中石化管道儲(chǔ)運(yùn)公司ERP系統(tǒng)PM模塊應(yīng)用分析

張 勇，劉 鵬

（中石化管道儲(chǔ)運(yùn)公司，山東 鄒城 273500）

中國石油化工股份有限公司與德國ERP軟件供應(yīng)商SAP公司于2001年11月22日在北京舉行隆重的戰(zhàn)略合作協(xié)議簽約儀式，逐步在所有中石化集團(tuán)單位內(nèi)實(shí)現(xiàn)世界著名的企業(yè)資源管理系統(tǒng)（ERP）。ERP系統(tǒng)包括：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)(FICO)、物資采購供應(yīng)模塊 (MRO)、工廠維護(hù) (PM)、生產(chǎn)計(jì)劃(PP)、銷售分銷(SD)、庫存管理(MM)等模塊。徐州管道儲(chǔ)運(yùn)分公司作為管輸企業(yè)的試點(diǎn)單位，自2003年4月份，開始項(xiàng)目實(shí)施。

一、PM模塊簡(jiǎn)介

ERP工廠維護(hù)（PM）模塊包括了設(shè)備大修及日常維修管理、設(shè)備基礎(chǔ)資料管理等功能。

1.適用范圍。適用于管道儲(chǔ)運(yùn)分公司非生產(chǎn)設(shè)備的日常管理。其中，對(duì)修理費(fèi)用的管理與使用應(yīng)遵守分公司有關(guān)檢維修費(fèi)用管理制度及內(nèi)控制度的規(guī)定。適用于管道儲(chǔ)運(yùn)分公司機(jī)關(guān)各部門、各二級(jí)單位以及輸油站隊(duì)的設(shè)備基礎(chǔ)資料管理工作；適用于管道儲(chǔ)運(yùn)分公司機(jī)關(guān)各部門、各二級(jí)單位以及輸油站隊(duì)非生產(chǎn)設(shè)備的日常維修和大修；適用于對(duì)非生產(chǎn)設(shè)備日常維修費(fèi)用和大修理費(fèi)用的監(jiān)督與控制；創(chuàng)建功能位置、設(shè)備、工作中心、供應(yīng)商、主數(shù)據(jù)；創(chuàng)建維修工單并審批、下達(dá)工單；工單的結(jié)算規(guī)則、技術(shù)完成工單、工單財(cái)務(wù)結(jié)算、業(yè)務(wù)完成工單。

2.主要流程：

（1）工單的分類與使用。工單是PM模塊運(yùn)行的基礎(chǔ)，為了適應(yīng)非生產(chǎn)設(shè)備管理流程的要求，可以對(duì)功能位置開具工單。由于非生產(chǎn)設(shè)備管理的特殊性，所有不發(fā)生費(fèi)用的維修均不用在SAP系統(tǒng)內(nèi)維護(hù)工單，只在系統(tǒng)外進(jìn)行記錄即可；對(duì)于發(fā)生費(fèi)用的日常維修工作要求按照不同專業(yè)范疇分別創(chuàng)建維修工單，以便由相應(yīng)專業(yè)歸口管理部門進(jìn)行審批。簡(jiǎn)單的說，非生產(chǎn)設(shè)備管理屬于先在線外執(zhí)行維修工作后補(bǔ)單的操作模式，所以要求在SAP系統(tǒng)內(nèi)建立的維修工單中的工作內(nèi)容和費(fèi)用應(yīng)該是已經(jīng)過相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)的。

