定崗定編知多少

　　當今一些企業(yè)為了降低成本，非常關注定崗定編。但是很多企業(yè)的定崗定編工作還處于一個粗放的管理狀況，缺乏科學的手段與方法，并且在認識上存在很多的誤區(qū)。同時，在定崗定編的過程中，對這項工作的價值和意義也沒有充分認識，沒有真正躍升到提高人工效能和企業(yè)勞動生產率，以及進行人工成本、人才價值控制的更高層面，以實現(xiàn)企業(yè)總體人力資源數(shù)量結構合理、人工成本影低、人工效率與效益最大的目標。
　　定崗定編是一個上至企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、下至每個員工每天具體工作的龐大的系統(tǒng)工程，也是很多企業(yè)在管理發(fā)展與管理體系建設中存在弊詬最多的地方。崗位與編制設置不合理，不僅影響企業(yè)管理的人工效能，也影響員工的工作績效與激情。
　　
　　崗位設置的分析流程與方法(見圖1)，簡要地說，是從定性判定，包括部門職能分解、明確崗位設置的依據(jù)與目的、崗位與部門職能、流程的匹配，到相對量化的判定，包括崗位職責的工作結構、工作量、工作強度分析，再到崗位設置的原則性要求以及風險控制、人員激勵等特殊性要求，最后到考慮崗位與人員的匹配等過程。
　　
　　企業(yè)定崗定編存在的誤區(qū)
　　
　　對于不同企業(yè)的崗位管理，在上述的各個關鍵環(huán)節(jié)中，存在的問題以及問題的程度都各不相同，如崗位職責不清晰，崗位工作量不合理等。因此，在對企業(yè)進行崗位優(yōu)化時側重點也各不相同。同時，企業(yè)在崗位管理過程中，本身存在較多的認識誤區(qū)，這也直接影響了崗位設置結果的科學性與合理性。
　　1　崗位職責與工作量不匹配，影響實際人工效能
　　崗位職責設計時，沒有充分評估崗位工作量，導致實際工作量偏大或不飽滿；反過來，在確定崗位編制的時候，也沒有對崗位各項職責的完成方式、時間與工作內容進行分析，也會導致實際工作量偏大或不飽滿，尤其是企業(yè)片面壓縮編制，雖然編制減少了，但減編不合理，導致一些職責不能被充分履行，影響了實際的工作效果。這樣雖然看起來降低了顯性的人工成本，但其實也降低了人工效能。
　　2　崗位職責與崗位工作結構不匹配，崗位工作不均衡
　　崗位工作結構主要指在設計完崗位職責后，再做一個進一步的分析，即將崗位職責按照日常性、階段性和臨時性工作進行劃分，判斷各項工作的工作量占總工作量的比例。一般來講，如果日常性工作低于50％，則實際會帶來崗位工作量不穩(wěn)定，出現(xiàn)時而飽滿，時而不飽滿的情況。并且，崗位職責的主要工作內容最好是按照固定的流程展開，減少臨時性、階段性和突發(fā)性的工作，使崗位工作達到均衡。
　　3　缺乏對企業(yè)核心崗位的識別與發(fā)展規(guī)劃
　　企業(yè)的崗位體系有不同層級和不同類別，在進行崗位體系設計和管理時，沒有結合管理的二八原則，對企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展需求的核心崗位進行識別與規(guī)劃，并基于核心崗位，建立相應的核心人才的培養(yǎng)、儲備與職業(yè)發(fā)展體系。
　　4　崗位設置沒有考慮內部風險控制原則
　　崗位設置與分工要考慮控制與不兼容原則，進行必要的職責分離與相互監(jiān)督制約。例如，出納崗不能從事記帳工作；業(yè)務的審批人不能執(zhí)行具體業(yè)務；采購人員不能負責貨物的驗收；涉及資產、負債、財務和人員等重要事項變動不由一個人獨自決定；特殊關鍵崗位考慮定期或不定期的人員輪換和強制休假制度等。
　　
　　企業(yè)定編分析模型
　　
　　企業(yè)定編管理也是一樣，有操作流程與方法(見圖2)。在這個簡要的定編分析模型里，涵蓋了定編管理工作所涉及到的三個重要方面：企業(yè)層面、部門層面、崗位層面，體現(xiàn)了定編是一個從微觀定編到宏觀定編的系統(tǒng)工程。同時，在實際定編時，不同層面都有著影響定編工作的不同關鍵因素。
　　
　　企業(yè)層面因素包括：企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展與經營管理目標、總體人員數(shù)量與比例、總體人工成本與比例等方面。
　　部門層面因素包括：部門使命與發(fā)展規(guī)劃、部門職能、部門工作規(guī)范與制度流程、部門人工成本等方面：
　　崗位層面因素包括：崗位設置、崗位職責分工與任務分派方式、人員素質與崗位任職資格要求等方面。
　　企業(yè)在進行定編工作的系統(tǒng)工程時，如同定崗工作一樣，同樣存在著很多影響定編成效的關鍵因素。
　　1　關注影響崗位定編的管理因素
　　企業(yè)管理體系或部門內部管理體系的順暢，職責體系分工清晰，工作流程、工作規(guī)范、工作制度等管理體系明確等，是科學定編的前提。
　　例如，在定編時，很多崗位人員說工作忙，需要增加編制。這里需要深入分析原因，識別是人員配置不夠導致的問題(工作量過大)，還是工作方式、工作流程、制度規(guī)定(工作依據(jù))等不清晰、混亂、繁冗等帶來的問題。找準問題后，需要對癥解決，例如改進不合理的、低效的工作方式，精簡繁冗的流程、制度，提升員工的工作技能與素質以達到崗位的正常要求等，然后再考慮合理的編制設置。以最終達到提高效率、精簡機構、減少冗員、增強人崗匹配等目標和效果。
