加快辦公自動化建設提高高校辦公效率

王 瑞

（遼寧科技大學黨政辦公室 鞍山 114051）

加快辦公自動化建設提高高校辦公效率

王 瑞

（遼寧科技大學黨政辦公室 鞍山 114051）

隨著計算機及網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展，辦公自動化逐步在高校得以普遍應用，提高了高校辦公的效率，但也面臨著一些制約的因素和問題。本文結合目前高校辦公自動化建設情況闡述高校辦公自動化建設的必要性，分析高校辦公自動化建設的現(xiàn)狀，并對高校目前存在的問題談談自己的看法。

高校 辦公自動化 計算機網(wǎng)絡

一、概述

辦公自動化，即電子政務，是用信息技術實現(xiàn)的符合各級政府和有關部門的具體業(yè)務、事務、會務需求的應用信息系統(tǒng)。它是地方各級政府和有關部門利用信息和網(wǎng)絡通信技術，加強管理，實現(xiàn)政務公開、提高效率、科學決策、改進和完善服務職能的重要手段，是一項系統(tǒng)工程。作為人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務重要陣地的高校，無論教學、科研還是管理、服務工作都有大量的業(yè)務、政務、事務、信息要處理，在社會信息化進程中同樣面臨著機遇和挑戰(zhàn)。對于高校而言，廣義講，對于提高我們日常工作效率的軟硬件系統(tǒng)，包括打印機、復印機以及辦公軟件都可以成為辦公自動化系統(tǒng)。狹義上講，辦公自動化系統(tǒng)是處理學校內部的事務性處理，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統(tǒng)。

二高校辦公自動化建設的必要性

1、提高工作效率

高校辦公自動化系統(tǒng)設置公文辦理、會議通知、日程安排、信息發(fā)布、外出登記、校內論壇等模塊。使用辦公自動化系統(tǒng)以后，上級單位或學校黨政下發(fā)的文件、交辦的事宜，流轉到了哪一個步驟、哪一個環(huán)節(jié)，都可以實施跟蹤，并被記錄下來。通過健全行政辦公自動化管理制度，使大家養(yǎng)成了及時查閱文件和辦理相關事宜的良好習慣，對改進高校工作作風會起到極大的促進作用。不僅給學校的管理工作注入了生機與活力，也有力地促進了工作效率的提升。

2、異地化辦公

首先是多校區(qū)遠程辦公。近幾年來，隨著高校管理體制改革和布局結構調整的進行，現(xiàn)有高校數(shù)量減少而規(guī)模擴大，合并高校一般都有多個校區(qū)，且地理位置各異，傳統(tǒng)的辦公方式難以做到各類信息迅速上傳下達并得到處理或辦理，這就要求有校區(qū)間的新型辦公方式出現(xiàn)。

3、增強管理的科學性，提高學校的管理水平

辦公自動化系統(tǒng)作為信息處理與管理的集合，是決策的支持系統(tǒng)和信息工具。由于全面實施了辦公自動化，使信息渠道更加暢通，領導決策變得更加迅速科學。辦公自動化系統(tǒng)也增強了廣大教職工參與管理的民主性、積極性。在辦公自動化環(huán)境下教職員工可以通過網(wǎng)絡隨時了解和關注每一項決策、制度出臺的基本過程，以及學校各項工作的進展情況，并可向有關部門和領導提出合理化的意見、建議，使學校管理工作更能反映教職員工的意愿和要求。

三、高校辦公自動化建設的現(xiàn)狀

國內高校由于校園網(wǎng)絡發(fā)展不平衡，目前在信息系統(tǒng)方面同時并存3種模式。第一種模式是單機管理模式。在一些學校里，計算機網(wǎng)絡還沒有建立起來，計算機之間不能進行數(shù)據(jù)交換和信息共享，這些學校仍然停留在面向部門的單項事務處理的水平上。這種狀況決定他們的系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致，容易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)感染病毒等問題。第二種模式是局域網(wǎng)管理模式，可以開展網(wǎng)絡上的工作。比如建立局域網(wǎng)上的信息管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)集中在部門服務器上，為本部門的管理人員提供數(shù)據(jù)共享，這種方式對于部門內部的管理工作起到了促進作用，解決了部門內部的數(shù)據(jù)冗余和不一致的問題，但是應用軟件都在工作站上完成，工作站負擔過重，服務器只是實現(xiàn)文件的存儲、數(shù)據(jù)存儲和打印共享，網(wǎng)絡利用率較低。校內很多單位都有自己的局域網(wǎng)，各行其是，不能實現(xiàn)不同單位間的數(shù)據(jù)共享，更不能實現(xiàn)信息資源的合理流動。第三種模式是校園網(wǎng)上的全校信息系統(tǒng)，這個信息系統(tǒng)以各部門管理系統(tǒng)為基礎，各部門管理的數(shù)據(jù)除了滿足部門內部人員的使用之外，還可以為其他部門甚至全校教職員工提供信息服務。

四、高校辦公自動化建設存在的問題

目前，高校辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)推廣應用，雖然大大提高了高校的辦公效率和管理水平，但仍然存在以下問題。

