淺析構建完善的企業(yè)采購內部制度的重要性

○劉睿

（重慶一建建設集團有限公司 重慶 400051）

淺析構建完善的企業(yè)采購內部制度的重要性

○劉睿

（重慶一建建設集團有限公司 重慶 400051）

完善的企業(yè)采購內部控制制度是企業(yè)經營活動必不可少的一個步驟，是保證企業(yè)經濟活動能夠有效進行的重要保證，而確保一個合理完善的采購內部控制制度的有效執(zhí)行已成為企業(yè)能夠降低成本、保證企業(yè)利益最大化的最為重要的前提條件。本文首先分析加強企業(yè)采購業(yè)務內部控制制度的必要性，然后對具體的采購失敗而造成企業(yè)損失的案例分析，最后根據(jù)所分析的案例對企業(yè)的采購內部控制的制度提出見解，對完善企業(yè)采購業(yè)務內部控制制度的完善提出了建議。

企業(yè) 內部控制 采購 貪污

在筆者所在的建筑施工企業(yè)中，材料成本往往占施工成本的一半以上，所以企業(yè)要想開源節(jié)流提高企業(yè)盈利水平就要有效控制和管理材料采購。采購業(yè)務內部控制主要通過：現(xiàn)金支付后保證獲得相應的物品或服務；保證預付款之前與服務供應商簽訂購買合同的準確性；保證應付賬款的真實性和保證交易發(fā)生之后，采購費用的合理性和真實性。所以總體來說企業(yè)進行采購內部控制就是為了規(guī)范企業(yè)采購行為，防止采購過程中的不當行為的發(fā)生，確保企業(yè)采購在滿足企業(yè)生產的前提下最大限度地提高企業(yè)盈利水平而采取的一系列內部控制措施。

一、建立完善的企業(yè)采購內部控制制度的必要性

近年來，因為企業(yè)采購環(huán)節(jié)內部控制不合理、不嚴密而產生貪污腐敗案例屢見報端，采購過程缺乏透明度，催發(fā)了以權謀私、暗箱操作、收受回扣等問題的產生，讓企業(yè)蒙受了巨大的經濟損失。采購是企業(yè)在一定條件下從供應市場獲取產品或者服務作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產及經營活動開展的一項企業(yè)經營活動。在社會化大生產的環(huán)境下采購是各單位經濟活動最常見的表現(xiàn)形式之一，是企業(yè)生產經營的重要組成部分。采購業(yè)務的特點使他成為了經濟犯罪的重要滋生地和高發(fā)區(qū)。內部控制是企業(yè)內部管理進行運轉的一個重要的組成部分，在采購業(yè)務中的過程中通過內部控制是企業(yè)采購透明化、經濟化和合理化。建立完善企業(yè)采購內部控制制度，不僅可以防止由于疏忽而造成的違法違規(guī)行為，也可以保護企業(yè)資產的安全、完整，促進企業(yè)的健康的發(fā)展，所以完善企業(yè)采購內部控制制度刻不容緩。

二、企業(yè)采購內部控制失敗案例分析

浙江亞倫集團是年上繳利稅達2000多萬元的地方繳稅大戶，但是就是這樣一個國家二級企業(yè)、中國行業(yè)百強企業(yè)、全國造紙行業(yè)重點骨干企業(yè)上演了一幕幕上行下效、蛀蟲成窩的貪污腐敗案件。1993年，王品發(fā)出任亞倫集團的總經理、黨委書記，1995年開始兼任集團公司董事長。1995年1月到1998年12月，個體商販陳某幾乎壟斷了該集團總價款近270萬元的水果采購供應生意，在有關政府審計人員的審計下發(fā)現(xiàn)有的發(fā)票存在涂改情況，并與亞倫集團所購貨物數(shù)量出入很大。陳某開具的結賬發(fā)票連號不符合正常發(fā)票使用規(guī)律。在部分票據(jù)中，陳某開票日期與集團下屬的實業(yè)公司經理簽字審批日期相同甚至超前。公司與陳某的貨款結算基本上按陳某提供的房地產發(fā)票結賬，從賬面看，陳無利可圖，不合常規(guī)，部分銷貨業(yè)務由經理自帶匯票與陳某一同采購。進行多次分析之后，審計人員認為陳某以房地產發(fā)票與實業(yè)公司結賬，而未開具當?shù)氐胤蕉悇瞻l(fā)票，涉嫌偷稅12余萬元。而實業(yè)公司與陳某大筆水果交易背后的關鍵人物，正是亞倫集團的總經理王品發(fā)。王品發(fā)在采購原材料等等一系列事件中，導演了一幕幕金錢與權力交易的丑劇，天網恢恢疏而不漏，經群眾舉報，檢察機關對王品發(fā)及案件相關責任人的調查，經調查查明王品發(fā)個人折、案金額高達60余萬元，龍游縣紀委認定其違紀金額28萬余元，依法予以收繳。集團內上下勾結上自總經理、副總經理，下至熱電分廠小小的煤調度員、采購員等共計20余人因涉嫌受賄、貪污紛紛落馬。