（2）工單的創(chuàng)建。本部機(jī)關(guān)非生產(chǎn)設(shè)備主管部門以及各二級(jí)單位非生產(chǎn)設(shè)備主管部門技術(shù)人員在每月底25日前負(fù)責(zé)根據(jù)設(shè)備使用部門提交的《維修情況記錄表》創(chuàng)建維修工單。本部機(jī)關(guān)非生產(chǎn)設(shè)備主管部門以及各二級(jí)單位非生產(chǎn)設(shè)備主管部門技術(shù)人員負(fù)責(zé)根據(jù)計(jì)劃處下達(dá)的年度大修計(jì)劃創(chuàng)建大修工單。對(duì)于需要長周期訂貨的物資需求計(jì)劃，在系統(tǒng)中需要提前編制工單，并書面通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及供應(yīng)處，便于及時(shí)完成采購。非生產(chǎn)設(shè)備主管部門技術(shù)人員在創(chuàng)建工單時(shí)應(yīng)該按照工單分類要求選擇相應(yīng)的工單類型。工單上必須如實(shí)將當(dāng)月歷次維修事件記錄在工序行項(xiàng)目中，如果需要更換材料的還要在組件選項(xiàng)中選擇對(duì)應(yīng)的物資。組件選項(xiàng)（BOM）中沒有該項(xiàng)物資的，應(yīng)該在系統(tǒng)中查找相應(yīng)的物資編碼，系統(tǒng)內(nèi)確實(shí)沒有物資編碼的按照有關(guān)制度和流程向供應(yīng)部門提報(bào)新增物資編碼的申請(qǐng)。工單編制完成后，應(yīng)將工單的用戶狀態(tài)改為“待審”，并及時(shí)通知上級(jí)部門或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。

（3）工單的審批與下達(dá)。各輸油站站長負(fù)責(zé)對(duì)本站技術(shù)人員填寫的《維修情況記錄表》進(jìn)行審核，審核后提交給所屬輸油處，完成在SAP系統(tǒng)內(nèi)維護(hù)工單的工作。各輸油處相關(guān)專業(yè)主管部門技術(shù)人員負(fù)責(zé)根據(jù)所轄輸油站提交的對(duì)應(yīng)專業(yè)的《維修情況記錄表》以及輸油處機(jī)關(guān)設(shè)備使用部門提交的對(duì)應(yīng)專業(yè)的《維修情況記錄表》，在SAP系統(tǒng)內(nèi)維護(hù)相應(yīng)PM22處級(jí)維修工單，并將工單用戶狀態(tài)改為“待審”。輸油處相關(guān)專業(yè)主管部門負(fù)責(zé)人對(duì)所轄專業(yè)內(nèi)“待審”的工單進(jìn)行“審1”，如認(rèn)為該工單還需提交本部主管部門審核，則保存工單并通知本部主管部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行“審2”操作，如認(rèn)為該工單不需提交本部主管部門審核，則直接下達(dá)該工單。本部機(jī)關(guān)各專業(yè)主管部門負(fù)責(zé)審核輸油處提交的處于“審1”狀態(tài)的工單，審核通過后將工單狀態(tài)改為“審2”并下達(dá)工單；本部機(jī)關(guān)各專業(yè)主管部門技術(shù)人員負(fù)責(zé)根據(jù)本部機(jī)關(guān)各設(shè)備使用部門當(dāng)月發(fā)生的維修情況為各部門分別創(chuàng)建PM24本部維修工單，并提交主管部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過后下達(dá)工單。各級(jí)管理人員必須及時(shí)完成工單的審核，應(yīng)對(duì)工單中的項(xiàng)目、材料和工程量的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，保證工單的審核質(zhì)量。在審批工單的過程中各級(jí)審核人員如果對(duì)工單中的某些項(xiàng)目持有異議，應(yīng)及時(shí)與工單編制人溝通聯(lián)系，并直接對(duì)工單內(nèi)容進(jìn)行必要的修改。若不同意工單下達(dá)，應(yīng)在溝通確定后按工單報(bào)廢流程進(jìn)行刪除。

