房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)探討

彭曉丹

（大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣房地產(chǎn)管理處 黑龍江 大慶 166200）

隨著檔案信息資源的急劇增長(zhǎng)和社會(huì)利用愈來(lái)愈頻繁，傳統(tǒng)的檔案利用方式與方法難以適應(yīng)社會(huì)利用的需要和檔案信息資源加工工作的實(shí)際需要，它們都要求能準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地將檔案信息資源進(jìn)行有效濃縮和有效的貯存，以便于廣泛地提供利用，而檔案工作者面對(duì)著浩如煙海的檔案信息資源，完全靠手工操作去試圖準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地將檔案信息資源進(jìn)行有效的濃縮和有效的貯存，這在實(shí)踐工作中，是很難做到的。如此，在檔案信息資源的加工工作中，應(yīng)在手工操作的基礎(chǔ)上，盡可能地使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，以彌補(bǔ)手工操作的不足。

對(duì)檔案信息資源進(jìn)行加工的根本目的，是使不便于傳遞和查找利用的數(shù)量浩大，內(nèi)容繁雜的檔案信息資源變成便于傳遞和查找利用的檔案信息。如此，縮微技術(shù)的應(yīng)用，在某種程度上來(lái)說(shuō)就是起著對(duì)檔案信息資源的加工作用，使檔案信息的存貯密度提高，縮小檔案體積，并且縮微復(fù)制品具有小型化、規(guī)格化、密集化的特點(diǎn)，這便于檔案信息的傳遞和查找利用。

1.背景簡(jiǎn)介

房產(chǎn)檔案管理的信息化智能化是大勢(shì)所趨，不少單位都已將其提上了議事日程，很多地方都已經(jīng)制定了本局檔案館信息化的具體時(shí)間表，部分地區(qū)已經(jīng)進(jìn)入實(shí)施使用階段。由于檔案管理工作的意義、重要性、及其他地位長(zhǎng)期以來(lái)沒(méi)有得到應(yīng)得的重視，房產(chǎn)檔案信息化又相對(duì)滯后于房產(chǎn)交易、物業(yè)管理等，時(shí)至今日市場(chǎng)上大部分的商業(yè)房地產(chǎn)管理軟件還只是把房產(chǎn)檔案管理作為一個(gè)次要的模塊或子系統(tǒng)，對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)化停留在粗淺的層次，錄入許多不重要的數(shù)據(jù)項(xiàng)增加用戶的負(fù)擔(dān)，而對(duì)房產(chǎn)檔案管理非常有用的數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)等缺乏深入的分析、挖掘。近來(lái)，房產(chǎn)檔案的重要性受到了越來(lái)越大的重視，一些有條件的單位紛紛開(kāi)始使用專業(yè)的房產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)，取得了很好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。在使用過(guò)程中，不斷挖掘業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需求，不斷升級(jí)完善。至今已形成了一套行之有效、安全可靠、使用方便的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。

2.業(yè)務(wù)分析

房產(chǎn)檔案信息化主要包括三個(gè)層次；檔案原件的管理、檔案的掃描及檔案掃描件的管理，檔案數(shù)據(jù)的管理，即信息化后的檔案有三種存在方式，檔案原件、檔案掃描件、檔案數(shù)據(jù)。

檔案數(shù)據(jù)是以查詢、統(tǒng)計(jì)、管理、記錄、其他部門業(yè)務(wù)接口等目的從檔案信息里提取的、利用數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)進(jìn)行錄入、存放、查詢、管理的信息源，是對(duì)其他兩個(gè)層次管理的媒介，其管理模塊也是房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的最基本部分，一般管理軟件的組成部分如錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、注銷等都包含其中。

檔案原件有不可替代的作用，如何長(zhǎng)期保存、編排方便、快速查找、防止纂改是原件管理的主要內(nèi)容。這部分看似與電腦無(wú)關(guān)，大部分商業(yè)房產(chǎn)檔案軟件都為涉及。在我們的系統(tǒng)中，用掃描與原件互為監(jiān)督，防止纂改，微機(jī)查詢結(jié)果直接以掃描件提供出來(lái)，即查既得，既方便了用戶，減輕了工作人員負(fù)擔(dān)，也減少了原件磨損。我們通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)明確、保存報(bào)關(guān)員與檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，自動(dòng)生成并打印檔案目錄、檔案號(hào)等編排工具，對(duì)檔案原件的裝訂整理工作進(jìn)行人和量的精確統(tǒng)計(jì)。我們通過(guò)軟件自動(dòng)跟蹤，省去了原來(lái)最繁重的合檔工作。檔案之間的聯(lián)系全部通過(guò)軟件完成，庫(kù)房只需要保證變化與按順序排放即可。大大提高工作效率、明確管理責(zé)任的前提下，把庫(kù)房管理從最繁重變成了最輕松的工作。

