淺議規(guī)范體育系統(tǒng)科研類檔案的管理工作

郝香木

(吉林省體育局 田徑自行車運動管理中心，吉林 長春 130022)

淺議規(guī)范體育系統(tǒng)科研類檔案的管理工作

郝香木

(吉林省體育局 田徑自行車運動管理中心，吉林 長春 130022)

對體育系統(tǒng)單位的科研類檔案管理工作提出了有針對性的意見，對實際工作中的各種操作列舉出規(guī)范的做法，以及如何對體育科研類檔案進行開發(fā)和利用。

體育科研；檔案管理；規(guī)范

隨著我國體育事業(yè)的不斷發(fā)展、競技水平的持續(xù)提高，各地區(qū)、各項目乃至運動員個體間的競爭不斷加劇，競技體育正向著更加專業(yè)化和科技化的方向發(fā)展，特別是體育科研工作在體育訓練和恢復過程中起到的作用越來越大，其重要性正逐漸為廣大體育工作者所認識，因此，作為科研成果集中體現(xiàn)的科研類檔案就需要得到更加科學和規(guī)范的管理和使用，使之能夠持續(xù)不斷地為我們的體育訓練、恢復和科研工作提供更多強有力的支持和保障。有鑒于此，如何規(guī)范體育系統(tǒng)單位內(nèi)科研類的檔案管理工作就顯得尤為重要和迫切。

1 體育科研類檔案管理工作中的基本原則

體育科研類檔案的定義是：在體育項目的訓練、恢復、研究和管理等實踐活動中產(chǎn)生的，具有一定研究和使用價值的文字、圖表和音視頻資料，均屬于體育科研類的檔案。體育科研檔案是體育科學及技術(shù)研究活動的真實記錄，也是體育科學技術(shù)研究成果的一種表現(xiàn)形式，是一種十分重要的智力資源，是國家和社會的珍貴財富，因此，有必要實行科學統(tǒng)一的管理模式，以確保體育科研檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，有利于后期的進一步開發(fā)及利用。

體育科研檔案的管理工作是體育系統(tǒng)檔案管理工作中的重要一環(huán)，是體育科研活動的有機組成部分，也是搞好體育訓練和恢復工作的重要基礎(chǔ)性工作之一，體育系統(tǒng)的科研部門必須有專門的負責人員來分管體育科研檔案工作，并且確定該專職的科研檔案管理人員負責本單位各項目體育科研檔案的收集、整理、分類、立卷，以及向有關(guān)的檔案管理或科研部門移交工作。

應(yīng)該實行體育訓練與科研工作同相關(guān)檔案工作的“四個同步”的管理制度，即下達科研計劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔工作要同步；檢查科研計劃的進度與檢查科研文件或材料完成情況要同步；驗收、鑒定體育科研成果與驗收、鑒定相關(guān)材料要同步；上報、登記、評審和獎勵體育科技成果與科研檔案管理部門出具的科研課題歸檔情況的證明材料也要同步。通過以上四個步驟，可以保證體育科研類檔案在各環(huán)節(jié)操作的規(guī)范和嚴密。

2 對體育科研類檔案歸檔范圍的確定

需要進行歸檔的體育科研類檔案和在相關(guān)科研實踐活動中形成的各種檔案材料，必須具有一定的理論研究價值和實際應(yīng)用價值，能夠轉(zhuǎn)換成一定的“體育生產(chǎn)力”，對教練員和運動員當前或長期的訓練、比賽及恢復具有參考價值和指導作用。

將要進行歸檔的體育科研檔案材料，必須真實地反映體育科研的管理和體育科研項目等有關(guān)活動的全過程，并保證材料的完整性、準確性和系統(tǒng)性。同時，將要進行歸檔的體育科研檔案材料，必須遵循有關(guān)體育項目特有的科學規(guī)律，保持其內(nèi)在的有機聯(lián)系，并盡可能兼顧不同項目、不同技術(shù)特點的需要。

