái)務(wù)軟件的使用以及保養(yǎng)和維護(hù)遇到問(wèn)題時(shí)，只能找軟件的維護(hù)人員，而維護(hù)人員又基本上是計(jì)算機(jī)專業(yè)出身，對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)知之較少，也就是說(shuō)，懂會(huì)計(jì)的不懂計(jì)算機(jī)，懂計(jì)算機(jī)的不懂會(huì)計(jì)，雙方不能很好地配合。作為前臺(tái)的記賬員在處理業(yè)務(wù)的過(guò)程中由于對(duì)財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用方法掌握的不夠透徹和熟練，對(duì)軟件的認(rèn)識(shí)有局限性，出現(xiàn)了故障不能及時(shí)排除，導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常運(yùn)行是常有的現(xiàn)象，碰到一些原因機(jī)器死機(jī)或者有一點(diǎn)小障礙數(shù)據(jù)無(wú)法輸入或輸出時(shí)，往往會(huì)束手無(wú)策。如果多一點(diǎn)計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，很多問(wèn)題都是可以自己解決的，這個(gè)問(wèn)題已成為各單位在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中一大障礙。如果計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)很匱乏，是難以勝任用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作的。

（二）會(huì)計(jì)人員過(guò)多重視賬務(wù)處理功能，忽視管理功能

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)人員，就是記賬、算賬，而作為現(xiàn)代條件下的新時(shí)代會(huì)計(jì)人員，如果還僅僅滿足于老形式，那么就與時(shí)代相脫節(jié)了。目前各個(gè)單位使用的會(huì)計(jì)軟件雖然不同，但功能差別不大，這些軟件大多屬于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的范疇，只能完成事后記賬、算賬、報(bào)賬，以及提供初級(jí)管理功能，大多不具有事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后分析決策等財(cái)務(wù)管理功能。而前臺(tái)會(huì)計(jì)人員也往往不重視會(huì)計(jì)分析。我校財(cái)務(wù)目前采用的軟件有工資核算、固定資產(chǎn)核算、學(xué)生收費(fèi)等等系統(tǒng)，內(nèi)容功能較強(qiáng)，大大節(jié)省了人力和時(shí)間，解放了勞動(dòng)力，可以說(shuō)相對(duì)于過(guò)去，財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度降低了，但是長(zhǎng)期以來(lái)形成的思維模式，仍然束縛著財(cái)務(wù)人員的大腦，我們的記賬人員仍將過(guò)多精力用于成本核算、報(bào)賬、記賬及簡(jiǎn)單的操作上，很少去考慮財(cái)務(wù)指標(biāo)分析體系以及資金供求預(yù)測(cè)等等，這樣計(jì)算機(jī)的功能大大降低，雖然核算功能提高了，但整個(gè)財(cái)務(wù)管理職能依然沒(méi)有改變，這樣的財(cái)務(wù)是很難為領(lǐng)導(dǎo)提供出具有參謀意義的報(bào)表分析的。

（三）記賬憑證的填制要求方面欠規(guī)范、明確

電算化賬務(wù)系統(tǒng)與手工賬務(wù)系統(tǒng)中的科目級(jí)次結(jié)構(gòu)設(shè)置基本一樣，但在使用方向上是不一樣的。在手工賬務(wù)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)人員記賬一般是以一級(jí)科目為核心，根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，設(shè)置相應(yīng)的明細(xì)科目，憑證由于受規(guī)格限制一般只反映一、二級(jí)科目。在電算化賬務(wù)系統(tǒng)中，一般是設(shè)置最詳細(xì)的分類項(xiàng)目，作為電算系統(tǒng)的錄入主信息，前臺(tái)審核制單時(shí)直接進(jìn)入最低一級(jí)的科目，因此記賬憑證的填制包括憑證編號(hào)、憑證摘要、憑證內(nèi)容等方面，與手工記賬時(shí)要求是不一樣的，前臺(tái)會(huì)計(jì)人員容易忽視這方面的差別，錄入憑證時(shí)如果填寫(xiě)不規(guī)范，就會(huì)出現(xiàn)記賬憑證計(jì)算機(jī)記賬與明細(xì)科目不一致的情況。所以，如果在這里把關(guān)不嚴(yán)，造成原始憑證失真或是手續(xù)不完備，那么首先是前臺(tái)經(jīng)辦人員的責(zé)任，經(jīng)辦員要負(fù)責(zé)此筆業(yè)務(wù)的后續(xù)追查工作，一方面給工作造成麻煩，另一方面讓人對(duì)財(cái)務(wù)產(chǎn)生不好的印象。

