數(shù)字圖書館業(yè)務(wù)流程研究*

□任妮 黃水清 熊健

1 引 言

組織的業(yè)務(wù)流程是組織開展各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)。以信息安全風(fēng)險管理為例,信息安全管理中的風(fēng)險評估與風(fēng)險控制都是在明確組織機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上針對各項(xiàng)業(yè)務(wù)中的信息資產(chǎn)進(jìn)行的。ISO27000指出,組織的業(yè)務(wù)流程是其進(jìn)行風(fēng)險管理的前提[1]。風(fēng)險管理的重要步驟如資產(chǎn)、威脅和薄弱點(diǎn)的識別、核心控制要素的提取、控制措施的實(shí)施等都依賴于組織清晰明確的業(yè)務(wù)流程。數(shù)字圖書館業(yè)務(wù)流程的確定對各類管理體系的建立具有關(guān)鍵性作用,同時,數(shù)字圖書館的業(yè)務(wù)有很大的趨同性,應(yīng)該可以在現(xiàn)有數(shù)字圖書館工作范圍內(nèi)總結(jié)出一套具有代表性的數(shù)字圖書館業(yè)務(wù)流程,而現(xiàn)有的文獻(xiàn)中尚未發(fā)現(xiàn)這樣的成果。本文通過對數(shù)字圖書館功能框架的總結(jié)、提煉、調(diào)查、分析等研究,最終得到一套相對完善、具有代表性的數(shù)字圖書館業(yè)務(wù)流程,將其作為數(shù)字圖書館管理工作的基礎(chǔ)和出發(fā)點(diǎn)。

2 數(shù)字圖書館的功能框架研究

組織的業(yè)務(wù)依賴于組織的功能而設(shè)立?？偨Y(jié)數(shù)字圖書館的業(yè)務(wù)流程,首先必須明確數(shù)字圖書館的功能框架。數(shù)字圖書館的功能不同于或者說遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了傳統(tǒng)圖書館的功能模式。很多學(xué)者也曾探討過其具體的功能或?qū)⑵浞诸?但至今都沒有達(dá)成共識。本文首先分析確定數(shù)字圖書館的功能框架。

2.1 文獻(xiàn)中關(guān)于數(shù)字圖書館功能的關(guān)鍵詞統(tǒng)計

本文設(shè)計方法是從現(xiàn)有的關(guān)于數(shù)字圖書館研究的所有文獻(xiàn)中提取與數(shù)字圖書館服務(wù)或職能相關(guān)的所有關(guān)鍵詞,進(jìn)行匯總、分類、去重等加工,從而得到數(shù)字圖書館的功能集合。

在維普中文科技期刊中,檢索核心期刊中1989年至2007年間所有題名中含有“數(shù)字圖書館”一詞的文獻(xiàn),共命中2138篇。分別分析這些文獻(xiàn)的題名和文摘,其中與數(shù)字圖書館某項(xiàng)業(yè)務(wù)功能相關(guān)的文獻(xiàn)約有1328篇,占全部檢索文獻(xiàn)的 62.11%。從中抽取相關(guān)的關(guān)鍵詞,經(jīng)過篩選、去重等步驟最終獲得關(guān)鍵詞437個。對這些關(guān)鍵詞進(jìn)行分析、歸類,得到數(shù)字圖書館功能列表如下:

表1 數(shù)字圖書館功能分類表

6 用戶 用戶需求分析、用戶隱私保護(hù)、用戶研究、用戶信息庫建設(shè)、用戶管理個性化信息服務(wù)、個性化定制服務(wù)、個性化知7 個性化服務(wù) 識服務(wù)、個性化推薦、個性化最新資料快報服務(wù)、網(wǎng)頁定制信息推送服務(wù)、個人數(shù)字圖書館音頻檢索、視頻檢索、基于內(nèi)容的視頻檢索、基于顏色內(nèi)容的圖像檢索、數(shù)字視頻圖書館、8 多媒體 館藏光盤資源管理、數(shù)字圖書館音頻資源的制作與發(fā)布、視聽館藏、多媒體館藏、多媒體點(diǎn)播、視頻點(diǎn)播、數(shù)字圖像處理無線網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)字圖書館的安全9 網(wǎng)絡(luò)及安全 與防范措施、網(wǎng)絡(luò)連通性故障分析與排除、信息安全服務(wù)機(jī)制建設(shè)、信息參考服務(wù)、虛擬參考咨詢服務(wù)、傳統(tǒng)閱讀型讀者群服務(wù)、數(shù)字圖書館信10 信息服務(wù) 息咨詢、網(wǎng)絡(luò)信息集成服務(wù)、移動圖書信息服務(wù)、網(wǎng)上服務(wù)、網(wǎng)上閱覽服務(wù)、FAQ咨詢服務(wù)、分布式網(wǎng)絡(luò)服務(wù)登記、學(xué)科導(dǎo)航11 互操作 數(shù)字圖書館互操作、開放資源互操作協(xié)議OAI 12 統(tǒng)一檢索 信息資源整合檢索、集成檢索、數(shù)字圖書館跨庫檢索、統(tǒng)一檢索平臺印刷型文獻(xiàn)數(shù)字化、館藏資源數(shù)字化、印刷型13 資源數(shù)字化 資料數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)信息資源本地化轉(zhuǎn)換、電子圖書的制作、文獻(xiàn)掃描、書刊數(shù)字化信息采訪、圖書采購、信息采集、數(shù)字書刊采14 采、編、流 購、圖書館設(shè)備的采購、公共出借、數(shù)字圖書館編目技術(shù)、聯(lián)機(jī)編目、典藏工作、文獻(xiàn)著錄15 館際合作 數(shù)字圖書館合作、數(shù)字化館際互借元數(shù)據(jù)收集、元數(shù)據(jù)整理、元數(shù)據(jù)的配置和協(xié)16 元數(shù)據(jù) 調(diào)、元數(shù)據(jù)搜索引擎、元數(shù)據(jù)維護(hù)、元數(shù)據(jù)利用信息資源共建共享、信息資源建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)信息資源采集與整合、文獻(xiàn)信息資源共享、數(shù)字資17 信息組織 源整合、異構(gòu)資源集成、信息資源的重組、信息資源整體化組織、信息加工、信息分類、信息資源整序、信息資源優(yōu)化建設(shè)18 古籍 古籍著錄、金石拓片、拓片元數(shù)據(jù)、拓片編目19 教育 讀者教育、網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程教育、用戶的遠(yuǎn)程培訓(xùn)、專業(yè)教育、信息素質(zhì)教育20 知識 知識本體、知識挖掘、知識服務(wù)網(wǎng)絡(luò)課程建設(shè)、數(shù)字圖書館收費(fèi)、數(shù)字圖書館訪21 其它方面 問控制、書目控制、遠(yuǎn)程視頻會議、電子郵件、多媒體課件、電子閱覽室、網(wǎng)上書店、電子商務(wù)

從文獻(xiàn)中關(guān)鍵詞出現(xiàn)的頻率看,目前數(shù)字圖書館的研究主要集中在數(shù)字資源、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、用戶服務(wù)、檢索、元數(shù)據(jù)、系統(tǒng)開發(fā)及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等方面。

2.2 前人關(guān)于數(shù)字圖書館功能的研究

數(shù)字圖書館功能的研究隨著數(shù)字圖書館概念的誕生而誕生。早在1984年,道林(K.E.Dowlin)便提出電子圖書館的五項(xiàng)功能:①服務(wù)指南功能;②專家介入功能;③資源功能;④信息功能;⑤通訊功能[2]。

同樣,汪冰在1997年指出電子圖書館至少應(yīng)具備三方面功能:①通過聯(lián)機(jī)目錄系統(tǒng)指引用戶使用未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的傳統(tǒng)館藏;②電子信息資源服務(wù)功能;③通訊服務(wù)功能[3]。很多學(xué)者認(rèn)為電子圖書館是數(shù)字圖書館發(fā)展的初級階段,所以,以上兩種觀點(diǎn)可以看作是對數(shù)字圖書館業(yè)務(wù)功能最早的總結(jié)介紹。

張文娟等人研究并闡述了數(shù)字圖書館的功能,包括有①館藏文獻(xiàn)資源的數(shù)字化;②連結(jié)外部信息源;③對數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行組織、存儲和管理[4]。

另外,IBM公司指出數(shù)字圖書館的功能是:內(nèi)容的創(chuàng)建和獲取、存儲與管理、檢索與查詢、發(fā)布和傳播、權(quán)限管理。而章忠平則把數(shù)字圖書館功能分為基本功能與社會功能。前者包括:信息資源體系的建立和維護(hù)、信息資源體系的發(fā)展和開發(fā);后者包括:保存人類信息資源、開展社會教育、傳遞實(shí)用信息、提供文化休閑、開發(fā)智力資源、開展網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航、通訊功能與宣傳功能等[5]。

