新時期提升高校辦公室工作水平探討

劉榮華 危煜祥

(長江大學(xué)學(xué)校辦公室,湖北 荊州 434023)

新時期提升高校辦公室工作水平探討

劉榮華 危煜祥

(長江大學(xué)學(xué)校辦公室,湖北 荊州 434023)

高校辦公室在經(jīng)濟飛速發(fā)展和高等教育大眾化時代到來的新形勢下,應(yīng)不斷創(chuàng)新工作方式、方法與手段,大力加強辦公室思想、組織和制度建設(shè),努力提高辦公質(zhì)量和服務(wù)水平,以更好地適應(yīng)新時期、新形勢的要求。

高校;辦公室工作;創(chuàng)新;隊伍建設(shè)

高校辦公室是高校的綜合性管理部門,是學(xué)校管理的“中杻”和對外的“窗口”,既要參與政務(wù)、又要管理事務(wù),還要搞好服務(wù)。它在學(xué)校內(nèi)部發(fā)揮著承上啟下、顧左聯(lián)右的作用,既是領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手,也是溝通黨政的橋梁和聯(lián)系群眾的紐帶。面對科技的日新月異、市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展和高等教育改革的深入,高校辦公室工作既迎來發(fā)展機遇,同時也面臨巨大挑戰(zhàn)。辦公室工作的特點決定了只有緊跟經(jīng)濟社會和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的步伐,不斷厘清工作重心、完善工作方式、創(chuàng)新工作手段,才能使辦公室不斷提高辦公質(zhì)量和效率、提高服務(wù)水平,更好地適應(yīng)新時期、新形勢的要求。

一、新時期、新任務(wù)要求辦公室工作必須走創(chuàng)新之路

辦公室具有組織、管理、協(xié)調(diào)、督辦等多種職能,它是學(xué)校機關(guān)運轉(zhuǎn)的“心臟”和“發(fā)動機”,其工作的效率與質(zhì)量直接關(guān)系到學(xué)校管理水平的高低。形勢的不斷變化與發(fā)展,使辦公室傳統(tǒng)的工作模式發(fā)生了很大的變化,因此,新時期新任務(wù)要求辦公室工作必須走創(chuàng)新之路。

(一)創(chuàng)新服務(wù)方式,當好參謀助手

辦公室工作千頭萬緒,如果僅僅停留在繁雜的日常事務(wù)之中,就無法適應(yīng)科學(xué)決策和為領(lǐng)導(dǎo)提供幫助的需要。因此要創(chuàng)新工作方式,把辦公室工作的重心,轉(zhuǎn)變到既要完成日常的事務(wù)性工作,又要兼顧為領(lǐng)導(dǎo)決策參謀服務(wù)上來。第一,要找準定位,謀劃全局。辦公室人員要用科學(xué)發(fā)展觀武裝頭腦,特別要樹立圍繞中心、服務(wù)大局、統(tǒng)籌安排的中心意識。對戰(zhàn)略性、全局性的關(guān)鍵問題,要增強敏感性,主動參與,積極謀劃,要緊跟領(lǐng)導(dǎo)思維節(jié)奏,緊跟重大決策進程,要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓好信息咨詢和決策落實,辦公室干部要努力鍛煉成既是處理日常事務(wù)性工作的能手,又是善于出好點子的高參。第二,要超前謀劃,盡早介入。辦公室干部在考慮問題時要盡可能“快半拍”,對領(lǐng)導(dǎo)同志關(guān)注的問題,盡可能做到提前謀劃,充分發(fā)揮好補臺、提醒、參謀、助手作用。第三,要主動服務(wù),做好調(diào)研。要做好主動服務(wù),首先是吃透“兩情”,即上情——領(lǐng)導(dǎo)意圖、下情——基層情況。其次是加強調(diào)研,要深入基層,充分占有第一手資料,為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策出思路、獻良謀,切不可閉門造車。第四,要把握規(guī)律,善于總結(jié)。對于有規(guī)律、有程序的工作,要納入規(guī)范化管理,在平時工作中,在把握規(guī)律的同時,勤于積累,善于總結(jié)。

