從認(rèn)識現(xiàn)狀審視文件生命周期理論內(nèi)涵結(jié)構(gòu)

□鄒吉輝

文件生命周期理論傳入我國已20余年，雖在中國化過程中得到了極大的豐富和發(fā)展，顯示出一定的成熟性和系統(tǒng)性，但其理論內(nèi)涵與要素仍需繼續(xù)深入發(fā)掘，方能使之不斷趨于完整與完善，以增強(qiáng)其對文檔工作實(shí)踐的指導(dǎo)力。筆者現(xiàn)以一得之愚，求教方家。

一、我國檔案學(xué)界對文件生命周期理論的認(rèn)識

我國檔案學(xué)者對文件生命周期理論認(rèn)識比較復(fù)雜，筆者從版本、理論層次、理論特點(diǎn)三方面作一淺析。

（一）關(guān)于版本的認(rèn)識

我國檔案學(xué)界有西方版文件生命周期理論和中國版文件生命周期理論之說（以下簡稱“西方版”、“中國版”），其差異有三：

1、兩種版本來源不同

西方版直接來源于文件（檔案）管理實(shí)踐，既是對當(dāng)時(shí)文件管理實(shí)踐新生事物——文件中心合理性的一種理論性解釋，也是對現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件、非現(xiàn)行文件及其相對應(yīng)的存放、管理方式呈階段性變化過程的一種理論性概括。中國版并非直接來源于我國文件與檔案管理實(shí)踐，它主要是在西方版基礎(chǔ)上，結(jié)合我國文件與檔案管理實(shí)踐的具體情況，經(jīng)過充實(shí)與改進(jìn)而形成的①。因此，西方版可稱為原創(chuàng)型版本（即原版），中國版可稱為擴(kuò)充型版本或改進(jìn)型版本（即改革版）。

2、兩種版本與文件（檔案）管理實(shí)踐的關(guān)系不同

西方版僅揭示了文件不同作用及其存放處所、管理方式差異的階段性變化過程，側(cè)重于文件管理規(guī)律，具有較濃郁的應(yīng)用理論色彩。中國版不僅揭示了文件作用、存放和管理過程的階段性，而且揭示了該過程的整體性（完整性）與內(nèi)在聯(lián)系性，側(cè)重于文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律，具有很濃郁的基礎(chǔ)理論色彩。因此，從理論產(chǎn)生來看，西方版與文件（檔案）管理實(shí)踐之間的關(guān)系是直接的，中國版與文件（檔案）管理實(shí)踐之間的關(guān)系是間接的，從這個(gè)意義上來說，西方版可稱為應(yīng)用型版本，中國版可稱為基礎(chǔ)型版本。

3、兩種版本內(nèi)容豐約不同

西方版作為初始的理論化表述，由于受到主觀認(rèn)識的局限和學(xué)科發(fā)展的制約，內(nèi)容簡明單一，缺乏理論深度，抽象度不高。盡管如此，仍不失為杰出的理論創(chuàng)新，因?yàn)榘雮€(gè)多世紀(jì)以來，它不僅指導(dǎo)了檔案管理實(shí)踐發(fā)展和理論建設(shè)，而且對檔案學(xué)基礎(chǔ)理論建設(shè)也產(chǎn)生了重要影響，被譽(yù)為二十世紀(jì)檔案學(xué)理論豐碑②。中國版較全面地概括了文件運(yùn)動(dòng)過程的整體性（完整性）、階段性、連續(xù)性和內(nèi)在聯(lián)系性，賦予理論內(nèi)涵以新的深度和廣度，多層面全方位地揭示了文件生命周期運(yùn)動(dòng)的基本規(guī)律與特點(diǎn)，將文件生命周期理論豐富發(fā)展為一個(gè)系統(tǒng)性理論。由此看來，西方版是初級版本，中國版則是升級版本。

