醫(yī)療設備采購流程優(yōu)化

鄭沁春 福建省立醫(yī)院 (福州 350001)

醫(yī)療設備采購流程優(yōu)化

鄭沁春 福建省立醫(yī)院 (福州 350001)

隨著醫(yī)療水平的提高，醫(yī)療設備的采購量逐年加大。由于其采購受現(xiàn)行政府采購和國有資產管理等政策規(guī)范制約，加上醫(yī)療設備品類繁多、專業(yè)性強，導致其采購流程長、采購周期長。本文對現(xiàn)有醫(yī)療設備采購流程進行分析，并提出流程優(yōu)化策略，以期達到縮短采購周期、提高采購效率的目的。

醫(yī)療設備 采購 流程

根據(jù)衛(wèi)生部2010年年底統(tǒng)計的數(shù)字，在規(guī)模以上醫(yī)院的診療當中，90%門診量在公立醫(yī)院，同時91%的住院在公立醫(yī)院；另外，70%左右的衛(wèi)生資源在城市，在城市的醫(yī)療衛(wèi)生資源當中70%又在大醫(yī)院，高新技術、優(yōu)秀人才基本上都集中在城市的大醫(yī)院。[1]目前優(yōu)質的醫(yī)療服務在中國供不應求，大型公立醫(yī)院由于擁有大量的精密儀器設備和技術精湛的醫(yī)務人員，求醫(yī)者人滿為患，大都表現(xiàn)出較好的發(fā)展勢態(tài)，醫(yī)療規(guī)模逐年擴大；另外，隨著中國衛(wèi)生體制改革的不斷推進，公立醫(yī)院之間、公立醫(yī)院與民營醫(yī)院乃至與外資醫(yī)院之間的競爭也逐漸加劇。凡此種種，都對醫(yī)院管理制度提出了更高的要求。以我院為例，我院擁有萬元以上醫(yī)療設備約3000臺，設備總價4.5億元。自2005年以來每年的專用醫(yī)療設備采購金額都在5000萬元以上，采購項目都在100個以上。醫(yī)療設備品類繁多、專業(yè)性強，為更好地適應新形勢下的設備采購要求，本文擬通過對醫(yī)療設備采購流程的分析，達到提高采購供應效率的目的。

1 現(xiàn)有醫(yī)療設備采購流程

醫(yī)療設備采購一般有以下幾個步驟：科室提出申請，由預算會或院領導審批通過后交設備科執(zhí)行，設備科根據(jù)輕重緩急、效益優(yōu)先的原則制定采購計劃、組織論證、市場調研，根據(jù)現(xiàn)有采購政策進行公開招標、競爭性談判等招標采購工作，然后簽訂合同、驗收、付款。此流程是一項復雜而漫長的活動，從提出采購申請到確認訂單、選擇供應商再到驗收入庫、貨到付款等環(huán)節(jié)，除了采購部門外，還需要其他部門的介入與配合，這些部門不僅包括醫(yī)院內部的臨床、審計科、財務科等，還包括醫(yī)院外部的供應商。在這個過程中，不同階段的任務要有來自這些不同部門的人員來完成，要依靠他們的積極配合，采購流程才能順利完成。

整個過程如圖1所示。

2 現(xiàn)有采購流程分析

2.1目前在該流程中存在以下問題：

現(xiàn)象一：簽字等待時間過長。從流程圖可以看出，設備采購有一個漫長的采購周期，其中尤其以政府采購過程為突出。因為醫(yī)院用印的規(guī)定需要至少有分管院長的簽字，從政府采購流程看僅領導簽字審批環(huán)節(jié)就多達10個。《進口申請表》、《采購計劃表》、協(xié)議、

合同等對外文件均需要分管院長簽字；財務要求走款也一律需要分管院長簽字，10萬元以上還需正院長簽字；按照醫(yī)院的合同管理辦法，一個合同需要經過黨辦、審計、財務、律師等環(huán)節(jié)審核，這又是一個漫長的公文旅行。而這么多的審核，往往流于形式，缺乏實質性的內容，看似誰都管，其實誰都不管。