檔案掃描是檔案系統(tǒng)的重頭戲。存儲(chǔ)在微機(jī)中的檔案圖片可以大大方便用戶查詢，原來(lái)需要用戶等待半天，管理員跑上跑下的工作，現(xiàn)在只一動(dòng)鼠標(biāo)就可在一秒內(nèi)輕松得到，還減少了原件的磨損，延長(zhǎng)了原件壽命，并對(duì)原件進(jìn)行備份與對(duì)照監(jiān)督。因此一個(gè)專業(yè)的檔案信息系統(tǒng)，必須擁有掃描層次的管理。處理浩如煙海的檔案必須使用高速掃描儀，要真正發(fā)揮高速掃描儀的作用，必須對(duì)掃描儀專門編程，而不能通過(guò)調(diào)用掃描儀標(biāo)準(zhǔn)界面來(lái)完成掃描工作，我們采用TWAIN國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)接口，直接對(duì)掃描儀進(jìn)行底層編程，并采用小鍵盤控制，圖片掃描實(shí)現(xiàn)了高校的流水線作業(yè)，把高速掃描儀的能力發(fā)揮的淋漓盡致。人員管理作為檔案管理的重要組成部分往往被很多商業(yè)檔案軟件忽略。我們的系統(tǒng)對(duì)每一卷檔案的錄入、掃描、接收、注銷、保存等所有業(yè)務(wù)活動(dòng)，都有操作人記錄，以明確責(zé)任并精確統(tǒng)計(jì)工作量作考核依據(jù)。

3.房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的作用

房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)是對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字技術(shù)處理，建立檔案圖像庫(kù)，并通過(guò)對(duì)檔案卷內(nèi)目錄的信息化處理，已實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的計(jì)算機(jī)管理和利用。該系統(tǒng)主要是為檔案室接受、管理和利用檔案提供平臺(tái)。

3.1 基礎(chǔ)功能

3.1.1 具有檔案接收、檔案查詢、檔案上架、檔案掃描、庫(kù)房管理、索引打印、檔案錄入、修改、檔案借閱等功能。

2.1.2 預(yù)警預(yù)報(bào)功能：通過(guò)房產(chǎn)交易、放權(quán)登記、房產(chǎn)測(cè)繪等數(shù)據(jù)分析，為各界部門進(jìn)行決策提供信息。

3.1.3 對(duì)產(chǎn)權(quán)登記所提供的各類要件，登記過(guò)程中形成的審批文件、附圖，進(jìn)行歸檔編錄、錄入檔案存放位置及檔案編號(hào)。

3.1.4 采用數(shù)碼相機(jī)快速建檔系統(tǒng)對(duì)登記收件原件掃描，建立歸檔圖像庫(kù)。

3.1.5 通過(guò)建立檔案的基本數(shù)據(jù)信息庫(kù)，構(gòu)造檔案目錄庫(kù)，并建立檔案之間的關(guān)聯(lián)及變更關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案的電子檢索和調(diào)閱。

3.1.6 通過(guò)建立調(diào)檔管理模塊，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的查檔登記、調(diào)檔收費(fèi)、利用情況統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)的管理。

3.1.7 提供各類房地產(chǎn)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表的統(tǒng)計(jì)、形成各類報(bào)表，并對(duì)統(tǒng)計(jì)結(jié)果以圖表顯示，可為各類分析提供數(shù)據(jù)。

3.2 采用新技術(shù)

3.2.1 二維碼技術(shù)，在檔案卷皮上粘貼二維條形碼，使檔案的調(diào)閱、入庫(kù)等管理更加方便。

3.2.2 建立電子庫(kù)房，采用計(jì)算機(jī)把檔案庫(kù)房模擬出來(lái)，以此可以對(duì)庫(kù)房進(jìn)行管理，對(duì)檔案的位置能夠精確定位，同時(shí)檔案不再按坐落上架而是采用檔案件編號(hào)和位置號(hào)對(duì)應(yīng)的方式上架，有效地避免了檔案移庫(kù)，同時(shí)也節(jié)省了庫(kù)房的空間。

