基于控制理論的圖書磁條改造工作

劉振義

（遼寧工業(yè)大學(xué)圖書館，遼寧 錦州 121001）

1 引言

遼寧工業(yè)大學(xué)圖書館現(xiàn)館舍面積僅為9600平方米，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足16000名在校學(xué)生使用，學(xué)校決定在原館旁建設(shè)新館，新館建筑面積為36793平方米，將于2011年8月竣工。為了配合新館的大流通管理模式，要對(duì)正在流通的40多萬(wàn)冊(cè)館藏圖書進(jìn)行磁條改造工作，把圖書中的永久磁條更換成可充消的復(fù)合型磁條。經(jīng)過圖書館的充分論證，提出招標(biāo)外包和自己改造兩種方案，學(xué)校最終決定由圖書館自己動(dòng)手，進(jìn)行圖書磁條改造。

圖書磁條改造工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，館情不同，因館而異，一般都采取由經(jīng)驗(yàn)和設(shè)備豐富的專業(yè)公司承包的外包方式，自己動(dòng)手改造則沒有多少現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)可供借鑒和參考，進(jìn)行此項(xiàng)工作無(wú)異于白手起家，從零開始。在圖書磁條改造工作中運(yùn)用和借鑒控制理論，可以使此項(xiàng)工作組織更科學(xué)、更富有效率。從著手準(zhǔn)備到工作完成，控制理論把工作全程分為3個(gè)階段，即前饋控制、過程控制和反饋控制。在圖書改造工作中，前饋控制就是對(duì)圖書改造各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的管理，過程控制就是對(duì)改造過程進(jìn)行管理，反饋控制就是對(duì)改造后的使用進(jìn)行管理。

2 圖書磁條改造的前饋控制

前饋控制實(shí)際上就是對(duì)圖書磁條改造前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的管理與控制。準(zhǔn)備工作越細(xì)、越充分，后續(xù)工作就越容易進(jìn)行，操作起來(lái)就越得心應(yīng)手，即使出現(xiàn)問題也有解決的預(yù)案和方法。

2.1 組織機(jī)構(gòu)控制

圖書館要成立圖書磁條改造工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)圖書改造工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。由館長(zhǎng)任組長(zhǎng)，副館長(zhǎng)任副組長(zhǎng)，成員由各部主任、副主任組成。在圖書磁條改造工作正式開始前，領(lǐng)導(dǎo)小組要多次召開會(huì)議，可以就某一個(gè)專題商討圖書改造工作的具體部署，完善組織工作，特別是細(xì)節(jié)工作要統(tǒng)籌兼顧、考慮周全。對(duì)重點(diǎn)工作環(huán)節(jié)如取書檢驗(yàn)、工作中檢驗(yàn)、回庫(kù)檢驗(yàn)、質(zhì)量綜合驗(yàn)收等實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。另外，還要充分發(fā)揮全體館員的主觀能動(dòng)性，鼓勵(lì)他們積極為圖書改造工作獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

2.2 工作原則控制

實(shí)行部分書庫(kù)閉館原則。為保證廣大師生正常借閱，不進(jìn)行全館封閉，實(shí)行分庫(kù)分期改造，根據(jù)各庫(kù)房藏書情況及教學(xué)需求情況，確定磁條改造的先后順序，以及每個(gè)庫(kù)房改造工作的大致開始和結(jié)束時(shí)間，這樣做盡量不影響師生借閱需求。改造哪個(gè)書庫(kù)就封閉哪個(gè)書庫(kù)，要提前通知廣大師生相關(guān)書庫(kù)的閉館時(shí)間，鼓勵(lì)師生多借書，延長(zhǎng)借閱時(shí)間，超過期限不罰，特殊借閱特殊申請(qǐng)等。改造完成后的開放時(shí)間視具體情況而定，提前完成就提前開館，滯后完成就推遲開館。

館員工作時(shí)間自由支配原則。上班時(shí)間不受早八晚五的限制，館員在做好本職工作交接的前提下，自行決定什么時(shí)間改造圖書，只要在規(guī)定時(shí)間之前保質(zhì)保量完成即可。

封閉書庫(kù)與改造工作地點(diǎn)分開原則。此舉是為了避免已改造與未改造的圖書混淆，避免統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確，避免人多手雜，導(dǎo)致圖書丟失、錯(cuò)架等問題發(fā)生；指定專人管理庫(kù)房鑰匙，便于查驗(yàn)和監(jiān)控，減少不必要的損失。