圖1 現(xiàn)有醫(yī)療設備采購流程

實際工作中，只有同時進行多個項目的審批，才有可能完成正常的工作量。但是多個項目的同步進行，需要不斷增加核對才不致出錯，同時不增值的環(huán)節(jié)占據(jù)了大量的工作時間，無疑是一種浪費。

現(xiàn)象二：訂貨周期長。臨床業(yè)務部門提出采購需求后，經過批準，采購部門在多個供應商之間進行報價、詢價、還價等來回談判，最后選擇性價比好者進入政府采購或者簽訂合同。其后等待供應商交貨及結算。再加上現(xiàn)象一提到的簽字等待時間，年初的計劃到年底執(zhí)行，次年到貨，再過一年結算都不是少見的事情。

現(xiàn)象三：部門間信息不夠流暢。整個采購流程貫穿臨床科室、采購部門、倉庫、財務等部門，這里面，每個環(huán)節(jié)都有等待發(fā)生，一旦信息停滯，錯誤就容易發(fā)生。以付款為例，由于設備經常是直接發(fā)到使用科室，發(fā)票交倉庫后，出庫手續(xù)需要使用科室補辦，往往出現(xiàn)出庫手續(xù)拖延很久仍未辦理的情況，造成發(fā)票積壓，遲遲不能付款；有的供應商半年一年后過來查賬，要進行多個部門的協(xié)調才能找出問題所在，這些都屬于重復勞動和無效勞動。

2.2采購工作的問題分析

2.2.1. 缺乏供應鏈管理思想，沒有意識到建立與供應商的合作伙伴關系對發(fā)揮醫(yī)院競爭優(yōu)勢的促進作用。由于缺乏對供應商的系統(tǒng)評價和關系建立，醫(yī)院在需要采購時都是從以往搜集的供應商資料中臨時篩選或憑以往和供應商打交道的經驗決定，導致在詢價中耗時過多或因為不適合的供應商選擇導致采購貨物的質量、到貨時間等難以控制，也無法取得供應商在客戶響應上的配合。

2.2.2. 缺乏對醫(yī)院內部流程工作的有效管理。由于沒有意識到采購在醫(yī)院價值鏈活動中的重要地位，僅僅視為一個輔助部門，缺乏部門間對采購工作的配合。而醫(yī)院為強化內部管理而形成的部門間互相監(jiān)督簽批、反復溝通協(xié)商使得采購工作難以提高效率，無法對臨床需求做出快速響應，導致采購周期漫長。由于采購部門是敏感部門，醫(yī)院對其管理看上去好像層層把關，但實際上只是增加了繁雜的手續(xù)，降低工作效率。如果能建立透明公開的供應商評價體系，很多無謂的手續(xù)就可省去。例如要求供應商預留5%質量保證金的環(huán)節(jié)，醫(yī)院作為強勢的買方，貨物采購基本是貨到驗收合格后才付款，按行業(yè)規(guī)則有至少一年的保修期，合同里也有明示，但有關紀檢部門仍強制要求預留5%的質量保證金，使采購流程越來越長。

3 采購流程優(yōu)化策略

3.1與供應商建立戰(zhàn)略合作伙伴關系，實現(xiàn)以客戶需求為中心的即時采購

經過嚴格評審的供應商作為醫(yī)院外部的戰(zhàn)略資源，可以有效地參與醫(yī)院內部的流程運作，并在商務條款、采購提前期、采購、質量控制與保證方面與醫(yī)院達成長期的協(xié)議，提高采購柔性，提高醫(yī)院響應臨床需求的能力。通過即時采購，可有效降低采購流程的運作成本，提高物流速度和庫存周轉率。

