用項(xiàng)目管理維護(hù)總書目數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)踐

陳松喜 葉少青

（東莞圖書館，廣東 東莞 523071）

1 緣起

1.1 東莞圖書館為鼓勵(lì)員工積極參與圖書館業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)研究，推動(dòng)館內(nèi)各項(xiàng)工作的發(fā)展，制定項(xiàng)目管理辦法，推行項(xiàng)目管理，通過彈性的工作時(shí)間，調(diào)動(dòng)項(xiàng)目成員的積極性，以便項(xiàng)目順利開展。

1.2 東莞圖書館之城建設(shè)日新月異，辦館模式由單館轉(zhuǎn)變?yōu)槎囵^集群模式，集群網(wǎng)內(nèi)多達(dá)60余所圖書館，總書目數(shù)據(jù)庫(kù)的書目數(shù)據(jù)超過100萬條，書目數(shù)據(jù)由原來簡(jiǎn)單的DBF數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)的CNMARC格式數(shù)據(jù)。但這種跨越式的發(fā)展帶來了新問題，總書目數(shù)據(jù)庫(kù)存在不少重復(fù)數(shù)據(jù)，一定程度上影響讀者檢索、借閱圖書，同時(shí)也給圖書館采訪工作人員開展工作帶來很多不便。

1.3 東莞圖書館在遷入新館前后的一段時(shí)間里，年購(gòu)書經(jīng)費(fèi)高峰期突破1000萬人民幣，采編工作繁重，全部人員忙于加工新書，無暇維護(hù)舊書目數(shù)據(jù)。

1.4 Interlib系統(tǒng)的技術(shù)支持。Interlib系統(tǒng)是基于B/S（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)建立的多館集群管理系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)，總分館共用一個(gè)Interlib圖書館集群管理系統(tǒng)，共享一個(gè)書目數(shù)據(jù)庫(kù)，突破時(shí)間、空間限制，為圖書館員工利用業(yè)余時(shí)間修改數(shù)據(jù)提供了便利條件。

2 準(zhǔn)備

2.1 收集、整理重復(fù)書目數(shù)據(jù)

收集重復(fù)書目數(shù)據(jù)，主要通過如下3種途徑：第一，通過機(jī)器，以ISBN及正題名為檢索點(diǎn)查重；第二，在采訪編目過程中發(fā)現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)；第三，在圖書外借流通過程中，收集重復(fù)數(shù)據(jù)。通過以上辦法，共收集到重復(fù)書目記錄1萬余種、兩萬余條。

2.2 編寫項(xiàng)目計(jì)劃書

2.2.1 說明合并重復(fù)書目數(shù)據(jù)的方法

①校正因批套錄標(biāo)準(zhǔn)CNMARC數(shù)據(jù)時(shí)出錯(cuò)的書目數(shù)據(jù)。Interlib系統(tǒng)中的書目數(shù)據(jù)與舊系統(tǒng)的書目數(shù)據(jù)作比較，索書號(hào)一直保持不變，以索書號(hào)為檢索點(diǎn)，對(duì)新舊系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)作對(duì)比分析，判斷書目正誤，若總書目數(shù)據(jù)庫(kù)中已有對(duì)應(yīng)的正確書目數(shù)據(jù)，則利用Interlib采編子系統(tǒng)中“書目合并”功能，合并到正確的書目記錄，同時(shí)刪除重復(fù)書目數(shù)據(jù)；若總書目數(shù)據(jù)庫(kù)中沒有對(duì)應(yīng)的書目數(shù)據(jù)，則從外網(wǎng)編目中心下載正確書目，履蓋、更正錯(cuò)誤的書目數(shù)據(jù)。

②經(jīng)確認(rèn)為總、分館重復(fù)的書目數(shù)據(jù)，直接用Interlib采編子系統(tǒng)中“書目合并”功能，把重復(fù)書目數(shù)據(jù)集中到唯一的一條書目記錄上，同時(shí)刪除重復(fù)書目數(shù)據(jù)。

③每修改或刪除一條書目數(shù)據(jù)均要在一個(gè)EXCEL文檔中記錄，以備查考。

2.2.2 目標(biāo)和效果

對(duì)收集到的重復(fù)書目數(shù)據(jù)逐一檢查更正，分析錯(cuò)誤數(shù)據(jù)產(chǎn)生的原因，形成網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)課件，指導(dǎo)采訪編目人員正確編制書目數(shù)據(jù)。