(二)創(chuàng)新協(xié)調(diào)方式,形成工作合力

學(xué)校工作中由于職能的交叉,或站的角度不同,領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間對同一問題經(jīng)常存在意見分歧,作為辦公室,要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系,使其求同存異、形成合力。一是領(lǐng)導(dǎo)班子內(nèi)部的協(xié)調(diào)。辦公室要圍繞決策的形成和落實,將基本情況告知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),為其有準備地發(fā)表意見提供參考。對于主要領(lǐng)導(dǎo),要為其提供盡可能多的信息,使其充分了解決策的必要性、可能性、有利條件和不利因素,做到心中有數(shù)。二是機關(guān)內(nèi)部各職能部門之間的協(xié)調(diào)。由于機關(guān)處室職能存在交叉,處理問題立場不同,意見也不同。辦公室作為綜合協(xié)調(diào)部門,要堅持原則性和靈活性相結(jié)合,千方百計從差異中尋找共同點,避開矛盾點,爭取從大處著眼,力爭達成共識。三是上下級之間的協(xié)調(diào)。在上下級之間的工作聯(lián)系中,辦公室要充當潤滑劑。下級對上級的請示報告,辦公室要把好會簽關(guān),要給上級領(lǐng)導(dǎo)提供充分的背景信息,讓領(lǐng)導(dǎo)了解事情的來龍去脈。上級的指示、決定,辦公室要協(xié)調(diào)下級單位貫徹執(zhí)行。在遇到執(zhí)行困難時,辦公室尤其要加強協(xié)調(diào),確保決策順利實施。四是辦公室內(nèi)部的協(xié)調(diào)。辦公室工作涉及的辦文、辦事、辦會等各方面的工作都彼此密切關(guān)聯(lián)。作為辦公室內(nèi)設(shè)機構(gòu),不能彼此獨立,各行其是,辦公室領(lǐng)導(dǎo)要協(xié)調(diào)好各科室之間的關(guān)系,使各科室互相配合,信息共享,統(tǒng)籌兼顧,步調(diào)一致[1]。

(三)創(chuàng)新工作手段,提高辦事效率

目前,使用辦公自動化系統(tǒng)的高校不斷增多,極大地提高了無紙化辦公水平,提高了辦公效率。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,網(wǎng)上辦公將越來越普及,高校作為知識分子的聚集地,更應(yīng)大膽運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),創(chuàng)新工作手段,節(jié)約辦公成本,提高辦事效率。一是建立數(shù)字化、自動化的辦公自動化系統(tǒng),實現(xiàn)辦文、辦會、請示報告、人事管理、教務(wù)管理、國有資產(chǎn)管理等的網(wǎng)上辦公,建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準,實現(xiàn)數(shù)據(jù)資料共享。二是運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù),運用互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)功能,提高辦事的效率,如建立相關(guān)的QQ辦公群,如黨務(wù)工作群、教務(wù)工作群、辦公室主任工作群等,以加強各單位之間的交流與聯(lián)系,促進工作的順利開展,對于校區(qū)分散且彼此遠離的高校,還可以利用互聯(lián)網(wǎng)建立視頻會議模式,節(jié)約辦公的成本。在科學(xué)技術(shù)突飛猛進,科技含量日益增高的今天,要提高辦事的效率和質(zhì)量,只有不斷地創(chuàng)新,不斷地對現(xiàn)有的工作方式和手段加以改進,才能使我們的工作適應(yīng)新時期的需要,才能創(chuàng)造出新的業(yè)績。

二、新時期、新任務(wù)要求辦公室必須大力加強思想、作風和制度建設(shè)

辦公室是學(xué)校的“窗口”,辦公室工作人員的形象體現(xiàn)著黨委和行政的形象,由于其地位的重要性,所以必須造就一支作風過硬、工作能力強、具有創(chuàng)新精神的工作隊伍,才能將黨委和行政的形象維護好,這就要求辦公室大力加強思想、組織和制度建設(shè),促進辦公室人才的培養(yǎng)和辦公室凝聚力的形成。

(一)加強辦公室思想建設(shè),努力做好“三個確?！?/p>

一要確保認識到位。正確認識辦公室工作,是做好辦公室工作的前提。辦公室雖然沒有很具體的業(yè)務(wù)工作,但是學(xué)校的很多工作,無論大小,都與辦公室工作息息相關(guān),辦公室人員要做到“不以事小而不為,不以事雜而亂為,不以事急而盲為,不以事難而怕為”。辦公室工作要以服務(wù)為宗旨,既要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),為業(yè)務(wù)部門服務(wù),也要為師生員工服務(wù),辦公室的工作很多都是在幕后進行的程序性工作,要創(chuàng)造大家都看得見的成績很不容易,而出一點小錯就會受到領(lǐng)導(dǎo)的批評,有時還會受到誤解和委屈。所以,這就需要辦公室干部任勞任怨,樂于奉獻,甘當“鋪路石”,只有這樣才能做好辦公室工作。