責(zé)任時(shí)效延長(zhǎng)原則。本次圖書磁條改造工作完成了，并不等于說此項(xiàng)工作就徹底完事大吉，而是要經(jīng)得起新建館的大流通管理模式檢驗(yàn)。在未來(lái)圖書借閱過程中，改造完畢的圖書在新館使用時(shí)如果出現(xiàn)消磁后仍報(bào)警等問題，依據(jù)章號(hào)仍由最初改造者負(fù)責(zé)到底，包括向師生賠禮道歉、重新更換磁條等，此類問題若多次發(fā)生則屬于情節(jié)嚴(yán)重，要追加經(jīng)濟(jì)處罰等。

還回圖書由相關(guān)書庫(kù)館員改造原則。閉館前借出、在重新開館后又還回來(lái)的圖書，由本書庫(kù)工作人員在不影響正常借閱工作的前提下進(jìn)行圖書磁條改造，相關(guān)工作程序不變。

安全工作原則。圖書磁條改造使用的儀器設(shè)備需要電源，要特別注意用電安全。電源配備要能保證各種儀器設(shè)備同時(shí)工作時(shí)的最大荷載；無(wú)人工作時(shí)儀器設(shè)備要徹底斷電；廢磁條要裝入指定容器中，不能隨意丟棄，防止進(jìn)入電源插座內(nèi)引起短路；工作空間內(nèi)杜絕吸煙；要防患于未然，防止發(fā)生火災(zāi)，保證員工生命和圖書資產(chǎn)安全。要指定專人負(fù)責(zé)檢查安全工作。

適當(dāng)補(bǔ)貼原則。鑒于圖書磁條改造工作比較辛苦，且?guī)в幸欢w力勞動(dòng)性質(zhì)，圖書館向?qū)W校申請(qǐng)圖書改造勞務(wù)費(fèi)，根據(jù)學(xué)校財(cái)力狀況，按每本兩角錢標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算，鼓勵(lì)和調(diào)動(dòng)館員參與的積極性。

2.3 參與人員控制

要響應(yīng)學(xué)校號(hào)召，進(jìn)行全館動(dòng)員，自己動(dòng)手做好圖書磁條改造工作。因?yàn)閳D書磁條改造是一項(xiàng)耗費(fèi)體力的工作，下架、搬書、推車、翻書、上架等環(huán)節(jié)都需要一定的體力支撐，加之此項(xiàng)工作持續(xù)周期長(zhǎng)，并不是所有人都能勝任的。對(duì)那些身體狀況差的館員，本著自愿參加原則，依據(jù)自身實(shí)際情況，能做多少就做多少，不做圖書改造定量要求。對(duì)能正常進(jìn)行此項(xiàng)工作的職工進(jìn)行登記編號(hào)，并發(fā)給相應(yīng)章號(hào)。為加快圖書磁條改造工作進(jìn)度，力爭(zhēng)在新館投入使用前完成此項(xiàng)工作，館內(nèi)職工可以發(fā)動(dòng)親朋好友參與，但只能以該職工的名義，使用該職工的章號(hào)，出了問題由該職工負(fù)全責(zé)。

2.4 工作進(jìn)度及工作量控制

根據(jù)需要改造圖書總冊(cè)數(shù)及參與工作的館員人數(shù)，確定每人應(yīng)完成的工作量，規(guī)定工作最終完成時(shí)間，具體工作時(shí)間自行選擇，每天完成的數(shù)量自己決定，給予充分的自主權(quán)。以本校圖書館為例，根據(jù)圖書數(shù)量確定每人完成8000冊(cè)左右，根據(jù)部門業(yè)務(wù)分工及工作側(cè)重點(diǎn)不同，指定部分館員專職進(jìn)行圖書磁條改造工作，因此他們還要另外再完成大約8000冊(cè)的工作量。

2.5 工作地點(diǎn)控制

圖書館是高校師生學(xué)習(xí)和工作的場(chǎng)所，需要有一個(gè)相對(duì)安靜的環(huán)境，而在進(jìn)行圖書改造時(shí)不可避免地會(huì)產(chǎn)生一些如推車、翻書等噪音，如何把不利的影響降到最低，是圖書改造工作不得不考慮的問題。假期時(shí)學(xué)生和教師都放假，當(dāng)然就不會(huì)有這樣的問題存在，可以選擇在同樓層閱覽室里進(jìn)行相關(guān)工作。而非假期時(shí)，就要選擇遠(yuǎn)離閱覽室的空間進(jìn)行工作，比如書庫(kù)外側(cè)的走廊、會(huì)議室、活動(dòng)室等相對(duì)獨(dú)立可封閉的空間，告誡工作人員注意工作秩序，不要大聲喧嘩。