2.2.3 項(xiàng)目實(shí)施步驟

第一，組織員工。召集對(duì)項(xiàng)目有興趣的員工參與這一項(xiàng)目。項(xiàng)目參與人員分別來自網(wǎng)絡(luò)部及采編部。

第二，業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對(duì)重復(fù)書目數(shù)據(jù)修改操作辦法作介紹、演示，讓項(xiàng)目組人員明白了解項(xiàng)目的實(shí)施方式、操作辦法，做到人人心中有數(shù)。

第三，分配任務(wù)。制作項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程表。把收集到的重復(fù)數(shù)據(jù)分配給項(xiàng)目參與人員，責(zé)任落實(shí)到人。對(duì)完成任務(wù)的進(jìn)度作估算，按時(shí)間列出項(xiàng)目進(jìn)程表。

第四，編寫課件。重復(fù)書目數(shù)據(jù)檢查、修改完畢后，對(duì)修改的書目記錄進(jìn)行匯總，根據(jù)收集到的資料，全面分析產(chǎn)生重復(fù)書目數(shù)據(jù)的原因，并編寫網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)課件，阻止新的重復(fù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生，指導(dǎo)、協(xié)助各館合并本館重復(fù)書目數(shù)據(jù)。

3 實(shí)施

項(xiàng)目實(shí)施前，為防止操作失誤導(dǎo)致總書目數(shù)據(jù)庫(kù)混亂，先對(duì)Interlib系統(tǒng)中的館藏書目數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。為提高效率，能進(jìn)行批處理的字段，先作批更正處理。項(xiàng)目參與人員按計(jì)劃分工協(xié)作，對(duì)成員遇到的新問題、難題，定期碰頭討論處理。

3.1 書目信息修改要點(diǎn)

舊系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤，利用新、舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，同時(shí)參考外部編目中心的數(shù)據(jù)，根據(jù)圖書價(jià)格、卷冊(cè)、出版年份等信息加以更正。上述辦法不能鑒別的館藏書目數(shù)據(jù)，再按索書號(hào)找出圖書核對(duì)更正。早期的CNMARC數(shù)據(jù)與現(xiàn)行的著錄標(biāo)準(zhǔn)有一定的差異，要做適當(dāng)修改：

3.1.1 010字段：人民幣符號(hào)統(tǒng)一用“CNY”表示，RMB、￥、S等符號(hào)需更改，價(jià)格保留兩位小數(shù)。

3.1.2 200字段：指示符 1為“1”，指示符 2為“空”。

3.1.3 205字段：不同版本的書目記錄，如第2版、修訂版等，不作合并處理；不同版的記錄，各保留一條書目記錄后，刪除多余的記錄。

3.1.4 210字段：出版年只取年份，月份刪除。

3.1.5 215字段：尺寸單位用“cm”表示，不用“厘米”；多卷書集中著錄為S a×冊(cè)（×，×頁），或Sa×冊(cè)（×頁）。

3.1.6 461字段：叢編聯(lián)結(jié)字段統(tǒng)一用461字段（在225字段按回車鍵，可自動(dòng)生成461字段后，然后再把410字段刪除）。

3.2 館藏信息修改要點(diǎn)

3.2.1 多卷書：沒有分卷題名的多卷書（如第1冊(cè)、第2冊(cè)、第3冊(cè)；或上、下冊(cè)等），館藏合并時(shí)，要在館藏卷冊(cè)信息中加相應(yīng)的分卷冊(cè)號(hào)（如1，2，3；或上冊(cè)、下冊(cè)等卷冊(cè)信息）；有分卷（冊(cè)）題名的多卷書，原則上作分散著錄，若分館舊數(shù)據(jù)為綜合著錄，與分館舊數(shù)據(jù)保持一致，作綜合著錄，但要在館藏的卷冊(cè)信息上加分卷題名。

3.2.2 名人贈(zèng)書：名人贈(zèng)書在館藏的卷冊(cè)信息上反映，例如王匡贈(zèng)書，其館藏的卷冊(cè)信息上錄入“王匡贈(zèng)書”。

3.2.3 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)更改的每一條書目數(shù)據(jù)認(rèn)真校對(duì)，確保每條館藏記錄的其他信息，例如條形碼、索書號(hào)、館藏地點(diǎn)修改前后保持不變。

