遼寧省高校系統(tǒng)科技查新規(guī)范管理探究

劉鳳俠 黃 欣

（沈陽(yáng)農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書(shū)館，遼寧 沈陽(yáng) 110161）

科技查新作為一項(xiàng)深層次的信息服務(wù)，它是在我國(guó)科技體制改革進(jìn)程中萌生并發(fā)展起來(lái)的一項(xiàng)情報(bào)研究工作，它不僅為科研立項(xiàng)、成果鑒定、獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)審提供決策依據(jù)，并且在避免科研課題重復(fù)立項(xiàng)等方面發(fā)揮獨(dú)特的作用。隨著人們對(duì)信息的日益重視，以及當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的日益普及，科技查新工作得到了進(jìn)一步延伸與拓展。近年來(lái)，高校不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)模式，一些原本沒(méi)有查新資質(zhì)的高校也加大軟硬件投入，紛紛申請(qǐng)加入教育部查新站，而原來(lái)就具備各專業(yè)部委（非教育部）查新資質(zhì)的高校更是注重查新資質(zhì)的延伸，比如原來(lái)隸屬農(nóng)業(yè)部的查新站，再申請(qǐng)教育部的查新站。通過(guò)查新不但可以了解關(guān)于某一課題的國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀，還可以避免課題申報(bào)的重復(fù)性、盲目性，從而達(dá)到節(jié)約人力、財(cái)力的目的及避免侵犯他人知識(shí)產(chǎn)權(quán)。目前科技查新已成為遼寧省高校系統(tǒng)的一項(xiàng)重要工作。

1 高校系統(tǒng)科技查新規(guī)范管理的必要性

科技查新工作始于1992年，經(jīng)過(guò)近20年的發(fā)展，查新工作無(wú)論從查新項(xiàng)目數(shù)量、查新報(bào)告質(zhì)量、查新人員素質(zhì)，還是查新所依托的資源都有長(zhǎng)足的發(fā)展。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)研及電話詢問(wèn)得知，目前遼寧省高校系統(tǒng)共有5個(gè)查新工作站，分別為大連理工大學(xué)、東北大學(xué)、沈陽(yáng)農(nóng)業(yè)大學(xué)、中國(guó)醫(yī)科大學(xué)、遼寧中醫(yī)藥大學(xué)。由于查新認(rèn)證部門(mén)的多元化及查新工作的逐步市場(chǎng)化，遼寧省高校系統(tǒng)5家查新站的查新工作也暴露出一定的問(wèn)題，如表1所示，僅從查新站收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、查新項(xiàng)目完成時(shí)間等進(jìn)行對(duì)比分析，各查新站都不相同，也可以說(shuō)目前遼寧省高校系統(tǒng)的科技查新工作還是各自為政。因此，加大遼寧高校系統(tǒng)科技查新管理力度，使之朝規(guī)范、良性、健康方向發(fā)展刻不容緩。

2 遼寧省高校系統(tǒng)科技查新存在的問(wèn)題

2.1 科技查新管理體制缺失

在查新資質(zhì)認(rèn)證上，目前不同行業(yè)有不同認(rèn)證機(jī)構(gòu)，因而在查新管理上存在多頭管理的狀態(tài)。從表1的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以看出，僅遼寧省高校系統(tǒng)的5個(gè)查新工作站就分屬教育部、農(nóng)業(yè)部、衛(wèi)生部等4個(gè)部委。由于分屬不同的認(rèn)證機(jī)構(gòu)，以及受行政事業(yè)單位條塊分割的影響，遼寧的科技查新機(jī)構(gòu)之間缺乏資源共享及溝通協(xié)作意識(shí)，查新站之間互不往來(lái)、各自為政。如農(nóng)業(yè)部查新機(jī)構(gòu)無(wú)法受理教育部的查新課題，加之部分科技查新的上級(jí)認(rèn)證部門(mén)對(duì)下屬的科技查新機(jī)構(gòu)缺乏有效的管理，沒(méi)有對(duì)取得資質(zhì)的查新機(jī)構(gòu)進(jìn)行考核與監(jiān)督，使一部分查新工作站處于管理上的空白狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，目前只有教育部對(duì)下屬的查新站每年都有年檢，個(gè)別查新站無(wú)論是上級(jí)主管部門(mén)的管理，還是查新站自身的管理都很松散。另外，由于科技查新屬于有償服務(wù)，能給查新機(jī)構(gòu)帶來(lái)效益，更加劇了這些查新站之間的競(jìng)爭(zhēng)，甚至在一定程度上出現(xiàn)地方保護(hù)主義和行業(yè)壁壘現(xiàn)象。長(zhǎng)此以往，必將導(dǎo)致查新工作偏離良性發(fā)展的軌道，進(jìn)一步影響查新機(jī)構(gòu)向規(guī)范化、專業(yè)化、創(chuàng)新化方向發(fā)展。