（4）工單的刪除與作廢。各級(jí)非生產(chǎn)設(shè)備主管部門應(yīng)規(guī)范本部門的工作，謹(jǐn)慎操作，杜絕各種錯(cuò)誤，禁止隨意刪除工單中的物資需求和外委工序減少數(shù)據(jù)冗余，保障ERP系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)、有效。當(dāng)發(fā)生工單必須作廢的情況，要區(qū)分不同情況進(jìn)行處理：如果在工單審批過程需要?jiǎng)h除的，負(fù)責(zé)審核的人員應(yīng)將工單用戶狀態(tài)選擇為“刪除”狀態(tài)，并在工單描述長文本中詳細(xì)寫明作廢刪除原因；然后在菜單欄中選擇訂單—功能—完成—沒有執(zhí)行，將工單的系統(tǒng)狀態(tài)變更為不執(zhí)行。選擇為“不執(zhí)行”的工單將被鎖定，所有字段不能進(jìn)行修改，注意此操作為不可逆操作，需謹(jǐn)慎執(zhí)行。如果要作廢已下達(dá)的工單，在作廢前先判斷工單中是否有物資需求，如有則應(yīng)詢問供應(yīng)部門是否已經(jīng)訂貨，若已訂貨，則需向供應(yīng)部門提供作廢說明。供應(yīng)部門若未訂貨，則由相關(guān)專業(yè)主管部門通知供應(yīng)部門終止相關(guān)的訂貨，并將工單設(shè)置為技術(shù)完成狀態(tài)后再在菜單欄中選擇訂單—功能—?jiǎng)h除標(biāo)示—設(shè)置，將工單系統(tǒng)狀態(tài)變更為作廢，此操作為可逆操作，但未保證系統(tǒng)嚴(yán)肅性，仍需謹(jǐn)慎操作。

（5）外委服務(wù)采購訂單的建立與審批。非生產(chǎn)設(shè)備主管部門技術(shù)人員根據(jù)工單下達(dá)后生成的采購申請(qǐng)?zhí)柦⑼馕?wù)采購訂單，采購訂單類型必須選擇“徐州服務(wù)采購合同”。如果一張服務(wù)采購訂單中包含多個(gè)外委服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)行項(xiàng)目，則必須分別創(chuàng)建服務(wù)采購訂單，即將相同的服務(wù)供應(yīng)商提供的服務(wù)行項(xiàng)目保存到一張服務(wù)采購訂單上。由于非生產(chǎn)設(shè)備的日常維修采用先施工后補(bǔ)單的方式，服務(wù)采購訂單也是在以概預(yù)算及審計(jì)部門對(duì)修理費(fèi)進(jìn)行確認(rèn)后才創(chuàng)建，因此在創(chuàng)建服務(wù)采購訂單時(shí)要注意保證修理費(fèi)與將要到財(cái)務(wù)結(jié)算的費(fèi)用一致。各單位概預(yù)算管理部門負(fù)責(zé)對(duì)服務(wù)采購訂單進(jìn)行審批，如修理費(fèi)大于等于50萬元?jiǎng)t由本部概預(yù)算管理中心進(jìn)行審批，審批前必須再次確認(rèn)服務(wù)采購訂單中的維修費(fèi)用與概預(yù)算及審計(jì)部門最終確認(rèn)的費(fèi)用一致。完成審批后概預(yù)算管理部門應(yīng)及時(shí)通知非生產(chǎn)設(shè)備主管部門進(jìn)行服務(wù)收貨。

（6）維修工單的結(jié)算及關(guān)閉。非生產(chǎn)設(shè)備主管部門技術(shù)人員執(zhí)行完外委服務(wù)收貨確認(rèn)后，即可憑借供應(yīng)商提供的發(fā)票以及服務(wù)采購訂單號(hào)和概預(yù)算管理部門出具的決算書到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。如需其他憑證則根據(jù)財(cái)務(wù)部門的要求提供。財(cái)務(wù)部門完成發(fā)票校驗(yàn)后，非生產(chǎn)設(shè)備主管部門技術(shù)人員先將工單用戶狀態(tài)設(shè)置為“驗(yàn)收”，再將工單系統(tǒng)狀態(tài)設(shè)置為“技術(shù)完成”狀態(tài)。對(duì)于大修工單，如果領(lǐng)用的物料有剩余，則應(yīng)按照退料流程及規(guī)定向供應(yīng)部門倉庫退還剩余物料。當(dāng)供應(yīng)部門在系統(tǒng)中完成退料操作后，再對(duì)工單進(jìn)行技術(shù)完成。財(cái)務(wù)部門會(huì)根據(jù)實(shí)際情況每月定期執(zhí)行維修工單批量結(jié)算，將修理費(fèi)計(jì)入當(dāng)期成本。非生產(chǎn)設(shè)備主管部門技術(shù)人員在財(cái)務(wù)部門執(zhí)行完工單結(jié)算后對(duì)工單進(jìn)行業(yè)務(wù)完成以便關(guān)閉工單。各單位的工單必須及時(shí)關(guān)閉，每月28日前應(yīng)當(dāng)將具備條件的工單進(jìn)行技術(shù)完成，并將結(jié)算完畢余額為零的工單進(jìn)行業(yè)務(wù)完成。