（二）關(guān)于理論層次定位的認(rèn)識

我國檔案學(xué)界不僅對西方版和中國版作了不同的理論定位，而且對中國版的理論定位也有不同的認(rèn)識。

1、西方版和中國版的不同理論層次定位

我國檔案學(xué)者多將西方版視為應(yīng)用理論，其依據(jù)主要是外國檔案學(xué)者的認(rèn)識，如何嘉蓀、史習(xí)人說“目前大多數(shù)西方學(xué)者承認(rèn)的主要是其方法論，也就是今日文件生命周期理論內(nèi)應(yīng)用理論部分的核心（即所謂的‘文件生命周期模式’）”③。另一方面，中國版的理論品格已經(jīng)提升，已不完全承襲西方版應(yīng)用理論的特性。靳穎在述評文件生命周期理論“中國化”問題時(shí)說：“從我國現(xiàn)有的研究成果來看，‘中國化’了的文件生命周期理論與西方的文件生命周期學(xué)說的最大差異就在于：西方學(xué)者只把文件生命周期的研究看作是文件管理的一種模式或?qū)W說，而我國卻通過進(jìn)一步的充實(shí)與改進(jìn)，已經(jīng)把它上升為檔案學(xué)的重要理論之一。因此，西方的學(xué)說一般只對文件管理有意義，而‘中國化’了的理論則被用來指導(dǎo)文件、檔案管理的全過程。”④故有學(xué)者將西方版稱為“文件生命周期模式（或?qū)W說）”，把中國版稱為“文件生命周期理論”，主張西方版是文件管理模式，主要屬于檔案學(xué)應(yīng)用理論范疇，中國版是文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律概括，主要屬于檔案學(xué)基礎(chǔ)理論范疇⑤。

2、中國版的不同理論層次定位

目前我國檔案學(xué)界關(guān)于中國版理論定位的認(rèn)識雖較復(fù)雜，但歸納起來，不外乎以下三種基本情況：

（1）“基礎(chǔ)理論”說

持此論者主張中國版屬于基礎(chǔ)理論范疇，如鄒吉輝、何永斌、楊杰在《文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論研究現(xiàn)狀評析》、《文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論關(guān)系研究》、《文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論關(guān)系再研究》、《科學(xué)認(rèn)識文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論》、《論文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論的理論定位》等文中均反復(fù)申明了該觀點(diǎn)并作了論述⑥。

（2）“兼具兩種理論”說

持此論者認(rèn)為中國版兼具基礎(chǔ)理論與應(yīng)用理論，如何嘉蓀、史習(xí)人認(rèn)為，檔案學(xué)科屬于管理科學(xué)，偏重于應(yīng)用，某些專門描述文件檔案領(lǐng)域特定現(xiàn)象和規(guī)律的理論，往往既具有基礎(chǔ)理論部分，又具有應(yīng)用理論部分，兩者之間往往很難切割清楚，相互之間存在著千絲萬縷的聯(lián)系，并明確指出“文件生命周期理論從總體而言也有基礎(chǔ)理論和應(yīng)用理論之分”⑦。何達(dá)多在《新文件生命周期理論與文件連續(xù)體模式同一性探討》一文中也表達(dá)了相同的看法⑧。對此，有學(xué)者將其形象化為“一手牽著基礎(chǔ)理論，一手牽著應(yīng)用理論”⑨。

（3）態(tài)度未明

持此態(tài)度者為數(shù)較多，無論其自覺或不自覺，都沒有給出一個(gè)明確的意見，具體情況有二：一種是態(tài)度不定，如章燕華在討論文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論關(guān)系的文章中，先是認(rèn)為文件生命周期理論屬于基礎(chǔ)理論，文件連續(xù)體理論屬于應(yīng)用理論，但最后卻渴望找到第三條發(fā)展道路，又回到了兩種理論定位相同的認(rèn)識上，至于定位何種理論則不明確，令人不解⑩；一種是態(tài)度不清，如安小米、黃霄羽、傅榮校等在論述文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論的關(guān)系時(shí)，都將它們視為同一層次理論，并且都沒有明確其理論定位，故筆者姑以態(tài)度不清論?。

