“飛信﹢QQ”辦公模式在教學管理中的應用

孟 婷 左偉勇 魏 寧 李巨銀 高月秀

“飛信﹢QQ”辦公模式在教學管理中的應用

孟 婷 左偉勇 魏 寧 李巨銀 高月秀

（江蘇畜牧獸醫(yī)職業(yè)技術(shù)學院 江蘇 泰州 225300）

高職院校無紙化辦公可以網(wǎng)絡為依托，在內(nèi)部進行暢通的信息交流。在這種模式下，學校成為一個大辦公室，黨務、行政等部門成為學校信息交流中的一個環(huán)節(jié)。依靠這種模式，學校組織結(jié)構(gòu)得以簡化，在信息共享的基礎上，各個部門可以分工協(xié)作，迅速明確每個部門甚至每個員工的責任。這種簡便的無紙化辦公模式即“飛信+QQ”辦公模式，可以提高服務質(zhì)量和辦公效率，加大教學管理的透明度，更加有效地對教育教學進行宏觀調(diào)控。

高職；飛信；QQ；教學管理；無紙化辦公

相對于其他單位而言，高職院校只有管理人員是坐班制，占教職員工人數(shù)大半的教師實行非坐班制管理。教師有課則來、無課則去，每星期集中一兩個小時學習一次，無法及時了解學校的最新動態(tài)，教師之間也缺乏必要的交流，難以促進科研水平和教學水平的提高，也難以積極參與學校的改革和發(fā)展。筆者在此介紹一種“飛信﹢QQ”的辦公模式，并對其在教學管理中的應用進行初步探討，旨在對高校院校逐步推行全面無紙化辦公探索可行的基礎途徑。

建立“飛信﹢QQ”辦公模式的必要性與方法

無紙化辦公可以充分利用網(wǎng)絡的便捷，減輕教師的工作量，將他們從繁瑣的事務性工作中解放出來，增強部門綜合競爭能力，實現(xiàn)辦公效能、效率、效果的提高。從某種意義上講，效率就是生命，無紙化辦公已經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而成為決定學校生存與發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。然而，由于真正意義上的無紙化辦公需要一套操作系統(tǒng)，需有一批專門人員負責管理、使用，甚至需要全體教師參與具體操作，執(zhí)行起來比較困難，以致真正將其應用到教學管理中的學校較少。因此，建立一種簡便的無紙化辦公模式非常必要。具體操作過程如下。

動員大會 召開系部全體教師大會，講解建立“飛信﹢QQ”辦公模式的目的和意義以及具體操作過程。

準備階段 收集每位教師的手機或小靈通號碼、E-mail地址、QQ號碼等，建立全體教師通訊錄，并將通訊錄發(fā)到每位教師信箱；指定1～2名管理人員下載飛信軟件，并申請?zhí)砑尤w教師為移動飛信好友（沒有移動手機號的教師可以用家人的移動手機號，以保證每位教師都能及時收到有關(guān)通知、信息），如果教師手機號碼等信息有變動，則應及時通知管理人員。

啟用 （1）每周五將下周工作計劃發(fā)至教師郵箱，使教師及時了解教學管理情況。（2）將與教師有關(guān)的通知、文件及時發(fā)至每位教師的QQ或E-mail信箱，并通過飛信群發(fā)的形式告知每位教師，使每位教師都能及時了解學校、系部最新動態(tài)，按時做好自己的本職工作。（3）教師需要調(diào)用學校、系部有關(guān)文件或通知時，也可通過QQ、E-mail等形式進行傳遞。（4）做好各種QQ檔案的整理、歸檔，便于教師在需要時隨時查詢、使用。

“飛信﹢QQ”辦公模式的實施效果

可提高文件、通知的流轉(zhuǎn)速度 自從2008年我院的“飛信﹢QQ”辦公模式實施以來，我院的管理信息基本上通過網(wǎng)絡傳送，不同校區(qū)、不同辦公室人員和教師之間可以根據(jù)具體事務的需要隨時通過QQ或飛信進行數(shù)據(jù)表格、掃描文件、辦理意見等各種信息的交流。通過網(wǎng)絡，文件、通知流轉(zhuǎn)變得快捷有效，辦公效率發(fā)生了質(zhì)的飛躍。

