高校維修物資管理探究

薛亮

（宿遷學(xué)院后勤處 江蘇宿遷 223800）

高校維修物資管理探究

薛亮

（宿遷學(xué)院后勤處 江蘇宿遷 223800）

高校維修物資管理是一項(xiàng)涉及多個(gè)部門、管理周期時(shí)間較長(zhǎng)、任務(wù)艱巨的工作，目前存在著一定的問(wèn)題。如何保證高校維修物資的計(jì)劃采購(gòu)、合理使用、高效節(jié)能，是許多高校存在的問(wèn)題之一。從分析高校維修物資管理現(xiàn)狀入手，提出高校維修物資管理的對(duì)策，以期有助于高校后勤管理水平的提高和發(fā)展。

高校；維修物資；管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

一、高校維修物資管理現(xiàn)狀

由于采購(gòu)環(huán)節(jié)管理不嚴(yán)或者采購(gòu)人員心存不良，或多或少地采購(gòu)了不適用的、質(zhì)次價(jià)高的、假冒偽劣的物資。由于占用大量學(xué)校流動(dòng)資金，就影響到學(xué)校資金的運(yùn)行。因?yàn)檫@些庫(kù)存物資已過(guò)了使用期，沒(méi)有什么更大的使用價(jià)值，或者尚有一點(diǎn)的使用價(jià)值，但都是一些不很適用的東西。庫(kù)存維修物資占用資金是有成本的，目前絕大多數(shù)的高校都向銀行貸款購(gòu)買教學(xué)儀器及設(shè)備，這就會(huì)加大學(xué)校的利息支出。少數(shù)高校的倉(cāng)庫(kù)管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)所管維修物資不很愛(ài)護(hù)，亂堆亂放，許多維修物資互相擠壓而毀壞，造成了不應(yīng)有的損失。高校維修物資管理不到位情況主要體現(xiàn)五個(gè)方面：

1.高校維修物資采購(gòu)的經(jīng)費(fèi)來(lái)源主要是財(cái)政撥款、學(xué)費(fèi)收入，其他收入等，具有一定的無(wú)償性。維修物資的使用一般也是無(wú)償?shù)?。因此，?duì)維修物資的管理，大部分高校都不太重視，一般采用“收付實(shí)現(xiàn)制”的會(huì)計(jì)核算辦法。采用這種辦法購(gòu)置的維修物資，在驗(yàn)收入庫(kù)后，不論維修物資是一次領(lǐng)用，還是多次領(lǐng)用，會(huì)計(jì)部門都只是依據(jù)發(fā)票一次列入經(jīng)費(fèi)支出。這種處理方法在會(huì)計(jì)核算上雖然方便，但極易造成維修物資流失和浪費(fèi)。當(dāng)然一些隨購(gòu)隨用的維修物資，不需要入庫(kù)，可以直接列為支出。但對(duì)于大批量購(gòu)置、不能及時(shí)耗用的維修物資，由于購(gòu)入量較多，長(zhǎng)期積存，無(wú)法檢查，必將給高校的財(cái)產(chǎn)帶來(lái)巨大的損失。

2.高校的維修物資管理大多實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工到人、歸口管理”的管理責(zé)任制。各職能部門根據(jù)工作量設(shè)置相應(yīng)的倉(cāng)儲(chǔ)量及管理人員，分管明細(xì)賬的登記工作。而維修物資總賬則由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一核算、管理。形成了責(zé)任人、職能部門、財(cái)務(wù)部門多元化管理的格局。而實(shí)際上卻沒(méi)有一個(gè)真正發(fā)揮作用的綜合管理協(xié)調(diào)部門。又由于維修物資管理歸屬于各職能部門，但其使用又主要集中于專業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)上，容易造成維修物資流動(dòng)與財(cái)務(wù)核算、職能部門管理與各專業(yè)部門使用相互脫節(jié)的狀態(tài)，導(dǎo)致無(wú)人關(guān)心、無(wú)人負(fù)責(zé)，致使賬實(shí)不符，維修物資流失。[1]

