關(guān)于院志資料搜集工作的幾點(diǎn)體會(huì)

鄭才 孟薇 李佳雯

（黑龍江農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)職業(yè)學(xué)院 黑龍江 牡丹江 157041）

一、資料搜集工作的重要性

資料搜集工作是編好院志的基礎(chǔ)，是寫好院志的基本要素之一。在編修志書(shū)中的所謂把好三關(guān)即把好政治關(guān)、史實(shí)關(guān)、文字關(guān)。其中把好史實(shí)關(guān)就是做好資料搜集工作。馬克思曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：“研究必須搜集豐富的材料”，常言道，“巧婦難為無(wú)米之炊”，上述二者都是告訴我們寫好院志缺少不了資料，否則就等于無(wú)源之水，無(wú)本之木。

院志是記述學(xué)校各項(xiàng)工作的院情書(shū)，要寫好它必須有大量有關(guān)院情資料，所以有人稱為院志為學(xué)校資料大全。它是通過(guò)資料反映學(xué)校歷史和現(xiàn)實(shí)。資料是院志的生命，沒(méi)有資料，院志就無(wú)法寫成，所以對(duì)有關(guān)學(xué)院的資料要廣征博采，力求全面詳實(shí)準(zhǔn)確。在編寫十年院志的實(shí)踐中，使我深刻體會(huì)到資料占有的多少和深度直接影響院志質(zhì)量的高低，關(guān)系著院志的實(shí)際使用價(jià)值和存在價(jià)值，因此寫志首先要重視資料搜集工作。

二、關(guān)于資料搜集的幾點(diǎn)做法

2009年3月，我院院志向全院教職員工公開(kāi)征求意見(jiàn)，許多教職員工讀后首先提出一個(gè)問(wèn)題就是這一百多萬(wàn)字的資料是從那里來(lái)的？在搜集資料中曾經(jīng)發(fā)生許多感人的故事，至今歷歷在目，難以忘記。在搜集資料過(guò)程中，主要抓了如下幾點(diǎn)：

（一）首先把資料搜集工作放在校內(nèi)

為什么要把資料搜集工作首先放在校內(nèi)，因?yàn)樵褐镜馁Y料來(lái)源主要在校內(nèi)，所以搜集資料先從校內(nèi)開(kāi)始。在校內(nèi)搜集資料主要從三個(gè)方面著手，首先把學(xué)院檔案室作為資料搜集工作的重中之重。把它當(dāng)作資料搜集工作的第一個(gè)目標(biāo)。因?yàn)樵谶@里存放建院幾十年來(lái)方方面面的資料，諸如學(xué)院的沿革、人事升遷調(diào)轉(zhuǎn)、重大事件、歷年學(xué)院主要活動(dòng)、歷年各種會(huì)議記錄、各個(gè)歷史時(shí)期基本統(tǒng)計(jì)數(shù)字、學(xué)生資料等等。從我院檔案室存檔情況看有三個(gè)特點(diǎn)，一、量大，據(jù)2009年統(tǒng)計(jì)學(xué)院檔案室存有文書(shū)、教學(xué)、科研、黨群等各類檔案12688卷，此外，還有照片、錄像等方面檔案，對(duì)這么大量的檔案要全面查徹底查，有的還要反復(fù)查，這都要花費(fèi)大量的時(shí)間?？梢赃@樣說(shuō)，我這近十年來(lái)很大部分時(shí)間都在檔案室度過(guò)的，包括寒暑假甚至舊歷年大年三十、初一。二、學(xué)院在1963年以前并沒(méi)有統(tǒng)一的檔案室，檔案只是分散存放在各部門，更不用說(shuō)有什么檔案管理制度了，而且數(shù)量很少，以后又經(jīng)十年文化大革命的破壞，存下來(lái)的檔案也不多。三、用電腦排版打字清晰的檔案只是最近幾年的事，此前的很多檔案都是手寫的，而且不少是字跡潦草，很難辨認(rèn)，還有的檔案使用復(fù)寫紙復(fù)寫的，事經(jīng)多年已模糊不清，這都增加檔案閱讀的難度。在閱讀學(xué)院檔案室檔案的同時(shí)，還分別閱讀了校辦藥廠和子弟校兩個(gè)分檔案室的檔案。資料搜集的第二個(gè)目標(biāo)是院內(nèi)各個(gè)部門：院長(zhǎng)辦公室、教務(wù)處、黨辦、工會(huì)、學(xué)工處、總務(wù)處、各系等部門，甚至子弟校、托兒所。各個(gè)部門都存放一些他們形成的資料，如教務(wù)處是在院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，指揮全校教學(xué)的職能部門，在那里存放有學(xué)院歷年的課程設(shè)置、教學(xué)制度、教師的配備、各項(xiàng)教學(xué)計(jì)劃，教學(xué)工作總結(jié)、典型人物、典型事例，成功的經(jīng)驗(yàn)，失敗的教訓(xùn)等等。第三是學(xué)院教職工個(gè)人資料的搜集，如對(duì)教授、副教授、各類典型學(xué)生和已逝世典型人物如金京秀、武道斌、李近英等人遺屬的訪談和已逝世典型人物各種榮譽(yù)證書(shū)的搜集。第四把校園網(wǎng)上所有資料下載下來(lái)，在這方面黨辦的高秀杰老師做了大量工作，從中選取有用的資料。