盛小平對數(shù)字圖書館的功能作了較深入的分析:(1)從資源建設(shè)與利用角度來看,數(shù)字圖書館應(yīng)具有:①數(shù)字資源的創(chuàng)建和獲取;②數(shù)字資源的組織與保存;③數(shù)字資源的訪問與檢索;④數(shù)字資源的發(fā)布與傳播等功能。(2)從服務(wù)的角度來看,數(shù)字圖書館應(yīng)具有:①學(xué)術(shù)交流;②參考咨詢服務(wù);③聯(lián)合服務(wù);④個性化服務(wù);⑤用戶教育;⑥電子商務(wù)等功能。(3)從管理的角度來看,數(shù)字圖書館應(yīng)具有:①權(quán)限管理;②數(shù)據(jù)管理;③知識管理等功能[6]。

黃如花認(rèn)為數(shù)字圖書館具有組織資源建設(shè)、資源管理和資源服務(wù)三大模塊,實(shí)現(xiàn)印刷文獻(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)換、數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式編輯與加工、異構(gòu)數(shù)字資源整合、數(shù)據(jù)標(biāo)引和組織、數(shù)字資源描述與表達(dá)、資源管理與存儲、資源調(diào)度、資源發(fā)布、資源服務(wù)系統(tǒng)、用戶管理系統(tǒng)、數(shù)字版權(quán)保護(hù)和用戶服務(wù)界面等功能[7],并給出了自己的數(shù)字圖書館功能框架圖。

圖1 數(shù)字圖書館功能框架圖

2.3 數(shù)字圖書館功能框架總結(jié)

黃如花、盛小平將數(shù)字圖書館業(yè)務(wù)總結(jié)為資源建設(shè)、資源管理和資源服務(wù)三大模塊[6,7];中國數(shù)字圖書館的建設(shè)方案分為資源加工層、資源管理層和應(yīng)用服務(wù)層三部分[8];中數(shù)創(chuàng)新數(shù)字圖書館的建設(shè)方案分為資源層、系統(tǒng)層和服務(wù)層三塊[9];數(shù)字圖書館信息系統(tǒng)由基礎(chǔ)設(shè)施層、系統(tǒng)支撐層、應(yīng)用服務(wù)層三個層次組成[10];CADLIS將高校數(shù)字圖書館參考系統(tǒng)架構(gòu)分門戶層、服務(wù)層、資源層三個層次[11]。可見所有的專家或數(shù)字圖書館都是將數(shù)字圖書館的業(yè)務(wù)歸結(jié)為三大類,其中資源和服務(wù)是共有的兩部分。另外一部分有的稱為資源管理,有的稱系統(tǒng)支撐,其實(shí)質(zhì)都是技術(shù)支持,因?yàn)闊o論是資源管理還是系統(tǒng)支撐歸根結(jié)底都是技術(shù)的支持,而且技術(shù)是數(shù)字圖書館的核心要素之一。所以,作者將數(shù)字圖書館的功能分為資源建設(shè)、技術(shù)支持、用戶服務(wù)三大類。結(jié)合上文關(guān)鍵詞統(tǒng)計的結(jié)果和前人的觀點(diǎn),最終確定為9個子類,54項(xiàng),具體如圖1所示。

3 數(shù)字圖書館的業(yè)務(wù)流程調(diào)查分析

在數(shù)字圖書館功能框架的研究結(jié)果基礎(chǔ)上,作者設(shè)計了以數(shù)字圖書館具體業(yè)務(wù)和部門設(shè)置相結(jié)合的二維調(diào)查表,試圖通過問卷調(diào)查了解現(xiàn)實(shí)中的數(shù)字圖書館目前到底開展了哪些業(yè)務(wù)、各屬于哪個部門。通過調(diào)查數(shù)據(jù)可以確定數(shù)字圖書館的業(yè)務(wù)流程。

3.1 業(yè)務(wù)流程調(diào)查概況

參與此次數(shù)字圖書館業(yè)務(wù)流程問卷調(diào)查的對象為全國30家已經(jīng)建設(shè)有數(shù)字圖書館的公共圖書館和高校圖書館。其中公共圖書館有省級館、地市級館和縣級館三種,共 10家;高校館有綜合類、理工類、經(jīng)濟(jì)類、農(nóng)林類、醫(yī)藥類等多種,共 20家。調(diào)查范圍覆蓋了江蘇、浙江、廣東、遼寧、北京、上海等 6個省和直轄市,其中有南京、北京、上海、杭州、蘇州、常熟、張家港、常州、廣東、深圳、東莞、大連等城市和地區(qū)。具體分布如圖2。

