充分利用檔案信息資源更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

王艷梅

（七臺(tái)河市規(guī)劃勘測(cè)設(shè)計(jì)院 黑龍江 七臺(tái)河 154600）

信息時(shí)代，檔案作為社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是一種寶貴的信息資源?，F(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)建設(shè)飛速發(fā)展，檔案工作應(yīng)適調(diào)整方向，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)體制變革的要求，主動(dòng)參與到經(jīng)濟(jì)建設(shè)中去，不斷改進(jìn)工作的方式，開(kāi)闊工作視野，調(diào)整工作內(nèi)容，充分利用檔案信息資源，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，使檔案資源合理配置的與有效的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

一、更新觀念，牢固樹立為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的思想

一是要把“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?。檔案管理者不能僅僅局限于對(duì)檔案資料的整理和保管，而是要側(cè)重于對(duì)檔案信息資源的發(fā)掘，要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識(shí)和檔案使用的效率意識(shí)，我們應(yīng)當(dāng)意識(shí)到，收集和整理檔案的最終目的是利用檔案。從中提取有價(jià)值的信息并通過(guò)現(xiàn)代化信息手段和渠道，使其為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

二是要深入挖掘、突出重點(diǎn)，提供決策依據(jù)。必須在充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。要通過(guò)對(duì)檔案資料的整理和深入分析，找出與經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展方向相對(duì)應(yīng)的規(guī)律性，為提供決策依據(jù)，使檔案資料真正成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展的參數(shù)。

三是要轉(zhuǎn)變作風(fēng)變被動(dòng)為主動(dòng)。要改變傳統(tǒng)的“等客上門，你查我找”的被動(dòng)服務(wù)方式，積極走向社會(huì)了解市場(chǎng)需求，主動(dòng)提供服務(wù)。在工作中，要加強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性；要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來(lái)加強(qiáng)檔案的創(chuàng)新服務(wù)。

二、加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，為開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源創(chuàng)造前提條件

檔案的基礎(chǔ)工作包括收集、整理、鑒定、保管，編研、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié).收集是檔案工作的前提，整理、分類、鑒定、保管是實(shí)質(zhì)性工作.檢索是利用的拐杖與向?qū)?，編研是利用的手段和方式。檔案基礎(chǔ)工作是開(kāi)發(fā)利用檔案信息的前提和必要條件，基礎(chǔ)工作做不好，開(kāi)發(fā)利用工作也很難取得成效，過(guò)去由于在檔案基礎(chǔ)工作方面存在著館藏檔案不合理、檢索工具單一、編研工作薄弱等問(wèn)題，在很大程度上影響了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。因而，要更好地開(kāi)發(fā)利用檔案資源，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，就必須做好檔案的基礎(chǔ)工作，特別要在以下幾個(gè)環(huán)節(jié)上加大工作力度。

一要加大收集力度。把國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案資料接收入館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，為檔案的收集、整理工作奠定基礎(chǔ)。明確接收檔案的范圍、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及要求，及時(shí)修訂和完善各種檔案的整理細(xì)則、保管期限等，以確保館藏檔案更加豐富、具有特色。同時(shí)，要擴(kuò)大檔案征集范圍，主動(dòng)向社會(huì)征集有價(jià)值的檔案。要圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)，注重科技資料、新經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案資料的收集，做到齊全完整，改善館藏資料結(jié)構(gòu)，豐富館藏量。達(dá)到為利用者提供完整服務(wù)的目的。

二要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，提高科學(xué)管理水平。實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化、檔案保護(hù)現(xiàn)代化、檔案管理手段現(xiàn)代化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。在資料的形成過(guò)程中，要同有關(guān)部門密切協(xié)作，嚴(yán)把材料制作質(zhì)量關(guān)，做到資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，在資料的保管上要采取相應(yīng)的保護(hù)措施，確保其安全完整，不丟失、不損壞，并及時(shí)做好檔案的鑒定和解密工作，按要求適時(shí)開(kāi)放。

三要完善檢索系統(tǒng)。檔案檢索工具在檔案管理中具有橋梁作用、交流作用和管理作用，各種檢索工具，是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開(kāi)展檔案編研工作的必要手段。檔案檢索系統(tǒng)是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。利用者借助檢索工具便可以較為迅速準(zhǔn)確地獲取所需檔案。使用它才可以打開(kāi)檔案信息寶庫(kù)之門，滿足特定的需求。我們要緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心，根據(jù)不同需要，編制不同的檢索工具，力求檢索工具多樣化，保證從不同角度檢索，不斷提高查全率、查準(zhǔn)率和和快速查閱率，以適應(yīng)利用工作的需要。