（二）把資料搜集工作擴(kuò)大到校外

正如一個(gè)再好的醫(yī)生不能醫(yī)好所有的病一樣，校內(nèi)資料再多也滿足不了編寫院志方方面面的需求，為此必須開(kāi)辟校外查找院志資料途徑。第一，把與學(xué)校有關(guān)的省市檔案館或有關(guān)單位檔案室作為查找資料的重要途徑如在佳木斯市檔案館查找到了校史開(kāi)端的資料，解決了多年校史開(kāi)端不清的問(wèn)題；在牡丹江的農(nóng)研所檔案室查找到了現(xiàn)校址建校前的歷史材料。在這次寫院志中共涉及到省市單位檔案室館二十余個(gè)。第二，充分利用有關(guān)史志資料，例如通過(guò)牡丹江市志、寧安市志查到了學(xué)院建院前后的氣象資料和自然災(zāi)害資料。第三利用有關(guān)學(xué)院的報(bào)道資料，從中搜集對(duì)院志編寫有用的資料，涉及的報(bào)紙有二十多種，報(bào)紙主要是牡丹江日?qǐng)?bào)，牡丹江晨報(bào)；刊物主要有《中國(guó)雪城》《園藝》等二十余種。第四，利用廣播電視主要有：中國(guó)教育電視臺(tái)、黑龍江電視臺(tái)、牡丹江電視臺(tái)等。第五，函調(diào)如對(duì)原副校長(zhǎng)何強(qiáng)等人，第六，對(duì)校友材料的搜集主要通過(guò)歷年任過(guò)班任的教師提供；利用學(xué)生一些班級(jí)來(lái)校集會(huì)機(jī)會(huì)；利用在某一市某一條戰(zhàn)線任領(lǐng)導(dǎo)的校友請(qǐng)他把他那條戰(zhàn)線的校友搜集來(lái)，就是利用這種方法分別搜集了工作在齊市經(jīng)管管理戰(zhàn)線校友；牡丹江市畜牧戰(zhàn)線校友；綏化市科級(jí)以上干部校友；寧安市校友。第七，查找東溫春村個(gè)別農(nóng)民家譜，進(jìn)一步了解現(xiàn)院址建院前情況。第八，到附近農(nóng)村拜訪農(nóng)民了解學(xué)院附近流傳的民間傳說(shuō)，民諺等歷史資料。第九，對(duì)重要線索親自前往調(diào)查，如2008年冬對(duì)校友黑大博士生導(dǎo)師周東坡的調(diào)查。

三、幾點(diǎn)體會(huì)

（一）院志資料搜集工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，絕不是僅靠一二個(gè)人所能完成的，所以必須借助各個(gè)方面的力量

