財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實(shí)施淺見

　　摘 要:財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化是現(xiàn)代企業(yè)管理發(fā)展的必然趨勢。文章分析了我國企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的現(xiàn)狀，指出實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化是企業(yè)發(fā)展的客觀需要，同時(shí)探討了企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的具體步驟。
　　關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)管理 財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化 實(shí)現(xiàn)步驟
　　中圖分類號：F234.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
　　文章編號：1004-4914（2010）12-152-02
　　
　　財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化是指利用利用網(wǎng)絡(luò)、管理軟件平臺等要素的IT環(huán)境下，將企業(yè)經(jīng)營中的三大主要流程，即業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)會計(jì)流程、管理流程有機(jī)融合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的思路是基于實(shí)現(xiàn)ERP(Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃)為前提條件的，ERP是提高企業(yè)管理效率的重要手段，既是軟件系統(tǒng)的應(yīng)用，更代表了一種全新的管理理念。它以供應(yīng)鏈為核心，基于流程的管理思想，與傳統(tǒng)的基于職能崗位的管理思想完全不同，流程的規(guī)范化是企業(yè)成功實(shí)施ERP的必備條件，企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組以后才能實(shí)施ERP，產(chǎn)生預(yù)期的效益。
　　一、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的現(xiàn)狀
　　目前許多企業(yè)設(shè)置有財(cái)務(wù)、銷售、生產(chǎn)、采供部、行管部門等許多部門，除了財(cái)務(wù)部數(shù)據(jù)外，其他部門提供的數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不相符或財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)滯后。而財(cái)務(wù)部除了已開票數(shù)據(jù)外，其他數(shù)據(jù)提供不及時(shí)。財(cái)務(wù)除了會計(jì)核算工作外，并未真正參與企業(yè)管理工作。受傳統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)影響，企業(yè)很難及時(shí)處理數(shù)據(jù)，無法做到實(shí)時(shí)監(jiān)控和決策，在很大程度上影響了企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實(shí)現(xiàn)，影響企業(yè)的長期發(fā)展。目前大多數(shù)企業(yè)不能充分有效利用軟件，無法使業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門協(xié)同工作。業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門各自采用一套軟件處理其數(shù)據(jù)，不能及時(shí)溝通信息和協(xié)同更正信息。造成業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)各自使用自己的軟件和數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)沒有在業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)間互相傳遞和審核，數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確性難以保證。而且造成許多崗位的重復(fù)工作，增加了出錯(cuò)的幾率，沒有充分利用數(shù)據(jù)的共享的好處。
　　目前真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的企業(yè)占的比重很小，但是許多企業(yè)一旦認(rèn)識到財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化能給企業(yè)發(fā)展帶來很大的效果：人員重復(fù)勞動(dòng)減少，數(shù)據(jù)傳遞及時(shí)有序，財(cái)務(wù)發(fā)揮審核監(jiān)督的作用，數(shù)據(jù)分析真實(shí)有效，業(yè)務(wù)績效考核準(zhǔn)確、及時(shí)等優(yōu)點(diǎn)，就愿意積極實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化?？墒窃S多企業(yè)卻苦于沒有合適的渠道和人才來真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，下面筆者簡要分析實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的條件和步驟。