二、PM模塊實(shí)施現(xiàn)狀

1.PM模塊業(yè)務(wù)近年來得到了相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，應(yīng)用比較廣泛，PM業(yè)務(wù)有效推廣至各輸油站隊(duì)。完成了動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換（新舊系統(tǒng)業(yè)務(wù)的平穩(wěn)銜接）、靜態(tài)數(shù)據(jù)的更新（設(shè)備主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)等更新）、業(yè)務(wù)的規(guī)范化（設(shè)備分類特性的標(biāo)準(zhǔn)化、供應(yīng)商維護(hù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化）等工作，解決了系統(tǒng)運(yùn)行多年遺留下來的數(shù)據(jù)更新不力、個(gè)別業(yè)務(wù)不規(guī)范等方面的問題，同時(shí)也解決了由于公司業(yè)務(wù)的變化或組織結(jié)構(gòu)變化等引起的系統(tǒng)權(quán)限控制或調(diào)整等問題。

2.根據(jù)系統(tǒng)的應(yīng)用情況，也考慮到輸油處的業(yè)務(wù)需求，有針對(duì)性的對(duì)滄州處、洪荊處，襄樊處、新鄉(xiāng)處、儀長處、南京處、濰坊處、黃島油庫等單位進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)嚴(yán)格實(shí)行線上考核的辦法，做到每一位參加培訓(xùn)的學(xué)員均能夠獨(dú)立操作線上業(yè)務(wù)，能夠獨(dú)立解決業(yè)務(wù)出現(xiàn)的常見問題，有效地推動(dòng)了PM業(yè)務(wù)的開展。

3.系統(tǒng)業(yè)務(wù)支持情況：根據(jù)《管道儲(chǔ)運(yùn)分公司ERP系統(tǒng)PM模塊（生產(chǎn)設(shè)備）管理規(guī)定》制度要求，PM模塊建立起了：ERP支持中心/關(guān)鍵用戶—骨干用戶—最終用戶的應(yīng)用鏈條，通過一系列的工作促進(jìn)PM業(yè)務(wù)的進(jìn)步。

（1）實(shí)行線上業(yè)務(wù)季度通報(bào)制度，日常業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)監(jiān)控的管理辦法。季度通報(bào)的開展，讓各單位及時(shí)了解業(yè)務(wù)的總體執(zhí)行情況，對(duì)重點(diǎn)問題及時(shí)處理和總結(jié)，效果明顯。

（2）ERP支持中心/關(guān)鍵用戶建立起與總部支持中心問題反饋的信息通道，系統(tǒng)重大問題通過SLM系統(tǒng)及時(shí)反饋總部ERP支持中心。

（3）充分利用公司主頁、OA系統(tǒng)等及時(shí)發(fā)布業(yè)務(wù)信息。

（4）搭建與生產(chǎn)系統(tǒng)同步的測(cè)試系統(tǒng)，有效解決了缺少業(yè)務(wù)模擬環(huán)境，業(yè)務(wù)人員不敢線上操作的問題。

