強(qiáng)化物資集中管理 降低項(xiàng)目物資成本

許學(xué)文

（中鐵六局集團(tuán)太原鐵路建設(shè)有限公司，山西 太原 030012）

“十一五”期間是建設(shè)和諧鐵路的關(guān)鍵時(shí)期，建設(shè)項(xiàng)目多、投資規(guī)模大、技術(shù)含量高、質(zhì)量要求嚴(yán)格。特別是從2008年底，為應(yīng)對國際金融危機(jī)，國家加大了鐵路建設(shè)投入，對中長期鐵路網(wǎng)規(guī)劃進(jìn)行了調(diào)整，將2020年全國鐵路營業(yè)里程規(guī)劃目標(biāo)由10萬km調(diào)整為12萬km以上，其中客運(yùn)專線由1.2萬km調(diào)整為1.6萬km，電化率由50%調(diào)整為60%，主要繁忙干線實(shí)現(xiàn)客貨分線，基本形成布局合理、結(jié)構(gòu)清晰、功能完善、銜接順暢的鐵路網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)輸能力滿足國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展需要，主要技術(shù)裝備達(dá)到或接近國際先進(jìn)水平。2010年鐵路基本建設(shè)投資規(guī)模達(dá)7 000億元，預(yù)計(jì)今后2~3年均將保持這一建設(shè)投資規(guī)模。

隨著鐵路改革的不斷深化，鐵路建筑施工市場發(fā)生巨大變化，市場進(jìn)一步開放，允許路外施工企業(yè)如中交公司、中水公司等參與鐵路工程的投標(biāo)及施工，而不再是中國中鐵、中國鐵建兩家鐵字號的競爭，使得市場競爭異常激烈。在這種情況下，施工企業(yè)要做強(qiáng)做大，必須提高中標(biāo)率，往往要以低于業(yè)主標(biāo)底的更低價(jià)中標(biāo)。在工程質(zhì)量要求越來越高、工期要求越來越緊、成本分險(xiǎn)越來越大的現(xiàn)實(shí)情況下，提高項(xiàng)目管理水平，加大項(xiàng)目成本控制力度，改善項(xiàng)目經(jīng)營質(zhì)量勢在必行。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在工程建設(shè)中，材料費(fèi)約占整個(gè)工程成本的60%左右，有很大的節(jié)約潛力。而物資采購管理作為整個(gè)物資管理的重要環(huán)節(jié)，尤其顯得意義重大。2010年中鐵六局集團(tuán)太原鐵路建設(shè)有限公司認(rèn)真貫徹集團(tuán)公司“一個(gè)中心、兩個(gè)加強(qiáng)、三個(gè)集中”工作方針，加強(qiáng)物資集中采購管理，取得初步成效。

1 推行物資集中采購的重要意義

大力推行物資集中采購，對于規(guī)范采購行為，降低工程項(xiàng)目物資采購成本具有十分重要的意義。

1.1 推行物資集中采購，是股份公司領(lǐng)導(dǎo)、集團(tuán)公司提出的明確要求，是企業(yè)發(fā)展的客觀需要

股份公司領(lǐng)導(dǎo)在中國中鐵2009年工作會議上對物資設(shè)備工作明確提出:“要堅(jiān)定不移地推行資金、物資材料和大型設(shè)備的集中管理采購調(diào)配，進(jìn)一步優(yōu)化資源配置。要制定和完善“兩個(gè)加強(qiáng)、三個(gè)集中”的制度規(guī)范，加大檢查、督促和考核的力度，強(qiáng)化全集團(tuán)的控制力和執(zhí)行力，集中力量辦大事，實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益最大化?！薄耙钊胪七M(jìn)物資集中招標(biāo)采購。各單位必須采取有效措施，進(jìn)一步擴(kuò)大物資集中采購的范圍和比重。要切實(shí)發(fā)揮企業(yè)物資采購供應(yīng)主渠道作用，加快建立區(qū)域采購管理分中心，對區(qū)域內(nèi)項(xiàng)目進(jìn)行集中采購管理，提高采購規(guī)模。要對資源性材料實(shí)施股份公司集中統(tǒng)一采購管控，充分利用集中管理優(yōu)勢，力爭與更多上游銷售商結(jié)為戰(zhàn)略聯(lián)盟，提高規(guī)模采購效益。各單位要加強(qiáng)現(xiàn)場物資管理，切實(shí)堵塞物資使用管理漏洞。2010年要做到新開工項(xiàng)目全部實(shí)施物資集中采購供應(yīng)，集中采購供應(yīng)總額占自行采購供應(yīng)總量的50%以上。通過物資集中管理，提高物資管理水平，降低工程成本，提升項(xiàng)目盈利能力”。集團(tuán)公司工程管理部也下發(fā)了《中鐵六局集團(tuán)有限公司物資集中采購管理辦法》，文件中從組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)、集中采購原則、集中采購方式、集中采購的范圍及類別、集中采購的程序作出了明確規(guī)定，要求集團(tuán)公司范圍內(nèi)各分子公司全面貫徹執(zhí)行文件精神，加快集中采購管理步伐，深化集中采購管理。