2.6 儀器設(shè)備及用具控制

首先是主要儀器設(shè)備的準(zhǔn)備。進(jìn)行圖書改造的專用設(shè)備有磁條檢測(cè)儀、充消磁敏儀等，磁條檢測(cè)儀數(shù)量根據(jù)工作臺(tái)數(shù)確定，應(yīng)該多一些，充消磁敏儀2～3臺(tái)即可。報(bào)學(xué)校招標(biāo)采購(gòu)，儀器設(shè)備要求耐用，故障率低，使用壽命長(zhǎng)，不易損壞。必要時(shí)可到生產(chǎn)廠家進(jìn)行考察，或者到正在使用的圖書館參觀。

其次，一般用具準(zhǔn)備。有裁紙刀、乳白膠、尖嘴鉗子、錐子、橡膠指套、醫(yī)用創(chuàng)可貼（劃破手指用）、職工號(hào)碼戳（章號(hào)）、紅藍(lán)兩色印泥、塑料袋、書簽、塑料格尺、口罩（減少吸入灰塵）等，像橡膠指套等損耗大的用具盡量多準(zhǔn)備一些。

再次，復(fù)合磁條的招標(biāo)采購(gòu)。磁條質(zhì)量是圖書改造成功與否的最關(guān)鍵因素。從生產(chǎn)廠家介紹及考察正在使用磁條的圖書館來(lái)看，復(fù)合磁條多以鈷基磁條為主。由于復(fù)合磁條還沒有經(jīng)過較長(zhǎng)時(shí)間的檢驗(yàn)，所以在購(gòu)買時(shí)，提出要求是消磁干凈，充磁后靈敏度高，受外界磁場(chǎng)干擾小，易于安裝，使用壽命長(zhǎng)，適合各種檢驗(yàn)設(shè)備，污染小。

3 圖書磁條改造的過程控制

對(duì)圖書磁條改造過程進(jìn)行全程監(jiān)控和管理，在工作進(jìn)行中解決問題，加強(qiáng)工作進(jìn)程中各個(gè)環(huán)節(jié)管理，保證磁條改造工作質(zhì)量，提高工作效率。

3.1 剔舊工作控制

在磁條改造工作開始前，要對(duì)架上圖書進(jìn)行剔舊處理。已經(jīng)安裝新磁條的圖書不用更換，需要確定索書號(hào)區(qū)間段；復(fù)本量超多的圖書，破損嚴(yán)重的圖書，幾乎不流通的圖書不用更換，放入備用庫(kù)保存，如有需求，可手工借閱。

3.2 培訓(xùn)工作控制

儀器設(shè)備使用培訓(xùn)。包括磁條檢測(cè)儀和充消磁敏儀的工作狀態(tài)，充消磁時(shí)長(zhǎng)，指標(biāo)燈或警報(bào)聲音的含義，使用注意事項(xiàng)等，必要時(shí)可以邀請(qǐng)生產(chǎn)商家對(duì)館員進(jìn)行使用培訓(xùn)和演示。

索書號(hào)段舊磁條規(guī)律培訓(xùn)。由采編部人員根據(jù)以往粘貼永久磁條的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)舊磁條的放置區(qū)域和數(shù)量進(jìn)行詳細(xì)講解和說明，多總結(jié)一些帶有規(guī)律性的東西，給即將開始的查找工作提供些許幫助。

舊磁條拆除培訓(xùn)。拆除磁條時(shí)，要最大限度保護(hù)圖書，把對(duì)圖書的破壞程度降到最低，寧可損失幾頁(yè)書紙也盡量不要將整個(gè)書脊掰開。一般方法是將指套戴在左手或右手食指、大拇指和中指上，將書口朝向胸口，自下向上翻，另一只手捏住書的另一部分。找到磁條后，先用手指輕輕擠壓，讓互相粘貼在一起的兩頁(yè)紙慢慢分開，當(dāng)磁條露出來(lái)時(shí)，用裁紙刀割開磁條兩側(cè)的不干膠，然后用尖嘴鉗子夾住磁條的一端順著磁條方向向上拉，將磁條取出；如果磁條嵌得太深，則需要用類似牙醫(yī)用的鉤子鉤出磁條的一端，然后用尖嘴鉗子夾住磁條的一端順著磁條方向向上取出，之后把這一頁(yè)疊上備查，然后在檢測(cè)儀上檢測(cè)一下，如果指示燈不亮或無(wú)報(bào)警反應(yīng)就表示沒有了，如果指示燈亮或有報(bào)警反應(yīng)，則表示還要繼續(xù)查找，直至清除全部舊磁條為止。有的圖書出版時(shí)間較長(zhǎng)，書脊的膠或線老化，還有的圖書較薄，稍一用力，書脊就開了，這時(shí)候需要用乳白膠粘合或用大裝訂器在粘上新磁條后裝訂。大部頭厚書可用書簽將其分隔成若干區(qū)域，逐個(gè)區(qū)域進(jìn)行查找，避免重復(fù)勞動(dòng)。盡量不要直接用手指去抽取磁條，因?yàn)榇艞l比較鋒利，易傷到手指。