此次調(diào)查的主要方式是走訪、面談,輔之以問卷調(diào)查。因地理因素限制,對于外省的問卷調(diào)查按照電話聯(lián)系、Email或郵局郵寄問卷、回收問卷、電話補(bǔ)充遺漏點(diǎn)的流程進(jìn)行調(diào)查?？紤]到數(shù)字圖書館業(yè)務(wù)繁多,一個人作答可能會考慮不全面,容易遺漏或錯選一些業(yè)務(wù)。在問卷設(shè)計的時候增添了部門設(shè)置一欄,將問卷變?yōu)槎S表格的形式。其中縱向是數(shù)字圖書館的業(yè)務(wù),橫向是數(shù)字圖書館的部門設(shè)置。目的是讓每個部門從縱向的業(yè)務(wù)欄中選擇自己負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)項(xiàng)目,各部門選擇的總和就是該數(shù)字圖書館的業(yè)務(wù)流程。其中,部門設(shè)置欄完全按照被調(diào)查館的實(shí)際情況預(yù)先填好。

圖2 所調(diào)研的圖書館地區(qū)分布比例圖

3.2 業(yè)務(wù)流程調(diào)查分析

據(jù)統(tǒng)計,在被調(diào)查的 30家數(shù)字圖書館中,平均每館開展業(yè)務(wù)43.5項(xiàng),占總調(diào)查項(xiàng)數(shù)(54項(xiàng))的80.6%,可見比例很高。各館開展業(yè)務(wù)情況見表2。

表2 各館開展業(yè)務(wù)比例分配表

如表3所示,按業(yè)務(wù)統(tǒng)計,各館都開展的業(yè)務(wù)共有6項(xiàng),占全部業(yè)務(wù)總數(shù)的11.1%,基本都是傳統(tǒng)圖書館的服務(wù)項(xiàng)目,以及一些系統(tǒng)、設(shè)備等的維護(hù)更新等;只有一個館沒開展的業(yè)務(wù)有 12項(xiàng),占全部項(xiàng)目的40%;這兩類占了總數(shù)的51.1%,超過一半。另外,一半以上的館都開展的業(yè)務(wù)有 46項(xiàng),占總數(shù)的85.2%。通過表2和表 3可以看出,數(shù)字圖書館業(yè)務(wù)的開展越來越深入,范圍越來越廣,各種新興的技術(shù)和服務(wù)方式都有圖書館在嘗試和運(yùn)用。

通過業(yè)務(wù)流程的問卷調(diào)查,發(fā)現(xiàn)了以下幾個特點(diǎn):1)數(shù)字圖書館的相關(guān)業(yè)務(wù)已經(jīng)滲透到圖書館的每一個部門,包括采編部、閱覽部、流通部等也都承擔(dān)了如元數(shù)據(jù)標(biāo)引、網(wǎng)絡(luò)資源采集、編輯以及信息檢索等服務(wù);2)每個部門承擔(dān)的業(yè)務(wù)已是多種業(yè)務(wù)的集合運(yùn)用;3)數(shù)字圖書館中各部門之間的溝通更頻繁,聯(lián)系更密切。

表3 數(shù)字圖書館業(yè)務(wù)開展情況排名表

個性化信息服務(wù) 26 4 86.7%館際互借 26 4 86.7%在線服務(wù) 26 4 86.7%網(wǎng)絡(luò)電子資源編輯 25 5 83.3%保存網(wǎng)絡(luò)電子資源副本 25 5 83.3%文本數(shù)據(jù)錄入 23 7 76.7%圖像掃描 23 7 76.7%音頻/視頻捕捉 23 7 76.7%應(yīng)用軟件開發(fā) 23 7 76.7%定制服務(wù) 23 7 76.7%字符識別 21 9 70.0%數(shù)字版權(quán)管理 20 10 66.7%協(xié)作館信息管理 18 12 60.0%特征描述和組織 16 14 53.3%專家信息管理 15 15 50.0%信息抽取 14 16 46.7%信息過濾 14 16 46.7%建立索引 13 17 43.3%數(shù)據(jù)挖掘 13 17 43.3%復(fù)合數(shù)字對象管理 13 17 43.3%自動分類 9 21 30.0%自動切分 8 22 26.7%自動抽詞 8 22 26.7%

