在校大學(xué)生檔案意識(shí)存在的問(wèn)題與原因分析

□周媛

一、當(dāng)前在校大學(xué)生檔案意識(shí)上存在的問(wèn)題

大學(xué)生檔案意識(shí)是指大學(xué)生對(duì)與自己職業(yè)生涯發(fā)展密切相關(guān)的檔案管理法律法規(guī)、大學(xué)生檔案基本材料內(nèi)容和大學(xué)生檔案功能的認(rèn)知、了解以及利用檔案解決問(wèn)題的意識(shí)。有關(guān)部門(mén)和管理人員發(fā)現(xiàn)在高校、各人才中心遭遺棄的大學(xué)生檔案已經(jīng)不是個(gè)別現(xiàn)象。究其原因，一是在校時(shí)學(xué)習(xí)期間由于不了解大學(xué)生的檔案管理內(nèi)容及意義，二是畢業(yè)時(shí)不關(guān)心與自己未來(lái)職業(yè)生涯發(fā)展密切關(guān)聯(lián)的個(gè)人檔案去向，三是部分畢業(yè)生就業(yè)困難沒(méi)能及時(shí)就業(yè)而把自己的檔案滯留在學(xué)?；蛲泄苤行模氖怯行┊厴I(yè)生初次就業(yè)時(shí)雖然檔案隨之轉(zhuǎn)移了，但更換單位時(shí)把檔案留在了原保管單位，幾經(jīng)流動(dòng)后造成自己檔案遺棄。大學(xué)畢業(yè)生檔案意識(shí)薄弱與其在校時(shí)對(duì)自己人事檔案的認(rèn)知、了解不夠有關(guān)。

在校大學(xué)生檔案意識(shí)境況如何？筆者結(jié)合自己的工作，對(duì)所在學(xué)院的大一和大二的學(xué)生做了一個(gè)問(wèn)卷調(diào)查。這項(xiàng)調(diào)查，共向各專(zhuān)業(yè)年級(jí)學(xué)生發(fā)放140份問(wèn)卷，回收125份，剔除19份不合格問(wèn)卷，得到有效答卷106份，其中大一學(xué)生59人，占55.7%，大二學(xué)生47人，占44.3%。要求被調(diào)查者回答的9個(gè)問(wèn)題主要考察學(xué)生:①是否知道有高校大學(xué)生檔案管理法規(guī)以及是否瀏覽過(guò)檔案館網(wǎng)站、閱讀過(guò)檔案管理文章或書(shū)籍，②檔案的基本屬性，③大學(xué)生檔案管理的基本內(nèi)容，④獲取大學(xué)生檔案管理知識(shí)的意愿。從問(wèn)卷的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)看，有如下特征:

其一，絕大多數(shù)學(xué)生(95人，占89.6%)不知道有《高等學(xué)校檔案管理辦法》這一規(guī)定。被調(diào)查的學(xué)生中有21%的人不知道有大學(xué)生檔案及管理。有37%的學(xué)生表示從來(lái)沒(méi)有接觸過(guò)檔案知識(shí)或信息。

其二，對(duì)檔案基本屬性的理解不夠準(zhǔn)確、全面。在關(guān)于檔案應(yīng)當(dāng)具有的特性的7個(gè)多項(xiàng)選擇中，有91人選擇了“真實(shí)性”，占85.8%，這是值得肯定的，但對(duì)“原始性”、“憑證作用”和“參考作用”的選擇比例都沒(méi)過(guò)半數(shù)，有61.3%的學(xué)生還選擇了“隱私性”，顯然是與保密性混淆了。見(jiàn)圖1。

其三，絕大多數(shù)同學(xué)(84人，占79.2%)知道有大學(xué)生檔案管理，但是對(duì)大學(xué)生檔案材料的內(nèi)容的了解存在偏差，對(duì)大學(xué)畢業(yè)生檔案管理要求知之甚少乃至錯(cuò)誤。例如，關(guān)于大學(xué)新生入學(xué)報(bào)到后歸入個(gè)人檔案材料的a、b、c、d、e、f六個(gè)選項(xiàng)中有46人(占43.4%)選擇了“f.試卷、獲獎(jiǎng)證書(shū)、獎(jiǎng)狀以及其復(fù)印件”，這顯然沒(méi)有理解檔案材料的原始性要求。在關(guān)于大學(xué)畢業(yè)生檔案材料內(nèi)容選項(xiàng)中，有80人(占75.5%)選擇了“a.學(xué)生的高中檔案”，有70人(占66%)把戶籍檔案與人事檔案混淆而選擇“h.大學(xué)生本人的戶籍檔案”，可見(jiàn)，這些同學(xué)不清楚大學(xué)生檔案材料的確切內(nèi)容，見(jiàn)圖2。至于大學(xué)畢業(yè)生檔案該如何管理，正確的做法是什么的選擇就更差強(qiáng)人意了。有30人(占28.3%)不知道“各類(lèi)非公企事業(yè)單位、各類(lèi)民營(yíng)職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)不可以接收畢業(yè)學(xué)生檔案的規(guī)定”，只有24人知道“畢業(yè)生檔案保留學(xué)校的時(shí)間期限一般是2年”。即使對(duì)檔案的移交提取規(guī)定認(rèn)識(shí)正確的比例也不是很高，選擇第二項(xiàng)b和第四項(xiàng)d的比例分別為63.2%和59.4%。