新磁條粘貼培訓(xùn)。新復(fù)合磁條首先要進(jìn)行充磁，然后再粘貼。粘貼新磁條時(shí)務(wù)必要細(xì)心，不能著急趕進(jìn)度，要心平氣和、穩(wěn)穩(wěn)當(dāng)當(dāng)，保證磁條隱蔽性強(qiáng)，一次成功。一般每本圖書中放一根磁條即可，大部頭厚書及搶手圖書可視具體情況多放幾根。在選擇一定數(shù)量頁(yè)碼之后盡量深埋，并將磁條上的兩面膠條清理干凈，然后將圖書平放壓實(shí)以利于膠的粘合。要在規(guī)定部位蓋上個(gè)人章號(hào)。

3.3 圖書領(lǐng)取程序控制

按照本書庫(kù)需要改造的圖書架面進(jìn)行詳細(xì)登記，制作出登記表格，項(xiàng)目包括序號(hào)、架位號(hào)、圖書分類號(hào)、取書人姓名、冊(cè)數(shù)、章號(hào)、備注、驗(yàn)收人簽字等，如表1所示。將來(lái)依據(jù)此表，統(tǒng)計(jì)每個(gè)人的實(shí)際工作量，作為發(fā)放補(bǔ)貼的依據(jù)。

表1 ×××?xí)鴰?kù)圖書磁條改造登記表

以架面為單位進(jìn)行編號(hào)標(biāo)識(shí)，并指定每個(gè)架面的具體取書人，要求逐層領(lǐng)取架面上的圖書，每次不宜多取，便于上架歸類。領(lǐng)取時(shí)要簽字，經(jīng)相關(guān)人員查驗(yàn)后，方能推出庫(kù)房。

3.4 經(jīng)驗(yàn)交流控制

定期召開工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，查找問題?？梢越M織館員交流拆除磁條和安裝復(fù)合磁條的經(jīng)驗(yàn)，交流工作心得體會(huì)，互相借鑒，取長(zhǎng)補(bǔ)短，達(dá)到提高工作效率的目的。

3.5 質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)和要求控制

圖書磁條改造工作是大流通管理的前提條件，制定統(tǒng)一的質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一工作要求是必要的，也是必須的。

圖書中舊的磁條必須清理干凈，經(jīng)驗(yàn)磁后確認(rèn)無(wú)誤；對(duì)圖書破損部位要粘貼好，書脊裂開的圖書要裝訂好；新磁條盡量靠近書脊，并將紙質(zhì)的不粘膠條撕凈，然后將圖書平放壓實(shí)；章號(hào)要蓋在下書口靠近書脊位置，要清晰易辨；當(dāng)一架面圖書改造工作完成后，由檢驗(yàn)人員核查，無(wú)誤后上架；上架時(shí)要按索書號(hào)順序加以排列，不是本號(hào)段的圖書要平放，有章號(hào)一面的書口向外，由庫(kù)房上架員在開館前統(tǒng)一歸類；拆下的舊磁條要集中保存，統(tǒng)一報(bào)廢或銷毀。

3.6 怠倦狀態(tài)控制

圖書磁條改造工作不是一下子就能完成的，要調(diào)整好工作狀態(tài)和時(shí)間。要克服厭煩心理，工作時(shí)間過長(zhǎng)，眼睛極易疲勞，胳膊麻木脹痛，手指僵硬酸痛，長(zhǎng)時(shí)間找不到舊磁條很容易產(chǎn)生怠倦情緒，不愛干，效率低下。要做好主動(dòng)調(diào)節(jié)工作，在不影響教師和學(xué)生學(xué)習(xí)的前提下，打打乒乓球，聽聽音樂，講講笑話，或到館外散散步，做做操，舒展一下筋骨等，放松疲憊的心情。