（5）利用互聯(lián)網(wǎng)建立PM業(yè)務(wù)QQ群，增加了業(yè)務(wù)及時(shí)交流的環(huán)境。

4.根據(jù)PM模塊的相關(guān)功能，結(jié)合非生產(chǎn)設(shè)備維修管理工作的實(shí)際需要，制訂了《管道儲(chǔ)運(yùn)分公司ERP系統(tǒng)PM模塊（生產(chǎn)設(shè)備）管理規(guī)定》。有效規(guī)范了PM模塊非生產(chǎn)設(shè)備部分的運(yùn)行管理，使之與生產(chǎn)設(shè)備部分的管理規(guī)范加以區(qū)別，保證設(shè)備管理及維修所需數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確錄入，實(shí)現(xiàn)與FI/CO、MRO模塊的有效集成，確保SAP系統(tǒng)的有序運(yùn)行，推動(dòng)了管道儲(chǔ)運(yùn)分公司設(shè)備管理工作的信息化開展。

5.規(guī)范跨部門模塊的協(xié)作。

（1）物資供應(yīng)部門負(fù)責(zé)根據(jù)維修工單中的物資需求執(zhí)行采購并入庫，但為了提高非生產(chǎn)設(shè)備維修效率以及避免由于非生產(chǎn)設(shè)備低價(jià)值高頻率的維修給供應(yīng)部門工作帶來的影響，建議非生產(chǎn)設(shè)備維修的物資需求均由設(shè)備主管部門自行負(fù)責(zé)采購，在工單中以外委服務(wù)采購的方式體現(xiàn)；對(duì)于確需物資供應(yīng)部門采購的物資需參照生產(chǎn)設(shè)備維修管理制度執(zhí)行。

（2）概預(yù)算管理部門負(fù)責(zé)對(duì)維修施工的工程費(fèi)用進(jìn)行決算審核，并將決算書提交審計(jì)部門進(jìn)行終審。概預(yù)算管理部門根據(jù)審計(jì)部門反饋的終審費(fèi)用對(duì)服務(wù)采購訂單進(jìn)行審批，確認(rèn)服務(wù)采購訂單中費(fèi)用的正確性。

（3）工單的結(jié)算費(fèi)用以審計(jì)部門核定的最終工程造價(jià)為準(zhǔn)，由財(cái)務(wù)人員在系統(tǒng)中錄入。費(fèi)用結(jié)算后，設(shè)備主管部門進(jìn)行業(yè)務(wù)完成工單。

（4）最終用戶（設(shè)備模塊使用人員）可以書面提出客戶化和權(quán)限申請(qǐng)，但需經(jīng)有關(guān)人員批準(zhǔn)后方由信息中心ERP技術(shù)支持中心人員落實(shí)。

二、PM模塊實(shí)施過程中存在的問題及解決辦法

1.通知單業(yè)務(wù)。關(guān)鍵字段維護(hù)的完整性、規(guī)范關(guān)鍵字段表述的邏輯關(guān)系一致性需要進(jìn)一步提高。

2.工單業(yè)務(wù)。

（1）PM存在收貨未關(guān)閉工單,尤其是一道工序工單。解決辦法：每個(gè)月底或次月月初（3號(hào)之前）檢查全部工單，將具備技術(shù)完成條件（實(shí)際維修結(jié)束且完成物料移動(dòng)、外委服務(wù)收貨）的工單進(jìn)行“技術(shù)完成”。防止實(shí)際維修工作結(jié)束后，因工單不及時(shí)進(jìn)行技術(shù)性關(guān)閉，造成錯(cuò)誤記錄維修情況及修理費(fèi)等風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)具備業(yè)務(wù)完成條件（財(cái)務(wù)已經(jīng)完成發(fā)票檢驗(yàn)和成本結(jié)算）的工單進(jìn)行“業(yè)務(wù)完成”，關(guān)閉工單。工單的物料需求變更動(dòng)態(tài)每月及時(shí)通知供應(yīng)部門，根據(jù)實(shí)際情況通過“技術(shù)完成”停止物料需求。

