淺議高校檔案工作“兩個體系”建設(shè)

李長萍

（深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東深圳 518055）

積極建立和完善覆蓋民生的檔案資源體系和服務(wù)民生的檔案利用體系，是新時期對檔案工作提出的新要求，高校檔案工作也不例外。建立“兩個體系”，是檔案事業(yè)在新的歷史時期貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，與時俱進，實現(xiàn)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略決策，是對以往傳統(tǒng)觀念和認識的重要轉(zhuǎn)變，充分體現(xiàn)了以民為本，構(gòu)建和諧社會的思想。當(dāng)前，檔案界都在努力實現(xiàn)和加快“兩個體系”建設(shè)，各地、各級高校也在積極開展檔案“兩個體系”建設(shè)。高校檔案建設(shè)，有其自身的特點與方式。筆者認為，高校檔案在建設(shè)中也應(yīng)遵循“以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀思想，緊密圍繞學(xué)校工作大局，建立覆蓋廣大教職員工的廣泛的檔案資源體系和有效服務(wù)教職員工、適應(yīng)教職員工需求的檔案利用體系，增強學(xué)校檔案工作貼近教學(xué)、科研、管理實踐活動的能力，這樣高校檔案工作才會充滿生機和活力。

一、以教職員工的利用需求為導(dǎo)向，以服務(wù)學(xué)校中心工作為宗旨，加強高校檔案館藏資源建設(shè)

1.根據(jù)利用需求及時調(diào)整檔案收集內(nèi)容。中國高校普遍發(fā)展歷史不長，特別是近十幾年，高校大規(guī)模擴招，高職教育發(fā)展迅猛，許多高校變遷很大，對檔案工作的沖擊比較大；一些新建或合并重組的高校，檔案工作普遍不規(guī)范，而在實際利用過程中，高校檔案館藏結(jié)構(gòu)又不盡合理，一方面，長期保管的一部分檔案資料與學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作以及教職員工的利用需求沒有多大關(guān)系；另一方面，廣大教職員工感興趣的、急切想查找的一些檔案資料在館藏中卻找不到，檔案資源的現(xiàn)狀遠遠不能滿足廣大教職員工的需求。因此，高校急需在檔案“資源體系”建設(shè)中改變這種狀況。

新時期高校檔案資源的建設(shè)，必須以需求為導(dǎo)向，以滿足教職員工的需要為指向。在這個前提下，應(yīng)當(dāng)對那些沒有多大利用價值的檔案材料及時清理，同時及時豐富與學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作密切相關(guān)的檔案信息資料，豐富與教職員工利益密切相關(guān)的檔案信息資料，將這些檔案資料優(yōu)先整理編目，方便教職員工利用。比如，近年來，高職高專院校教師申報國家精品課程項目非常涌躍，為了方便教師了解國家精品課程建設(shè)的政策法規(guī)，學(xué)校檔案部門就應(yīng)及時調(diào)整檔案接收范圍，豐富和完善與學(xué)校所有課程特別是精品課程建設(shè)相關(guān)的文件檔案資料，方便教師查閱解讀。此外，對于高校教師比較關(guān)注的經(jīng)濟、社保、醫(yī)療、衛(wèi)生等領(lǐng)域的政策法規(guī)文件資料，學(xué)校檔案部門也應(yīng)加強收集，以滿足廣大教職員工的利用需求和權(quán)益維護。在資源收集上，檔案部門應(yīng)與時俱進、積極主動地加大能直接為教職員工利用服務(wù)的檔案信息資源的收集、整理力度，甚至可以請教職員工參與，或征求教職員工意見，調(diào)整和改善館藏結(jié)構(gòu)，努力建設(shè)面向教職員工的多元化的館藏資源體系。

2.堅持重基層原則，加強對高校二級學(xué)院（基層單位）檔案資源體系建設(shè)工作的指導(dǎo)。高校二級學(xué)院蘊藏著豐富的教學(xué)、科研以及教師個人的檔案信息資源，二級學(xué)院的檔案信息資源更直接為廣大教師利用服務(wù)，所以基層檔案資源庫建設(shè)得好壞，事關(guān)重大。但基層單位的檔案管理一般比較薄弱，學(xué)校檔案主管部門應(yīng)加強對二級學(xué)院檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作，嚴格制定科學(xué)、規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準，加強督促檢查，加強對二級學(xué)院檔案員的培訓(xùn)，適時開展檔案工作評比獎勵活動等，以此推動基層檔案資源體系建設(shè)工作，逐步架構(gòu)起以學(xué)校檔案館或綜合檔案室為中心，各二級學(xué)院基層檔案單位為節(jié)點的檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)。

