企業(yè)檔案工作發(fā)展動(dòng)向及思考

宮政 劉玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的深化，企業(yè)改組、兼并、出售、轉(zhuǎn)讓已成為日常經(jīng)濟(jì)生活中的常態(tài)，特別是國(guó)有股從非戰(zhàn)略性領(lǐng)域的逐步退出，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)，所有制結(jié)構(gòu)發(fā)生了深刻變化，而這種變化亦呈現(xiàn)出日趨頻繁和激烈的趨勢(shì)。在這一變革過(guò)程中，企業(yè)檔案就成為相互交替過(guò)程中維系管理的延續(xù)性，杜絕資產(chǎn)流失，保護(hù)技術(shù)資源的重要信息來(lái)源。可以說(shuō)，一個(gè)高度完整性的企業(yè)檔案資源，是維護(hù)股東、企業(yè)和員工利益的金鑰匙，具有無(wú)可替代的作用。

一、當(dāng)前企業(yè)面臨的新形勢(shì)

（一）企業(yè)產(chǎn)權(quán)更替頻繁

隨著中國(guó)加入WTO，受世界經(jīng)濟(jì)的強(qiáng)化資源優(yōu)勢(shì)、技術(shù)優(yōu)勢(shì)、資本優(yōu)勢(shì)、競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)戰(zhàn)略性大調(diào)整的影響，特別是中央確立國(guó)有經(jīng)濟(jì)改革方向、國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展“十一五”計(jì)劃綱要確立了國(guó)有資本的退出精神，中國(guó)企業(yè)進(jìn)入了大兼并、大重組的時(shí)代。

（二）企業(yè)資產(chǎn)呈現(xiàn)多元化

現(xiàn)代企業(yè)為增強(qiáng)企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的多元化發(fā)展，企業(yè)走一業(yè)為主多元化經(jīng)營(yíng)已成為一種普遍現(xiàn)象。如通過(guò)合資聯(lián)營(yíng)、參股控股跨行業(yè)、跨地區(qū)經(jīng)營(yíng)，投資房地產(chǎn)業(yè)，因經(jīng)營(yíng)需要而投資的辦公經(jīng)營(yíng)用房、店面等，具有點(diǎn)多、面廣、分散等特點(diǎn)。

（三）科技人員流動(dòng)性增強(qiáng)

隨著國(guó)有企業(yè)改革的深化，所有制形式向多元化和民營(yíng)、私企過(guò)渡的趨勢(shì)日趨明顯，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律已成為左右人才走向的基本規(guī)律，擇業(yè)的多元性和社會(huì)提供的機(jī)會(huì)，使企業(yè)科技人員有了更加寬裕的選擇發(fā)展的機(jī)會(huì)，“跳槽”也就成為科技人員不斷追求完善自我價(jià)值的選擇，科技人員流動(dòng)性的增強(qiáng)也就成為當(dāng)今一種社會(huì)現(xiàn)象。

（四）目前企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

新形勢(shì)下，檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)濟(jì)生活中被賦予了新的內(nèi)涵，其經(jīng)濟(jì)價(jià)值日益突出，特別是在明晰產(chǎn)權(quán)、維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的完整性和企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)的延續(xù)性能力上，具有巨大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。但長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)的作用被忽視，功能被弱化，體現(xiàn)在人們對(duì)檔案工作的作用缺乏經(jīng)濟(jì)意識(shí)和效益意識(shí)。結(jié)果造成在具體工作中，忽視企業(yè)在改組、兼并、產(chǎn)權(quán)變更中對(duì)企業(yè)檔案管理的投入的強(qiáng)化，為企業(yè)的產(chǎn)權(quán)糾紛、財(cái)產(chǎn)糾紛和技術(shù)流失埋下伏筆。因此，企業(yè)檔案管理應(yīng)自覺(jué)肩負(fù)起檔案管理在企業(yè)經(jīng)濟(jì)生活中的重要角色，強(qiáng)化檔案管理的新的功能。

二、思考和建議

（一）強(qiáng)化企業(yè)檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的功能

1.發(fā)揮檔案在企業(yè)改制過(guò)程中法律憑證作用。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)生活中，無(wú)論是重組、兼并還是國(guó)有股轉(zhuǎn)讓，抑或是新經(jīng)濟(jì)聯(lián)合體的參股、控股，都離不開(kāi)資產(chǎn)核算、資產(chǎn)評(píng)估、產(chǎn)權(quán)厘定的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，他們是各權(quán)益方履行職責(zé)、義務(wù)和權(quán)力的法律依據(jù)。企業(yè)檔案工作在此期間，應(yīng)全面、完整地收集、保管各環(huán)節(jié)的文件、合同和憑證，為改革后權(quán)益各方履行自身權(quán)益提供原始證據(jù)和證明，減少爭(zhēng)議和糾紛。