（四）缺乏統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性，形成各自為戰(zhàn)的局面

前臺(tái)報(bào)賬員對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行真實(shí)性、合法性審查，并根據(jù)原始單據(jù)分類匯總，然后將數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)并打印出來(lái)，同一類業(yè)務(wù)，不同的人做法不完全相同。由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，往往各自為戰(zhàn)，閉門造車，信息交流不暢，使有限的人力、財(cái)力并沒(méi)有充分發(fā)揮作用，不可避免地有一定差別。一些單位通過(guò)電算化生成的會(huì)計(jì)信息資料不系統(tǒng)、不完整，口徑不一致，難以被單位領(lǐng)導(dǎo)和主管部門以及社會(huì)公眾有效利用。例如，我校下屬的附屬醫(yī)院，俗稱一附院，我們?cè)谔幚砀綄籴t(yī)院有關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，由于前臺(tái)報(bào)賬員共3人，不可能每次都是同一人經(jīng)辦，即使是同一人經(jīng)辦，也未必每次就一致，所以在打印記賬憑證時(shí)，有的輸入附屬醫(yī)院，有的輸入一附院，這樣一來(lái)，在進(jìn)行模糊查詢的時(shí)候，就遇到了無(wú)法確定關(guān)鍵詞的問(wèn)題，無(wú)論你輸入一附院還是附屬醫(yī)院，都不可能全部顯示業(yè)務(wù)內(nèi)容。還有我們對(duì)個(gè)人借款這筆業(yè)務(wù)的處理，有時(shí)我們輸入XXX人借款，有時(shí)輸入XXX人個(gè)人借款，這也是同樣的道理，機(jī)器查詢無(wú)法正常統(tǒng)計(jì)，再費(fèi)力氣去人工統(tǒng)計(jì)，真是事倍功半。

（五）關(guān)于會(huì)計(jì)差錯(cuò)方面的處理

前臺(tái)經(jīng)辦員的任務(wù)就是要熟悉并認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)費(fèi)用開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)和開(kāi)支范圍，熟練掌握會(huì)計(jì)科目及經(jīng)費(fèi)收支體系。但是，會(huì)計(jì)人員也不是萬(wàn)能的，不可能不犯一點(diǎn)錯(cuò)誤，如果過(guò)賬前發(fā)現(xiàn)錄入錯(cuò)誤并及時(shí)進(jìn)行修改憑證是允許的，但在過(guò)賬之后，就不太可能逆結(jié)賬或?qū)浞萑〕鰜?lái)解決了，只能填制更正憑證進(jìn)行改錯(cuò)。無(wú)論是賬簿錯(cuò)誤還是憑證錯(cuò)誤，或者賬證都有錯(cuò)誤，都無(wú)法象手工會(huì)計(jì)那樣采用劃線更正法、補(bǔ)充登記法或赤字沖消法來(lái)更正，最好的辦法就是反記賬，如果有一張憑證輸入錯(cuò)誤，只能另外做一張憑證沖回或改正。這樣，會(huì)使一些會(huì)計(jì)資料失真。例如：錯(cuò)計(jì)入某個(gè)科目的借方，再在貸方?jīng)_回，則在打印試算平衡表時(shí)，借方和貸方都虛增了記錯(cuò)的一筆?，F(xiàn)在的財(cái)務(wù)軟件幾乎都解決不了這一問(wèn)題，這也是經(jīng)辦員最麻煩的事情，前臺(tái)記賬中常常出現(xiàn)。

二、針對(duì)前臺(tái)記賬中存在的問(wèn)題提出以下對(duì)策

（一）培養(yǎng)復(fù)合型的會(huì)計(jì)人才，適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化工作的要求

會(huì)計(jì)電算化要求財(cái)會(huì)人員不僅應(yīng)掌握扎實(shí)的會(huì)計(jì)知識(shí)和技能，還應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)和財(cái)務(wù)管理知識(shí)有比較深刻的了解。只有掌握了比較豐富的管理知識(shí)，才能根據(jù)本單位的自身特點(diǎn)，利用電算化會(huì)計(jì)的特點(diǎn)，為單位預(yù)測(cè)、決策和控制等管理工作服務(wù)。因此，在各單位更應(yīng)注意培養(yǎng)“會(huì)計(jì)——計(jì)算機(jī)——管理”型的復(fù)合型人才，以促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的順利發(fā)展。會(huì)計(jì)軟件年年都在更新版本，甚至一年更新幾次，所以我們必須注重專業(yè)人才的素質(zhì)，加大對(duì)“復(fù)合型”會(huì)計(jì)電算化人才的培養(yǎng)力度，特別是對(duì)電算化管理人員的培訓(xùn)工作要經(jīng)常進(jìn)行，并結(jié)合經(jīng)驗(yàn)交流，使培訓(xùn)收到實(shí)效，不斷提高信息化會(huì)計(jì)從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。

