淺談突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的管理

朱 靜張曉梅

（1牡丹江市疾病預(yù)防控制中心；2牡丹江市中心血站 黑龍江 牡丹江 157020）

公共衛(wèi)生問題是一項重大的社會問題，關(guān)系到人群整體健康水平和生活質(zhì)量，突發(fā)公共衛(wèi)生事件則直接關(guān)系到公眾的健康、經(jīng)濟的發(fā)展和社會的安定，并日益成為社會普遍關(guān)注的熱點問題。國務(wù)院公布施行《突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急條例》，標志著我國公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處理工作納入了法制軌道。在構(gòu)建突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急體系中，疾控機構(gòu)的地位和作用至關(guān)重要，由此而形成的大量文件材料是疾控人防制突發(fā)公共衛(wèi)生事件的真實記錄，對于今后工作查考、研究、經(jīng)驗借鑒具有十分重要價值，是提高預(yù)防控制體系整體效益的重要基礎(chǔ)。為此，本人就疾控機構(gòu)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的應(yīng)急管理提出如下建議：

一、確立保障體系

1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一指揮

突發(fā)事件有全國性和區(qū)域性之分，必須在各級政府的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一指揮下開展檔案的應(yīng)急管理工作。要根據(jù)突發(fā)事件的性質(zhì)和級別實行分級負責，以加大指揮力度，取得各級各類人員的支持，利于檔案的收集。

2、納入規(guī)劃與質(zhì)量管理體系

要把檔案管理納入突發(fā)公共衛(wèi)生事件管理預(yù)案和質(zhì)量管理內(nèi)容，定期檢查。一旦發(fā)生突發(fā)事件，檔案部門要積極主動做出反應(yīng)，立即采取措施密切配合有關(guān)專業(yè)技術(shù)部門，防止檔案遺失。

3、建立健全規(guī)章制度，確保檔案安全

處理突發(fā)事件工作中形成的原始材料，具有較高的參考、應(yīng)用價值，也是日后查找的重要參考資料，其安全尤為重要。為此，必須有一套完整、健全的行之有效的制度做保證，并且檔案部門要指定專人管理、業(yè)務(wù)部門由兼職檔案員收集整理，以保持檔案原貌，確保檔案的完整與安全。。

4、建立應(yīng)急隊伍，承擔突發(fā)公共衛(wèi)生事件形成文件材料的收集工作

應(yīng)急隊伍成員由流行病、消毒、檢驗、健康教育、信息綜合等相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成，分別負責收集本部門在應(yīng)急處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件工作中形成的文件材料，便于及時將本部門形成的有價值的文件材料移交至檔案部門，更重要的是可提升檔案的質(zhì)量。

二、明確歸檔范圍

為做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件中檔案的應(yīng)急管理工作，檔案部門要有充分的思想準備，制定相應(yīng)的應(yīng)對突發(fā)事件的檔案管理工作方案，明確歸檔范圍，以隨時準備應(yīng)對突發(fā)事件的發(fā)生。根據(jù)對我單位預(yù)防非典、甲流工作文件材料的收集、整理工作經(jīng)驗，本人認為疾控機構(gòu)在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中檔案的歸檔范圍有如下內(nèi)容：

1、各級黨委和政府在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的重大決策、預(yù)案、監(jiān)測方案、會議材料；

2、各級黨委和政府在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的講話、指示；

3、本單位及下級單位建立突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急機構(gòu)文件材料；

4、疫情信息，包括流調(diào)報告、病例報告表、個案統(tǒng)計表等；

5、針對突發(fā)公共衛(wèi)生事件所采取的措施；

6、電子傳輸文件材料；

7、進行健康教育咨詢、人員培訓(xùn)情況；

8、本單位印發(fā)的宣傳材料，新聞媒體刊登的本單位的宣傳稿件；

9、防制突發(fā)公共衛(wèi)生事件先進人物和先進事跡情況；

10、防制突發(fā)公共衛(wèi)生事件形成的聲像材料；

11、藥品、器械、物資調(diào)配、儲備情況。

三、堅持收集原則

檔案部門所要保存的是未來防制突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生具有重要參考價值的、為業(yè)務(wù)部門提供利用的文件材料，因此在收集工作中必須遵循系統(tǒng)性和實用性原則，這是健全檔案體系的必要前提，也是提升檔案質(zhì)量的必要保證。