1.2 推行物資集中采購，充分發(fā)揮批量采購的優(yōu)勢，是降低采購成本的重要手段

通過集中采購，形成一定的采購規(guī)模，能夠吸引眾多的廠商參與投標(biāo)，形成充分的競爭，從而合理平抑市場價(jià)格；通過集中采購，可以穩(wěn)定供需關(guān)系，促使廠商合理排產(chǎn)，規(guī)模生產(chǎn)，降低單位生產(chǎn)成本；通過集中采購，可以合理組織供貨，實(shí)施科學(xué)的物流規(guī)劃，減少運(yùn)輸及相關(guān)費(fèi)用；通過集中采購，還可以減少交易環(huán)節(jié)和交易主體，減少商業(yè)賄賂發(fā)生的機(jī)會，避免人為抬高價(jià)格因素的發(fā)生，從而有效地降低物資采購成本。堅(jiān)定不移的推行物資設(shè)備集中采購，是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的源泉，是確保物資供應(yīng)、保障施工生產(chǎn)順利進(jìn)行的前提。

1.3 推行物資集中采購，對于凈化采購渠道，保證物資供應(yīng)質(zhì)量具有重要意義

以物資采購供應(yīng)質(zhì)量合格率100%為目標(biāo)，充分發(fā)揮在鐵路物資采購供應(yīng)管理的豐富經(jīng)驗(yàn)，通過集中采購來解決采購供應(yīng)管理過程中可能存在的部分項(xiàng)目物資管理不到位、入路把關(guān)不嚴(yán)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)未得到有效控制等問題，加強(qiáng)對重要關(guān)鍵物資的進(jìn)場控制，切實(shí)控制鐵路工程質(zhì)量。

2 目前采購管理中存在的困難及問題

2.1 需求數(shù)量大，采購管理跨度大，供應(yīng)難度大

2010年公司預(yù)計(jì)完成施工產(chǎn)值63億元，在建工程多，新開工程多，物資需求數(shù)量可觀，但施工區(qū)域廣，點(diǎn)多、線長，職責(zé)不太明晰，各自為政，難以形成規(guī)模采購。

2.2 項(xiàng)目差異性大，管理要求高

在建項(xiàng)目中，既包括普通鐵路、既有線復(fù)線、既有線電氣化改造，還包括客運(yùn)專線、城際鐵路，客運(yùn)專線又分為300 km/h～350 km/h和200 km/h～250 km/h兩類，項(xiàng)目差異性大，人員素質(zhì)要求高，科學(xué)管理程度提高，對物資采購管理體制的創(chuàng)新提出了更高的要求。

2.3 規(guī)章制度不健全，制度執(zhí)行力有待提高

部分項(xiàng)目部、分公司不能認(rèn)真貫徹上級采購管理文件，對下發(fā)的采購管理文件內(nèi)容不清楚，個(gè)別單位連下發(fā)過采購管理文件都不知道。這種連管理要求、管理流程都不清楚的現(xiàn)象直接影響到規(guī)范采購管理的效果。

2.4 材料計(jì)劃提報(bào)質(zhì)量差，化整為零，形不成批量采購

項(xiàng)目部技術(shù)人員提報(bào)物資需用計(jì)劃時(shí)，大多只是提報(bào)短期采購物資的計(jì)劃，不能提報(bào)工程主要物資的需用總計(jì)劃，造成物資人員不能集中采購。

2.5 人員匱乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

有一部分人是其他工種轉(zhuǎn)行從事的，素質(zhì)相對較低，不能完全滿足從事物資采購管理工作的要求。

基于以上情況，需要對存在的問題進(jìn)行客觀的分析，找出解決問題的方法，才能在物資集中采購供應(yīng)中做到有條不紊、有序推進(jìn)。

3 物資集中采購方案的強(qiáng)化

3.1 整章建制，夯實(shí)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)物資集中采購的機(jī)制管理