體育科研類檔案歸檔的主要內(nèi)容包括科研工作的綜合管理和研究課題：包括科研準備、研究實驗、總結(jié)鑒定、申報獎勵、推廣應(yīng)用等方面。體育科研類檔案歸檔的重點主要是針對本系統(tǒng)和本單位具體承擔的科研項目(課題)在各個階段所形成的不同載體或形式的檔案材料，特別是在研究、實驗階段形成的、作為科研依據(jù)的原始材料。

特別需要指出的是，即便是取得了失敗的結(jié)果或因故中斷的重要項目的科研檔案材料也應(yīng)歸檔，并做好有關(guān)的記錄和說明工作。

3 體育科研類檔案的歸檔要求和立卷方法

體育科研管理工作的檔案材料，也應(yīng)按照黨政機關(guān)的檔案管理要求組卷裝訂。

進行歸檔的體育科研類檔案材料必須具備完整性、準確性和系統(tǒng)性。細節(jié)上要求字跡工整，格式規(guī)范統(tǒng)一，圖樣準確清晰，簽字和校正手續(xù)完備，使用藍黑色或碳素墨水，不應(yīng)使用純藍墨水、圓珠筆等不利長期保存的書寫工具。

整理組卷的幾個重點：(1)組卷要遵循科技檔案材料形成的客觀規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和便于利用查考的原則；(2)將最能反映體育科研項目概況的檔案材料，如開題文件、論文學術(shù)專著、成果鑒定與申請、評價評優(yōu)、科研投資與經(jīng)費核算等材料整理組成為綜合卷，排放在體育項目研究全部案卷的首位，其余科研檔案材料按研究進程分階段依次系統(tǒng)地整理組卷；(3)檔案材料進行系統(tǒng)整理后，應(yīng)視其材料篇幅，可根據(jù)內(nèi)容和結(jié)構(gòu)的需要分成若干分卷，每個案卷應(yīng)控制在一定的篇幅內(nèi)，一般以不超過二百頁為宜；(4)對于內(nèi)容結(jié)構(gòu)較為緊湊的科研檔案材料則應(yīng)按以下要求排列：正件在前，附件在后；原件在前，復件在后。

歸檔整理時應(yīng)注意清除案卷內(nèi)的紙屑、訂書釘?shù)犬愇?，對破損的科研檔案材料進行修補。

案卷內(nèi)科研檔案材料無論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號，頁號位置在非裝訂線一側(cè)的下角。不裝訂卷的全部科研檔案材料，以件為單位，在每頁檔案材料的右上角蓋上有單位名稱、檔號、件號戳記，并逐項填寫。同時要認真填寫卷內(nèi)目錄，備考表和案卷封面等。由科研項目組長或負責人填寫歸檔說明書，放入每個研究項目第一卷的卷內(nèi)目錄之前。

除配套的音視頻多媒體檔案材料外，其余科研材料均應(yīng)分別組卷專柜保管，且檔號應(yīng)與文字材料卷保持一致，并按有關(guān)規(guī)定的要求進行處理。

工作人員同時也要認真做好體育科研類檔案的歸檔驗收工作。

體育系統(tǒng)內(nèi)的科研管理部門是科研類檔案歸檔歸口部門，科研管理部門及其工作人員負責各體育項目科研檔案的歸檔，各運動項目隊組應(yīng)直接向科研管理部門歸檔。

嚴格控制各項目組對科研檔案的歸檔時間。(1)研究項目的課題應(yīng)在鑒定、驗收和結(jié)束后兩個月內(nèi)被移交至本單位科研部門或負責人處，并由相關(guān)人員進行歸檔?？蒲胁块T在次年一月份前歸檔完畢；(2)暫不申報或中斷、停止的研究項目和課題，在科研工作結(jié)束或中斷、停止后兩個月內(nèi)歸檔；(3)體育系統(tǒng)或本單位的重大科研項目的鑒定、評審工作必須有本單位科研管理部門的專職科研類檔案人員參加或出席。每個體育項目科研成果在召開鑒定會(評審會)、申報各層級次成果獎勵之前，應(yīng)通知專職科研檔案人員，對需要歸檔的科研檔案材料加以審查、驗收，簽署意見并經(jīng)科研管理部門分管檔案工作的領(lǐng)導審核后，方可進行鑒定、評審及上報成果的工作；(4)體育單位的科研管理部門專職檔案員填寫科研檔案移交目錄時，應(yīng)填寫一式兩份，連同案卷向本單位綜合檔案門移交，然后經(jīng)檔案部門清點無誤后，交接雙方在移交目錄上簽字，并各執(zhí)一份以便存查。

