醫(yī)療設(shè)備檔案的建立與管理

何彩平

隨著醫(yī)療科技事業(yè)的迅速發(fā)展、社會需求的不斷增加以及醫(yī)院自身發(fā)展的需要，醫(yī)院投入大量的資金引進(jìn)各種先進(jìn)精密的醫(yī)用儀器設(shè)備，由此醫(yī)療設(shè)備檔案也在不斷的增多，認(rèn)真細(xì)致地做好設(shè)備檔案的資料收集整理工作，對建立醫(yī)療設(shè)備檔案的意義重大，是建立內(nèi)容完善、資料完整的醫(yī)療設(shè)備檔案的基礎(chǔ)[1-3]。而內(nèi)容完善、資料完整的醫(yī)療設(shè)備檔案，可在醫(yī)用儀器設(shè)備采購、使用、維修與管理中充分發(fā)揮作用。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案的建立

1.1 醫(yī)療設(shè)備檔案的建立原則

醫(yī)療設(shè)備檔案屬于科技檔案，其實(shí)用性很強(qiáng)，與其他檔案既有相同之處，又有獨(dú)特之處。因此，建立醫(yī)療設(shè)備檔案應(yīng)當(dāng)遵循下述原則。

1.1.1 檔案建立的全程性原則

醫(yī)療設(shè)備的管理貫穿于醫(yī)用儀器設(shè)備從購置、使用到報廢的整個過程中，每臺(套)醫(yī)用儀器設(shè)備(特別是大型貴重的設(shè)備)都必須建立相應(yīng)的設(shè)備檔案，管理者可以通過查閱檔案資料了解該設(shè)備各個方面情況，利用檔案資料做好管理工作。

1.1.2 檔案建立的實(shí)用性原則

醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性很大程度體現(xiàn)在其實(shí)用性上。建立設(shè)備檔案的立足點(diǎn)應(yīng)是實(shí)用，其目的是為了充分利用。內(nèi)容完善、資料完整的設(shè)備檔案可以在醫(yī)用儀器設(shè)備的采購、使用、維修與管理等工作中發(fā)揮重要作用，使其產(chǎn)生很好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

1.1.3 檔案建立的效益性原則

在建立設(shè)備檔案的收集資料工作中，應(yīng)當(dāng)從管好、用好醫(yī)療設(shè)備，使其發(fā)揮最大效益的角度出發(fā)，注重收集各種有實(shí)用價值的資料，使設(shè)備檔案在醫(yī)療工作中充分發(fā)揮作用[4-5]。

1.2 醫(yī)療設(shè)備檔案的構(gòu)成要素

醫(yī)療設(shè)備檔案的建立是為了充分利用收集資料,必須以有實(shí)用價值和保存價值的材料為主要對象，進(jìn)行收集、整理、歸檔，形成內(nèi)容有效完整的設(shè)備檔案。醫(yī)療設(shè)備檔案的構(gòu)成要素主要包括：購置、使用、報廢等。

1.2.1 購置要素

購置要素又可分為設(shè)備購置前文件材料和購置過程中的文件材料。前者主要有科室醫(yī)療設(shè)備購置申請表,大型醫(yī)療設(shè)備論證表,設(shè)備管理委員會討論記錄及討論通過的設(shè)備購置計(jì)劃、大型設(shè)備購置請示報告、上級主管部門對購置該設(shè)備的立項(xiàng)批復(fù)文件等。后者主要有采購申請書,采購活動記錄、招標(biāo)文件(含投標(biāo)書、評標(biāo)決議、開標(biāo)記錄、中標(biāo)通知書等)、購置合同,報關(guān)單及商檢部門的相關(guān)文件,安裝驗(yàn)收報告(含到貨驗(yàn)收單、安裝調(diào)試報告等),發(fā)票復(fù)印件、索賠資料及隨機(jī)所有資料，如設(shè)備配置清單、設(shè)備技術(shù)參數(shù)、儀器設(shè)備使用說明書、維修手冊、合格證、線路圖等。

1.2.2 使用要素

使用要素包括設(shè)備啟用后出庫單(科室簽收單)、設(shè)備使用操作規(guī)程維修記錄本及維修報告，事故分析和事故處理報告，計(jì)量檢測合格證書及校檢計(jì)量紀(jì)錄，使用過程中產(chǎn)生的維修保養(yǎng)、更換配件、升級更新等情況記錄文件，大型設(shè)備效益分析記錄資料等。

1.2.3 報廢要素

報廢要素包括設(shè)備報廢申請單，報廢批復(fù)文件等，都要收集到檔案內(nèi)，充實(shí)檔案，完善檔案[6]?？傊O(shè)備檔案的收集工作要注重全要素，做到詳細(xì)、認(rèn)真，凡是有利用價值的原始資料，都可收集歸類，整理建檔，形成資料完整、可充分利用的醫(yī)療設(shè)備檔案。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案的管理現(xiàn)狀

就目前醫(yī)院管理而言，普遍存在一種現(xiàn)象：對臨床科室比較重視，而忽視非臨床科室及后勤部門在醫(yī)院所起的作用；對醫(yī)療儀器的購置工作非常重視，而對其日常的使用情況(利用率)和維修保養(yǎng)等工作缺乏足夠的認(rèn)識；對醫(yī)院病歷、病案資料庫的建立和完善比較重視，而對醫(yī)療設(shè)備檔案資料庫的建立和完善方面缺乏足夠的認(rèn)識，甚至在某些方面仍是一項(xiàng)空白[7-8]。從而導(dǎo)致醫(yī)院、國家資源的巨大浪費(fèi)，不能為醫(yī)院的發(fā)展、壯大發(fā)揮最大的效能。

