電腦辦公文擋實用技巧

王水成 吳春玲

（中國平煤神馬能源化工集團天宏焦化公司 平頂山 467021）

一、 前言

Office Word中文字表處理軟件是我國各行各業(yè)利用電腦辦公的主要工具軟件之一。由于個人知識的局限性以及電腦辦公的實際工作內(nèi)容的千差萬別，所以許多人在使用中都會經(jīng)常遇到一些操作障礙，以至于無法實現(xiàn)心滿意足的作品，甚至難以完成任務(wù)。以下是作者在應(yīng)用Office Word辦公實踐中的部分心得，希望對讀者、朋友們能有所幫助。

二、 豎向選取文本的內(nèi)容

通常我們都是在文本編輯區(qū)內(nèi)以頁面的全寬度范圍選取文擋中的文本（包括文字、符號、特殊字符和圖形以及表格等）內(nèi)容的，但有的時候我們只需要選取頁面總寬度其中某一豎條的文本內(nèi)容（即豎向選?。?，這種選取一般是為了便于下一步的利用，或者更適合于下一步的編輯和排版。但是，在Office Word教科書上卻找不到這種操作方法，現(xiàn)在筆者告訴讀者朋友們豎向選取文本的一種簡單實用技巧，具體操作方法茲述如下：

以Word 2003為例，首先打開準(zhǔn)備豎向選取的文擋，再把光標(biāo)定位到計劃要豎向選取的內(nèi)容的左前位置，然后一手按住“Alt”鍵不放，另一只手單擊鼠標(biāo)左鍵并且先水平后垂直地拖曳至整個豎向選區(qū)而使其致黑。下一步如果要復(fù)制所選取的文本內(nèi)容，就按“Ctrl+C”組合鍵，然后轉(zhuǎn)移光標(biāo)至欲粘貼的地方并單擊（確認(rèn)），再單擊Word窗口工具欄上的“粘貼”命令按鈕就行了；如果要剪切所選取的文本內(nèi)容，就按“Ctrl+X”組合鍵。無論是復(fù)制還是剪切，都不能使用鼠標(biāo)右鍵上的“復(fù)制（C）”和“剪切（T）”命令，因為這兩個命令均不支持豎向選取，由此復(fù)制出來的內(nèi)容也僅僅是鼠標(biāo)在水平方向拖曳的長度范圍內(nèi)的單行的文本內(nèi)容。

這種豎向選取文本的方法不僅限于Word 2003，也適用于Word 2007，它的粘貼命令按鈕位于Word 2007窗口功能區(qū)“開始”選項卡的“剪貼板”功能組的左端；此外，如果使用“粘貼”快捷鍵“Ctrl+V”有時候會顯得更加方便。

三、 消除因插入成分引起的行距增大

Office Word的“插入”操作常常會引發(fā)出一些千奇百怪的現(xiàn)象，從而給編輯和排版造成很大的麻煩。就拿經(jīng)常插入的帶底杠（或頂杠）的單行字符、單行數(shù)學(xué)式子等成分來說，插入成分所在行與相鄰行之間的行間距有時候會顯著大于事先為所在段落（或整篇）設(shè)置的統(tǒng)一行間距，即使再次反復(fù)檢查并調(diào)整行間距，往往也無濟于事。本作者告訴讀者朋友們一種簡單的解決辦法，具體操作如下所述。

以Word 2003為例，首先把光標(biāo)定位到需要校正行間距的故障行（因插入成分而引發(fā)行距增大的行）；然后單擊Word窗口命令菜單“格式（O）”，在其下拉的菜單中單擊“段落（P）…”；隨后彈出“段落”對話框，接著單擊“縮進和間距（I）”選項卡標(biāo)簽；在“間距”欄目中單擊“如果定義了文擋網(wǎng)格，則對齊網(wǎng)格（W）”復(fù)選框；最后單擊“段落”對話框底部的“確定”按鈕。

這時候再看看故障行的狀況，它應(yīng)該不再是“別具一格”了，因為其行間距已經(jīng)歸順于你的“段落”設(shè)置參數(shù)了。

四、 讓W(xué)ord繪圖畫布下崗

Word 2003具有豐富的圖形繪制功能，只要調(diào)出繪圖工具欄，就可以直接在文擋中繪制圖形，使用起來相當(dāng)方便。但是，有一個煩心事兒還必須得說出來，就是當(dāng)運用繪圖工具繪制圖形時，Word總會在文本編輯區(qū)域自作聰明地彈出一個用大號字注明的“在此處創(chuàng)建圖形”的繪圖畫布，這個由斜線圍成的矩形框往往會遮擋住一部分正在編輯的文擋內(nèi)容，造成眼花繚亂，即使沒有遮擋文擋內(nèi)容，也會因其擾亂視線而可能妨礙繪圖操作，難怪有人說它礙眼礙手。其實，還是有辦法對付繪圖畫布的，只要讓它下崗，文擋的頁面上就會變得很清凈，你的繪圖創(chuàng)作也就能夠隨心所欲地盡情發(fā)揮。

具體操作是這樣的：鼠標(biāo)單擊Word窗口上的菜單命令“工具（T）”，在其下拉列表中選中“選項（O）…”命令；隨即彈出“選項”對話框，單擊“常規(guī)”選項卡標(biāo)簽，這時你會發(fā)現(xiàn)“插入‘自選圖形’時自動創(chuàng)建繪圖畫布（C）”選項左邊的復(fù)選框中有對勾，現(xiàn)在只要取消對它的勾選即可（單擊對勾后，對勾即消失）；最后，單擊“選項”對話框底部的“確定”按鈕。從此以后，當(dāng)你再調(diào)用繪圖工具時，文擋的頁面上就不會再出現(xiàn)繪圖畫布了——因為它被你勒令下崗了。

五、 結(jié)束語

Office Word中文字表處理軟件在機關(guān)辦公、科技寫作、文學(xué)創(chuàng)作等領(lǐng)域應(yīng)用甚廣，但關(guān)鍵是對其操作使用方法的掌握和運用的程度。筆者的應(yīng)用體會是：認(rèn)真掌握Word的基本知識，包括各種命令和各種工具的使用方法，并在應(yīng)用中不斷探尋實用技巧，還要虛心學(xué)習(xí)他人的有益經(jīng)驗。以上介紹的三種技巧在Office Word文擋中既方便又實用，對于編排速度、版面效果、工作效率和工作質(zhì)量均有一定的幫助。

[1]王水成，王 敏，曹 偉.在Word中真正輕松輸入[J]．辦公自動化，2008，（10）：48

[2]龍馬工作室.Word 2007中文版完全自學(xué)手冊[M]．北京：人民郵電出版社，2007．