3.2.3 日志記錄。通過(guò)完備的日志記錄系統(tǒng)，對(duì)所有涉及檔案的操作都用日志進(jìn)行記錄，從而對(duì)檔案的各項(xiàng)操作都留有痕跡，保證了檔案的安全性。

3.2.4 檔案電子化，通過(guò)對(duì)檔案繼續(xù)掃描或數(shù)碼成像把檔案存貯在服務(wù)器上，從而達(dá)到不需要翻閱紙質(zhì)檔案的就可以實(shí)現(xiàn)檔案查閱，極大的提高工作效率，方便了各項(xiàng)業(yè)務(wù)的檔案利用。

3.2.5 圖像壓縮，通過(guò)采用先進(jìn)的圖像壓縮技術(shù)在不損耗圖像質(zhì)量的同時(shí)，大大縮小圖像的大小從而節(jié)約了服務(wù)器的存儲(chǔ)空間。

3.2.6 文件服務(wù)器存儲(chǔ)，目前兩種圖像存儲(chǔ)方式；第一直接存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，第二存儲(chǔ)到專門的文件服務(wù)器上，考慮到數(shù)據(jù)庫(kù)的性能和安全性決定采用第二種存儲(chǔ)方式，也就是采用文件服務(wù)器進(jìn)行存儲(chǔ)。

4.房產(chǎn)預(yù)警預(yù)報(bào)系統(tǒng)

4.1 基本功能

4.1.1 統(tǒng)計(jì)功能，主要統(tǒng)計(jì)各系統(tǒng)辦理的初始登記、轉(zhuǎn)移登記、抵押登記、房產(chǎn)測(cè)繪、房產(chǎn)租賃等相關(guān)業(yè)務(wù)的宗數(shù)、面積、價(jià)格數(shù)據(jù)。

4.1.2 分項(xiàng)功能，對(duì)統(tǒng)計(jì)上來(lái)的各類數(shù)據(jù)，通過(guò)對(duì)比進(jìn)行系統(tǒng)分析，找出市場(chǎng)內(nèi)在的發(fā)展規(guī)律，做出科學(xué)、理性的市場(chǎng)分析。

4.1.3 信息發(fā)布功能，通過(guò)房地產(chǎn)網(wǎng)站定期對(duì)系統(tǒng)得出的信息報(bào)告進(jìn)行發(fā)布，為政策決策和企業(yè)提供市場(chǎng)信息服務(wù)。

4.2 系統(tǒng)特點(diǎn)

目前，預(yù)警預(yù)報(bào)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要來(lái)源于房屋權(quán)屬登記管理系統(tǒng)，房產(chǎn)檔案系統(tǒng)及房產(chǎn)分層分戶圖系統(tǒng)內(nèi)的業(yè)務(wù)登記，數(shù)據(jù)較少是該系統(tǒng)的最大問(wèn)題，為此，在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，充分考慮當(dāng)前存在的實(shí)際問(wèn)題，已對(duì)系統(tǒng)的硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)帶寬、系統(tǒng)接口的可擴(kuò)充性留有充分余地。同時(shí)積極與規(guī)劃局、建委、土地局進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，加快相關(guān)數(shù)據(jù)的匯集，為建立更為規(guī)范、完善的房地產(chǎn)預(yù)警預(yù)報(bào)系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。

5.系統(tǒng)構(gòu)成與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)系

房產(chǎn)GIS系統(tǒng)是利用地理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，通過(guò)房產(chǎn)測(cè)繪平面圖、分丘圖、分層分戶圖信息的采集、編輯、在地理信息系統(tǒng)平臺(tái)上建立房產(chǎn)圖形庫(kù)和相應(yīng)的屬性庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測(cè)繪工作的數(shù)字化，房屋面積計(jì)算的自動(dòng)化，房產(chǎn)圖形管理的規(guī)范化。房產(chǎn)GIS系統(tǒng)具有圖形數(shù)據(jù)的采集、編輯、圖像數(shù)據(jù)與屬性數(shù)據(jù)的雙向查詢、檢索、分析，歷史數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)更新與管理和制圖、表輸出等功能。

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