1、堅持系統(tǒng)性原則

在文件材料的收集方面，要有宏觀控制，嚴格把關(guān)，嚴格篩選，既有所側(cè)重，又要把各種類型、各種載體的文件材料收集齊全，形成完整的突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案體系，保證突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的全面、系統(tǒng)、完整。

2、堅持實用性原則

檔案部門保管的檔案要為用所藏，既能滿足業(yè)務(wù)部門利用者的要求，又體現(xiàn)高效益、低成本。由于突發(fā)公共衛(wèi)生事件產(chǎn)生的文件材料集中而繁多，為此在收集過程中不能不加選擇的全部收集，要將重復(fù)的、信息含量小的、無利用價值的進行鑒定，處理好質(zhì)量和數(shù)量的關(guān)系，減少人力和物力上的壓力，降低檔案在收集和保管上的成本。

四、強化師資培訓(xùn)

預(yù)計突發(fā)事件將出現(xiàn)或出現(xiàn)之后，檔案部門要適時開展檔案專業(yè)知識培訓(xùn)工作，提高業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員的檔案專業(yè)知識，充分發(fā)揮專、兼職檔案人員的作用，尤其是應(yīng)急隊伍的作用，使檔案應(yīng)急管理的各項措施落到實處。

1、對專職檔案人員除強化檔案專業(yè)知識外，還要進行突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關(guān)知識培訓(xùn)，如省、市疾控部門舉辦的應(yīng)對突發(fā)事件的培訓(xùn)班等，提高檔案人員專業(yè)知識的認知能力，以利于掌握文件材料的歸檔范圍及進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

2、對兼職檔案人員要繼續(xù)加強檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，提高檔案專業(yè)知識水平，發(fā)揮其在本部門檔案管理工作中的作用。

3、對檔案管理應(yīng)急隊伍的培訓(xùn)是突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的一項重要工作，由于他們既承擔著突發(fā)公共衛(wèi)生事件的防控工作，又擔負文件材料收集的重任，所以他們在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案應(yīng)急管理中起著舉足輕重的作用。為此，必須有針對性地、多次地培訓(xùn)，并且培訓(xùn)內(nèi)容要通俗易懂，可操作性強，做到集中培訓(xùn)和個別指導(dǎo)相結(jié)合，保證其在檔案收集工作中不出現(xiàn)丟失、遺留現(xiàn)象。

五、進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)

突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生后，檔案部門要積極配合有關(guān)科室工作，主動開展服務(wù)，做好對相關(guān)文件材料收集、歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并根據(jù)需要，協(xié)助做好檔案材料的整理工作，確保防制突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案材料的完整、系統(tǒng)。

1、深入各相關(guān)專業(yè)技術(shù)部門，明確責任人，將收集工作任務(wù)落到實處。

2、有條件的可深入現(xiàn)場，了解形成文件材料的具體內(nèi)容，以及時調(diào)整歸檔范圍，做好收集工作。

3、快速查找、編輯與突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關(guān)文件材料，及時送達有關(guān)部門提供利用。

4、突發(fā)公共衛(wèi)生事件解除后，及時到業(yè)務(wù)部門檢查文件材料的收集、整理、移交情況，針對存在問題提出指導(dǎo)性建議，使檔案達到標準化、規(guī)范化，并保證突發(fā)公共衛(wèi)生事件文件材料的齊全、完整。

綜上所述，檔案部門要充分認識突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的重要性，要認真做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的應(yīng)急準備，制定相應(yīng)的應(yīng)對突發(fā)事件的檔案管理工作方案，做好宣傳、培訓(xùn)、指導(dǎo)和檢查工作，隨時準備應(yīng)對突發(fā)事件的發(fā)生，維護疾控機構(gòu)在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中形成的檔案的完整與安全，保證檔案在未來的突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的有效利用。

[1]《突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急條例》

[2]《牡丹江市突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處理指導(dǎo)原則》

[3]《牡丹江市疾病預(yù)防控制中心救災(zāi)防病技術(shù)指導(dǎo)原則》