淺談疾病預(yù)防控制檔案信息資源的開發(fā)利用

朱靜1李爽

（1.牡丹江市疾病控制中心;2.黑龍江商業(yè)職業(yè)學(xué)院 黑龍江 牡丹江 157011）

疾病預(yù)防控制部門擔(dān)負(fù)著承擔(dān)政府公共衛(wèi)生職能、疾病預(yù)防控制、健康教育與促進(jìn)等重任，在保護(hù)人民健康、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面起著重要作用。疾病預(yù)防控制檔案是指疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在疾病預(yù)防、衛(wèi)生學(xué)評價(jià)、公共衛(wèi)生監(jiān)測、衛(wèi)生檢驗(yàn)檢測、健康促進(jìn)與教育等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖像以及其他不同形式的歷史記錄載體。其真實(shí)地記錄著疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的主要職能活動(dòng)，是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)信息和重要依據(jù)。疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)利用工作包括二個(gè)方面，一是疾病預(yù)防控制檔案信息資源的開發(fā)，就是檔案部門根據(jù)疾病預(yù)防控制工作的需要，采用專業(yè)的方法和現(xiàn)代的技術(shù)，從所保管的疾病預(yù)防控制檔案中發(fā)掘有用的信息材料，及時(shí)反饋給有關(guān)業(yè)務(wù)部門，以利于疾病預(yù)防控制部門分析研究；二是檔案的利用工作，確切地說，就是疾病預(yù)防控制部門利用檔案所取得的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。其中開發(fā)是實(shí)現(xiàn)利用的前提和必要條件，而利用檔案信息所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益是衡量開發(fā)程度的重要標(biāo)志。如何在新形勢下做好疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)利用工作，使其走出傳統(tǒng)的思維、工作模式，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面來把握。

一、強(qiáng)化疾病預(yù)防控制檔案工作的科學(xué)管理，豐富檔案的信息資源結(jié)構(gòu)

做好疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)利用工作，檔案室藏量的豐富和優(yōu)化與否起決定作用。疾病預(yù)防控制檔案機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)檔案的接收與征集工作，千方百計(jì)擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類，力爭做到檔案數(shù)量充足，內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理，質(zhì)量優(yōu)化，這就要求建立一個(gè)專門的機(jī)構(gòu)即設(shè)立一個(gè)綜合性質(zhì)的檔案室，以便對歸檔的檔案能進(jìn)行更規(guī)范、更科學(xué)的集中統(tǒng)一管理。多年來的實(shí)踐證明，疾病預(yù)防控制檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，極大地方便了疾病預(yù)防控制檔案的查閱和利用，保障了疾病預(yù)防控制檔案的信息資源來源廣泛，管理優(yōu)化，便于利用。

二、強(qiáng)化疾病預(yù)防控制文件材料收集歸檔工作，確保歸檔文件材料齊全完整

疾病預(yù)防控制文件材料是疾病預(yù)防控制部門在疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生檢驗(yàn)檢測、健康教育、科研培訓(xùn)及黨政工團(tuán)等活動(dòng)中形成的各種門類、載體的原始記錄，是疾病預(yù)防控制檔案的直接來源。疾病預(yù)防控制文件材料收集歸檔工作作為疾病預(yù)防控制檔案管理工作的重要前提和基礎(chǔ)工作，為檔案管理工作提供了實(shí)際的管理對象，是疾病預(yù)防控制檔案部門取得檔案的重要手段。隨著《檔案法》的貫徹實(shí)施，疾病預(yù)防控制檔案管理正在逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，但在實(shí)際工作中還存在這樣或那樣的問題，如因重視不夠而導(dǎo)致文件材料收集不全，一些人把應(yīng)歸檔的文件材料當(dāng)作“家底”據(jù)為己有，不愿歸檔；因歸檔制度不明確而導(dǎo)致文件材料收集歸檔不及時(shí)；因整理不及時(shí)而導(dǎo)致文件材料移交歸檔不規(guī)范等。這些在日后很大程度上影響了疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)和利用工作。

1、提高認(rèn)識，加強(qiáng)文件材料收集歸檔工作。一要加強(qiáng)對《檔案法》的宣傳，提高對疾病預(yù)防控制文件材料收集歸檔工作重要性的認(rèn)識，提高檔案人員的法制觀念和業(yè)務(wù)素質(zhì)，明確文件材料收集歸檔工作的責(zé)任。要通過宣傳，將檔案意識根植于各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員的頭腦中，使領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員把對檔案工作的理解與支持落實(shí)在行動(dòng)上，要像抓疾病預(yù)防控制工作那樣抓文件材料的收集和歸檔.二要落實(shí)“三納入”，以保證收集歸檔工作順利進(jìn)行。在布置各項(xiàng)疾病預(yù)防控制管理程序中，要同步做好文件材料的形成、積累歸檔工作；在安排科研、基建等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃同時(shí)，規(guī)定保證疾病預(yù)防控制文件材料整理和歸檔工作的時(shí)間和計(jì)劃；在各有關(guān)部門和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中規(guī)定各級、各類科技人員和管理人員對文件材料形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、積累、整理和歸檔工作的職責(zé)，并且作為考核與獎(jiǎng)勵(lì)的一個(gè)條件。三要每年舉辦檔案法律知識和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，向全員宣傳相關(guān)的法律法規(guī)及管理標(biāo)準(zhǔn)，營造一個(gè)主動(dòng)歸檔的良好氛圍。