4 效果

4.1 按計(jì)劃完成

項(xiàng)目組人員主要利用業(yè)余時(shí)間，共修改、合并1萬余條重復(fù)（或錯(cuò)誤）書目記錄，項(xiàng)目組按計(jì)劃完成工作任務(wù)，使總書目數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量得到進(jìn)一步提高。

4.2 總結(jié)原因

①早期書目數(shù)據(jù)在由DBF格式轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)的CNMARC數(shù)據(jù)時(shí)，對(duì)一號(hào)多書的書目數(shù)據(jù)未能準(zhǔn)確轉(zhuǎn)換，產(chǎn)生一些重復(fù)的書目數(shù)據(jù)；②分館的館藏書目數(shù)據(jù)合并時(shí)，因著錄格式差異導(dǎo)致書目數(shù)據(jù)重復(fù)；③一些新員工對(duì)書目制作業(yè)務(wù)不熟練，或查重不細(xì)心，致使書目數(shù)據(jù)重復(fù)。

4.3 編寫課件、進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)

培訓(xùn)課件歸納及整理總分館館藏書目數(shù)據(jù)建設(shè)中存在的問題：一是Interlib書目數(shù)據(jù)庫(kù)常見問題分析；二是分館書目館藏記錄統(tǒng)計(jì)分析；三是書目數(shù)據(jù)制作方法?？偡逐^工作人員可通過FTP到指定的服務(wù)器自行下載瀏覽，方便書目制作人員業(yè)務(wù)交流。結(jié)合實(shí)際，本館對(duì)總分館工作人員共開展了4次針對(duì)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，受到總分館工作人員的歡迎。

4.4 完善Interlib編目子系統(tǒng)功能

對(duì)重復(fù)書目數(shù)據(jù)作批修改時(shí)，一些有預(yù)訂記錄及驗(yàn)收記錄的館藏?cái)?shù)據(jù)無法批修改、批刪除。發(fā)現(xiàn)問題后，我們積極與Interlib系統(tǒng)開發(fā)人員溝通，隨后系統(tǒng)開發(fā)人員增加Interlib書目合并功能，使合并重復(fù)書目數(shù)據(jù)的工作效率得到提高。

4.5 考核達(dá)標(biāo)

東莞圖書館項(xiàng)目評(píng)審委員會(huì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)審，隨機(jī)抽查600條經(jīng)過修改的書目數(shù)據(jù)，把項(xiàng)目開展前期備份的館藏書目數(shù)據(jù)重新拷貝到測(cè)試系統(tǒng)中，通過修改前后兩組數(shù)據(jù)的比較，準(zhǔn)確率達(dá)97.8%，并獲得東莞圖書館達(dá)標(biāo)項(xiàng)目獎(jiǎng)。

5 體會(huì)

5.1 在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中我們體會(huì)到：現(xiàn)行的圖書編目理論，主要適應(yīng)單一館的編目實(shí)踐，未能從集群館的圖書目錄及其館藏特征考慮，不能全部滿足集群館的編目實(shí)踐需求；Interlib編目子系統(tǒng)中，對(duì)檢索到的書目數(shù)據(jù)不能排序，給查找、判斷重復(fù)書目數(shù)據(jù)帶來困難，對(duì)多種圖書共用一個(gè)ISBN的書目數(shù)據(jù)要花很多時(shí)間才能清理完成。

5.2 建設(shè)總書目數(shù)據(jù)庫(kù)是一項(xiàng)漫長(zhǎng)又艱難的工作，需要工作人員不斷地維護(hù)。例如項(xiàng)目結(jié)束后，在半年的時(shí)間內(nèi)，因新的分館加入圖書館集群網(wǎng)，以及總分館書目制作人員的變動(dòng)，總書目數(shù)據(jù)庫(kù)中又出現(xiàn)一些重復(fù)書目數(shù)據(jù)，這就需要工作人員不斷地修改維護(hù)，以使總書目庫(kù)的質(zhì)量得到保障。

5.3 加強(qiáng)合作，增長(zhǎng)知識(shí)。合并重復(fù)書目數(shù)據(jù)，操作步驟繁瑣又不能出差錯(cuò)，考驗(yàn)項(xiàng)目成員的耐心和細(xì)心。通過參與此項(xiàng)目，讓項(xiàng)目參與人員對(duì)Interlib業(yè)務(wù)系統(tǒng)及總書目數(shù)據(jù)庫(kù)有了更深的了解，加強(qiáng)了不同部門同事的合作意識(shí)，增長(zhǎng)了相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)。

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