電子檔案管理信息化在人才流動背景下的應(yīng)用

陳玉英

保定市望都縣人事勞動和社會保障局,河北保定 072450

電子檔案管理信息化在人才流動背景下的應(yīng)用

陳玉英

保定市望都縣人事勞動和社會保障局,河北保定 072450

本文分析了人才流動背景下電子檔案管理出現(xiàn)的新問題，在此基礎(chǔ)上，探討了人事電子檔案管理信息化的新方式，以保證人事檔案的安全性和完整性，并提高檔案的利用價值。

人才流動；人事檔案；問題；管理

1 人事檔案及其人才流動背景下的電子檔案管理

人事檔案是國家機(jī)構(gòu)和社會組織在人事管理活動形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績和工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來的歷史記錄。在當(dāng)前人才流動頻繁的背景下，發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、預(yù)測及制訂人才計劃都是以人事檔案為信息資源，也是落實(shí)待遇、澄清問題的憑證，維護(hù)個人權(quán)益和福利的有力保障，也是研究和撰寫各類史志、人物傳記的寶貴史料。因此，人事電子檔案管理工作一直受到社會各界的廣泛關(guān)注。

2 人才流動背景下人事檔案存在的問題

2.1 人事檔案保管存在一定的無序狀態(tài)

人才流動背景下，在一定程度上，人事電子檔案管理“政出多頭”。不同性質(zhì)的單位分別都保管者一部分流動人員的人事檔案。由于管理機(jī)構(gòu)性質(zhì)的不規(guī)范，給流動人員人事電子檔案管理造成了一定的混亂的局面，制約了流動人員人事檔案功能的有效發(fā)揮。

2.2 維護(hù)檔案的完整和安全存在一定困難

維護(hù)檔案的完整與安全是電子檔案管理的基本原則之一。但是，人才流動背景下，個人與用人單位多為聘用合同制的勞動雇傭關(guān)系，單位多重視人才的使用，而忽視對其工作期間形成材料的收集、歸檔，給檔案的收集、補(bǔ)充更新帶來困難。此外，目前各種人才中介服務(wù)機(jī)構(gòu)魚龍混雜，有些服務(wù)機(jī)構(gòu)受利益驅(qū)使，沒有完全按照流動人員人事檔案管理?xiàng)l例，對檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，給維護(hù)檔案的完整和安全帶來一定威脅，給人事檔案管理帶來諸多不便。

2.3 部分流動人員檔案內(nèi)容失真

人事檔案是組織對個人使用的重要依據(jù)，也成為人才流動中人事檔案真實(shí)性最容易受損的信息。有些人為了個人利益，擅自涂改、偽造檔案材料，在人事檔案的“獎懲情況”這一項(xiàng)，多數(shù)只填寫“獎”的內(nèi)容，而“懲處”字樣要少見的多，“曾任職務(wù)”中，刻意提高自身“形象”的現(xiàn)象屢見不鮮。檔案內(nèi)容真實(shí)性難以得到保證。

3 人才流動背景下改善人事電子檔案管理的設(shè)想

3.1 推動電子檔案管理的信息化

人才流動背景下，人事檔案就有很高的流動性。信息化具有便于管理和轉(zhuǎn)遞的特征，更適用于人才流動背景下電子檔案管理。利用計算機(jī)技術(shù)，開發(fā)新型人事電子檔案管理軟件對流動人員人事檔案進(jìn)行信息存儲、檢索等，以便對檔案信息實(shí)行動態(tài)化管理。