如2007年為取得我院前身佳木斯農(nóng)經(jīng)校校舍的照片（佳木斯農(nóng)經(jīng)校校址現(xiàn)為佳木斯市委黨校）。在去佳木斯市委黨校的路上，我想了許多，我想和人家素不相識(shí)，想來(lái)想去感到唯一的辦法就是在人家允許拍照情況下，我去請(qǐng)市里某家照相館來(lái)給拍照。我一到佳木斯市委黨校辦公室，他們的主任對(duì)我這位七十多歲的人還能出來(lái)搞外調(diào)感到很驚奇，他們問(wèn)我有沒(méi)有相機(jī)，會(huì)不會(huì)拍照我一一作了回答，我沒(méi)有相機(jī)，也不會(huì)拍照。我再三向他們說(shuō)明這個(gè)照片的意義，辦校史館、五十周年校慶，寫院志都要用到它，請(qǐng)他們?cè)诎倜χ袔兔?。結(jié)果感動(dòng)了“上帝”，他們把原佳木斯農(nóng)經(jīng)校教學(xué)樓、宿舍樓的照片全送給了我，并且還領(lǐng)我參觀了他們的黨校。還招待一頓，三位主任全部出席，真使我感動(dòng)萬(wàn)分。2006年到牡丹江市委組織部去搜集我院原副院長(zhǎng)郝弼等人材料，按規(guī)定在世人不能查檔，更不能把材料拿到市委大院外復(fù)印，經(jīng)我再三說(shuō)明編志的意義，結(jié)果感動(dòng)了她們工作人員，她不但允許我查檔，并允許我把材料拿到市委大院外復(fù)印，在她們看到我年老眼花，摘抄檔案很費(fèi)勁，檔案員高原同志親自幫我抄，讓我十分感動(dòng)。

（二）為完成組織交給的任務(wù)碰到再大的困難也要想法把它完成

為辦校史館，編寫校慶五十周年畫冊(cè)，編寫院志都需要學(xué)院歷任主要領(lǐng)導(dǎo)人的照片，當(dāng)黨辦主任曹倫把這一任務(wù)交給我時(shí)，一再說(shuō)孫院長(zhǎng)說(shuō)：“把這個(gè)事交給你一定能完成”。其他領(lǐng)導(dǎo)的照片或檔案材料查找有的雖然也很費(fèi)勁，但最難的是查原校長(zhǎng)兼黨委副書(shū)記孫玉恩的材料了，到省農(nóng)委人事處檔案室，省畜牧局人事處檔案室均查不到，省畜牧局人事處的同志熱情的通過(guò)電話請(qǐng)孫工作過(guò)的省畜牧研究所，雙城畜牧職業(yè)學(xué)院人事部門幫助查詢均找不到，我又找他的親屬，找他兒子去世了，找他兒媳、孫女下落不明，這真難壞了我，男兒有淚不輕彈，否則，我非在哈爾濱痛哭一場(chǎng)不可。本來(lái)到省檔案局查檔已結(jié)束了，已經(jīng)向人家告辭了，沒(méi)辦法只得厚著臉皮到省檔案局再查一遍，并說(shuō)明此份材料的重要性，說(shuō)來(lái)也巧，我所需要的材料找到了，我不但順利的記錄了孫玉恩的檔案有關(guān)材料，并把他的照片通過(guò)電腦傳回了學(xué)校?；匦：?，看到非常清晰的孫校長(zhǎng)照片，我真是高興萬(wàn)分。

（三）為找到一份有價(jià)值的材料，再麻煩也要堅(jiān)持查下去

比如為查1973年我院經(jīng)管專業(yè)畢業(yè)生留美博士吳偉東的材料，為查到他在美國(guó)的地址費(fèi)了很多波折不說(shuō)，就是往美國(guó)他工作單位打個(gè)電話也費(fèi)了很大勁，因?yàn)闀r(shí)差關(guān)系所以給他打電話必須在晚上12點(diǎn)以后，而且美國(guó)郵電局他們說(shuō)的都是英語(yǔ)，所以還得請(qǐng)英語(yǔ)老師趙明做翻譯。因?yàn)樵趯W(xué)院辦公室打電話，所以辦公室的劉煥霞、白煜也得陪著。雖然大家都很辛苦，但材料還是搜集到了。再如為了查到我院1974年畜牧專業(yè)學(xué)生楊達(dá)教授在美的地址，我校1962年本科畢業(yè)生現(xiàn)工作在天津的李士富同學(xué)，不知跑了多少路才把他的地址找到。

（四）在資料搜集過(guò)程中一定注意材料的真?zhèn)?，要使我們的院志成為一塊綠洲，杜絕假材料進(jìn)入

在我編院志一開(kāi)始就有一位離休老干部語(yǔ)重心長(zhǎng)的說(shuō)：“你寫志可不能把瞎忽悠的材料弄進(jìn)去?！弊鳛槭分举Y料，必須真實(shí)可信，不能有一點(diǎn)假，瞎編亂造的材料不但一個(gè)錢不值，而且有害，不但害了我們這一代，還害了我們的子孫后代。十年編志始終堅(jiān)持一條原則，弄不清楚的問(wèn)題，認(rèn)可空著也不瞎編。對(duì)職工職務(wù)以批件為準(zhǔn)，不能拔高。