實(shí)現(xiàn)物資集中采購的機(jī)制管理，在系統(tǒng)建立科學(xué)化、規(guī)范化、適應(yīng)新體制及新布局的管理制度體系顯得至關(guān)重要。為此，從整章建制入手，在建立健全規(guī)章制度上大做文章。2010年伊始就制定了《太原鐵路建設(shè)有限公司2010年物資設(shè)備工作方針目標(biāo)及實(shí)施措施辦法》、《中鐵六局集團(tuán)太原鐵建有限公司物資管理考核辦法》、《中鐵六局集團(tuán)太原鐵路建設(shè)有限公司物資設(shè)備集中采購管理辦法》、《中鐵六局集團(tuán)太原鐵路建設(shè)有限公司物資設(shè)備招標(biāo)采購管理辦法》、《中鐵六局集團(tuán)太原鐵路建設(shè)有限公司物資管理辦法》，為規(guī)范物資集中采購管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.2 堅(jiān)持權(quán)限采購，執(zhí)行集中采購，規(guī)范采購行為

認(rèn)真執(zhí)行《中鐵六局集團(tuán)太原鐵路建設(shè)有限公司物資設(shè)備集中采購管理辦法》文件，貫徹采購權(quán)限統(tǒng)放結(jié)合原則，劃分各級物資部門的采購權(quán)限范圍，各司其職、各負(fù)其責(zé)、分級采購供應(yīng)，分級承擔(dān)采購供應(yīng)責(zé)任。各級物資部門根據(jù)采購權(quán)限履行采購職能，不得越權(quán)采購，非物資人員不得采購。物資采購工作的機(jī)制是“兩級采購、集中管理”，即物資采購由公司、項(xiàng)目部、分公司物資部門兩級進(jìn)行采購。物資管理由公司、項(xiàng)目部及分公司、架子隊(duì)三級管理。

3.3 規(guī)范物資集中采購方式及程序，降低物資采購成本

物資采購必須實(shí)行集中招議標(biāo)采購，以“招議標(biāo)采購為主，以詢質(zhì)比價(jià)為輔”的形式進(jìn)行。體現(xiàn)“三公原則”，一切物資采購要全部公開，只有公開，才能體現(xiàn)出公平、公正，避免暗箱操作。

3.3.1 招議標(biāo)采購

納入物資集中招議標(biāo)采購的種類主要是構(gòu)成工程主體結(jié)構(gòu)的主要材料，和通過大批量集中采購能確保材料質(zhì)量、降低采購成本的輔助材料以及可批量組織采購的地材等。工程項(xiàng)目的主要物資集中招議標(biāo)采購由公司物資設(shè)備部統(tǒng)一組織實(shí)施，其他品種由分公司組織、項(xiàng)目部組織，公司物資設(shè)備部、紀(jì)委監(jiān)察部參與。其主要程序?yàn)椋?/p>

3.3.1.1 招標(biāo)文件編制

招標(biāo)工作小組根據(jù)項(xiàng)目招標(biāo)申請計(jì)劃，匯總各項(xiàng)目物資招標(biāo)數(shù)量，牽頭組織編制招標(biāo)文件，經(jīng)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審核后發(fā)售。商務(wù)性文件（包括招標(biāo)通告、投標(biāo)人須知、招標(biāo)評標(biāo)辦法、合同一般條款、合同專用條款、樣本格式、投標(biāo)人指南等），由物資招標(biāo)工作小組綜合各項(xiàng)目情況后制訂；技術(shù)性文件（包括合同技術(shù)條款、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨狀態(tài)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容），由各項(xiàng)目技術(shù)部門根據(jù)設(shè)計(jì)文件提出。

3.3.1.2 資格預(yù)審及發(fā)售標(biāo)書

在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，通過資格預(yù)審的投標(biāo)人辦理購買手續(xù)，發(fā)售標(biāo)書。

3.3.1.3 開標(biāo)

投標(biāo)人在標(biāo)書規(guī)定的時(shí)間內(nèi)送交投標(biāo)文件和投標(biāo)保證金，經(jīng)招標(biāo)人檢查密封完好簽收。開標(biāo)由招標(biāo)人主持，邀請所有投標(biāo)人代表、紀(jì)委監(jiān)察等部門代表參加。公布評標(biāo)辦法，紀(jì)委監(jiān)察確認(rèn)投標(biāo)書的密封完整性，投標(biāo)人代表當(dāng)眾唱標(biāo)。開標(biāo)應(yīng)當(dāng)場作出《物資開標(biāo)記錄》，并由投標(biāo)方法定代表人或其委托代理人在記錄上簽字確認(rèn)。

