高校檔案管理與電子文件歸檔的要點

魏曉萍

（江蘇海事職業(yè)技術學院，江蘇南京211170）

高校檔案管理與電子文件歸檔的要點

魏曉萍

（江蘇海事職業(yè)技術學院，江蘇南京211170）

本文通過對高校檔案管理工作現(xiàn)狀的分析，闡述了高校檔案管理中電子歸檔工作的重要性，通過電子文件歸檔體系建立、方法與路徑，以及紙質(zhì)、電子文件歸檔并舉等措施，提出了高校檔案管理與電子文件歸檔的要點。

高校檔案管理工作 電子文件歸檔工作 系統(tǒng)工程

隨著信息技術的迅猛發(fā)展，計算機網(wǎng)絡、多媒體技術已延伸到社會的每一個角落，使世界信息化、網(wǎng)絡化；由此產(chǎn)生的大量電子文件，不僅意味著一種新型檔案載體的誕生，而且標志著記錄、傳達、留存信息的方式發(fā)生了形式的根本變化，電子文件歸檔亦成為檔案管理工作的必然。做好檔案管理的電子文件歸檔工作，是社會發(fā)展的必然要求，也是時代向檔案工作者提出的嚴峻挑戰(zhàn)。正確認識電子文件的特點和性能，是檔案工作者必備的知識點，采取各種措施確保電子文件檔案的完整、真實、準確與安全應成為檔案工作者不懈的追求。

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）學校檔案應客觀完整地記錄學校各方面的工作，為學校發(fā)展留下真實的軌跡。但由于建設與管理投資原因，檔案保管設備不齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要；不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件等國家相關標準要求，使得學校檔案管理工作的發(fā)展受到嚴重制約。

（二）由于目前檔案歸檔大多數(shù)為紙質(zhì)、實物，管理工作量大，使用查詢困難；而人們對檔案管理工作重視不夠、對檔案工作意識不強，以及對檔案工作在學校建設中的重要性和必要性認識不到位，造成檔案的實際利用率低下。

二、高校檔案管理的重要性

如何做好高校檔案管理工作，提高高校檔案的實際利用效率，對高校的教育、教學、教研活動，有十分重要的作用。檔案管理是高校發(fā)展與建設歷史最真實面貌的反映，是提高教學質(zhì)量與水平的必要條件；高校檔案是學校教育活動、教學管理、學生學習和學校建設等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料，反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況；同樣，學校電子文件歸檔也是高校檔案管理最基礎工作之一，隨著辦公自動化程度的不斷提高，必須高度重視并規(guī)范電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和開發(fā)利用，以便更有效地分析利用學校檔案，幫助提高教育管理和學校教學水平，更好地為學校的教學管理服務。

三、電子文件歸檔

（一）體系的建立。

電子文件歸檔工作的完成，必須建立一個體系，依靠一支隊伍，按照一定的流程。在原有檔案歸檔的基礎上，形成一整套電子文件歸檔體系，是一種切合實際的有效途徑。

1.傳統(tǒng)的文件——紙質(zhì)文件的歸檔已有很長歷史，經(jīng)過多年實踐，已形成相對完善的工作流程和歸檔制度，有較好的工作基礎。開展電子文件歸檔也必須形成一支隊伍來承擔此項工作。但現(xiàn)狀是：一方面，大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員、檔案管理人員具有相對穩(wěn)定的工作流程和熟練業(yè)務水平。另一方面，由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段。為此，必須對現(xiàn)有的計算機與信息管理人員或現(xiàn)有的立卷歸檔隊伍進行必要的相關業(yè)務學習的技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化或立卷歸檔等相關基本知識的技能培訓，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

2.相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件歸檔所涉及的業(yè)務面更加廣泛，受制約的因素更多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三方結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，對電子文件最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網(wǎng)絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位，三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文件。

（二）方法與路徑。

1.選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的分散各異轉(zhuǎn)向集中統(tǒng)一，打破子立卷單位的界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一?？梢岳脤W校網(wǎng)絡技術建立校行政信息管理系統(tǒng)，比如可分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)。教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務中心、教務處構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)，注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；財務中心負責學生交費信息的傳遞；教務處負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

2.借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專門網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的，具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何中途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自動從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。已經(jīng)歸檔的電子文件一律用光盤保存。

（三）紙質(zhì)、電子文件歸檔并舉。

1.在現(xiàn)有技術條件上，對一些具有至關作用的文件必須以紙質(zhì)文件保存。由于電子文件的不穩(wěn)定性和易修改性，有必要將一些重要的電子文件制成拷貝存檔，以確保文件的安全。在現(xiàn)有基礎上，對一些重要的文件最好采取紙質(zhì)文件和電子文件一起歸檔的方法，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以利于參照互補。不僅如此，還要高度正視電子文件對紙質(zhì)文件帶來的影響，在做好紙質(zhì)文件傳統(tǒng)歸檔工作的同時，依靠計算機和網(wǎng)絡技術，將歸檔文件實體與計算機檢索利用相結(jié)合、優(yōu)勢互補，既可完好地保存紙質(zhì)文件的原貌，又可以實現(xiàn)多途徑檢索、多用戶共享的功能。另外，在做好紙質(zhì)文件管理工作的基礎上，還要適時做好紙質(zhì)文件向電子文件的有機轉(zhuǎn)換工作。

2.在磁盤、光盤貯存文件耐久性留存的問題尚未解決之前，電子檔案與紙質(zhì)檔案將并存很長時間。但從長遠看，在電子檔案存儲的技術條件進一步提高之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光盤歸檔為主，紙質(zhì)歸檔為輔的做法，而對那些價值高的檔案，則采取以紙質(zhì)歸檔為主，磁盤、光盤歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，而且能夠減小檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種歸檔方案簡化合一，要經(jīng)過論證后才能實施。

四、結(jié)語

檔案管理的電子文件歸檔實質(zhì)上是一項系統(tǒng)工程，電子文件收集積累和整理歸檔等工作是一項長期的、艱苦的、細致的、難度較大的系統(tǒng)工作。對高校來說，做好電子文件歸檔工作，首先要領導重視，并且要親自抓好這項工作，各有關部門須盡快接受這一新生事物；其次，制定相關的規(guī)章制度，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求作出具體的規(guī)定。只有電子文件歸檔，才能保障學校日常工作及教學、科研中產(chǎn)生的大量的電子文件的檔案管理，才能真實地保證其原始性、真實性和齊全性。電子文件歸檔是檔案工作的發(fā)展趨勢，電子文件的出現(xiàn)給檔案工作帶來了一次巨大的變革，把檔案工作人員從大量繁重而低效的手工勞作中解放出來。作為檔案工作者，我們要高度正視電子文件對紙質(zhì)文件帶來的影響，積極更新知識，學習和發(fā)展檔案管理的理論、原則、方法和技術，使兩類文件檔案更好地結(jié)合在一起，滿足社會的需要。

［1］傅榮校.檔案管理現(xiàn)代化.杭州：浙江大學出版社，2004.4.

［2］劉家真.電子文件管理理論與實踐.北京：科學出版社，2004.10.

［3］禹英.試論高職院校檔案工作存在的問題與對策.科教資訊，2009，（1）.