2.發(fā)揮檔案在維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)完整性的作用。企業(yè)的資產(chǎn)包括有形的和無(wú)形的，如企業(yè)的資金、設(shè)備、廠房、土地等有形資產(chǎn)，企業(yè)的商標(biāo)權(quán)、專利權(quán)、注冊(cè)權(quán)等無(wú)形資產(chǎn)，要強(qiáng)化上述企業(yè)有形和無(wú)形資產(chǎn)的管理，保管好其證據(jù)和證明。特別是隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)的多元化和投資的多元化，企業(yè)投資具有點(diǎn)多、面廣、分散等特點(diǎn)，企業(yè)檔案管理及時(shí)對(duì)新增有形資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)的證據(jù)、憑證進(jìn)行收集保管，是杜絕隱瞞、轉(zhuǎn)移企業(yè)資產(chǎn)違規(guī)行為的有力保障。

3.發(fā)揮企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理延續(xù)性的保障作用。企業(yè)無(wú)論產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)怎樣變，無(wú)論是重新改組還是被兼并，無(wú)論管理機(jī)制和經(jīng)營(yíng)機(jī)制怎樣改，都要在企業(yè)原有的經(jīng)營(yíng)管理基礎(chǔ)上進(jìn)行，都是在對(duì)原有人事用工、分配制度，對(duì)原有規(guī)章制度、勞動(dòng)紀(jì)律的揚(yáng)棄上進(jìn)行的。要強(qiáng)化企業(yè)檔案管理對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度和各部門、崗位職責(zé)的管理和保存，為經(jīng)營(yíng)者提供準(zhǔn)確完整的信息供決策參考，如企業(yè)人員構(gòu)成信息、經(jīng)營(yíng)網(wǎng)絡(luò)、企業(yè)各項(xiàng)管理的條規(guī)條款等。

4.加強(qiáng)科技檔案管理。科技檔案的收集整理是關(guān)系企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的大事，特別在科技人員流動(dòng)性日增的今天，加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理顯得尤其重要。要謹(jǐn)防走掉一名科技人員，企業(yè)喪失一種科技能力的消極后果，甚至拖垮一個(gè)企業(yè)現(xiàn)象的發(fā)生。科技檔案的管理要從項(xiàng)目立項(xiàng)、技術(shù)引進(jìn)、設(shè)備調(diào)試及企業(yè)內(nèi)部的攻關(guān)、消化、提高等各個(gè)環(huán)節(jié)入手，做好相關(guān)技術(shù)指標(biāo)、工藝流程、調(diào)控辦法等一系列技術(shù)檔案的收集、歸檔工作，要制定規(guī)章制度和保障措施，確?？萍紮n案能按“四同時(shí)”的要求完成，杜絕科技人員把企業(yè)的科技成果視同“私人財(cái)產(chǎn)”和“跳槽資本”，維護(hù)企業(yè)的利益。

（二）采取措施確保企業(yè)檔案管理的有效運(yùn)行

企業(yè)檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)生活中的重要性和經(jīng)濟(jì)價(jià)值是無(wú)可代替的，其系統(tǒng)性、完整性是企業(yè)強(qiáng)化管理、完善改革、維護(hù)權(quán)益的重要信息來(lái)源。那么，在新形勢(shì)下加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的必要性也就理在其中，必須在以下幾個(gè)方面加以保障。

1.加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。要充分發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的重要作用，離不開(kāi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持。必須強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要選配政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精的業(yè)務(wù)骨干充實(shí)檔案機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)崗位，充實(shí)檔案專業(yè)管理人員。

2.保證檔案機(jī)構(gòu)健全。企業(yè)所有制形式、產(chǎn)權(quán)形式無(wú)論如何變、檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置不能變，檔案管理的必要硬件投入不能減。一個(gè)企業(yè)保持一個(gè)健全完整的檔案機(jī)構(gòu)，是保證檔案資料保持完整、全面、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)。

3.保持檔案工作隊(duì)伍的穩(wěn)定。為確保企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量水平，首先，要建設(shè)一支穩(wěn)定的檔案工作隊(duì)伍，使他們能專心致志地工作，使他們能盡職盡力地完成企業(yè)各個(gè)時(shí)期的各項(xiàng)檔案管理工作，而不能說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，改革起來(lái)首先被列為精簡(jiǎn)對(duì)象。其次，在檔案人員中樹(shù)立敬業(yè)愛(ài)崗甘于奉獻(xiàn)的精神。檔案工作是一項(xiàng)清貧的工作，因此，要建立一種良好的激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)他們的工作熱情，樹(shù)立為檔案事業(yè)獻(xiàn)身的信念。

4.完善檔案管理制度。無(wú)規(guī)矩不成方圓，要建立健全檔案收集、分類、歸檔過(guò)程中的規(guī)章制度和獎(jiǎng)懲措施，用制度規(guī)范各部門、各單位和個(gè)人與檔案管理部門的關(guān)系，同時(shí)將各部門、各單位歸檔材料的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性與工作績(jī)效掛鉤考核，將檔案管理納入企業(yè)的日常管理中，確保檔案管理的規(guī)范、有序進(jìn)行。

5.加強(qiáng)檔案管理宣傳工作。檔案宣傳工作，是檔案管理的一個(gè)有機(jī)組成部分。要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的作用、價(jià)值、地位的宣傳，讓企業(yè)各階層都對(duì)檔案工作有一個(gè)較充分的認(rèn)識(shí)和理解，使他們主動(dòng)、自覺(jué)地支持、配合檔案工作。