　　 二、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化是企業(yè)發(fā)展的客觀需要
　　1.企業(yè)管理遇到了瓶頸，需要財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化。目前，許多企業(yè)都延續(xù)金字塔式集中管理模式，在企業(yè)發(fā)展初期起到了良好的效果。但是隨著企業(yè)的發(fā)展，競爭越來越激烈，企業(yè)的決策和管理難度加大。信息滯后帶來了很大的問題，資源的浪費(fèi)和不合理配置影響了企業(yè)的發(fā)展。有的企業(yè)兼并了很多領(lǐng)域、很多地區(qū)的企業(yè)，管理的人為化現(xiàn)象嚴(yán)重。需要使用先進(jìn)的管理工具解決，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的管理方式是解決這些問題的很好渠道。
　　2.企業(yè)發(fā)展遇到管理先進(jìn)的競爭對手，需要財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化。面對日趨激烈的市場，許多企業(yè)產(chǎn)品走向國際市場，需要和很多國際大公司競爭，看見其他公司管理先進(jìn)，成本低，就自然會意識到自己的企業(yè)也需要財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，從而降低成本、節(jié)約費(fèi)用。
　　3.企業(yè)成立集團(tuán)公司，需要財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化。集團(tuán)化公司的成立帶來了許多管理的新問題，集團(tuán)決策部門需要及時(shí)掌握分公司的資金、收入費(fèi)用、庫存成本情況。需要監(jiān)控經(jīng)營成本和資金流向，提高企業(yè)對市場反應(yīng)的靈活性和財(cái)務(wù)效率。這些都需要財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化來實(shí)現(xiàn)，集團(tuán)才能及時(shí)獲得準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)信息。
　　財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化作為ERP管理中很重要的一環(huán)，已經(jīng)越來越受到企業(yè)的關(guān)注，企業(yè)已經(jīng)將其作為解決企業(yè)發(fā)展中遇到問題的重要手段。
　　三、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的步驟
　　1.選擇合適的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化軟件。目前實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的ERP軟件有很多，國內(nèi)知名的財(cái)務(wù)軟件都支持財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實(shí)現(xiàn)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身情況謹(jǐn)慎選擇使用。選擇能符合企業(yè)發(fā)展需要，售后服務(wù)和實(shí)施團(tuán)隊(duì)過硬的軟件。可以去相類似的已實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化企業(yè)考察學(xué)習(xí)，對比各個(gè)軟件的優(yōu)缺點(diǎn)后擇優(yōu)選擇。
　　2.選擇實(shí)施財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化項(xiàng)目組成員。選擇良好的公司項(xiàng)目組成員非常關(guān)鍵，配合良好的項(xiàng)目組是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的關(guān)鍵所在，公司項(xiàng)目組熟悉公司內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程，配合軟件的實(shí)施小組進(jìn)行實(shí)施工作。筆者認(rèn)為財(cái)務(wù)部門作為財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化中的核心部門，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)該為項(xiàng)目小組的核心成員，任命為組長最好。
　　只有項(xiàng)目組成協(xié)調(diào)公司內(nèi)部的資源，各個(gè)部門全力配合，才能為最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化打下良好的基礎(chǔ)。
　　3.設(shè)計(jì)實(shí)施流程圖。這個(gè)環(huán)節(jié)相當(dāng)重要，相當(dāng)于工程的圖紙，是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實(shí)施成功與否的關(guān)鍵。這個(gè)環(huán)節(jié)軟件的實(shí)施小組要了解公司的各個(gè)環(huán)節(jié)需求，達(dá)到實(shí)施的目的，結(jié)合財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化軟件的功能，與公司項(xiàng)目組配合搞好流程圖，選擇業(yè)務(wù)經(jīng)營中的一些合適選項(xiàng)。
　　例如：銷售時(shí)采取發(fā)票生成發(fā)貨單的模式，還是采取發(fā)貨單生成發(fā)票的模式，公司的項(xiàng)目組要謹(jǐn)慎選擇，一般情況下批發(fā)企業(yè)選擇采取發(fā)貨單生成發(fā)票的模式，主要是因?yàn)榕l(fā)企業(yè)銷售開發(fā)票滯后的原因。而零售企業(yè)銷售與開發(fā)票同步，選擇發(fā)票生成發(fā)貨單的模式。