4 體育系統(tǒng)科研類檔案的管理

體育系統(tǒng)單位的綜合檔案部門應(yīng)負責對相關(guān)運動項目的科研檔案進行接收、分類、編目、登記，編制檢索工具并提供規(guī)范的使用指導。

對科研類檔案進行補充與修改時，應(yīng)遵循以下規(guī)范：

(1)體育系統(tǒng)單位的科研管理部門和科研課題組應(yīng)隨時收集在科技成果申報、獲獎及推廣應(yīng)用等階段形成的科研檔案材料，經(jīng)認真整理后向檔案部門移交歸檔，并根據(jù)所獲得成果的實際情況，及時對有關(guān)項目或課題檔案的案卷保管期限進行檢查和調(diào)整；

(2)需要對已歸檔的科研檔案材料進行修改時，必須同時填寫修改申請表，經(jīng)科研部門領(lǐng)導和有關(guān)主管負責人及相應(yīng)作者的批準和同意，并在案卷備考表內(nèi)寫明修改原因和時間備查。如未經(jīng)批準，則應(yīng)禁止修改已歸檔的任何科研檔案材料；

(3)體育系統(tǒng)單位的綜合檔案部門應(yīng)對補充歸檔的科研檔案材料及時進行整理、編目。對于需歸檔材料不多的，可歸入相關(guān)的案卷內(nèi)，并填寫卷內(nèi)目錄；如歸檔材料較多較繁瑣的，可根據(jù)需要單獨進行組卷、編目工作。

對保管期限和保密期限已滿的體育科研檔案須經(jīng)檔案鑒定小組鑒定并報負責領(lǐng)導批準后，方可作出處理。

項目或課題組在歸檔前應(yīng)做好科研檔案的鑒定工作，提出案卷的保管期限和密級劃分的具體意見，將保管期限按照短期、長期、永久等進行劃分，密級分為絕密、機密、秘密三種，并按本單位或有關(guān)的科學技術(shù)保密條例的規(guī)定辦理。

5 體育科研類檔案的開發(fā)利用

體育系統(tǒng)單位的綜合檔案部門應(yīng)定期編輯各種形式的參考資料，如數(shù)據(jù)匯編、專題文摘、文件匯編、論文匯編等，積極為本系統(tǒng)和本單位的運動項目發(fā)展及各項工作服務(wù)。

充分利用辦公自動化軟件、數(shù)據(jù)庫軟件和程序，將體育科研檔案進行數(shù)字化、信息化處理，利用科技手段保存、查詢和使用科研成果，方便對科研成果的轉(zhuǎn)化和利用。

對有一定經(jīng)濟價值的科研檔案要積極推進其從單純的科研檔案向商品的市場化轉(zhuǎn)化，將智力資源轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌騽?chuàng)造經(jīng)濟價值的智力資本，促進體育產(chǎn)業(yè)的進一步發(fā)展。

[1] 全國人大常委會.中華人民共和國檔案法[M].北京：中國法制出版社，2000，2.

[2] 國家科學技術(shù)委員會、國家檔案局.科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定[Z]．國檔發(fā)[1987]6號，1987，3.

[3] 吉林省體育局.吉林省體育局工作規(guī)范手冊[Z]．2009，5.

[4] 吉林省體育局田徑自行車運動管理中心.吉林省體育局田徑自行車運動管理中心檔案管理辦法[Z]．2009，8.

GeneralDiscussiononStandardizingtheManagementofResearchArchivesinSportsSystem

Hao Xiangmu

(The Track & Field and Cycling Administration Center of Jilin Sports Bureau,Changchun,130022，Jilin,China)

This article puts forward specific suggestions to the management of research archives in the sports system,lists standard mode for practices,and expresses the ways of using the research archives of sports.

sports research;management of archives;standard

2010-03-05；

2010-05-20

郝香木(1979-)，女，吉林四平人，研究方向：體育科研檔案管理。

G811.6

A

1672-1365(2010)04-0134-02