3.維修物資不比固定資產(chǎn)，它是高校為維修儲(chǔ)備的資產(chǎn)，常處于不斷消耗之中，是高校流動(dòng)資產(chǎn)的一部分，通常在一定時(shí)間內(nèi)消耗，具有時(shí)效性和潛在損失的可能性，且金額在單位流動(dòng)資產(chǎn)中占有相當(dāng)?shù)谋戎兀虼烁咝＞S修物資的流動(dòng)性較大，管理難度也大。

4.各高校的維修物資明細(xì)賬往往并沒(méi)有一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的規(guī)范，明細(xì)賬戶的設(shè)置有很強(qiáng)的主觀意志性，而大量的維修物資卻沒(méi)有建賬，如電器原件、電腦配件、清潔衛(wèi)生用品、給水配件、電線等。而這些維修物資的耗用并無(wú)計(jì)劃、無(wú)記錄、無(wú)核算，更無(wú)賬可查，致使相當(dāng)一部分維修物資成為賬外之物，造成了另一種形式的浪費(fèi)。

5.長(zhǎng)期以來(lái)高校并沒(méi)有形成完整的維修物資盤點(diǎn)制度，有制度的并沒(méi)有很好地執(zhí)行。沒(méi)有進(jìn)行定期的盤點(diǎn)，在盤點(diǎn)中出現(xiàn)的問(wèn)題既沒(méi)有重視，并未解決。由于長(zhǎng)時(shí)間不進(jìn)行盤點(diǎn)，對(duì)維修物資的實(shí)際情況不清楚，各部門自行處理維修物資的情況時(shí)有發(fā)生，有的無(wú)償對(duì)外贈(zèng)送，有的拿回自家使用，有的變現(xiàn)，所得價(jià)款進(jìn)了單位的小金庫(kù)或落入個(gè)人手中。

二、高校維修物資管理對(duì)策

庫(kù)存維修物資是高等學(xué)校開(kāi)展維修工作必不可少的材料，也是容易產(chǎn)生自然損耗和人為盜竊、挪用等個(gè)別現(xiàn)象，高等學(xué)校必須對(duì)其加強(qiáng)內(nèi)部管理控制。高等學(xué)校設(shè)置維修物資專門管理機(jī)構(gòu)，對(duì)維修物資購(gòu)入、發(fā)出和庫(kù)存各種進(jìn)行管理。

1.提高管理意識(shí)是搞好管理的關(guān)鍵，如果認(rèn)識(shí)不到位，措施難以落實(shí)。一定要克服口頭上、形式上的重視，要把維修物資管理當(dāng)作關(guān)系到高校計(jì)劃的完成，工作的順利開(kāi)展，經(jīng)費(fèi)的節(jié)約的高度來(lái)認(rèn)識(shí)，從領(lǐng)導(dǎo)到管理人員都要有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。

2.目前大部分高校對(duì)維修物資管理普遍實(shí)行的是分類歸口管理模式，這一方法有它的優(yōu)點(diǎn)，但應(yīng)加強(qiáng)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一計(jì)劃、統(tǒng)一采購(gòu)”。要克服各自為政、自成體系等管理中的諸多弊端就要強(qiáng)調(diào)對(duì)維修物資的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一計(jì)劃、統(tǒng)一采購(gòu)”，成立以主管領(lǐng)導(dǎo)為首，各分管領(lǐng)導(dǎo)及采購(gòu)部門、審計(jì)部門、財(cái)務(wù)部門、監(jiān)督部門參加的維修物資管理機(jī)構(gòu)。該機(jī)構(gòu)是高校整個(gè)維修物資管理工作的決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)維修物資統(tǒng)一管理的監(jiān)督檢查執(zhí)行情況，在管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)及管理下，由財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門、審計(jì)部門、保管人、使用部門、使用人等進(jìn)行分工負(fù)責(zé)，形成既有分工負(fù)責(zé)，又有統(tǒng)一管理的內(nèi)部控制體系。