3.圍繞大局，服務(wù)中心，強化館藏資源的特色建設(shè)。高校檔案館藏資源建設(shè)只有緊密圍繞學(xué)校工作大局，才能克服盲目性，增強實踐性和自身特色。高校檔案資源的收集要圍繞學(xué)校大事要事提前介入，比如，對于學(xué)校重大改革工程、重大慶?；顒踊蚪哟顒拥龋瑱n案工作要提前介入，超前服務(wù)，全程跟蹤，同步發(fā)展，這樣才能為積累和保存真實完善的館藏資源打下基礎(chǔ)。同時，學(xué)校檔案工作只有緊密圍繞學(xué)校工作大局，在服務(wù)學(xué)校中心工作中發(fā)揮檔案資源的價值和作用，才能得到校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，從而為檔案工作發(fā)展獲取更多的保障，也才能真正建設(shè)好館藏資源。例如，一旦學(xué)校有重大改革，有重要建設(shè)工程，有重大舉措，檔案工作要及時介入，主動為決策、建設(shè)與改革提供服務(wù)，這樣才能發(fā)揮檔案資源的價值，形成自己的工作特色，取信于廣大教職員工，發(fā)揮檔案資源應(yīng)有的作用?？傮w而言，高校檔案工作要做到學(xué)校工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，只有爭取主動，超前發(fā)展，緊貼時代需求，才能在服務(wù)于學(xué)校中心工作中，逐步實現(xiàn)自身地位由邊緣向中心的轉(zhuǎn)變。

二、以人為本，打造具有時代性、主動性、廣泛性、便利性的高校檔案利用服務(wù)體系

檔案資源在日常存放的狀態(tài)下，其功能是潛在的，只有在檔案的利用實踐中，檔案的功能價值才會顯現(xiàn)出來。高校建立方便廣大教職員工的檔案利用體系，其實質(zhì)仍是要進一步提高檔案利用服務(wù)水平，為廣大教職員工服務(wù)，從而發(fā)揮檔案資源的效益。

1.加強檔案用戶需求調(diào)研，打好檔案利用服務(wù)體系建設(shè)的基礎(chǔ)。建立方便廣大教職員工的檔案利用體系，首先檔案部門要體現(xiàn)以“用戶為中心”的思想，加強用戶需求調(diào)研工作，全面研究、了解檔案用戶的利用需求內(nèi)容與范圍。檔案工作人員要經(jīng)常下基層，密切聯(lián)系廣大教職員工。高校以教學(xué)育人為核心，以教師為主導(dǎo)，因而檔案用戶需求調(diào)研工作也應(yīng)以教師為主導(dǎo)，要充分了解教師群體的學(xué)術(shù)利用需求、實際利用需求和普遍利用需求；同時高校不同類別的檔案用戶，如校領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)職能部門、教學(xué)單位（二級學(xué)院）等對檔案的利用需求也不相同，所以檔案用戶需求調(diào)研工作要全面、系統(tǒng)、有針對性，才能收到較好的效果。實踐表明，檔案價值的實現(xiàn)是檔案用戶需求與檔案信息雙向交流的過程，檔案用戶需求調(diào)研工作是建立貼近和方便廣大教職員工的檔案利用服務(wù)體系的前提基礎(chǔ)。

2.創(chuàng)新服務(wù)方式和手段，為檔案利用服務(wù)體系提供保障。

高校檔案部門要轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，充分發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式和手段。在服務(wù)場所建設(shè)上，可以建立更加人性化、體現(xiàn)人文關(guān)懷的檔案查詢利用場所；將與群眾密切相關(guān)的檔案優(yōu)先整理編目，提供開放檔案目錄、全宗指南、計算機查詢系統(tǒng)等，方便群眾利用；廢除那些制約檔案價值和效益實現(xiàn)的過時的管理制度，簡化群眾查閱利用手續(xù)，豐富查閱方式等。特別要強調(diào)的是，要加強硬件建設(shè)，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)武裝檔案室，用最新信息存儲技術(shù)處理檔案，在服務(wù)教職員工過程中提供方便、快捷、高效的服務(wù)，贏得教職員工支持與信服。在服務(wù)過程中，還要從被動服務(wù)逐步轉(zhuǎn)向主動服務(wù)，從主要服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和職能部門，逐步轉(zhuǎn)向以服務(wù)廣大教職員工，尤其是教師為主，改變傳統(tǒng)的服務(wù)觀念，樹立現(xiàn)代服務(wù)理念。

