對提高集團企業(yè)內(nèi)部往來對賬效果的探討

中國藍星(集團)股份有限公司 鄧華秀

在集團企業(yè)年終決算中，往往集團內(nèi)單位之間的往來對賬既是財務(wù)決算的重點又是決算的難點。年終對賬不但牽扯各企業(yè)很大一部分精力，而且往往占用很多本來就很緊張的財務(wù)決算時間。在此情況下，本文結(jié)合筆者在大型企業(yè)集團工作的經(jīng)驗，在分析企業(yè)內(nèi)部往來對賬業(yè)務(wù)性質(zhì)的基礎(chǔ)上，就提高對賬效果提出一點可行性建議。

集團企業(yè)的內(nèi)部往來一般分為幾種情況：資金調(diào)撥，代收代墊，實物買賣，總包分包及提供勞務(wù)等。以下就具體業(yè)務(wù)做進一步的分析。

一、資金調(diào)撥

作為一個集團企業(yè)，資金調(diào)撥是常有的事。目前各大企業(yè)集團都有自己的財務(wù)公司或財務(wù)結(jié)算中心，資金逐步都實現(xiàn)集中管理。對于尚未納入資金集中管理的企業(yè)，資金調(diào)撥形成的往來對賬也不是一件容易的事，原因在于：一方面資金調(diào)撥的資金量一般都很巨大，往往是總部從一家子公司調(diào)撥到另一家子公司，這就涉及三方掛賬問題；另一方面，收到調(diào)撥資金的子公司可能需要交納資金使用費，在按季度結(jié)算的情況下每月涉及計提一筆應(yīng)付款項。若沒有統(tǒng)一而明確的規(guī)定，則很可能存在一方計提了應(yīng)收利息，而另一方?jīng)]有預(yù)提出財務(wù)費用形成少計費用和往來的情況。

二、代收代墊

代收代墊是集團內(nèi)企業(yè)無可避免的業(yè)務(wù)，雖然金額一般很小，但比較繁瑣。代收代墊業(yè)務(wù)主要是集團內(nèi)部企業(yè)之間代收房租、代付水電費、代付職工異地社保費等，此外還包括新公司成立前代付的各類中介費、差旅費以及人員工資等。此類業(yè)務(wù)在實踐中單方掛賬的情況很多，往往一家企業(yè)已支付代墊款項并掛往來帳，而另一家企業(yè)因無單據(jù)等原因尚未入帳，這樣就形成了往來之間的差異。

三、實物買賣

對于實物買賣，從理論上說，這類業(yè)務(wù)形成的往來帳應(yīng)該是很好核對的，但實際工作中往往核對不一致。一方面原因在于未達帳項的處理，一方已確認收入并已記應(yīng)收賬款，另一方因單據(jù)或商品還在途中的原因尚未入帳；另一方面原因在于付款方式不同引起科目之間的混淆，企業(yè)可能因預(yù)付貨款或貨到付款等不同的付款方式，在賬務(wù)系統(tǒng)設(shè)置不同的往來科目，在財務(wù)尚未完全信息化的情況下，企業(yè)仍然實行手工對賬，若不慎少核對一個科目，則雙邊的往來差異便因此而形成。

四、總包分包及提供勞務(wù)

總包分包是建筑類企業(yè)集團最主要的業(yè)務(wù)模式，而提供勞務(wù)則在大多數(shù)集團內(nèi)企業(yè)都存在。對于這類業(yè)務(wù)，企業(yè)確認收入基本都采用完工百分比法進行。由于各企業(yè)對完工百分比有不同的理解和確認，因此在會計期末記賬的金額往往不一致，這就給企業(yè)間對賬增加了難度，必須協(xié)調(diào)達成共識后才能解決根本的問題。

