利用Excel軟件實現(xiàn)簡單數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的設計與開發(fā)

薛轉(zhuǎn)花 陜西理工學院 723003

利用Excel軟件實現(xiàn)簡單數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的設計與開發(fā)

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通常多張表格之間的數(shù)據(jù)交換與處理需要專業(yè)人員使用Access或Visual FoxPro等數(shù)據(jù)庫軟件開發(fā)應用系統(tǒng)軟件來完成。本文通過實例，介紹利用Excel軟件的數(shù)據(jù)鏈接功能，設計和開發(fā)簡單的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，輕松實現(xiàn)辦公、實驗、財務等數(shù)據(jù)的自動交換與處理。

簡單數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)交換與處理；數(shù)據(jù)鏈接

1 引言

Excel軟件以其強大的數(shù)據(jù)處理功能和使用方便的特點在辦公領域得到普遍應用。我們常常使用Excel電子表格進行單張表格內(nèi)的數(shù)據(jù)運算與處理，多張表格之間的數(shù)據(jù)交換與處理一般通過多次“復制”、“粘貼”完成。這種做法不但重復工作量大，而且在多次修改數(shù)據(jù)時由于數(shù)據(jù)修改不同步極易出錯，造成嚴重的報表數(shù)據(jù)錯誤。通常認為，多張表格之間的數(shù)據(jù)交換與處理需要專業(yè)人員借助Access或Visual FoxPro等數(shù)據(jù)庫軟件開發(fā)應用系統(tǒng)軟件來完成。其實，利用Excel數(shù)據(jù)鏈接功能，即可設計和開發(fā)簡單的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，輕松實現(xiàn)專業(yè)軟件才具有的數(shù)據(jù)自動交換與處理功能。下面以建立2010年住戶水電費管理系統(tǒng)為例，具體介紹這種方法：

2 設計思路

將、水電費賬號和每月電費、水費、通知單、扣繳表集中在一個工作薄中，建立表格之間的數(shù)據(jù)鏈接，在電費、水費表格輸入數(shù)據(jù)，通知單、扣繳表以及下個月電表、水表底數(shù)等表格數(shù)據(jù)自動生成、自動計算水電費。

3 建立工作表

3.1 新建“2010年住戶水電費管理系統(tǒng)”工作薄

依次建立1月至12月水費電費、水費、通知單、扣繳表和水電費賬戶表格，輸入數(shù)據(jù)和公式，電費、水費表格樓號、房號、序號應對應一致。如圖1所示。

圖12010年住戶水電費管理系統(tǒng)

3.2 建立表格之間的數(shù)據(jù)鏈接

選擇“1月電費”表格“姓名”數(shù)據(jù)，【復制】→【選擇性粘貼】→【粘貼鏈接】至“1月水費”表格相應單元格。當調(diào)房時，更新電費表格住戶姓名，水費表格住戶姓名同步更新。同樣方法復制數(shù)據(jù)，建立1月電費、1月水費、1月通知單、1月扣繳表表格之間數(shù)據(jù)鏈接；相同方法再制作完成2月至12月表格之間的數(shù)據(jù)鏈接。

圖2 選擇性粘貼

在建立數(shù)據(jù)鏈接后，空白的鏈接數(shù)據(jù)單元格顯示“0”，點擊【工具】→【選項】，取掉【零值】對話框【對號】可以消除公式單元格中顯示的“0”。

4 軟件調(diào)試

在“1月電費”表格輸入數(shù)據(jù)，“1月水費”、“1月通知單”、“1月扣繳表”、“2月電費”等表格數(shù)據(jù)同步更新。在【選擇性粘貼】→【粘貼鏈接】數(shù)據(jù)時，應特別注意單元格數(shù)據(jù)的對應，以免發(fā)生單元格錯位導致數(shù)據(jù)錯誤。

執(zhí)行【編輯】→【鏈接】，選擇【啟動提示】打開對話框，選擇“不顯示警告，但更新鏈接”選項，單擊【確定】。這樣可以取消每次啟動Excel軟件時自動彈出的數(shù)據(jù)鏈接是否更新選項對話框。

5 保護工作表

為防止使用過程中誤操作修改系統(tǒng)內(nèi)容和格式，需要對表格中水電表表數(shù)和備注以外的數(shù)據(jù)進行保護。選擇需要保護的單元格，點擊鼠標右鍵，執(zhí)行【設置單元格格式】→【保護】→【鎖定】命令，對不需要保護的單元格則在【保護】對話框中取消【鎖定】和【隱藏】選項。然后執(zhí)行【工具】→【保護】→【保護工作表】，選中要保護的選項，最后輸入密碼確認。這樣，如果發(fā)生誤操作，系統(tǒng)拒絕執(zhí)行，從而保證了系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)安全。

6 結(jié)論

應用上述方法，不需要專門學習復雜的數(shù)據(jù)庫知識，根據(jù)實際工作需要即可在Excel界面設計和開發(fā)簡單的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，根據(jù)需要隨時擴展系統(tǒng)功能，創(chuàng)造性的高效完成數(shù)據(jù)處理工作。

[1]本書編委會.輕松玩轉(zhuǎn)Excel電子表格與數(shù)據(jù)管理.北京：電子工業(yè)出版社.2007.2；

[2]Excel研究組.Excel2007函數(shù)與公式應用大全.北京：電子工業(yè)出版社.2008.3；

[3]劉丹, 陶澤西.Excel2007實戰(zhàn)應用大全.上海：上海科學普及出版社.2008.5

10.3969/j.issn.1001-8972.2010.21.050

陜西理工學院科研基金資助項目 (SLG0613)