　　所以，在定編前，要對影響崗位編制的因素進行分析，尤其是重點定編崗位，排除非正常影響因素，形成各部門的定編改進意見。然后再篩選、分析影響部門定編的合理、關鍵驅動動因，例如崗位工作量、內部風險控制要求、人員儲備需求、地理位置與特殊工作時間等，再針對定編驅動要素的分析，進行編制設計。
　　因此，一項定編工作完或之后，所帶來的另外一個有價值的工作成果和目標就是，促進管理規(guī)范與管理效率的提升。開展定編工作需要拓寬思路，避免單純地為定編而定編。
　　2　關注人員數(shù)量、素質與結構的整體匹配與協(xié)調
　　進行定編工作時，需要結合企業(yè)人力資源的戰(zhàn)略規(guī)劃，即企業(yè)對總體人力資源在數(shù)量、素質以及結構上的規(guī)劃，使定編工作在總體上，達成崗位在素質、數(shù)量以及結構等方面的匹配。
　　人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃是依據(jù)未來企業(yè)業(yè)務模式、業(yè)務流程和組織結構等因素，確定未來企業(yè)各級組織人力資源編制及各職類職種人員配比關系或比例，并在此基礎上制定企業(yè)未來人力資源需求計劃和供給計劃。其中，人力資源數(shù)量規(guī)劃的實質是確定企業(yè)目前有多少人，以及企業(yè)未來需要多少人，人力資源數(shù)量規(guī)劃最終要落實到企業(yè)編制上。
　　這樣，在未來人才需求戰(zhàn)略導向的牽引下，結合企業(yè)實際人員現(xiàn)狀，有步驟地進行人員的配置和培養(yǎng)發(fā)展。人員配置和培養(yǎng)是需要一定周期的，不同類別人才的招聘期、培養(yǎng)期等都不同，需要未雨綢繆。
　　3　區(qū)分“素質”崗與“數(shù)量”崗的差異
　　在定編時，尤其要注意區(qū)分“素質”崗與“數(shù)量”崗的差異。企業(yè)里有些崗位是有一定層次的能力素質要求的，如果素質不匹配，僅僅是增加編制數(shù)量，搞人海戰(zhàn)術，也不能很好地完成崗位職責。例如，有些企業(yè)高層領導的秘書配置，需要根據(jù)秘書的崗位職責來確定所需秘書的任職資格等級，如果承擔公司重要文字材料的撰寫、根據(jù)高層領導的思路方向分析撰寫工作報告等職責，所需要的秘書在年齡、經驗、能力和素質等各個方面的要求有異于普通的文秘，這類人員往往配置合適的人就可以發(fā)揮很大的作用。這就是素質崗位與數(shù)量崗位的區(qū)別。而素質較高的人員的人工成本往往也較高，編制也不宜設置過多。這類對素質有較高要求而實際中經?！案邖彽团洹钡膷徫?，有經營統(tǒng)計分析類、經營計劃管理類、企業(yè)文化管理類、績效管理類等。
　　4　關注當前與未來、內部與外部，實現(xiàn)動態(tài)管理與監(jiān)測
　　定編也是從靜態(tài)到動態(tài)的過程。定崗定編需要隨著企業(yè)業(yè)務的發(fā)展變化和員工能力素質的發(fā)展變化、崗位工作內容的變化而動態(tài)調整，使編制的變化能支持公司業(yè)務的變化，避免僵化。
　　同時要基于公司戰(zhàn)略發(fā)展變化要求，考慮人才儲備，做好儲備編制等，尤其是對外部市場人才稀缺、內部培養(yǎng)周期較長的崗位。要關注社會人才環(huán)境與人才供給情況。
　　另外，也要關注外部標桿企業(yè)人員編制與人工效益情況的發(fā)展變化，通過對標分析，找到企業(yè)自身的差距，確定企業(yè)內部編制發(fā)展的合理目標。
　　5　關注人工效率與人工效益
　　定編過程在進行崗位工作量的分析時，要注意同時分析員工實際的工作效率、生產力。尤其是一崗多人的情況，要對不同員工的生產效率進行比照分析，來確定公司的人工效率標準或崗位單位時間內的產出標準，確定內部標桿。
　　人工效率標準會隨著企業(yè)管理水平的提高、員工熟練程度和技能的提高、相關技術與設備的引進等因素在不斷發(fā)生變化，因此需要進行不斷的修正。這個修正的過程，標志著企業(yè)勞動生產率水平的提高，企業(yè)的發(fā)展進步。另外企業(yè)的定編定員也要和薪酬設計緊密掛鉤，用工資總量調控用工總量，控制人工成本的增長和工資總額的增長總體上要低于勞動生產率和利潤增長率的增長幅度。
　　6　關注企業(yè)文化，培養(yǎng)激情管理的文化氛圍
　　人力資源效能一能力水平×投入程度。員工潛能的激勵與發(fā)揮，才能更有利于工作績效，有利于用較低的人工成本換來較高的人工產出，因此，一個有激勵和讓員工有工作激情的工作環(huán)境和氛圍，是管理者提高人工效能的重要方面。作為企業(yè)管理者，需要改善公司的激勵文化、管理風格與行為。
　　科學定崗定編，需要定期進行企業(yè)人工效能的診斷，以實現(xiàn)公司總體人力資源數(shù)量結構合理、人工成本最低、人工效率與效益最大(提升公司的人均銷售額與人均創(chuàng)利額，提升公司的勞動效率與經濟效益)。
　　
　　人工效能的診斷可以按照“圖3”的內容進行，最終根據(jù)診斷結果，得出企業(yè)以及各部門的人工效能提升、改進的關鍵點，并實施改