表1 遼寧省高校圖書(shū)館查新站查新工作統(tǒng)計(jì)表（附遼寧省情報(bào)所查新統(tǒng)計(jì)）

2.2 社會(huì)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

縱觀遼寧省高校系統(tǒng)的5個(gè)查新工作站，我們不難看出，遼寧省高校的各查新工作站在查新數(shù)量上參差不齊，大連理工大學(xué)居多，將近400個(gè)，東北大學(xué)的查新數(shù)量也達(dá)到258個(gè)，其他3個(gè)查新站查新數(shù)量加起來(lái)117個(gè)，5個(gè)查新站全年的查新量共765件。同遼寧省情報(bào)所相比，高校圖書(shū)館5個(gè)查新站加起來(lái)的查新總量，只占遼寧省情報(bào)所查新工作量的一半。導(dǎo)致高校出現(xiàn)上述現(xiàn)象的原因，除查新課題過(guò)于集中而高校查新人員數(shù)量不足，沒(méi)有建立科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制，一些查新用戶在查新時(shí)選擇非本校查新機(jī)構(gòu)避嫌等原因外，最主要是由于我國(guó)高校圖書(shū)館隸屬教育系統(tǒng)，歷來(lái)只注重為本校師生提供服務(wù)，服務(wù)對(duì)象單一，社會(huì)服務(wù)意識(shí)較弱，不重視其業(yè)務(wù)的對(duì)外宣傳，缺乏市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，這些是導(dǎo)致查新課題數(shù)量不多的重要原因。據(jù)統(tǒng)計(jì)，部分高校每年查新量中，校內(nèi)項(xiàng)目占80%以上,校外不足20%。以沈陽(yáng)農(nóng)業(yè)大學(xué)查新站為例，在學(xué)科館員深入各院系進(jìn)行的“圖書(shū)館資源與服務(wù)”培訓(xùn)中，有相當(dāng)一部分老師不知道農(nóng)業(yè)大學(xué)能進(jìn)行查新，許多課題都到情報(bào)所查新?？梢?jiàn)，查新數(shù)量不夠理想，與查新站社會(huì)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、宣傳力度不夠有直接關(guān)系。

2.3 查新人員數(shù)量不足

由于我國(guó)的項(xiàng)目申報(bào)和成果評(píng)審受理時(shí)間過(guò)于集中，導(dǎo)致用戶查新要求也非常急迫，而高校專職查新人員不多，在較短的時(shí)間內(nèi)完成多個(gè)查新課題，無(wú)論從查新報(bào)告完成的數(shù)量還是質(zhì)量上，都難以得到保證。有專家坦言：“按照國(guó)際慣例，一份高質(zhì)量的查新報(bào)告需要大約3周時(shí)間，現(xiàn)在許多委托人一定要幾天內(nèi)完成，我們的查新人員再有本事，也不可能迅速完成一篇高質(zhì)量的查新報(bào)告啊！”以農(nóng)大查新站為例，2009年以前僅有1名查新人員，除了完成查新任務(wù)外，同時(shí)要承擔(dān)農(nóng)業(yè)信息編輯、個(gè)性化信息服務(wù)、數(shù)據(jù)庫(kù)培訓(xùn)工作，還兼任黨支部的工作，這種情況在許多高校也很常見(jiàn)。

科技查新不僅是技術(shù)性很強(qiáng)的高智力的信息服務(wù)工作，也是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)、耗力而又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)研究工作，沒(méi)有受過(guò)專業(yè)訓(xùn)練及沒(méi)有查新經(jīng)驗(yàn)的人很難短期勝任。因此，高校查新站應(yīng)加大對(duì)查新人員后備力量的補(bǔ)充與培養(yǎng)，避免因人員不足而造成對(duì)查新工作的不良影響，從而保證科技查新工作的良性健康發(fā)展。

