如何做好疾控檔案管理工作淺談

劉義美

（萊蕪市疾病預(yù)防控制中心 山東 萊蕪 271100）

疾病預(yù)防控制檔案是疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)在從事疾病預(yù)防衛(wèi)生檢測、健康教育、科研、教學(xué)、衛(wèi)生行政等工作形成的具有保存價(jià)值的各種數(shù)據(jù)，包括文字、圖表、聲像等形式的檔案總和。隨著醫(yī)療制度改革的不斷深入和發(fā)展，疾控檔案管理工作已經(jīng)成為疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)管理的重要組成部分，重視依法管理疾控檔案工作，對疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)依法行醫(yī)、依法管理將起著重要的作用。

一、疾控檔案管理存在的問題

長期以來，疾病防治機(jī)構(gòu)以疾病預(yù)防控制服務(wù)為根本任務(wù)，檔案管理由于受到人、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制，一直處于相對落后的狀態(tài)，與疾病控制技術(shù)的迅猛發(fā)展不相適應(yīng)，存在檔案管理理念落后、檔案收集不集中、檔案利用率低等問題。

1.重視不夠。疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視不夠，不重視檔案的綜合管理，缺乏嚴(yán)格的考核，存在檔案管理可有可無的模糊認(rèn)識(shí)，沒考慮將檔案管理人員納入機(jī)構(gòu)人才培養(yǎng)計(jì)劃，使檔案管理人員思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展要求。

2.素質(zhì)不高。檔案管理人員的素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)不規(guī)范，法制觀念淡薄，缺乏依法歸檔的自覺性，檔案信息收集分散、滯后，人為將檔案與信息分割開來，嚴(yán)重影響到檔案管理。

3.標(biāo)準(zhǔn)不一。疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案管理體制不統(tǒng)一，缺乏科學(xué)的管理制度和嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，各門類檔案分散管理，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一，憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案管理。這些問題，造成了檔案管理資源的浪費(fèi)和管理效能的低下。

4.開發(fā)不足。疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案信息資源開發(fā)不足，檔案信息利用方式單一、利用率低下、服務(wù)半徑小，信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，利用時(shí)間、區(qū)域跨度不大，檔案信息利用后反饋渠道不暢通。

二、疾控檔案管理的有效途徑

疾控檔案管理目標(biāo)是檔案收集及時(shí)化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。因此，人員、制度、模式、開發(fā)、利用等是疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和有效途徑。

（一）提高疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案管理人員素質(zhì)

著力宣傳檔案管理的重要性，提高疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，采用多種途徑培訓(xùn)檔案管理人員，提高檔案管理業(yè)務(wù)和知識(shí)水平，增強(qiáng)檔案職業(yè)的榮譽(yù)感和責(zé)任感，以各項(xiàng)法律、法規(guī)指導(dǎo)疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案管理工作。創(chuàng)造嚴(yán)格執(zhí)法、依法工作的良好氛圍，提高醫(yī)務(wù)人員的法律意識(shí)，加強(qiáng)病案質(zhì)量監(jiān)控和病案書寫規(guī)范化培訓(xùn)，落實(shí)病案書寫規(guī)章制度，使更多的醫(yī)務(wù)人員自覺參與到檔案現(xiàn)代化管理工作中來，重視對診療過程中能夠證明醫(yī)療行為必要性、合理性、安全性檔案資料的收集，保存好使用器械、藥品的說明書、質(zhì)保書、安全性資料，分類存檔，以便取證特別是重視收集視聽資料的證據(jù)，將診療過程中所形成的視聽資料與其他病案資料一起同時(shí)歸檔，增強(qiáng)自我維權(quán)的功能。

（二）加強(qiáng)疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化建設(shè)

成立疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，制定科學(xué)、完整、系統(tǒng)的管理制度、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和工作程序，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，改進(jìn)檔案管理的方法，完善疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案管理制度。對疾病預(yù)防控制產(chǎn)生的全部檔案實(shí)行檔案集中管理，對醫(yī)療安全和病歷安全有較大影響的診療護(hù)理方法、制度和措施進(jìn)行修改、補(bǔ)充、完善，制訂實(shí)施細(xì)則和具體的操作程序、規(guī)程等，保證檔案的完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。從思想、組織、人員、設(shè)備等方面保證檔案的綜合管理，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，充分發(fā)揮檔案的整體功能。建立疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案管理的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，由專人負(fù)責(zé)疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案管理工作的監(jiān)督，明確監(jiān)督的職責(zé)，規(guī)范依法監(jiān)督的程序和方法，切實(shí)做到有法可依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。

（三）建立檔案管理的新模式

先進(jìn)科技手段的廣泛應(yīng)用，對疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案管理提出了新的內(nèi)涵。疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)職能部門、科室基本配備計(jì)算機(jī)，具備疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案現(xiàn)代化管理的硬件。充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)一步完善創(chuàng)化疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，已成為疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案信息管理工作適應(yīng)宏形勢、加快發(fā)展的關(guān)鍵。因此，要依托計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，堅(jiān)持以掌握新時(shí)期計(jì)算機(jī)信息管理與傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)相結(jié)合遵循符合檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、具備一定靈活性、能夠滿足新的需求、提供靈活的檢索途徑和方式、檔案數(shù)據(jù)便于掌握和易于操作的原則，選擇準(zhǔn)確的疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案管理軟件，充分利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)的手段，實(shí)現(xiàn)疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化轉(zhuǎn)變，不斷提高疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)管理現(xiàn)代化水平。

（四）重視檔案開發(fā)利用工作

疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)管理過程中形成的文件、方案、決議、實(shí)施效果，或招標(biāo)方法、標(biāo)書、協(xié)議、合同等，真實(shí)地反映疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)的建設(shè)發(fā)展，是很有價(jià)值的歸檔材料。堅(jiān)持要求檔案管理人員樹立強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，拓展歸檔范圍，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，特別是做好疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案的鑒定工作，甄別檔案的保存價(jià)值，挑選有價(jià)值的檔案繼續(xù)保存，剔除已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案子以銷毀，積極為疾病預(yù)防與控制工作服務(wù)。切實(shí)加強(qiáng)與疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)職能部門和科室之間的聯(lián)系，重視有關(guān)疾控政策法規(guī)文件的收集歸檔，及時(shí)匯編成冊，保證快速準(zhǔn)確的利用。在疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)網(wǎng)站上公布檔案信息，提供多層面的信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，提高檔案的利用率。

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