四要加大編研工作力度。檔案編研工作是將館內(nèi)靜態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的、可供利用的信息資源的加工制作過(guò)程。檔案編研的選題只有貼近政府的工作中心，貼近人民群眾，才能有效地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)。讓檔案編研成果滿足社會(huì)各界及人民群眾的需要，是檔案編研工作的出發(fā)點(diǎn)和歸縮。因此在編研題材上，要根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)各方面的需求，力爭(zhēng)豐富多樣。特別是對(duì)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域、科技領(lǐng)域的檔案資料，要深入研究，多編輯一些綜合性或?qū)ｎ}性的史料匯集，從而使分散的檔案資料系統(tǒng)化、條理化，提高為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的層次。

三、及時(shí)了解社會(huì)需求，做好檔案利用信息預(yù)測(cè)

隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的飛速發(fā)展，人民群眾的民主意識(shí)和法制意識(shí)逐步增強(qiáng)，人們對(duì)檔案信息的利用需求不斷發(fā)生變化，這就要求檔案工作者必須走向社會(huì)深入實(shí)際，加強(qiáng)調(diào)查研究，及時(shí)掌握人們對(duì)檔案信息的利用需求，并根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展，對(duì)未來(lái)社會(huì)的檔案信息需求做出預(yù)測(cè)，這是做好檔案開(kāi)發(fā)利用的超前性工作，通過(guò)預(yù)測(cè)，詳細(xì)了解和掌握每個(gè)時(shí)期的中心任務(wù)及社會(huì)各行各業(yè)對(duì)檔案信息的需求，通過(guò)分析研究，區(qū)分主次，掌握輕重緩急，有計(jì)劃、有針對(duì)性地安排好檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作。

要做好檔案信息的需求預(yù)測(cè)工作，首先要求檔案工作者必須樹立主動(dòng)服務(wù)思想，變守門待客為上門服務(wù)，主動(dòng)征求信息需求者的意見(jiàn)，了解社會(huì)對(duì)檔案信息的需求動(dòng)向。其次要求檔案工作者必須樹立深入實(shí)際的工作作風(fēng)，積極深入經(jīng)濟(jì)建設(shè)第一線，準(zhǔn)確把握經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢(shì)，并通過(guò)對(duì)這種趨勢(shì)的研究分析，了解經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中對(duì)檔案信息的需求動(dòng)向。再次，要求檔案工作者根據(jù)社會(huì)對(duì)檔案信息的需求動(dòng)向，有的放矢的收集整理和編研各方面的檔案資料，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供全方位的服務(wù)。

四、依據(jù)信息反饋，提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用水平

檔案利用效果的信息反饋，是了解和掌握檔案社會(huì)價(jià)值的客觀依據(jù)，也是做好檔案信息利用與開(kāi)發(fā)的重要前提。收集、整理檔案利用效果信息，是檔案信息資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的重要組成部分，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用效果如何，檔案部門所提供的信息滿足需求者的程度高低，檔案部門對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)的好壞，利用者對(duì)檔案部門有何意見(jiàn)和要求等，這些都是檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用所必須了解和掌握的，也是檔案部門及時(shí)了解社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，分析掌握檔案信息利用動(dòng)態(tài)，不斷改進(jìn)與加強(qiáng)檔案信息服務(wù)工作及時(shí)了解社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。檔案人員要不斷拓寬知識(shí)領(lǐng)域，學(xué)習(xí)哲學(xué)、經(jīng)濟(jì)、法律、歷史和現(xiàn)代科技等相關(guān)知識(shí)及反映當(dāng)代世界政治、經(jīng)濟(jì)、文化新發(fā)展的各種新知識(shí)、新技能，同時(shí)要學(xué)會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化工具和手段進(jìn)行檔案管理，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。通過(guò)信息反饋使檔案部門了解在檔案信息資源的利用上，哪些方面是做得好的或比較好的，哪些方面還做得不夠，從而有針對(duì)性的改進(jìn)工作，提高水平和服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)，通過(guò)信息反饋，進(jìn)一步了解利用者的利用和新的要求，進(jìn)一步掌握檔案信息需求的變化和發(fā)展趨勢(shì)，以便更好地收集、整理和研究新的檔案資料，為利用者儲(chǔ)備更準(zhǔn)確、更系統(tǒng)、更科學(xué)的信息資源。同時(shí)還要加大對(duì)利用者的宣傳教育力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺(jué)性，積極配合檔案部門做好這一工作，使檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用取得更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。