爭對上述內(nèi)部往來的業(yè)務(wù)情況，為了提高內(nèi)部往來對賬效果，現(xiàn)建議如下：

1、每月溝通，每季發(fā)函

集團型企業(yè)往往都有自己的內(nèi)部往來對賬制度，并要求企業(yè)每月核對一致并發(fā)函確認。這一制度要求很完美，但在實踐中效果不是很好，原因在于可執(zhí)行性不強。一個企業(yè)往往還未收到上個月的往來確認函，本月的詢證函又要馬上發(fā)出去。而對方也可能因為不斷地被要求蓋章確認而敷衍應(yīng)付了事。真正可行的方法是：對于當(dāng)月有發(fā)生額的企業(yè)，月末需進行電話溝通確認一致，對于當(dāng)月有余額但無發(fā)生額的企業(yè)，可暫時緩一緩；到每季末，則需要對所有賬面有發(fā)生額和余額的企業(yè)發(fā)函蓋章確認，并要求對方提供往來明細賬，以避免對方在尚未核對金額的情況下蓋章確認進行敷衍應(yīng)付。發(fā)函可采用“債權(quán)人找債務(wù)人，銷售方（分包方）找采購方（總包方）”的方法進行。

2、開內(nèi)部結(jié)算單或轉(zhuǎn)賬單

這主要是爭對集團內(nèi)企業(yè)可能出現(xiàn)單方掛賬的建議，具體業(yè)務(wù)主要發(fā)生在資金調(diào)撥及代收代墊中。實際工作中，這類業(yè)務(wù)很多時候缺少第三方出具的書面原始憑證，或者有第三方原始單據(jù)但不能滿足幾方同時入帳的需要。比如在代付水電費的業(yè)務(wù)中，墊付款項的一方將原始憑證入帳并掛應(yīng)收往來款，而被墊付企業(yè)需計入費用卻沒有原始的單據(jù)，這種情況下，則需要墊付企業(yè)開內(nèi)部轉(zhuǎn)賬單，并附上墊付款項時原始單據(jù)的復(fù)印件作為備查。此外，比如資金調(diào)撥中企業(yè)收取資金使用費業(yè)務(wù)，收取一方必須開具內(nèi)部結(jié)算單并列示明細金額提供給對方，以避免對方無計提依據(jù)以及計提金額可能不一致的情況。

3、統(tǒng)一的處理原則

集團企業(yè)在制度層面需要確認統(tǒng)一的處理原則，對于實物買賣中確實無法規(guī)避的未達賬項，必須編制調(diào)節(jié)表并進行第二次確認。對于采用完工百分比法確認的業(yè)務(wù)，需要明確統(tǒng)一的估算標(biāo)準(zhǔn)和原則，盡可能地減少不同企業(yè)間對完工百分比估計的差異。在涉及特殊事項的處理上，若涉及掛集團內(nèi)另一家企業(yè)往來，必須事先與對方進行溝通達成共識后方可確認。

4、及時清理陳年舊賬

陳年舊賬往往是對賬工作中一個頑疾。這些往來基本都是以往雙方存在較大爭議造成重大金額差異的交易和往來余額，若一直掛在賬面不進行清理，則最終只會變成誰也對不清楚的死帳。及時清理陳年舊賬對提高對賬效率和效果都是必不可少的。對于陳年舊賬，若往來雙方均無法處理，則最好由集團總部組織協(xié)調(diào)處理辦法，往來雙方企業(yè)必須收集詳細的書面證據(jù)向集團企業(yè)匯報?？傊仨毑捎靡欢ǖ奶幚磙k法清除掉，而不能放之任之呆在賬上一直不清理。

五、1130預(yù)對賬

一般情況下，集團型企業(yè)每年都會召開年終決算會，在年終決算會之前，最好組織內(nèi)部企業(yè)進行11月30日時點的預(yù)結(jié)賬及預(yù)對賬工作，大規(guī)模的對賬也可在決算會召開中單獨安排時間進行，這樣也會為年終緊張的決算時間減少壓力。對于擁有眾多子企業(yè)的集團來說，還可采用諸如棋盤表的對賬工具，以控制和把握各家子企業(yè)的對賬情況。

綜上所述，集團型企業(yè)的內(nèi)部往來對賬是一個系統(tǒng)工程，要提高內(nèi)部往來對賬的效率和效果，不僅要安排專人負責(zé)，還需要對涉及內(nèi)部往來的各個方面加以控制和管理，以期達到預(yù)期的理想效果。