3.2 規(guī)范人事檔案的收集和管理

檔案材料必須真實(shí)可靠、完整齊全，使檔案能全面、真實(shí)、細(xì)致地反映出流動人員的全貌。由于人才的流動，各地工作單位的分散，給檔案材料在收集、鑒別、歸檔各方面都帶來了困難。根據(jù)人事檔案收集補(bǔ)充難的實(shí)際問題，可考慮采取以下幾個措施。首先，要從人事檔案收集這一環(huán)節(jié)抓起進(jìn)行規(guī)范化管理。應(yīng)建立健全的流動人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)材料形成的一定規(guī)律和特點(diǎn)采取定時、定向、跟蹤、補(bǔ)充收集等方法。其次，改變傳統(tǒng)檔案收集光存不管的局面，開展檔案收集、保管的新模式。比如目前已經(jīng)出現(xiàn)的“人事立戶”，人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進(jìn)行，克服了“人檔分離”——用人單位“直接用人，間接管人”，管人通過與人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)合作管理檔案來完成，聘用人員的檔案材料先由用人單位收集和整理，制成正式材料后送交人才市場，并由其審核歸檔。

3.3 嚴(yán)格檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，確保檔案的及時更新

為了保證檔案專遞的完整、安全和時效性，檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，盡量避免郵寄或交流動人員本人自帶。在電子檔案管理過程中，我們應(yīng)堅持管人與管檔并存的原則，也就是說人在檔案在，人走檔案走，檔案與人不能脫節(jié)。同時，要實(shí)行動態(tài)管理，人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)要與組織、人事、勞動就業(yè)等部門建立經(jīng)常性聯(lián)系制度，掌握具體的人才流動、就業(yè)安置的實(shí)際情況，及時將檔案轉(zhuǎn)到相關(guān)部門，避免認(rèn)識檔案脫節(jié)現(xiàn)象發(fā)生，對發(fā)現(xiàn)的無頭檔案要進(jìn)行跟蹤管理，查清產(chǎn)生此現(xiàn)象的原因和最終人員的去向，并做出及時處理。

3.4 優(yōu)化人事檔案內(nèi)容的構(gòu)成

針對許多人事檔案中應(yīng)有內(nèi)容缺失，以及存在不再適用當(dāng)前發(fā)展階段的內(nèi)容，需要對人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行部分調(diào)整，不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個人年齡、經(jīng)歷、社會關(guān)系等內(nèi)容，還需要突出創(chuàng)建反映個人的專長、知識水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個性化的內(nèi)容。創(chuàng)建誠信檔案，規(guī)范流動人才自身誠信狀況的管理。從而，使流動人員人事電子檔案的利用價值得以提升，提高檔案的利用價值。

3.5 拓展流動人員人事電子檔案管理方式

在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，人事代理是適應(yīng)我國流動人員管理的新方式，是一種促進(jìn)人才產(chǎn)業(yè)化，最終使人事管理變成一種公眾服務(wù)的制度。在人事代理制度的基礎(chǔ)上可以拓展其服務(wù)形式。如目前已經(jīng)開始實(shí)行的“人事派遣（人才租賃）”制度——由人才市場擔(dān)當(dāng)員工的法定雇主，負(fù)責(zé)派遣員工的人事管理，實(shí)際是用工企業(yè)同人才市場簽訂人事派遣或租賃合同，再實(shí)現(xiàn)勞動關(guān)系轉(zhuǎn)移，從而提高人力資源配置效率和使用效益。實(shí)行這類人事派遣后，對于用人單位而言，也打破了人事關(guān)系與勞動關(guān)系一體管理的常規(guī)局面，一方面減少行政管理事務(wù)，降低人事管理成本，另一方面也有效地促進(jìn)地區(qū)人力資源的社會共享，增強(qiáng)人才智力的柔性交流，使租賃單位對人才“不求所有，但求所用”，并且可突破編制限額，滿足用人需求。

[1]胡麗清，徐慎元.電子檔案管理現(xiàn)狀與改革研究[J].高校 圖書情報論壇，2006，5（4）： 58-62.

[2]戈立華.試述人事電子檔案管理的發(fā)展趨勢與對策[J].科 技創(chuàng)新導(dǎo)報，2008（7）: 133.

[3]周建芬.檔案信息化建設(shè)的趨勢與途徑[J].湖北廣播電視 大學(xué)學(xué)報，2009，29（3）: 157-158.

[4]任麗杰.談加快推進(jìn)電子檔案管理電子化進(jìn)程[J].黑河學(xué) 刊，2005（4）: 109-110.

TP392

A

1674-6708（2010）21-0202-02