2、健全規(guī)章制度，加強(qiáng)疾病預(yù)防控制文件材料及時(shí)歸檔。一要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，保證文件材料收集歸檔工作的順利進(jìn)行。二要制定文件材料歸檔制度，以保證歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

3、按時(shí)歸檔，加強(qiáng)疾病預(yù)防控制文件材料的規(guī)范整理。按照《檔案法》，文件材料應(yīng)當(dāng)由文件材料形成部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊、編制移交目錄。具體來說，文書文件材料的整理應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》要求來整理；科技文件材料應(yīng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》來整理;會(huì)計(jì)文件材料應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求來整理;照片檔案應(yīng)按《照片檔案管理規(guī)范》的要求來整理。

三、完善疾病預(yù)防控制檔案的補(bǔ)充機(jī)制，防范和杜絕檔案信息資源的流失

要完善疾病預(yù)防控制檔案的補(bǔ)充機(jī)制，廣泛開展檔案的征集工作，想方設(shè)法收集散存于領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人手中的資料，以增大室藏檔案的時(shí)間跨度，增大所藏檔案的信息量，彌補(bǔ)所藏檔案資料的不足。另外，要做好疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)和利用，還要嚴(yán)防檔案資源的流失。首先，要加強(qiáng)檔案人員的自身權(quán)益意識，不能只注重開發(fā)而忽視檔案資源的流失，還要加強(qiáng)檔案人員的責(zé)任感，將嚴(yán)防檔案資源的流失提到認(rèn)識的高度上來。

四、更新觀念，拓寬疾病預(yù)防控制檔案開發(fā)利用的服務(wù)范圍

觀念是行動(dòng)的向?qū)?，要有效地開發(fā)利用疾病預(yù)防控制檔案信息資源，就必須轉(zhuǎn)變舊的觀念，確立全新的觀念。新形勢下檔案工作者要樹立主動(dòng)服務(wù)觀念。服務(wù)性是檔案工作的根本屬性，只有確立服務(wù)的觀念才能產(chǎn)生自覺的服務(wù)行動(dòng)，要變被動(dòng)為主動(dòng)，將利用者的需要放在首位，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，不斷提高服務(wù)技能和水平，為利用者提供高質(zhì)量、高效率的檔案服務(wù)。

五、提高自身素質(zhì)，努力造就新型檔案專業(yè)人才

現(xiàn)代社會(huì)是知識經(jīng)濟(jì)占主導(dǎo)地位的社會(huì)，而信息產(chǎn)業(yè)是知識經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)，現(xiàn)代高新技術(shù)的蓬勃發(fā)展必將對檔案的開發(fā)利用工作產(chǎn)生巨大的影響。面對這樣一個(gè)變革的時(shí)代，如果檔案工作者不迎頭趕上，努力提高自身的素質(zhì)，就會(huì)使檔案工作者在疾病預(yù)防控制檔案信息資源的開發(fā)利用上準(zhǔn)備不足，就會(huì)處于被動(dòng)的地位，因此檔案工作者要有一種緊迫感。一要加強(qiáng)思想意識的轉(zhuǎn)變，只有努力學(xué)習(xí)才能創(chuàng)新，只有求新才能發(fā)展。要以豐富的理論知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為后盾。疾病預(yù)防控制檔案工作是一門技術(shù)性很強(qiáng)的工作，從知識的形態(tài)來看，疾病預(yù)防控制檔案是最直接、最原始、最新鮮、最準(zhǔn)確的知識載體,它不是翻翻查查那樣簡單，而是一門研究性很強(qiáng)的工作，這就要求檔案工作者本身的業(yè)務(wù)水平盡快跟得上時(shí)代、跟得上檔案事業(yè)的發(fā)展。二要檔案工作者努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)技術(shù)知識，提高自身素質(zhì)，熟悉疾病預(yù)防控制的全過程，提高自己的業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力和水平。三要盡快掌握現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)。檔案的現(xiàn)代化管理對疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)與利用提出了新的課題，要適應(yīng)形勢，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，以達(dá)到疾病預(yù)防控制檔案的深層次開發(fā)與利用，不僅要進(jìn)行縱向聯(lián)系，即同行業(yè)間的互通、互補(bǔ)檔案信息，還要進(jìn)行橫向的聯(lián)系，就是與各行各業(yè)間保持聯(lián)系，從單一的信息向綜合性信息發(fā)展。

由此可見，在新形勢下，要做好疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)利用工作，就要從內(nèi)部職能做起，強(qiáng)化檔案工作的科學(xué)管理，注重接收、征集工作，加強(qiáng)疾病預(yù)防控制文件材料收集歸檔，不斷更新檔案人員的思想觀念，積極迎接新技術(shù)的挑戰(zhàn)。檔案工作者要堅(jiān)持不懈地努力學(xué)習(xí)，不斷提高開發(fā)檔案信息資源的能力，充分發(fā)揮檔案的作用，為疾病預(yù)防控制工作提供有效服務(wù)。