3.3.1.4 評標(biāo)、議標(biāo)

評標(biāo)是對投標(biāo)文件的初步評審和詳細(xì)評審。投標(biāo)文件的初步評審包括完整性審查和響應(yīng)性審查，完整性審查是評標(biāo)工作小組將對收到的每一投標(biāo)文件進(jìn)行審查，確認(rèn)其是否完整，是否按招標(biāo)文件的要求提供了文件資料和證明及承諾。若有遺漏則為不完整，不完整的投標(biāo)文件將被拒絕。響應(yīng)性審查是評標(biāo)工作小組將對收到的每一投標(biāo)文件進(jìn)行審查，確認(rèn)其是否對招標(biāo)文件提出的所有實(shí)質(zhì)性要求和條件作出響應(yīng)以及是否有偏差，未能在實(shí)質(zhì)上響應(yīng)的或有重大偏差的投標(biāo)將被拒絕。未通過初步評審的投標(biāo)將被拒絕，通過初步評審的投標(biāo)將進(jìn)入詳細(xì)評審。投標(biāo)文件的詳細(xì)評審是評標(biāo)工作小組有權(quán)要求有疑問的投標(biāo)人提供投標(biāo)文件中所有復(fù)印件的原件，對其投標(biāo)文件的商務(wù)技術(shù)資料和認(rèn)證文件的真實(shí)性進(jìn)行核查，不能提供完整的原件或其提供的原件與投標(biāo)文件不符的投標(biāo)將被拒絕。對通過初審的投標(biāo)，將進(jìn)一步審查投標(biāo)人提供的商務(wù)技術(shù)資料和認(rèn)證資料的真實(shí)性、生產(chǎn)技術(shù)措施及供應(yīng)服務(wù)方案的可行性，將對投標(biāo)人的報(bào)價(jià)、履約信譽(yù)、供貨經(jīng)驗(yàn)、生產(chǎn)技術(shù)能力、財(cái)務(wù)能力、投標(biāo)物資及其組成件的質(zhì)量水平以及標(biāo)書的細(xì)微偏差等進(jìn)行全面詳細(xì)的評審（包括實(shí)地考察）。

議標(biāo)是評標(biāo)工作小組與通過初步評審和詳細(xì)評審的投標(biāo)人就價(jià)格、供貨能力、付款方式、售后服務(wù)積極溝通，進(jìn)一步談判，獲得最終談判結(jié)果。

3.3.1.5 定標(biāo)與合同簽訂

評標(biāo)工作小組依據(jù)評標(biāo)議標(biāo)情況排序，將前三名推薦為中標(biāo)候選人，由采購領(lǐng)導(dǎo)小組最終確定中標(biāo)人并簽訂合同，實(shí)施采購。

3.3.2 詢質(zhì)比價(jià)采購

對構(gòu)不成批量的物資采購，均應(yīng)實(shí)行詢質(zhì)比價(jià)采購，即同一質(zhì)量，價(jià)比三家，要以書面為依據(jù)反復(fù)議價(jià)，直到取得最低價(jià)為止，并填報(bào)“比價(jià)采購物資審批表”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可簽訂采購合同。財(cái)務(wù)部門憑采購合同、“比價(jià)采購物資審批表”辦理結(jié)算手續(xù)。

3.4 加強(qiáng)物資供方管理，確保物資供應(yīng)質(zhì)量

供方管理采用評價(jià)準(zhǔn)入制度。對物資采購主渠道的管理，主要由公司物資設(shè)備部進(jìn)行管理，即由公司物資設(shè)備部根據(jù)供方資質(zhì)和業(yè)績記錄，優(yōu)勝劣汰，定期評價(jià)、選擇、上報(bào)集團(tuán)公司，由集團(tuán)公司發(fā)布物資合格供方名單。對物資采購一般渠道的管理，主要由公司各項(xiàng)目部、分公司物資部門負(fù)責(zé)，即由各項(xiàng)目部調(diào)查施工所在地的地方材料的價(jià)格、質(zhì)量等情況，提出一般渠道的定點(diǎn)范圍，報(bào)公司物資設(shè)備部審核備案。對物資供方的管理，是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須杜絕在合格供方范圍外采購物資，若合格供方名單不能滿足需要時(shí)，應(yīng)按要求對新供方進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)合格后方可實(shí)施采購，從而確保物資供應(yīng)及供應(yīng)質(zhì)量，滿足施工生產(chǎn)的需求。同時(shí)，只有堅(jiān)持誰采購，誰對質(zhì)量、價(jià)格負(fù)責(zé)的原則，凈化進(jìn)料渠道，真正達(dá)到降低采購成本的目的。