二、大學(xué)生檔案意識(shí)薄弱的原因

其一，與大學(xué)生檔案管理體制有關(guān)。“由于傳統(tǒng)上傳襲下來(lái)的檔案神秘感、保密論使他們無(wú)從涉及這個(gè)領(lǐng)域，接觸檔案”。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，大學(xué)生在校時(shí)的檔案由學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)專(zhuān)門(mén)管理，個(gè)人不得接觸自己的檔案材料。大學(xué)畢業(yè)生檔案屬于人事檔案，其檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門(mén)和政府人事行政部門(mén)所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理畢業(yè)生檔案。畢業(yè)生辦理離校手續(xù)后，高校要及時(shí)將畢業(yè)生檔案按國(guó)家有關(guān)規(guī)定寄送，嚴(yán)禁畢業(yè)生或其他個(gè)人私自攜帶、領(lǐng)取檔案。可見(jiàn)，保密性的需要使得大學(xué)生檔案材料的歸檔、管理、卷宗的轉(zhuǎn)移都不需要大學(xué)生插手。另一方面，如何發(fā)揮大學(xué)生檔案日常管理作用的探索不多。在檔案工作社會(huì)化服務(wù)趨勢(shì)下，大學(xué)生的檔案材料內(nèi)容能否對(duì)大學(xué)生本人公開(kāi)，本人能否直接查閱自己的檔案是個(gè)值得探討的問(wèn)題。

其二，社會(huì)上和用人單位存在著大學(xué)生人事檔案無(wú)用論現(xiàn)象。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革和用人制度改革的發(fā)展，用人單位和畢業(yè)生在招聘面試時(shí)并不看重學(xué)生的檔案，而是相信自己的測(cè)評(píng)。有些用人單位收到大學(xué)畢業(yè)生檔案后不認(rèn)真核對(duì)、不能及時(shí)將檔案回執(zhí)返回學(xué)校。因?yàn)椤爱?dāng)前用人單位在查看學(xué)生檔案時(shí)，更多的是希望能從中獲悉準(zhǔn)職工在情商、誠(chéng)信、創(chuàng)新能力等等能體現(xiàn)個(gè)人特質(zhì)諸方面的資訊。而當(dāng)前的檔案中往往缺少這些記載，少量的檔案雖有涉及，但多流于形式，公式化、口號(hào)式、千人一面，沒(méi)有個(gè)性特征，與用人單位的期望值相差甚遠(yuǎn)?！庇绕涫窃谌瞬鸥?jìng)爭(zhēng)中，一些單位提出原單位不放人、不調(diào)檔案沒(méi)關(guān)系，到新的單位可以重新建立個(gè)人的人事檔案！這種做法在高校并非偶然現(xiàn)象。初次就業(yè)的畢業(yè)學(xué)生解雇、辭職，到新的用人單位就業(yè)時(shí)并沒(méi)有因?yàn)闆](méi)有檔案而受到限制，好像自己的人事檔案可有可無(wú)。這些事實(shí)告訴在校學(xué)生原來(lái)自己的檔案似乎不重要。檔案的合法性、權(quán)威性在不經(jīng)意之中解體了！可見(jiàn)，由于大學(xué)生檔案內(nèi)容本身存在著“不簡(jiǎn)潔、不具體、不嚴(yán)肅、不真實(shí)、不認(rèn)真”問(wèn)題，“于是不論是學(xué)生、學(xué)校的檔案管理者，還是用人單位，都沒(méi)把學(xué)生的檔案當(dāng)回事，因而在檔案的管理、信譽(yù)和重視程度三者之間尚未形成良性循環(huán)。”這一方面表明傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)不能很好地滿足用人單位對(duì)大學(xué)生人事檔案的需求，另一方面說(shuō)明傳統(tǒng)的人事檔案管理制度需要改革以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下勞動(dòng)力流動(dòng)和雇傭關(guān)系的變化。