1、管理問題。

不少高校已陸續(xù)建立了自己的Web服務器和網(wǎng)站，但目前我國高校信息化建設之所以效果不佳，主要不是技術問題，而是一個管理問題，主要原因是高校管理層缺乏既懂信息技術和業(yè)務，又懂管理的領導人才。由于各相關單位在信息化建設中的管理和經(jīng)驗欠缺，辦公自動化并未在真正意義上得以實現(xiàn)，相反，不少辦公自動化系統(tǒng)在規(guī)劃建設、管理維護以及嚴格落實制度化、規(guī)范化、程序化和標準化方面還有待建立一整套行之有效的管理模式和技術平臺。

2、缺乏專業(yè)技術人員問題。

辦公自動化系統(tǒng)是辦公自動化建設中的重要組成部分。目前，高?；蛸徺I成熟軟件，或自我開發(fā)軟件，但無論是購買成熟軟件還是自我開發(fā)軟件都要建立和培養(yǎng)自己的技術隊伍，有些高校由于缺乏自己的技術人員，在辦公自動化運行中可能會遇到一些技術故障，不能夠及時解決，影響了人們使用的熱情和領導的信心，辦公自動化就很難得到推廣應用。

3、推廣應用難問題。

辦公自動化是一種技術、一種工具，是一門應用學科和技術。離開了應用，辦公自動化就毫無價值，就不能提高辦公效率、提高辦公質量。很多高校雖然結合工作實際，滿足了實現(xiàn)高校辦公自動化的硬件設備和軟件技術需求，但是在教職工的思想上，并沒有從根本上轉變傳統(tǒng)辦公方式的思想觀念，未能明確辦公自動化的目的和意義，缺乏實現(xiàn)辦公自動化的信心，這很大程度的阻礙了辦公自動化的推廣應用。

五、如何加快高校辦公自動化建設的兩點建議

1、合理配置辦公自動化專業(yè)技術人員。

如何加快高校辦公自動化建設，專業(yè)技術人員的配置工作很重要。最好由一位具有一定技術背景的校級領導擔任“信息主管”，領導和統(tǒng)一管理高校的信息資源；負責管理高校信息技術部門和信息服務部門，制定信息系統(tǒng)建設發(fā)展規(guī)劃；參與高校的高層決策，包括信息化建設戰(zhàn)略規(guī)劃、教育信息系統(tǒng)的研發(fā)、項目投資決策、信息系統(tǒng)升級改造等；負責協(xié)調信息系統(tǒng)部門與其他部門之間的信息溝通和協(xié)作。同時設信息化辦公室，配有一定計算機技術背景的工作人員。學校各部（處）、院（系、所、中心）有一名負責人任本單位的“信息主管”，同時設一位專職或兼職的“信息網(wǎng)絡管理員”，負責本單位的系統(tǒng)維護、操作培訓等工作。

2、重視培訓工作

即先要實現(xiàn)學校教師、技術人員和管理人員的全員培訓。教職工的素質、態(tài)度、應用積極性等非技術因素對辦公自動化能否正常運行影響很大。辦公自動化系統(tǒng)用戶涉及面廣，包括校級領導、部門領導、基層人員等，要對不同的用戶做好培訓工作，針對每類用戶的不同需求分別編寫使用說明書。對校級領導的培訓，應針對其工作的特點，以單獨培訓為主。對部門的培訓，不可能具體到每個人，要先做好部門信息管理員的培訓，然后由他們去組織本部門的培訓。在培訓中，采用講解和上機操作相結合的方式，對計算機應用水平不同的用戶要分期分批進行。培訓內容不僅包括辦公自動化系統(tǒng)操作技能，還要包括辦公自動化基礎知識、信息安全保密等。通過培訓，使辦公人員對辦公自動化有正確的認識，提高他們的操作技能和素質。

六、結束語

綜上所述，高校實施辦公自動化，不僅是學校信息化建設的必經(jīng)階段，更是高校綜合實力與管理水平的重要標志之一。因此，這是一項基礎性、長期性的工作，人們需要在思維、管理、制度等方面經(jīng)歷一次深層次的全面的轉變，將辦公自動化系統(tǒng)廣泛應用到高校管理的實際工作中，進而有效整合學校資源，提升管理水平。

[1]張 煒.淺議高校辦公自動化系統(tǒng)建設的條件和成效[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2008.

[2]李光文.學校辦公自動化管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].辦公自動化，2007.

[3]王麗霞.高校辦公室辦公自動化的建設和面臨的問題[J].中山大學學報，2002.

[4]辛惠娟.辦公自動化實訓[M].北京：科學出版社，2005.

Accelerating Construction ofOA and Im prove O ffice Efficiency of Universities

Wang Rui
（President’sOfficeof University of Science and Technology Liaoning Anshan 114051）

Along w ith the rapid development of the computer and network technology，OA is gradually used to improve thework efficiency in universities，but italso faced some restriction factorsand problems.This textelaborate the necessity of OA which based on the construction of OA in universities，and analyzes the presentsituation of OA，and elaboratemy own opinions for our existing problemsaboutOA.

Universities OA The computernetwork

TP317.1

A

100911-5533

王瑞（1982～），女，遼寧省鞍山市人，職稱：工程師，學位：碩士，研究方向：數(shù)據(jù)庫及其應用。