3.5 加強(qiáng)合同管理，提高合同執(zhí)行能力，降低風(fēng)險(xiǎn)

要嚴(yán)格按照合同管理辦法的要求，嚴(yán)把合同評審關(guān)，通過嚴(yán)謹(jǐn)評審，規(guī)范合同條款，提高合同執(zhí)行能力，避免執(zhí)行合同時(shí)因雙方誤解而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)糾紛。簽訂的物資采購合同使用公司發(fā)布的規(guī)范文本或其他規(guī)范合同范本，同時(shí)簽訂“廉潔協(xié)議書”，建立合同履行情況臺賬。

3.6 抓好物資采購供應(yīng)過程中的環(huán)節(jié)控制

3.6.1 加強(qiáng)物資計(jì)劃管理

項(xiàng)目技術(shù)人員要及時(shí)提報(bào)工程項(xiàng)目主要物資需用總計(jì)劃，為物資集中招議標(biāo)采購提供依據(jù)。

3.6.2 把好物資驗(yàn)收關(guān)

物資驗(yàn)收是物資管理工作的重要內(nèi)容，是物資人員依據(jù)采購合同、隨貨憑證及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，通過衡量、檢測、觀察、試驗(yàn)，查數(shù)量是否準(zhǔn)確、品種規(guī)格是否正確、質(zhì)量是否合格，包括數(shù)量驗(yàn)收、技術(shù)證件、憑證驗(yàn)收和質(zhì)量驗(yàn)收。加強(qiáng)物資驗(yàn)收管理，有效控制到場物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與采購合同中要求的相一致，體現(xiàn)物資集中采購的積極作用，避免因現(xiàn)場驗(yàn)收放松而使物資集中采購毫無效益。堅(jiān)持質(zhì)量第一的原則，把“到達(dá)價(jià)”、“性價(jià)比”作為比價(jià)依據(jù)，統(tǒng)籌考慮交貨周期、售后服務(wù)，擇優(yōu)選擇供應(yīng)廠商。

3.6.3 加強(qiáng)物資采購信息管理

首先要對采購市場進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，并對調(diào)查情況整理、分析、加工，同時(shí)要了解供應(yīng)廠商的成本狀況和服務(wù)情況，只有這樣，才能充分了解市場狀況和價(jià)格走勢，在議標(biāo)談判中處于主動地位。

3.6.4 集中招議標(biāo)采購要有所創(chuàng)新

要加強(qiáng)與大型供應(yīng)廠商的聯(lián)系，積極溝通，建立供方評價(jià)機(jī)制與標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)好供方“事前綜合評價(jià)、事中動態(tài)考核、事后定期公布”的管理制度，健全合格供方等級檔案，實(shí)行不定期的淘汰政策，與供應(yīng)質(zhì)量好、信譽(yù)高、合作愉快的供方建立互惠互利、合作共贏、長期穩(wěn)定的戰(zhàn)略聯(lián)盟伙伴關(guān)系，使物資采購管理、采購價(jià)格在市場上處于領(lǐng)先地位。

4 加強(qiáng)思想教育與培訓(xùn)，提高從業(yè)人員素質(zhì)

在當(dāng)前的新形勢下，物資采購工作要求從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)越來越高，不僅要求具有與企業(yè)同命運(yùn)、共呼吸、共榮辱的思想觀念，還要求具有了解材料基礎(chǔ)知識、熟悉現(xiàn)場施工情況、掌握物資采購管理方法等的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面，需要大力開展思想道德與廉政建設(shè)教育，提高思想境界；另一方面，需要大力加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，老同志做好傳、幫、帶，上級業(yè)務(wù)部門采取年度集中培訓(xùn)、季度業(yè)務(wù)知識問答、不定期現(xiàn)場指導(dǎo)等方式，針對性地組織所屬從業(yè)人員進(jìn)行管理常識、專業(yè)知識、崗位技能、職業(yè)資格、軟件應(yīng)用等的全面培訓(xùn)，逐步提高從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

5 結(jié)束語

強(qiáng)化物資集中采購管理，選擇先進(jìn)的物資采購方式，規(guī)范物資招議標(biāo)程序，抓好物資采購過程控制，能有效地降低項(xiàng)目采購成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，提升企業(yè)經(jīng)營管理水平。