3.把握學(xué)校工作規(guī)律，超前做好檔案信息收集整理工作，提高檔案利用服務(wù)工作質(zhì)量和效率。高校許多工作是具有周期性和規(guī)律性的，檔案部門要善于把握學(xué)校工作的周期性和規(guī)律性，提前做好相關(guān)信息的收集整理工作，就會在方便廣大教職員工利用方面取得較好成效。比如，高校每年九月份是教師申報職稱時間，職稱材料的填寫涉及許多個人信息，如幾年來年度考核結(jié)果、繼續(xù)教育情況及任現(xiàn)職時間等等，這些信息往往都要通過查閱人事檔案材料才有可能準確填報。學(xué)校人事檔案管理部門如果能夠?qū)⑦@些信息的核查、收集、整理工作做在教師填寫《職稱申報表》的前面，那么就會大大方便教師申報職稱的利用工作。同時年終總結(jié)或?qū)W期總結(jié)時也是集中利用檔案的一個時段，檔案工作要做到有有備先行，提前準備，才能提升服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)效率。把握學(xué)校工作規(guī)律，樹立超前服務(wù)意識，提前做好相關(guān)信息的收集準備工作，是提高檔案利用服務(wù)工作質(zhì)量和效率的重要途徑。

三、把高校檔案“兩個體系”建設(shè)納入打造大學(xué)文化工程體系的建設(shè)中，全面服務(wù)大學(xué)改革發(fā)展

大學(xué)文化是一所高校的精髓，是激發(fā)高校活力的源泉。當(dāng)前許多高校都在凝練自身的大學(xué)文化核心價值，打造有特色的大學(xué)文化體系，推進學(xué)校的大學(xué)文化工程建設(shè)。

檔案的本質(zhì)屬于文化，檔案屬于文化范疇，因而檔案事業(yè)的發(fā)展應(yīng)和文化事業(yè)的發(fā)展相結(jié)合，檔案事業(yè)的建設(shè)規(guī)劃也理應(yīng)納入文化發(fā)展規(guī)劃中一并考慮。從全國來看，我國高校文化建設(shè)還任重道遠，特別是近十幾年建立起來的高職院校，校齡短，職業(yè)教育特色鮮明，與普通高等教育有不同的發(fā)展路徑，校園文化的建設(shè)還有許多事情要做。文化的積淀需要一個過程，在這個過程中，檔案的利用非常重要。因此，在高校面向未來謀求新的發(fā)展時，尤其是在建設(shè)自身大學(xué)文化時，檔案工作大有可為。檔案工作應(yīng)充分挖掘擴張學(xué)校辦學(xué)發(fā)展中的歷史文化積淀和新時期創(chuàng)建一流大學(xué)進程中的新舉措兩個維度，提煉學(xué)校的大學(xué)精神，將其發(fā)揚光大，發(fā)掘豐富的文化史料與原始檔案，為學(xué)校制訂大學(xué)文化發(fā)展規(guī)劃綱要提供依據(jù)，在全面、有序地推進大學(xué)文化建設(shè)過程中，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。高校檔案部門完全可以在“兩個體系”建設(shè)中，通過建設(shè)豐富的校史館藏資源，開展各種形式的檔案宣傳展示利用實踐活動，與校園文化建設(shè)相互促進，從而在大學(xué)文化工程建設(shè)中發(fā)揮檔案的文化教育功效，打造人文精神，傳承與弘揚大學(xué)文化，并豐富自身兩大體系建設(shè)。

高校檔案工作的資源體系和利用體系建設(shè)是相輔相成的兩個方面，前者是基礎(chǔ)，后者是目的，同時它們也是高校大學(xué)文化建設(shè)體系中的重要組成部分。高校檔案 “兩個體系”建設(shè)，一定要本著解放思想，實事求是的精神，因地制宜，打造好 “硬平臺”，建設(shè)好 “軟服務(wù)”，穩(wěn)扎穩(wěn)打，為學(xué)校中心工作服務(wù)，與學(xué)校文化建設(shè)融洽，這樣才能收到良好的成效。