2.1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的問題

2.1.1 科室占用檔案

醫(yī)院的設(shè)備一般為1臺設(shè)備在一個科室使用，設(shè)備所在科室的醫(yī)務(wù)人員往往把資料占為己有，有關(guān)人員不重視醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理規(guī)定，在設(shè)備購置驗(yàn)收時，沒有設(shè)備檔案管理人員在現(xiàn)場參與，設(shè)備開箱驗(yàn)收時拿走資料不歸還，造成原始資料的流失。在設(shè)備安裝、檢收、試驗(yàn)等工作結(jié)束后，使用科室不上報有關(guān)資料或上報內(nèi)容不全，從而造成設(shè)備檔案的殘缺。有的醫(yī)務(wù)人員在調(diào)離或崗位變動時才交回，有的甚至將資料帶走，影響了設(shè)備檔案的管理和使用。

2.1.2 檔案保管不善

科室對設(shè)備檔案資料無專人負(fù)責(zé)保管，隨意的放置，使用時臨時翻找，有的擅自轉(zhuǎn)讓他人，最后無處查找，造成資料丟失。不注意愛護(hù)設(shè)備檔案資料，對利用最多的設(shè)備說明書、操作手冊等存在涂涂畫畫、折疊、撕毀、破損等現(xiàn)象。

2.1.3 檔案數(shù)據(jù)缺失

不注意抓平時設(shè)備安裝工作中的施工、檢修現(xiàn)場記錄，而是在全部工作結(jié)束后突擊填寫相關(guān)數(shù)據(jù)，造成醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)缺漏或失實(shí)[9]。

2.2 存在上述問題的主要原因

2.2.1 對醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性認(rèn)識不夠

部分醫(yī)院管理人員和醫(yī)務(wù)人員只看到設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)帶來的效益，而對不直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的設(shè)備檔案管理工作關(guān)注不夠，缺乏對規(guī)章制度執(zhí)行的監(jiān)督檢查。

2.2.2 借閱管理制度的規(guī)范性不夠

設(shè)備檔案管理內(nèi)容繁多、復(fù)雜，醫(yī)療設(shè)備檔案管理尚未有標(biāo)準(zhǔn)模式，管理上缺少標(biāo)準(zhǔn)化管理，部分醫(yī)務(wù)人員檔案意識較薄弱，認(rèn)為設(shè)備是自己在使用，設(shè)備資料應(yīng)該歸自己所有，殊不知一旦設(shè)備維修等需要利用資料而找不到時，會直接影響醫(yī)院正常的醫(yī)療工作，給醫(yī)院帶來多方面的損失。

3 加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的對策

3.1 健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院綜合管理的重要組成部分，隨著醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷深化，必須適應(yīng)社會需求，降低醫(yī)療成本。迫切要求管理部門觀念更新，徹底改變舊的管理模式，切實(shí)加強(qiáng)設(shè)備檔案的管理，為醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展壯大所需硬件建設(shè)創(chuàng)造條件。設(shè)備檔案管理要實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，成立醫(yī)療檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，分級管理，責(zé)任到人，制定統(tǒng)一規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)，實(shí)施嚴(yán)格責(zé)任管理，建立完善的設(shè)備檔案管理制度。各科室指定人員負(fù)責(zé)管理借出的設(shè)備資料，妥善的保管、愛護(hù)，保證設(shè)備資料的完整與安全。

3.2 不斷提高對醫(yī)療設(shè)備檔案管理重要性的認(rèn)識

檔案管理人員在醫(yī)務(wù)人員借閱設(shè)備檔案時要宣傳、強(qiáng)調(diào)檔案的重要性，提高醫(yī)護(hù)人員全民檔案意識，自覺保護(hù)檔案資料，減少最低受損。設(shè)備檔案管理每個環(huán)節(jié)都要靠人去完成，專業(yè)水平高、能力強(qiáng)的人管理的醫(yī)療設(shè)備檔案質(zhì)量好、效率高；而水平差能力低的人整理出來的檔案質(zhì)量必然差，甚至錯漏百出。因此提高檔案的質(zhì)量首先必須從提高人的素質(zhì)著手[10-12]。鑒于設(shè)備檔案內(nèi)容的特殊性，除了學(xué)習(xí)檔案工作的專業(yè)技巧外，還要學(xué)習(xí)外語、計(jì)算機(jī)知識及醫(yī)療設(shè)備專業(yè)知識，主要采取邊實(shí)踐邊學(xué)習(xí)的方法。由于設(shè)備檔案工作是一項(xiàng)艱苦細(xì)致、無名無利的工作，要求從事這項(xiàng)工作的同志要吃苦耐勞，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，提高設(shè)備檔案質(zhì)量只是一句空話。

4 結(jié)語

總之，醫(yī)療設(shè)備檔案的建立和精細(xì)管理,對資源的充分利用降低醫(yī)療成本和醫(yī)院的發(fā)展具有重大意義，應(yīng)該引起足夠重視。加強(qiáng)設(shè)備檔案的管理，可以充分發(fā)揮設(shè)備檔案的作用，更好地為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)，為醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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