　　4.培訓(xùn)。實(shí)施過程中，培訓(xùn)永遠(yuǎn)是第一位的。相對于手工管理，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化是一項(xiàng)全新的管理模式，要弄懂全新和不熟悉的知識，只有靠培訓(xùn)。所有的上崗人員，都必須事先接受培訓(xùn)，一定要經(jīng)過考核，持證上崗。也就是要嚴(yán)肅認(rèn)真地對待培訓(xùn)，決不走過場。
　　企業(yè)必須建立自己的培訓(xùn)隊(duì)伍，要有結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)和問題進(jìn)行培訓(xùn)，對鞏固軟件成功實(shí)施至關(guān)重要。聯(lián)系企業(yè)實(shí)際，解決實(shí)際問題，軟件公司講課不能全面了解企業(yè)的實(shí)際情況，聽上去總是覺得太理論了，甚至太教條了。企業(yè)自己的培訓(xùn)人員用自己編制的教材，生動(dòng)具體，理論聯(lián)系實(shí)際，更容易深入人心，為企業(yè)的員工所接受。培訓(xùn)中要從企業(yè)的全部業(yè)務(wù)流程入手，每一個(gè)子系統(tǒng)都不能獨(dú)立存在，相互之間既有依存關(guān)系又互相影響，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)處理都要從上游獲取信息，又把信息傳送給下游。培訓(xùn)后必須結(jié)合企業(yè)實(shí)際，嚴(yán)格考核，持證上崗。
　　5.實(shí)施財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化軟件。首先，要建立期初數(shù)據(jù)，按照實(shí)施流程圖逐步實(shí)施。這是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化中關(guān)鍵的步驟，需要全體相關(guān)人員大力配合，加班加點(diǎn)，除了正常工作外，還需要進(jìn)行軟件中的單據(jù)設(shè)置、數(shù)據(jù)錄入、核對等工作，繁瑣而復(fù)雜，中間還要進(jìn)行流程的修改、設(shè)置的優(yōu)選等工作。企業(yè)人員開始都很不適應(yīng)，許多人覺得還不如以前手工或分部門軟件好用，這需要過程和時(shí)間，慢慢大家就會覺得財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的好處。其次，試運(yùn)行軟件及二次開發(fā)，經(jīng)過前期艱苦的工作，企業(yè)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化已初見雛形，需要3~6個(gè)月的試運(yùn)行，完善和修正軟件與實(shí)際工作不銜接的部分。對于一些企業(yè)需要的功能，軟件不能滿足，還需要二次開發(fā)軟件，盡可能節(jié)約手工，真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的工作。第三，正常使用財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化軟件，各個(gè)環(huán)節(jié)和部門按照要求權(quán)限和流程順利操作。部門之間有了良好的銜接，數(shù)據(jù)傳遞及時(shí)準(zhǔn)確，企業(yè)高層掌握信息，合理決策，圓滿完成財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化工作。
　　企業(yè)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化后，企業(yè)展現(xiàn)了比以往任何時(shí)候都強(qiáng)的競爭力，在經(jīng)營和競爭力上都發(fā)生了巨大的變化。一是企業(yè)經(jīng)營管理理念得到全面更新和提升，員工素質(zhì)不斷提高，企業(yè)競爭力不斷加強(qiáng)。二是現(xiàn)代化的管理信息平臺使基于流程管理的業(yè)務(wù)處理過程逐步規(guī)范化，管理信息透明化，管理控制的有效性得以提高。三是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化改變了業(yè)務(wù)處理方式和管理方式，促進(jìn)企業(yè)管理的變革和創(chuàng)新。四是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化促進(jìn)了企業(yè)基礎(chǔ)工作的加強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)了信息高度集成與共享。五是業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化以及信息傳遞方式的改變極大地提高了業(yè)務(wù)和管理工作的效率，管理控制和效率的矛盾得到改善，業(yè)務(wù)處理的同時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生會計(jì)信息，使業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)有機(jī)銜接。六是企業(yè)決策支持能力和持續(xù)發(fā)展能力得到增強(qiáng)，為管理者特別是中高層管理人員提供了多角度查詢、統(tǒng)計(jì)和分析功能及手段。對于目前國內(nèi)大中型企業(yè)，實(shí)施ERP工程是大勢所趨，良好的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，可以大大節(jié)約企業(yè)的資源，提高企業(yè)的管理水平，對于企業(yè)的發(fā)展有巨大的好處，希望得到大家的重視。
　　（作者單位：山西省印刷物資總公司 山西太原 030012）
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