（2）部分線上業(yè)務(wù)滯后的問題：通過對(duì)工單成本的統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)12月份的工單成本大幅增加，存在年底突擊結(jié)算的情況。解決辦法：該問題嚴(yán)格按照管理制度的要求執(zhí)行，即保證工程的實(shí)際進(jìn)度與工單處理進(jìn)程一致自可解決，實(shí)際操作中應(yīng)當(dāng)提高工程計(jì)劃的準(zhǔn)確性，開展線上業(yè)務(wù)前充分與財(cái)務(wù)和供應(yīng)溝通，掌握項(xiàng)目的資金落實(shí)情況，掌握項(xiàng)目的材料發(fā)貨情況。

（3）工單關(guān)鍵字段維護(hù)不完整引起的問題，工單下達(dá)后由于權(quán)限受控、不同專業(yè)部門相互牽制及系統(tǒng)設(shè)置等多種因素，業(yè)務(wù)再次修改的難度較大，下達(dá)后引起各種錯(cuò)誤。解決辦法：類似問題必須針對(duì)具體問題進(jìn)行修改，較好的規(guī)避問題的辦法是業(yè)務(wù)人員規(guī)范操作，各級(jí)審批人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)把關(guān)。建議業(yè)務(wù)人員加強(qiáng)練習(xí)，充分利用測(cè)試系統(tǒng)，特別是問題的反饋不要積壓跨月。

3.模塊的審批流程有待改進(jìn)

PM模塊中，對(duì)工單、外委采購合同審批等，系統(tǒng)中只根據(jù)工單類型設(shè)計(jì)了審批權(quán)限，但在實(shí)際應(yīng)用中仍存在重復(fù)審批等問題。比如工單經(jīng)過審批后，即可隨意增加工序，而不需要再次通過審批。大修理工單由概預(yù)算部門進(jìn)行審批，隨之生成的采購訂單仍需要此部門進(jìn)行審批，仍存在優(yōu)化減少流程的空間，建議進(jìn)行流程合并。

4.系統(tǒng)自身仍存在不夠智能化、人性化等問題。如在實(shí)際應(yīng)用中，不同的工單會(huì)使用同一功能位置或設(shè)備，但需要指向不同的成本中心，而兩者之間的聯(lián)系在系統(tǒng)中是固化的，只有通知相關(guān)人員才能進(jìn)行更改，建議取消固化，工單建立時(shí)自由選擇成本中心。

5.數(shù)據(jù)資料的處理不夠及時(shí)準(zhǔn)確。應(yīng)該明確分工，把責(zé)任落實(shí)到具體人員，對(duì)錄入到PM模塊的設(shè)備及供應(yīng)商資料定期核對(duì)及時(shí)修正，建議建立獎(jiǎng)懲制度。

6.各模塊之間的交叉培訓(xùn)不夠，大多PM模塊的最終用戶在建立維修工單時(shí)對(duì)物料編碼不夠清楚，以致不能夠獨(dú)立完成ERP維護(hù)工作，給ERP工作的造成了滯后。

ERP是一套先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)，有助于提高信息管理質(zhì)量；但能為企業(yè)帶來多大的效益，最終取決于員工對(duì)信息維護(hù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，取決于管理層如何運(yùn)用這些信息幫助決策。ERP系統(tǒng)在很大程度上為企業(yè)提供了管理信息的支持，它牽涉到整個(gè)企業(yè)的戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、人力資源管理和業(yè)務(wù)流程。PM模塊在應(yīng)用中出現(xiàn)某些問題也是不可避免的。它既有技術(shù)面的問題,但更多的是管理觀念問題。企業(yè)應(yīng)請(qǐng)ERP軟件商或者是專業(yè)的咨詢顧問公司來對(duì)企業(yè)的員工進(jìn)行ERP系統(tǒng)的教育培訓(xùn)。企業(yè)應(yīng)該通過教育培訓(xùn)向員工灌輸ERP系統(tǒng)的觀念,讓員工了解ERP系統(tǒng)的架構(gòu)、邏輯和流程,使不同的員工學(xué)會(huì)操作ERP系統(tǒng)中不同的子系統(tǒng)功能。領(lǐng)導(dǎo)和員工必須充分認(rèn)識(shí)實(shí)施ERP的意義，及時(shí)找出問題的原因并合理的解決。