（五）在資料搜集過(guò)程中盡力做到節(jié)約

能托辦的就不用派人去查，例如，根據(jù)我校原副校長(zhǎng)80高齡的胡玉武旅居大連期間，就請(qǐng)他到大連市政協(xié)查已故大連市政協(xié)主席我院原院長(zhǎng)任國(guó)棟的檔案。此外，現(xiàn)在到檔案館去查檔案是要收費(fèi)的，每當(dāng)他們要收費(fèi)的時(shí)候就和人家盡力說(shuō)我們學(xué)校經(jīng)費(fèi)有限，盡量少收或者不收，另外則是找關(guān)系特別是利用有校友在檔案室工作的關(guān)系，請(qǐng)他們向領(lǐng)導(dǎo)為我們說(shuō)情，不收或少收費(fèi)用。例如就是利用這個(gè)關(guān)系我們到寧安氣象局檔案館雖查了不少資料，但我們一分錢也沒(méi)花；再如到牡丹江檔案館就利用我院74年農(nóng)學(xué)專業(yè)畢業(yè)生宋寶霞的關(guān)系，為我們省了許多錢。

（六）取得領(lǐng)導(dǎo)的支持是做好資料搜集工作的關(guān)鍵

我院所有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)院志資料搜集工作始終是支持的，如院長(zhǎng)孫紹年多次向我表示，寫院志不容易很辛苦，我為搜集院志資料曾四次去哈，二次去佳木斯，都是他親自批準(zhǔn)。更主要的是在我十年寫志過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)給我創(chuàng)造一個(gè)寬松的寫作環(huán)境。另外在寫志過(guò)程中盡力做到經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)院志編寫進(jìn)度，碰到問(wèn)題及時(shí)取得領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)幫助解決需要解決的問(wèn)題也是很重要的。

（七）對(duì)學(xué)院對(duì)院志的熱愛(ài)是做好院志資料搜集工作的基礎(chǔ)

我是1958年學(xué)院成立就來(lái)院工作的。五十多年來(lái)，我和學(xué)院一同走過(guò)同前，我親眼目睹了它的成長(zhǎng)歷程，它所經(jīng)歷的風(fēng)風(fēng)雨雨，我為它取得一點(diǎn)點(diǎn)成就而驕傲，而歡欣鼓舞；也為它哪怕一點(diǎn)點(diǎn)挫折而憂慮。正因?yàn)槿绱?，雖然我已退休多年，但我還深深的熱愛(ài)我們的學(xué)院，熱愛(ài)它的一草一木，一磚一瓦。正因?yàn)闊釔?ài)它，熱愛(ài)我從事的院志寫作工作，所以才肯在檔案室一坐就是一天，反復(fù)翻看那些枯燥無(wú)味，有很多還是字跡潦草模糊不清難以辨認(rèn)的資料。正因?yàn)槲覠釔?ài)學(xué)院和我所從事的院志寫作工作才肯花大力氣到學(xué)院辦公室倉(cāng)庫(kù)亂紙堆中尋找我所需要的有用資料，今日院志中有些資料就是在這里找到的，如院志中“準(zhǔn)備炸橋、我院藥廠為哈爾濱亞麻廠大爆炸中受傷職工驅(qū)車600里送藥”的事跡，都是這樣得來(lái)的。

（八）搞好人際關(guān)系是資料搜集工作成敗的重要環(huán)節(jié)

我們?yōu)樗鸭褐举Y料要到學(xué)院內(nèi)各部門和省內(nèi)各單位，都要和各式各樣的人物打交道。我們所辦的事都是求人的事，給人家添麻煩的事，人家都有人家的任務(wù)，都很忙，可以這樣說(shuō)，人家給你提供材料是人家額外負(fù)擔(dān)，也不是人家的義務(wù)，在這種情況下，要想把所要資料順利取回來(lái)，首先自己要有得體的衣著服飾，優(yōu)雅的言行舉止，尊重對(duì)方講求禮節(jié)，要以小學(xué)生向人求教的態(tài)度和人家辦事，以請(qǐng)求的方式向人家搜取材料，只有如此才能路路通。另外稱呼得體也是很重要的。比如說(shuō)到省志辦事，雖然他們都比我小十幾歲但我一律稱他們?yōu)槔蠋?。只有如此才能順利完成我想辦的事，只有如此才能有寧安市志辦主編把他們編寫的新寧安志大樣二十來(lái)本給我，也只有如此2009年9月省教育科學(xué)院的同志才能翻箱倒柜去找我們需要的材料。