2.4 查新收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)亟待統(tǒng)一

目前，關(guān)于國(guó)內(nèi)查新最合理的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)都還有待于討論[1]。據(jù)調(diào)研，國(guó)內(nèi)對(duì)查新的收費(fèi)主要有兩種情況：一是統(tǒng)一收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，也就是說(shuō)不管查新工作難度大小、時(shí)間長(zhǎng)短，國(guó)內(nèi)、國(guó)內(nèi)外查新統(tǒng)一收取不等的費(fèi)用。遼寧省情報(bào)所就是按照這一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收費(fèi)，可以說(shuō)這種收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)查新機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)最為簡(jiǎn)單，也容易運(yùn)作。但對(duì)查新用戶來(lái)說(shuō)有欠公平，因?yàn)槊總€(gè)項(xiàng)目查新的難易程度不同，在委托時(shí)要求查新范圍、查新點(diǎn)也不一樣，查新工作量、查新時(shí)間也不盡相同，如果不加以區(qū)分就收取同樣的費(fèi)用，勢(shì)必導(dǎo)致部分查新用戶心理失衡。還有一種收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)就是查新基礎(chǔ)收費(fèi)加上額外收費(fèi)部分（如加急費(fèi)、增加查新點(diǎn)費(fèi)、加印報(bào)告費(fèi)等）。表1可以看出，遼寧省的查新站在國(guó)內(nèi)查新項(xiàng)目的收費(fèi)上是一致的，國(guó)內(nèi)外查新項(xiàng)目收費(fèi)從500～900元不等，除了沈陽(yáng)農(nóng)業(yè)大學(xué)沒(méi)有收取加急費(fèi)外，其他查新站都收取價(jià)格不等的查新加急費(fèi)用。對(duì)于以前曾經(jīng)查新過(guò)的項(xiàng)目，增加查新年代的，各查新站的查新收費(fèi)也不一致。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一可能造成行業(yè)內(nèi)的無(wú)序競(jìng)爭(zhēng)，擾亂查新市場(chǎng)，給查新工作帶來(lái)不必要的麻煩。

2.5 查新項(xiàng)目完成時(shí)間不一致

表1的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，在遼寧省高校系統(tǒng)的5個(gè)查新工作站中，無(wú)論是國(guó)內(nèi)查新項(xiàng)目，還是國(guó)際查新項(xiàng)目，只有大連理工大學(xué)、沈陽(yáng)農(nóng)業(yè)大學(xué)兩家查新站完成查新項(xiàng)目的時(shí)間要求是一致的，而東北大學(xué)、中國(guó)醫(yī)科大學(xué)完成國(guó)內(nèi)外查新的時(shí)間是一致的，遼寧中醫(yī)藥大學(xué)無(wú)論國(guó)內(nèi)還是國(guó)際查新都是10個(gè)工作日。由于查新課題難易不同、要求不等，各查新站在時(shí)間要求上不一致也是無(wú)可厚非的，但是相同的查新站要求應(yīng)當(dāng)是一致的，也可以參照大連理工大學(xué)和沈陽(yáng)農(nóng)業(yè)大學(xué)的做法，根據(jù)查新的具體情況，設(shè)立一個(gè)時(shí)間跨度，好查易查的項(xiàng)目，完成時(shí)間可以少一點(diǎn)，這樣無(wú)論從查新站還是用戶角度考慮，都能留有余地。

3 科技查新規(guī)范管理的對(duì)策與建議

針對(duì)遼寧高校系統(tǒng)查新工作存在的諸多問(wèn)題，筆者認(rèn)為，最重要的一點(diǎn)是管理部門(mén)應(yīng)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，變革查新工作的管理體制和管理方式，逐步由政府管理向行業(yè)自律發(fā)展，以此進(jìn)一步規(guī)范遼寧查新工作，使查新工作真正成為遼寧科技體系的有力支撐。

3.1 加大科技管理體制改革，避免查新項(xiàng)目時(shí)段性

由于我國(guó)科技查新工作源于科研管理中科研立項(xiàng)及成果轉(zhuǎn)換的相應(yīng)需求而產(chǎn)生的，為確保查新質(zhì)量，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)科技管理體制的改革，加大不同科研管理機(jī)構(gòu)間的協(xié)作與聯(lián)系，盡量錯(cuò)開(kāi)立項(xiàng)課題申報(bào)時(shí)間并適度放寬，讓課題申報(bào)人員和查新單位做到心中有數(shù)，避免查新項(xiàng)目扎堆，給查新機(jī)構(gòu)足夠的時(shí)間，以保證查新報(bào)告的質(zhì)量。同時(shí)科研管理部門(mén)和查新機(jī)構(gòu)應(yīng)密切配合，加強(qiáng)對(duì)查新用戶的宣傳及培訓(xùn)，使科研人員充分了解查新工作程序、查新需要提交的資料、查新應(yīng)注意的問(wèn)題等。

