□文/田 園
高校是科學(xué)研究的重要基地,科研檔案是科研活動過程的真實(shí)反映和記載,是高校檔案的重要組成部分,搞好科研檔案工作有著重要和深遠(yuǎn)的意義。
1、科研檔案具有憑證作用,維護(hù)科技成果的合法權(quán)益??蒲袡n案的重要作用在于它是對科研人員進(jìn)行科研、生產(chǎn)活動的直接記錄和實(shí)際有效反映。真實(shí)有效地記錄了科研活動的過程及成果,記載了科研人員的科技思想、科技方法和科技經(jīng)驗(yàn)。
2、科研檔案可以促進(jìn)廣泛的科技交流??蒲袡n案作為一種科技信息,在科研工作中占有非常重要的位置??茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展,是由低級向高級發(fā)展的過程,特別是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的難度越來越大,滲透性越來越強(qiáng),相鄰領(lǐng)域或?qū)W科之間相互滲透、相互推動,共同發(fā)展的趨勢日益明顯。這就要求科學(xué)技術(shù)工作要進(jìn)行廣泛的社會協(xié)作和科技信息的及時(shí)傳遞,因此科技檔案成為傳遞、交流科技信息和信息推廣的一種重要手段。
1、科研檔案是高??蒲泄ぷ鞯幕A(chǔ)。科研檔案是最可靠的情報(bào)源和信息源,沒有科研檔案就談不上科學(xué)研究,在科學(xué)技術(shù)研究過程中沒有繼承和借鑒,人類就不可能延續(xù)科學(xué)技術(shù)文化。高校搞科研,同樣必須借鑒前人和今人所取得的科研成果,并在此基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新和發(fā)展,而這離不開利用檔案。當(dāng)今時(shí)代,科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異,科技人員需通過檔案了解過去和同期國內(nèi)外對某項(xiàng)課題的研究情況。1962年國務(wù)院批準(zhǔn)的國家檔案局的報(bào)告中提到:技術(shù)檔案不僅具有很大的現(xiàn)實(shí)意義,而且具有很大的歷史意義,不但我們今天可以重復(fù)使用,而且還應(yīng)該保留下來供長遠(yuǎn)的參考和研究。
2、科研檔案是加強(qiáng)科研管理的重要手段??蒲袡n案是衡量高??蒲泄芾硭礁叩偷某叨戎?。建立科研檔案的工作必須納入科研計(jì)劃、規(guī)劃、管理制度和有關(guān)人員職責(zé)范圍內(nèi)。科研檔案形成的過程,就是每個(gè)科研課題技術(shù)材料形成、積累、整理、歸檔的過程。在這一過程中,科研管理人員不僅要管課題申報(bào)、經(jīng)費(fèi)、成果鑒定,還要對科技人員提出歸檔具體要求,在選題、方案論證、實(shí)驗(yàn)記錄、課題總結(jié)、開鑒定會、成果上報(bào)、評審、授獎、推廣應(yīng)用等環(huán)節(jié)加強(qiáng)材料的收集。這些環(huán)節(jié)中每一步驟形成的材料要完整的歸檔,才能保證管理工作的順利進(jìn)行,而完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科研檔案是實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)化的前提。
3、科研檔案是申報(bào)成果獎的工具。為了促進(jìn)科技事業(yè)的發(fā)展,國家和省市各級政府每年均組織科研成果評獎活動,規(guī)定上報(bào)成果時(shí)必須有檔案室驗(yàn)收合格證明,作為該成果的可靠憑證。申請專利時(shí),科研檔案就是發(fā)明創(chuàng)造的憑據(jù)。隨著技術(shù)市場的開放,科研檔案作為信息和成果的載體,已經(jīng)帶有商品性質(zhì)。企事業(yè)單位之間的有償技術(shù)轉(zhuǎn)讓,就是通過科研檔案(復(fù)制品)實(shí)現(xiàn)的。離開了檔案或檔案不完整,就會影響科研水平的評定和科研成果的推廣應(yīng)用,以致造成不應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)損失。如果發(fā)生專利、成果、版權(quán)等糾紛時(shí),科研檔案的原始記錄、數(shù)據(jù)、學(xué)術(shù)論文、專著原稿,還能起到法律憑證作用。
4、科研檔案是提高教學(xué)質(zhì)量的重要保證。高校擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)德才兼?zhèn)涞母呒墝iT人才的任務(wù)。實(shí)施高等教育的過程,實(shí)質(zhì)上是對在校學(xué)生進(jìn)行高能智力的開發(fā),這就需要用最新最好的教科書,科研檔案為教師編寫教材提供了大量素材。學(xué)校是教學(xué)中心,又是科研中心,通過教學(xué)與科研的緊密結(jié)合,不斷把科研中取得的新論點(diǎn)、新技術(shù)、新經(jīng)驗(yàn)充實(shí)到教科書中去,傳授給學(xué)生,造就高質(zhì)量的人才。研究生畢業(yè)論文檔案,也是科研檔案的組成部分,它真實(shí)地反映了導(dǎo)師和研究生的學(xué)術(shù)水平和學(xué)術(shù)成果。而對高校而言,反映了該校教學(xué)質(zhì)量。因此,研究生的畢業(yè)論文檔案也是檢查研究生培養(yǎng)質(zhì)量的依據(jù)之一。
5、科研檔案是科研評估、科技人員考核、晉升的重要依據(jù)??蒲袡n案是反映高校科研管理和科研活動成果的歷史面貌,是直接記錄的原始材料,而不是事后隨意編寫和收集復(fù)制的間接第二手材料。對科研工作進(jìn)行評估,都要憑借檔案作依據(jù),才能客觀全面地估價(jià)??蒲薪?jīng)費(fèi)、人員的投入、科研成果的產(chǎn)出,管理水平的高低、檔案就是無聲的證明,最客觀公正的存在于科研活動中。假如在科研工作中不注意積累或歸檔不完整,評估時(shí)要做出符合實(shí)際的評價(jià)就顯得十分困難。科研檔案在記載科研成果的同時(shí),反映了科技人員的辛勤勞動,為他們晉升職稱,考核表彰和獎勵起到真憑實(shí)據(jù)的作用。
綜上所述,科研檔案具有相當(dāng)重要的使用價(jià)值,是科研管理工作中的重要組成部分,我們必須管好科研檔案。廣大的檔案工作者要在工作中堅(jiān)持原則,提高自身素質(zhì),以高度負(fù)責(zé)的精神,維護(hù)檔案的真實(shí)性,保證檔案的齊全和完整。
[1]科研檔案在高校中的地位作用和管理.南京醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào),1995.15.2.
[2]科研檔案在科研管理工作中的重要作用.遼寧中醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào),2001.12.