（二）完善辦理報(bào)銷手續(xù)、熟悉和掌握各項(xiàng)財(cái)務(wù)規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律

前臺(tái)報(bào)賬員是財(cái)務(wù)的一個(gè)窗口，直接與來(lái)辦理業(yè)務(wù)人員打交道，代表財(cái)務(wù)的形象，同時(shí)也是把關(guān)審核的第一個(gè)關(guān)口，所以經(jīng)辦員責(zé)任重大。在辦理業(yè)務(wù)時(shí)要嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)支出費(fèi)用的辦理，要嚴(yán)格按照行政事業(yè)單位各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，節(jié)約使用各項(xiàng)資金，提高經(jīng)費(fèi)使用效率，對(duì)專項(xiàng)資金做到?？顚Ｓ?，以保障本單位各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在報(bào)銷各類支出費(fèi)用中須注意：該附的附件一定不可少，例如報(bào)銷會(huì)議費(fèi)，須附會(huì)議通知；報(bào)銷接待費(fèi)，須附接待標(biāo)準(zhǔn)和審批表；報(bào)銷大額裝修費(fèi)，須附相關(guān)審批文件；購(gòu)買專控物品要按規(guī)定程序先報(bào)批后統(tǒng)一采購(gòu)，屬于政府采購(gòu)范圍的，須按政府采購(gòu)程序辦理。照章辦事，堅(jiān)持原則，減少不必要的麻煩。

（三）加強(qiáng)內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)

我們強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)精神，就是要注重內(nèi)部的溝通與協(xié)調(diào)，財(cái)務(wù)要根據(jù)自己的實(shí)際情況，制定符合本單位、本部門的規(guī)章制度，加強(qiáng)經(jīng)辦人與經(jīng)辦人之間、經(jīng)辦人與客戶之間、領(lǐng)導(dǎo)與同事之間的聯(lián)系，對(duì)經(jīng)常發(fā)生的，對(duì)有爭(zhēng)議的一些事項(xiàng)約定成俗，按統(tǒng)一的口徑標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，像上述的一附院和附屬醫(yī)院，雖系同一部門，但叫法不一，在查詢時(shí)就是遇到困難，所以，溝通與協(xié)調(diào)這方面很重要。

（四）加強(qiáng)對(duì)往來(lái)賬編號(hào)的管理

會(huì)計(jì)科目設(shè)置應(yīng)滿足會(huì)計(jì)核算的要求，在國(guó)家制度規(guī)定范圍之內(nèi)，有的則可根據(jù)工作需要由單位自行規(guī)定。特別是往來(lái)賬項(xiàng)管理，作為財(cái)務(wù)賬的重要組成部分，目前編號(hào)管理存在不科學(xué)及混亂現(xiàn)象，通過(guò)我們實(shí)行電算化一年之后的經(jīng)驗(yàn)，我們知道，編碼的意義非同一般，不是隨意亂編，信手拈來(lái)的，我單位剛開(kāi)始實(shí)施電算化的時(shí)候也沒(méi)有在意這方面，認(rèn)為就是一個(gè)代碼而已，結(jié)果在往來(lái)賬登記及查詢時(shí)遇到很多麻煩，出現(xiàn)重號(hào)或多筆業(yè)務(wù)區(qū)分不清的現(xiàn)象，因此在第二年的時(shí)候我們對(duì)它進(jìn)行了科學(xué)的歸類編碼，比如，按日期或按字母順序等，效果非常好，只要一敲代碼，這筆賬立刻就出現(xiàn)了，所以初始化時(shí)一定要考慮到將來(lái)的需要，不要為了當(dāng)初小小的偷懶，造成的后果是無(wú)法彌補(bǔ)。

當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用和發(fā)展，以及會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)量的增大、業(yè)務(wù)種類的繁多，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)出現(xiàn)許多新的特征，要求我們?cè)谌粘５墓ぷ髦斜仨毶朴趧?dòng)腦，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，使會(huì)計(jì)工作提高到新的高度，以適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化迅速發(fā)展的需要。

《會(huì)計(jì)電算化指南》

（作者單位：南陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校審計(jì)處）