3.2加強醫(yī)院信息化建設，加快信息流通速度

針對供應商眾多，產品品種多、型號規(guī)格多的特點，醫(yī)院應依托信息技術，建立供應商管理數(shù)據(jù)庫，最大程度實現(xiàn)采購管理流程自動化，以降低采購成本。通過信息化改造把醫(yī)院采購流程中原本分離的采購計劃、庫存管理、供應商選擇、貨物品名、型號規(guī)格、到貨接收、成本管理等環(huán)節(jié)整合成一個整體，以實現(xiàn)關鍵數(shù)據(jù)能在最短的時間傳遞給相關工作人員，最大程度實現(xiàn)信息共享，降低采購流程同步作業(yè)的工作量，節(jié)約信息傳遞成本，縮短交易時間，降低交易成本，降低倉庫庫存，提高采購管理水平。信息管理系統(tǒng)中和采購相關的管理模塊應有：

①采購計劃管理：

如臨床科室把預測采購計劃輸入數(shù)據(jù)庫后，信息系統(tǒng)應可根據(jù)現(xiàn)有庫存量、采購周期、使用量等信息自動計算出所需采購的品種、數(shù)量及要求到貨時間。如無法實現(xiàn)自動計算，也應人工完成此部分內容，以使采購計劃有明確的時間表可依。

②采購訂單管理：

一旦簽訂合同，按請購單生成采購訂單。供應商發(fā)貨后通知采購員，采購員輸入發(fā)貨情況，數(shù)據(jù)庫由此生成入庫通知單。

③驗收管理：

到貨后，倉管員(或科室)查看隨貨的訂單號，與信息系統(tǒng)的入庫通知單核對，審核無誤后，信息系統(tǒng)根據(jù)入庫通知單自動生成入庫單。臨床科室領用生成出庫單，查驗后如無質量問題，在出庫單“驗收”字段反映驗收通過。

④財務處理：

財務人員根據(jù)信息系統(tǒng)的入庫單、出庫單、供應商實物發(fā)票做相應財務處理。根據(jù)各字段是否正常判斷交易是否正常，如無誤，數(shù)據(jù)庫根據(jù)供應商付款條件資料自動生成付款日期，按期向供應商付款。

優(yōu)化后，信息流和物流做到匹配，從而消滅因信息在各部門間傳遞而產生的停頓、等待、積壓或錯誤等問題。

3.3簡化審批程序

研究表明，多數(shù)的業(yè)務處理遵從2/8法則，即在完成一個典型的業(yè)務處理中，80%的時間花費在等待、排隊或跟蹤等流程上，稱為“等待時間”，不能增加業(yè)務的價值，只有20%的時間用于處理業(yè)務，稱之為“任務時間”。要大幅提高工作效率，不僅要注重“任務時間”，同時要優(yōu)化業(yè)務流程來減少“等待時間”。[2]如圖1所示，同一個項目需要多次重復審批，如果在年初預算審批時給一個批復號，在項目運作的環(huán)節(jié)如招標文件、進口申請表、采購計劃表、委托代理協(xié)議等可以依據(jù)批復號即可用印，簽字審批可在醫(yī)院確標(招標采購項目)或簽訂合同等關鍵環(huán)節(jié)。如此則可大大減少等待時間。

[1] 耿雁冰.陳竺：考慮形成基層醫(yī)院和大醫(yī)院聯(lián)合體[EB/ OL].(2011-03-04).[2011-03-10]. http://www.21cbh.com/ HTML/2011-3-4/2MMDAwMDIyNDA2MQ.html

[2] 孫洪林著.業(yè)務流程管理是大勢所趨［J］.COIINSIGHT，2008.10

The Procurement Process Optimization of Medical Equipment

ZHENG Qin-chun Fujian Provincial Hospital (Fuzhou 350001)

The purchase quantity has been increasing year after year with the improvement of medical skills. The rules of current government procurement and the state-owned property management, as well as the varieties and expertise of medical equipment, lead to the long cycle and process of procurement. The paper makes an analysis of the current procurement process of the medical equipment and puts forward a proposal for process optimization in the hope of reducing the cycle and promoting the efficiency of procurement.

medical equipment, procurement, process

1006-6586(2011)05-0003-03

R197.39

B

2011-03-30

鄭沁春，福建省立醫(yī)院設備科采購員