可為教師提供交流平臺 大部分教師實行非坐班制管理，普通教師以前要想及時了解學校最新動態(tài)較為困難，也難以積極參與學校的改革和發(fā)展。建立“飛信﹢QQ”辦公模式后，教師和管理人員之間可以通過QQ、飛信、E-mail或MSN等，坐在家中、賓館、辦公室內(nèi)進行交流。

可增強教師對管理人員的滿意程度

以前學校、系部的有關(guān)通知和文件多數(shù)是通過網(wǎng)上公布 （部分教師沒有每天上網(wǎng)的習慣）、開會（部分教師因事不能參加會議）或打電話（有時電話關(guān)機）告知個人，這些方式都不能確實保證通知到每一位教師，因此，經(jīng)常會聽到部分教師抱怨未能及時接到通知，給管理人員帶來一定的心理壓力。通過“飛信﹢QQ”的辦公模式，幾乎所有的通知都能及時“送”到每位教師手上，大大提高了教師對管理工作的滿意程度。

可大大減少管理人員的工作量 由于近年來高職院校不斷擴招，師生比逐年下降，教師教學任務較重。因此，大部分教學管理人員均屬雙肩挑人員，除了完成教學管理任務外，還要承擔一定的教學任務，有的還要擔任班主任工作，而且部分系部過于龐大，分布于不同的校區(qū)，每次通知或文件下達到系部，再通過逐一打電話告知每一位教師，有時還要開會討論，要有一個過程，再組織實施往往需要1周甚至更長的時間，很有可能導致事務延誤。建立“飛信﹢QQ”辦公模式后，管理人員只要將通知或文件發(fā)到每位教師信箱中，再以飛信群發(fā)的形式通知教師本人處理即可，處于手機關(guān)機狀態(tài)的教師只要一開機就能收到信息，無須擔心通知不到本人。除此之外，還可以設置飛信回執(zhí)，對沒有收到飛信又很急的事務還可以采取其他方法加以解決。

可建立隨時更新的 “教師手冊”或“管理制度匯編” 目前，高職院校教師手冊和管理制度匯編，是收集有關(guān)文件匯總、裝訂成冊后發(fā)到每位教師手中。然而，由于學校在不斷發(fā)展，教師手冊和管理制度不可避免地需要隨時更新，導致每過一段時間就得重新匯總、裝訂、分發(fā)，造成很大的資源浪費。建立“飛信﹢QQ”辦公模式后，管理人員只需將更新、增加的文件發(fā)到每位教師信箱即可，教師接收保存后，可根據(jù)自己的需要隨時調(diào)出使用。

可為教研活動開辟廣闊的空間 由于許多高職院校剛剛升格不久，又處于快速發(fā)展期，需要改革的地方較多，目前各系部教研活動大多被文件、通知所占據(jù)，多數(shù)教研活動變成了開會的別稱。建立“飛信﹢QQ”辦公模式后，不再需要通過會議傳達文件、發(fā)放通知、布置相關(guān)事務，教研室將有更多的時間進行真正意義上的教研活動，比如集體備課、課題研討、經(jīng)驗交流、技能培訓、開設公開課、專題報告等，有利于進一步提高教師的業(yè)務水平和專業(yè)素質(zhì)。

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[2]雷偉中.論強化高校校園QQ公務的意義[J].經(jīng)濟與社會發(fā)展，2004，2（2）：157-159.

[3]田園.推廣QQ政務要走出兩大認識誤區(qū)[J].中共鄭州市委黨校學報，2006，（1）：53-54.

[4]鄧屏.用無紙化辦公促高校辦公室建設[J].贛南師范學校學報，2001，（1）：24-26.

（本文責任編輯：王恒）

*本文系中國教育學會“十一五”科研規(guī)劃課題《政府、學校和企業(yè)對職業(yè)院校發(fā)展的責任制度研究》（課題編號：教機職字【2009】232號）；浙江建設學院基金資助項目《高職“土建類”教育質(zhì)量管理體系研究》（項目編號：JYG200710）的階段性成果

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1672-5727（2010）08-0142-02

孟婷（1975—），女，貴州畢節(jié)人，碩士，江蘇畜牧獸醫(yī)職業(yè)技術(shù)學院講師，獸醫(yī)師，基礎獸醫(yī)教研室主任，主要從事動物解剖生理教學和生物活性物質(zhì)的研究。