調(diào)查還發(fā)現(xiàn),高校圖書館開展的數(shù)字圖書館業(yè)務(wù)數(shù)量占全部可能的業(yè)務(wù)總數(shù)的81.13%,公共圖書館則為78.09%。高校圖書館開展的業(yè)務(wù)數(shù)總體比公共圖書館高。但是,公共圖書館中的省級圖書館開展業(yè)務(wù)非常齊全,占全部可能業(yè)務(wù)總數(shù)的92.59%,許多其他館很少開通的業(yè)務(wù)在這些館中也有實(shí)踐和研究,這與省級圖書館的資金、技術(shù)、人員、資源等各方面的優(yōu)勢是不可分割的。

3.3 數(shù)字圖書館的業(yè)務(wù)流程總結(jié)

根據(jù)以上統(tǒng)計和分析,去除開通比例低于50%的業(yè)務(wù)共9項(xiàng),分別是:建立索引、專家信息管理、信息抽取、信息過濾、數(shù)據(jù)挖掘、自動分類、復(fù)合數(shù)字對象管理、自動切分、自動抽詞。剩余的45項(xiàng),經(jīng)重新整理排序得到業(yè)務(wù)流程表:

表4 數(shù)字圖書館業(yè)務(wù)流程表

信息檢索音頻/視頻點(diǎn)播個性化信息服務(wù)參考服務(wù)用戶服務(wù)館際互借定制服務(wù)用戶培訓(xùn)在線服務(wù)

4 結(jié)語

本文采用關(guān)鍵詞統(tǒng)計的方式詳細(xì)分析總結(jié)了數(shù)字圖書館的業(yè)務(wù)功能,結(jié)合一些學(xué)者的認(rèn)識和國內(nèi)知名數(shù)字圖書館的功能框架結(jié)構(gòu),確定了數(shù)字圖書館的整體功能框架圖。以此為基礎(chǔ),設(shè)計了關(guān)于數(shù)字圖書館業(yè)務(wù)流程的調(diào)查問卷,通過調(diào)查、統(tǒng)計、分析和總結(jié),最終得到了一套基本通用的數(shù)字圖書館業(yè)務(wù)流程。本文的研究成果為數(shù)字圖書館各項(xiàng)管理體系的建立與實(shí)施奠定了基礎(chǔ),譬如數(shù)字圖書館信息安全管理體系。數(shù)字圖書館信息安全管理中的資產(chǎn)識別、威脅識別、脆弱性識別和控制措施推薦需要以上述業(yè)務(wù)流程作為入手的途徑,作者在數(shù)字圖書館信息安全風(fēng)險管理的實(shí)證研究中驗(yàn)證了上述業(yè)務(wù)流程的實(shí)用性和可行性。

1 ISO/IEC 27001:2005.Information technology--Security techniques—Information security management systems—Requirements.Genevan:International Organization for Standardization,2005

2 Kenneth E.Dowlin.T he electronic library:the promise and the process.New York:Neal-Schuman Publishers Inc,1984

3 汪冰.電子圖書館理論與實(shí)踐研究.北京:北京圖書館出版社,1997:139-142

4 張文娟等.數(shù)字圖書館功能新探.情報科學(xué),2003(11):1159-1162

5 章忠平.數(shù)字圖書館功能探析.江西圖書館學(xué)刊,2002(14):55-56

6 盛小平,數(shù)字圖書館功能剖析,圖書館雜志,2004(2):3-7

7 黃如花.數(shù)字圖書館原理與技術(shù).武漢大學(xué)出版社,2005:105-108

8 數(shù)字圖書館整體解決方案.[2008-12-10].http://www.d-library.com.cn/tsg/index.html

9 數(shù)字圖書館整體架構(gòu).[2008-12-10].http://218.240.136.35:8080/CMS/searcher/searcher.do?method=getContent&contentID=2c90813f11d4213f0111dac305f109d3

10 數(shù)字圖書館整體解決方案示意圖.[2008-12-10].http://www.nlcd.com.cn/solution/ShowA rticle.asp?ArticleID=6

11 王文清.中國高等教育數(shù)字圖書館建設(shè)成果和應(yīng)用方式.北京:CA LIS管理中心,2007