3.2 加大對(duì)查新工作的宣傳力度，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式

與社會(huì)服務(wù)性查新機(jī)構(gòu)相比，高校的查新工作站無(wú)論在查新所依托的資源數(shù)量，還是查新人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及查新咨詢專家方面都具有強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，然而目前高校查新站知名度不高、查新數(shù)量不多、市場(chǎng)面窄的現(xiàn)狀依然困擾了各個(gè)高校的查新站，究其原因主要是高校查新機(jī)構(gòu)對(duì)查新工作的宣傳力度不夠。如果高校查新站能夠向社會(huì)承接科技查新工作，并加大對(duì)查新的宣傳，擴(kuò)大影響，挖掘潛在客戶，有針對(duì)性地宣傳高校查新站的優(yōu)勢(shì)，使高?？萍疾樾鹿ぷ髯呦蛏鐣?huì)，不僅能提高圖書(shū)館資源的利用率，也能擴(kuò)大高校的社會(huì)影響力。在加大宣傳的同時(shí)，也要不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，要徹底摒棄過(guò)去那種坐等用戶上門(mén)的被動(dòng)服務(wù)觀念，建立“以人為本”的創(chuàng)新服務(wù)模式，不斷拓寬業(yè)務(wù)范圍。大連理工大學(xué)率先在省內(nèi)開(kāi)通了網(wǎng)上查新服務(wù)，不僅方便了查新用戶，也縮短了查新項(xiàng)目的時(shí)間，提高了查新站的威信，查新數(shù)量持續(xù)上升，位居省內(nèi)查新站之首。由此也說(shuō)明，只有不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，高校的查新工作才能獲得更大的發(fā)展空間。

3.3 實(shí)現(xiàn)科技查新工作與學(xué)科館員工作的有機(jī)結(jié)合

科技查新和學(xué)科館員制度是圖書(shū)館發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，查新人員和學(xué)科館員都是為學(xué)?？蒲泄ぷ魈峁┓?wù)的，二者在服務(wù)對(duì)象、服務(wù)目的等方面都有許多共同之處?；诓樾鹿ぷ髋c學(xué)科館員的契合點(diǎn)，沈陽(yáng)農(nóng)業(yè)大學(xué)將科技查新與學(xué)科館員工作結(jié)合起來(lái)，即每名查新人員負(fù)責(zé)兩三個(gè)院系的查新工作，同時(shí)還承擔(dān)這幾個(gè)部門(mén)的學(xué)科館員工作。通過(guò)學(xué)科館員的工作，使查新人員對(duì)所負(fù)責(zé)院系的學(xué)科有更深入的了解，使得查新工作更加得心應(yīng)手，這一做法收到很好效果。學(xué)科館員兼任查新人員，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，不僅優(yōu)化圖書(shū)館服務(wù)模式，最大限度地滿足用戶的信息需求，而且有利于專業(yè)文獻(xiàn)信息的深層開(kāi)發(fā)和利用。將查新人員與學(xué)科館員合二為一，是信息時(shí)代對(duì)科技查新工作的必然要求，也是信息服務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)。

3.4 加強(qiáng)不同查新站之間的溝通與合作

為了保證查新的質(zhì)量，不同的查新站之間應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)溝通與合作，對(duì)一些有特殊要求的課題應(yīng)當(dāng)靈活處理。如沈陽(yáng)農(nóng)業(yè)大學(xué)是農(nóng)業(yè)部一級(jí)查新站，在申報(bào)教育部的課題時(shí)，有時(shí)需要教育部的查新證明，由于各查新站在查新資源上都各有側(cè)重，在這種情況下兩個(gè)查新站應(yīng)相互合作，合作方式可采取由所屬學(xué)校的查新站進(jìn)行查新，再由教育部的查新站進(jìn)行審核并出具證明，審核單位可以收取部分審核費(fèi)用。這樣既可發(fā)揮相關(guān)查新站的學(xué)科與資源優(yōu)勢(shì)，保證查新的質(zhì)量，也使委托人的愿望得到滿足。

3.5 建立遼寧省科技查新行業(yè)協(xié)會(huì)，規(guī)范查新業(yè)務(wù)

鑒于遼寧省各高校查新站的工作隸屬遼寧省高等學(xué)校圖工委（圖書(shū)情報(bào)工作委員會(huì)的簡(jiǎn)稱）統(tǒng)一管理，可由圖工委牽頭成立遼寧省查新行業(yè)協(xié)會(huì)，并作為查新協(xié)會(huì)的管理部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)遼寧省高校的查新機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，規(guī)范查新收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一查新報(bào)告完成時(shí)限，使隸屬于不同部委的查新機(jī)構(gòu)出具的查新報(bào)告互相認(rèn)可。由于各查新站有自己的學(xué)科特色，在接受查新委托時(shí)，對(duì)超出專業(yè)范圍的查新項(xiàng)目，可通過(guò)協(xié)會(huì)轉(zhuǎn)給相關(guān)查新機(jī)構(gòu)查新，從而確保委托項(xiàng)目查新報(bào)告的權(quán)威性。協(xié)會(huì)定期開(kāi)展業(yè)務(wù)交流，組織相關(guān)的學(xué)術(shù)報(bào)告，以提高查新人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。各個(gè)查新機(jī)構(gòu)針對(duì)當(dāng)前查新工作中存在的一些問(wèn)題，可以通過(guò)協(xié)會(huì)組織的活動(dòng)進(jìn)行研討，制定相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，為科技查新工作的規(guī)范化、管理的協(xié)調(diào)化提供保障。

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