二要確保責任到位。辦公室工作事務(wù)雜,但責任重大。如重大政策的制訂,重要文件的出臺,重大會議的組織,重要信息的報送,機要文件的傳閱,重要事項的調(diào)研,重大決策的落實等,這些工作都是學(xué)校的重點工作,要做好這些工作的重要前提,就是增強責任意識?！稗k公室工作無小事”,辦公室必須有明確的責任落實制度和嚴格的責任追究制度。一旦工作中出了差錯,就要把責任落實到個人,不能出了問題,大家都來擔責任,這樣沒有壓力,只有層層有壓力,人人有動力,才能確保工作順利開展。

三要確保工作到位。實事求是是我們黨的優(yōu)良作風,辦公室的眾多工作都是服務(wù)性的工作,都是被領(lǐng)導(dǎo)和師生看在眼里的工作,所以必須堅持實事求是,說實話、辦實事、求實效。在新形勢下,要堅持以人為本的理念,強化服務(wù)意識,努力為師生服好務(wù),不讓“門難進、臉難看、事難辦”的現(xiàn)象在高等學(xué)府出現(xiàn);同時要講究工作效率,分清輕重緩急,做到統(tǒng)籌兼顧,用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)我們的工作實踐,不斷探索提高工作效率的方式與方法。

(二)加強辦公室作風建設(shè),造就一支有威信的工作隊伍

干部作風建設(shè)是我們黨歷來取得勝利的法寶任何事業(yè)的締造,都離不開一支過硬的干部隊伍高校辦公室只有選好、培養(yǎng)好一支作風硬朗的工作隊伍,才能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要,才能創(chuàng)造優(yōu)異的工作實績。

一是要選好用好干部,要特別注意辦公室干部的作風。要選好用好那些重實際、說實話、干實事求實效的干部,選好用好那些一心一意干事業(yè)、聚精會神謀發(fā)展的干部,選好用好那些不唯書、不唯上、只唯實的干部。

二是要樹立“辦公室工作無小事”的思想,事情再多再忙,對領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作也要精益求精,保證“件件有著落,事事有回音”。要敢于說真話,道實情,不弄虛作假,對工作成績不渲染,不夸大,對存在的問題不掩飾,不縮小。

三是紀律上要求嚴。要積極開展關(guān)于“自重、自省、自警、自勵”的教育,使辦公室工作人員在思想上筑起拒腐防變的堅固防線。要加強黨性教育,把不圖名利、默默無聞、忘我工作作為辦公室人員的最高精神境界。要加強行為規(guī)范,自覺遵守黨的政治紀律、保密紀律及經(jīng)濟工作紀律。面對新形勢,辦公室工作人員要常思進取,自加壓力,內(nèi)強素質(zhì),外樹形象,強化服務(wù)意識,提高服務(wù)水平,努力使辦公室的工作跨上新臺階。

(三)大力加強辦公室制度建設(shè),實現(xiàn)辦公室工作的規(guī)范化、科學(xué)化、程序化

“沒有規(guī)矩不成方圓”,辦公室日常工作很具體,有些甚至很瑣碎繁雜,涉及到公文處理、重要信息發(fā)布、會議組織、來賓接待、車輛管理、信訪接待、領(lǐng)導(dǎo)出行安排等,如果沒有健全的制度作保障,很難把這些工作做得有條不紊,所以要做到工作規(guī)范化、科學(xué)化、程序化,必須理順內(nèi)部管理體制,建立健全各項工作制度,做到靠制度管人,靠制度管事[2]。要善于總結(jié)經(jīng)驗,在從事重復(fù)性、程序性的工作中找到其內(nèi)在規(guī)律,并形成制度,做到有章可循。除了必要的公文處理辦法、車輛管理辦法、接待工作管理辦法、經(jīng)費管理制度、辦公例會制度等,還要建立會議廳(室)管理辦法、來電處理辦法、來訪登記制度等,同時還要制定辦公室工作人員崗位職責,量化責任,從辦公室領(lǐng)導(dǎo)到每一名工作人員,都要有明確的工作任務(wù)和應(yīng)承擔的責任,對于責任的量化,要科學(xué)合理,可操作性強。隨著形勢的變化,制度相應(yīng)地也要進行不斷的修訂與完善,力爭使制度更加人性化,更加易于管理,方便工作的開展,提高工作效率。

[1]師榮耀.談新時期辦公室工作創(chuàng)新[EB/OL].http://www.sdpc. gov.cn/zjgx/t20081031_244091.htm.

[2]任翔.落實科學(xué)發(fā)展觀做好辦公室工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2010 (3).

責任編輯 袁麗華 E-mail:yuanlh@yangtzeu.edu.cn

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1673-1395(2010)05-0123-03

2010-07-10

劉榮華(1962—),男,湖北公安人,副研究員,主要從事高等教育管理研究。