亞倫窩案留給我們的思考很多，使我們懂得建立完善的企業(yè)采購內部控制制度的重要性，亞倫集團沒有建立主要由公司外部獨立董事參加的、獨立于董事會審計委員會。這樣就使得王品發(fā)這樣的領導層沒有受到公司內部控制制度的制約，而無法無天上下勾結成為集團的“蛀蟲”。若設立審計委員會則可以：保證公司財務報告制度及財務、會計、法律相關的內部控制制度能夠有效地執(zhí)行；確保內外審計的獨立性和有效性；為內外審計、管理層和董事會之間提供有效的溝通途徑；確保公司各個職能部門充分發(fā)揮各自效能，相互牽制和制約，確保管理層的各種經營管理行為合理合法的進行，杜絕王品發(fā)案的再次發(fā)生。在水果采購中采購人員未按照公司的計劃、要求進行采購，在采購過程中為自己個人利益不通過“比價”而是“回扣”來選擇供應商。使得企業(yè)利益受損，這種狀況在各企業(yè)中不勝枚舉。采購結束后會計人員不能夠遵循規(guī)章進行記賬，采購成本沒有明確的區(qū)分，使得成本不能真實反映企業(yè)是為采購材料而花費的金額。最后在水果采購的最后一關采購審計人員不能夠把握好這一關，以少報多亂開發(fā)票。審計人員不按照采購審計的流程行事，導致同一筆采購業(yè)務重復付款，票據(jù)混亂的情況出現(xiàn)。通過亞倫集團在水果采購業(yè)務中，采購人員濫用職權，損公肥私，收受客戶回扣和賄賂。我們看到了企業(yè)采購存在的諸多弊端，為了防止采購中的這些舞弊行為，我們在采購中不能制定單一供應商，在購置大批貨物時應規(guī)定參與競標的企業(yè)要有一些合理的有競爭性的書面報價單。選取某一供應商時應提供不選取其他競爭性報價供應商的理由和證據(jù)。面對大宗的采購時，對招投標管理應成立評標委員，保證投標工作在公平的條件下進行，最后由采購部門和其他相關部門共同選定中標商家，防止采購部門濫用職權的現(xiàn)象出現(xiàn)，保證選定的中標者會以最優(yōu)的服務為企業(yè)帶來盈利最優(yōu)化。這樣“水果采購弊案將不會發(fā)生，企業(yè)的利益也不會受到損害。

三、完善采購內部控制制度的具體建議

亞倫集團雖為造紙集團，但他的采購弊案仍應為其他企業(yè)如筆者所在的施工企業(yè)敲響警鐘，為防止這樣的案件再次發(fā)生我們應該進一步完善我們的采購內控制度。

1、完善審計制度、明確崗位分工

防止貪污等違法違紀傷害企業(yè)利益現(xiàn)象的出現(xiàn)應規(guī)定對采購業(yè)務的請購與請購審批，詢價業(yè)務與確定供應商，采購合同的訂立與審議，采購、驗收與相關會計記錄；付款審批與付款執(zhí)行等進行職能分離，采購業(yè)務的全過程的審批不能由同一部門或個人辦理。為了防止企業(yè)監(jiān)守自盜的現(xiàn)象出現(xiàn)，我們應建立完善的采購審計制度，保證企業(yè)采購部門審計的獨立性，確保采購審計不會受到其他方面的干擾。企業(yè)應定時對采購項目進行審查，發(fā)現(xiàn)問題應及時處理，問題較大的應報上級領導及有關部門，觸犯國家法律的應上報司法機構，不能夠包庇犯罪。執(zhí)行內部核查程序。有能力的企業(yè)最好執(zhí)行嚴格的內部核查程序。通過獨立檢查訂購單的處理來確定是否收到商品并正確入賬；通過定期獨立檢查驗收單的次序，確定采購交易都已各自編制憑單等等。在采購過程中應進行職務或職權分離，如非采購部門提出物資需求計劃然后由采購部門執(zhí)行；相關的賬務記錄不能由物資的采購、存儲和使用人員從事；尋租供應商或索價不能由付款員負責；不能由采購員辦理物資的驗收工作；付款人不得兼職付款審核；大額的采購業(yè)務不能由個人專斷審批等。

2、完善采購制度

首先，我們應完善采購內部控制流程，采購作業(yè)內部控制流程通過規(guī)定物料采購的申請、審批，物料采購的流程、方式、報價和價格審批的規(guī)定及相關部門的責任工作職能等的規(guī)范企業(yè)的采購業(yè)務、提高采購效率、明確各相關部門的職能，防范采購不良案件的發(fā)生。其次，建立供應商評估管理系統(tǒng)。企業(yè)通過一系列的嚴格考核后通過考核的供應商才能夠進行投標，并且對參與投標的供應商建立“合格供應商”檔案，檔案中應包括除供應商的聯(lián)系方式和公司地址外還包括明確的繳款日期、交貨期限、貨物品質及供應商銀行賬號和信用評價等。供應商檔案應經過嚴格的審核才能歸檔。這些供應商的檔案應根據(jù)每次的服務水平及時更新，不能一成不變，企業(yè)進行采購時也應優(yōu)先考慮檔案中有著較高服務水平的供應商。最后，建立核價體系。企業(yè)采購部門應該對所有已經采購的物料建立一份清晰準確的價格檔案，在進行每次物資采購時，應首先將本次報價與檔案的物料價格進行比較分析，一般規(guī)定采購的價格不能大于檔案中的所記錄的此種物資價格水平，若大于報價則應做出詳細的書面報告。采購部門應定期收集有關的供應價格資訊來分析、評價現(xiàn)有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。

企業(yè)采購內部控制是一個持續(xù)的過程，應隨著時代的變化而變化。我們應該嚴格遵守采購內部控制制度，否則再完善的采購內控制度也是形同虛設。

[1]霍東：民營企業(yè)物資采購風險及其內控制度建設[J].商場現(xiàn)代化，2009（8）.

[2]魏巍：淺析完善企業(yè)采購業(yè)務內部控制制度[J].漁業(yè)經濟研究，2006（6）.

[3]郭素娟：建立企業(yè)采購內部控制制度的構想[J].山東審計，2003（1）.

[4]李媛：加強物資采購內控審計 提高企業(yè)經濟效益[J].工業(yè)審計與會計，2006（5）.