其三，大學(xué)生檔案管理部門(mén)和有關(guān)人員缺乏對(duì)大學(xué)生進(jìn)行有效的檔案知識(shí)培訓(xùn)。大學(xué)生缺乏主動(dòng)瀏覽、閱讀檔案信息意識(shí)。在筆者的調(diào)查問(wèn)卷中有一題是了解學(xué)生獲取檔案知識(shí)和信息情況的，數(shù)字顯示只有11人表示曾經(jīng)有過(guò)“瀏覽過(guò)檔案館網(wǎng)站、閱讀過(guò)檔案管理文章或書(shū)籍”活動(dòng)，從來(lái)沒(méi)有“瀏覽過(guò)檔案館網(wǎng)站、閱讀過(guò)檔案管理文章或書(shū)籍”的有40人，有40人表示聽(tīng)說(shuō)過(guò)或從媒體上見(jiàn)過(guò)檔案館和檔案管理信息。調(diào)查數(shù)據(jù)反映出學(xué)生總體上不太了解檔案的基本性質(zhì)與功能，不清楚大學(xué)生入學(xué)材料歸檔范圍和大學(xué)期間形成檔案材料的內(nèi)容,不確切知曉畢業(yè)生檔案管理的基本要求，更不要說(shuō)到檔案館利用第一手原始資料來(lái)解決實(shí)際問(wèn)題。這說(shuō)明有必要對(duì)在校大學(xué)生進(jìn)行檔案意識(shí)教育與培養(yǎng)。

三、提高在校大學(xué)生檔案意識(shí)的措施

其一，要充分認(rèn)識(shí)到大學(xué)生對(duì)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)需求存在。盡管目前大學(xué)生檔案材料結(jié)構(gòu)內(nèi)容存在不足之處，但它作為記錄個(gè)人大學(xué)經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，仍然發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，畢業(yè)生畢業(yè)離校后在就業(yè)轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱(chēng)申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)，以及開(kāi)具出國(guó)、考研等有關(guān)證明，都會(huì)用到檔案。在校學(xué)生因而還是希望學(xué)習(xí)、了解檔案管理知識(shí)的。筆者問(wèn)卷調(diào)查中最后一題是問(wèn)“您希望學(xué)校開(kāi)設(shè)大學(xué)生檔案管理專(zhuān)題知識(shí)講座或其他形式讀物嗎？”，給出的5個(gè)選項(xiàng)是:a.很需要；b.需要；c.無(wú)所謂；d.不需要；e.毫無(wú)意義。結(jié)果是，選擇“不需要”的和“毫無(wú)意義”的僅8人和2人，共占9.4%，不到十分之一，選擇“很需要”和“需要”的分別為20人、63人，合計(jì)占總數(shù)的78.3%。

其二，積極貫徹落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，努力探索大學(xué)生檔案管理制度改革，強(qiáng)化大學(xué)生檔案管理。在檔案收集內(nèi)容上，除了傳統(tǒng)的黨團(tuán)組織關(guān)系發(fā)展材料、學(xué)習(xí)成績(jī)外，要適度擴(kuò)大收集范圍，如誠(chéng)信行為、社會(huì)實(shí)踐、科研活動(dòng)材料等，以全面反映大學(xué)生在校期間的成長(zhǎng)過(guò)程，保證學(xué)生檔案收集的完整和質(zhì)量。同時(shí)要充分利用現(xiàn)代信息手段，努力實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案管理的信息化，使檔案能更好地服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)。

其三，抓住宣傳普及檔案管理知識(shí)和提高大學(xué)生檔案意識(shí)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，采取培養(yǎng)大學(xué)生的檔案意識(shí)的三項(xiàng)措施:即新生入學(xué)時(shí)辦講座宣傳檔案知識(shí)；與圖書(shū)館聯(lián)合開(kāi)設(shè)有關(guān)信息綜合運(yùn)用技能的公共課；采用校園網(wǎng)、宣傳欄等陣地宣傳檔案和檔案工作。這三條措施中開(kāi)設(shè)公共課不是大多數(shù)學(xué)校能有師資保證的，但是開(kāi)展各種形式的專(zhuān)題講座和宣傳是可行的。筆者以為，重要的措施是提高教師的檔案意識(shí)和檔案管理知識(shí)水平，尤其是三類(lèi)課程的教師，即公共政治理論課教師、輔導(dǎo)員和班主任、信息科學(xué)課與歷史課的教師。教師在專(zhuān)業(yè)課程教學(xué)中有意識(shí)地引用檔案材料會(huì)使學(xué)生自覺(jué)接受和理解檔案的重要作用。輔導(dǎo)員和班主任在大學(xué)生畢業(yè)前進(jìn)行就業(yè)輔導(dǎo)時(shí)要把大學(xué)畢業(yè)生檔案管理作為專(zhuān)題內(nèi)容向?qū)W生宣傳。

1、陳曉玲:《談大學(xué)生自我檔案意識(shí)的養(yǎng)成》，《湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào)》，2005年第8期

2、黃高思:《當(dāng)代大學(xué)生檔案意識(shí)的現(xiàn)狀、功能與培養(yǎng)》，《蘭臺(tái)世界》，2007年9月(下)

3、王莉:《強(qiáng)化學(xué)生檔案管理促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)》，《科技創(chuàng)業(yè)月刊》，2009年第2期

4、周鳳崗:《充分挖掘大學(xué)生檔案管理中的德育資源》，《教育與現(xiàn)代化》，2003年第2期

5、丘如華:《強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理的思考》，《廣西社會(huì)科學(xué)》，2009年第8期

6、蕭毅:《大學(xué)生檔案意識(shí)培養(yǎng)方式探討》，《中國(guó)檔案》，2000年第1期