3.7 環(huán)境衛(wèi)生控制

在圖書磁條改造工作中，難免會(huì)產(chǎn)生書塵飛揚(yáng)、空氣干燥、紙屑滿地現(xiàn)象，衛(wèi)生問題不容忽視，這會(huì)直接損害工作人員的身體健康。清潔工人要經(jīng)常掃地拖地、擦桌椅及各種設(shè)備上的灰塵，保持工作空間空氣濕度，打開窗戶交換空氣。工作人員在工作期間要戴上口罩，要經(jīng)常洗手，定時(shí)到戶外透氣，防止疾病發(fā)生。

4 圖書磁條改造的反饋控制

圖書磁條改造工作的反饋控制目的在于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)今后類似工作提供足夠的借鑒、參考和指導(dǎo)，促進(jìn)圖書館其他工作更加科學(xué)、有序、合理。

4.1 質(zhì)量抽查控制

分書庫(kù)改造工作結(jié)束后，在重新開館之前，領(lǐng)導(dǎo)小組要組織人員對(duì)圖書磁條改造工作進(jìn)行驗(yàn)收和抽查，根據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，檢查工作完成質(zhì)量。包括數(shù)量、加蓋章號(hào)位置和清晰程度、分類排序準(zhǔn)確程度、圖書碼放整齊程度、損壞的圖書是否粘貼或裝訂等；抽查一定數(shù)量圖書，新粘復(fù)合磁條是否很容易找到，深淺和位置是否合適等。根據(jù)每個(gè)人完成工作的多少來(lái)確定抽查比例和覆蓋面，并做出恰當(dāng)?shù)墓ぷ髟u(píng)價(jià)。問題嚴(yán)重的要進(jìn)行返工重做并適當(dāng)扣除勞務(wù)補(bǔ)貼。

4.2 改造后的借還控制

借出時(shí)，一定要對(duì)圖書逐本進(jìn)行有無(wú)磁條檢測(cè)，對(duì)未充磁的圖書進(jìn)行充磁處理后方可借閱，對(duì)無(wú)磁條的圖書暫時(shí)不外借，集中進(jìn)行重新加工后上架才能借閱。

還回時(shí)，也要對(duì)圖書進(jìn)行逐本驗(yàn)磁，發(fā)現(xiàn)無(wú)報(bào)警反應(yīng)的圖書先充磁，如果還無(wú)報(bào)警反應(yīng)，則要重新加工，此舉是為了防止學(xué)生無(wú)意消磁或故意將磁條拆除，以致圖書丟失。

4.3 新采購(gòu)圖書磁條控制

近些年出版的圖書，圖書供應(yīng)商一般都在圖書中加入一定數(shù)量的復(fù)合磁條，但磁條的質(zhì)量和性能不一定符合本館要求，有可能給未來(lái)借閱工作帶來(lái)不必要的麻煩。因此，從保證復(fù)合磁條的一致性角度出發(fā)，本館決定招標(biāo)采購(gòu)圖書時(shí)，取消由書商填加復(fù)合磁條的做法，變更為由書商檢測(cè)每本圖書磁條，在圖書采購(gòu)招標(biāo)合同書中約定，圖書供應(yīng)商對(duì)所購(gòu)圖書必須逐本進(jìn)行驗(yàn)磁，要保證到貨的每本圖書中不能有任何磁條存在，否則將視為對(duì)方違約，并按適當(dāng)比例在支付的書款中予以扣除。新書到館后，由采編人員按工作程序?qū)D書進(jìn)行驗(yàn)磁、粘磁工作。這樣做可以保證每本圖書充消磁的成功率，避免在讀者借閱時(shí)產(chǎn)生不確定問題，影響?zhàn)^讀關(guān)系。

5 結(jié)束語(yǔ)

圖書磁條改造工作是一項(xiàng)大工程，圖書館要實(shí)行大流通管理模式，這項(xiàng)工作必須做好。由圖書館員工自己完成圖書改造工作，從工作角度來(lái)說，館員親自動(dòng)手，可以熟悉業(yè)務(wù)，了解和掌握?qǐng)D書加工流程，積累了工作經(jīng)驗(yàn)，增長(zhǎng)了圖書館專業(yè)技能，也培養(yǎng)了館員愛館敬業(yè)的品格，同時(shí)為學(xué)校節(jié)省了外包費(fèi)用，館員也得到了一些實(shí)惠；從人際關(guān)系角度講，因?yàn)轲^內(nèi)部門分工不同，平時(shí)很少在一起工作，現(xiàn)在大家在一個(gè)大環(huán)境下進(jìn)行集中工作，全館人員齊參與，大家暢所欲言，加強(qiáng)了溝通和了解，增強(qiáng)了圖書館的凝聚力和向心力，對(duì)提高圖書館服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平大有裨益。

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