3.維修物資是高校在開(kāi)展公務(wù)或業(yè)務(wù)活動(dòng)中為耗用而儲(chǔ)存的資產(chǎn)，包括電器原件、電腦配件、清潔衛(wèi)生用品、給水配件、電線等。應(yīng)該嚴(yán)格采購(gòu)制度，加強(qiáng)維修物資管理。在采購(gòu)維修物資時(shí)，必須嚴(yán)格制定采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)實(shí)際耗用和庫(kù)存情況，合理地確定采購(gòu)數(shù)量，防止維修物資積壓，造成浪費(fèi)。對(duì)于購(gòu)入的維修物資，應(yīng)以有關(guān)購(gòu)物發(fā)票為依據(jù)，按照所列品種、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等逐一進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于需要進(jìn)行技術(shù)鑒定的維修物資，應(yīng)由有專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)鑒定，符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，才能驗(yàn)收入庫(kù)。對(duì)于質(zhì)量不合格的維修物資以及采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的短缺和損耗，要及時(shí)查清問(wèn)題，明確責(zé)任，索取賠償。對(duì)于驗(yàn)收合格的各種維修物資，應(yīng)由保管員在有關(guān)購(gòu)物發(fā)票上加蓋“驗(yàn)收”戳記，并填寫入庫(kù)單一式兩聯(lián)，一聯(lián)由保管人員作為分類登記維修物資明細(xì)賬的依據(jù)；另一聯(lián)連同發(fā)票作為辦理報(bào)銷手續(xù)和記賬的依據(jù)。

4.高校購(gòu)入的有關(guān)維修物資，必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算，強(qiáng)化會(huì)計(jì)監(jiān)督。購(gòu)入的維修物資，經(jīng)過(guò)驗(yàn)收、入庫(kù)、審核、報(bào)批等程序，財(cái)會(huì)部門應(yīng)通過(guò)“維修物資”賬戶進(jìn)行明細(xì)核算。使用部門或業(yè)務(wù)部門領(lǐng)用維修物資時(shí)，按規(guī)定辦理領(lǐng)用手續(xù)，并填寫維修物資領(lǐng)用單，經(jīng)過(guò)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后領(lǐng)用。月末財(cái)會(huì)部門根據(jù)倉(cāng)庫(kù)保管人員匯總上報(bào)的“維修物資出庫(kù)匯總表”，按照先進(jìn)先出法核算出維修物資的價(jià)格、成本、列作支出，沖銷維修物資的庫(kù)存量。月末財(cái)會(huì)部門在完成維修物資費(fèi)用歸集核算后，及時(shí)為保管員進(jìn)行對(duì)賬，做到賬賬，賬證，賬實(shí)相符。若發(fā)現(xiàn)維修物資盤盈、盤虧、毀損，應(yīng)查明原因，經(jīng)過(guò)規(guī)定的批報(bào)手續(xù)后，分別進(jìn)行賬務(wù)處理。這樣會(huì)計(jì)部門從金額方面全程內(nèi)部控制，保管部門從維修物資的類別、數(shù)量方面全面控制，既可以掌握維修物資的動(dòng)態(tài)變化，又做到庫(kù)存清楚；既提高了工作效率，又減少了財(cái)產(chǎn)維修物資的損失。

總之，各高等學(xué)校的規(guī)格和水平不斷提高和擴(kuò)大，高等學(xué)校無(wú)論在使用各種專用維修物資的數(shù)量上，還是質(zhì)量上都將得到很大程度的提高，必須加大對(duì)庫(kù)存維修物資的管理。高校維修物資的管理是一項(xiàng)涉及多個(gè)部門、管理周期時(shí)間長(zhǎng)、任務(wù)艱巨的工作、這就要求在高校主管部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，各個(gè)職能部門要各司其職，各負(fù)其責(zé)、協(xié)同配合，以此來(lái)保證高校維修物資按計(jì)劃采購(gòu)，并能合理使用、高效節(jié)能。

[1]范國(guó)欣.事業(yè)單位存貨管理存在的問(wèn)題及解決措施[J].時(shí)代經(jīng)貿(mào)，2008（1）.

薛亮（1969-），男，江蘇宿遷人，宿遷學(xué)院后勤處工作，研究方向：經(jīng)濟(jì)管理。

2010-06-11