筆者以為，這些認(rèn)識差異反映了學(xué)者觀點(diǎn)的多元性和學(xué)界思想的開放性，有利于促進(jìn)學(xué)術(shù)研究的發(fā)展和進(jìn)步。

（三）關(guān)于理論特點(diǎn)定位的認(rèn)識

隨著我國檔案學(xué)界對文件生命周期理論研究的深入，在其理論特點(diǎn)定位上也有了新的不同認(rèn)識，集中反映在運(yùn)動(dòng)維向和反映對象上。

1、在運(yùn)動(dòng)維向上，認(rèn)為西方版只是文件常規(guī)運(yùn)動(dòng)形式的思維抽象，不是所有文件運(yùn)動(dòng)形式的理論概括。具體來說，西方版文件生命周期理論只反映了文件一維運(yùn)動(dòng)——縱向運(yùn)動(dòng)的常規(guī)形式的規(guī)律與特點(diǎn)；沒有反映文件多維運(yùn)動(dòng)——非縱向運(yùn)動(dòng)的特殊形式的規(guī)律與特點(diǎn)，如“文件運(yùn)動(dòng)跳躍與回流”、“文件橫向運(yùn)動(dòng)”、“文件螺旋式運(yùn)動(dòng)”等，具有一定的理論缺陷?。而中國版正在彌補(bǔ)文件生命周期理論之不足，努力使之趨于完整化和完善化。

2、在反映對象上，無論認(rèn)為西方版是“文件管理的一種模式或?qū)W說”，還是認(rèn)為西方版“主要是對文件線性運(yùn)動(dòng)規(guī)律而不是管理模式的科學(xué)描述”?，都在不同程度上肯定了西方版是一種在于建立文件管理模式的創(chuàng)造性理論，突出的是實(shí)踐應(yīng)用性。而中國版是一種在于揭示文件運(yùn)動(dòng)內(nèi)在邏輯聯(lián)系和不同文件運(yùn)動(dòng)形式之間辯證關(guān)系的系統(tǒng)性理論，側(cè)重理論抽象性。

以上各方面的各種認(rèn)識在客觀上為深化文件生命周期理論研究提供了不同的視角、維度和思路，是值得學(xué)界人士關(guān)注和重視的。

二、文件生命周期理論內(nèi)涵及其結(jié)構(gòu)再認(rèn)識

通過總結(jié)文件生命周期理論中國化的理論研究和實(shí)踐運(yùn)用的歷史過程，結(jié)合我國檔案學(xué)界關(guān)于文件生命周期理論的認(rèn)識現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為，作為文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律理論體系之一的文件生命周期理論，應(yīng)多層面全方位地系統(tǒng)揭示文件運(yùn)動(dòng)的基本規(guī)律與特點(diǎn)，即其理論系統(tǒng)應(yīng)包括文件運(yùn)動(dòng)形式（常規(guī)形式與特殊形式）、文件管理模式、文件管理者職能與角色定位、文件價(jià)值變化規(guī)律等理論要素。只有這樣，文件生命周期理論才能成為一個(gè)相對完整的科學(xué)體系。

文件生命周期理論的這些要素，根據(jù)物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的基本原理，可以分為表層與里層兩個(gè)方面，其中文件運(yùn)動(dòng)形式、文件管理模式當(dāng)屬文件生命周期理論表層要素，文件管理者職能與角色定位、文件價(jià)值變化規(guī)律應(yīng)為文件生命周期理論里層要素。

（一）文件生命周期理論表層要素

文件生命周期理論表層要素又可謂之外在要素，它們是文件生命周期理論初始研究的對象，即文件生命周期理論就是從研究文件運(yùn)動(dòng)形式和文件管理模式開始的。文件生命周期外在理論要素應(yīng)該且必須反映文件運(yùn)動(dòng)外部形態(tài)發(fā)展變化的規(guī)律與特點(diǎn)，包括文件何時(shí)運(yùn)動(dòng)、如何運(yùn)動(dòng)、向何處運(yùn)動(dòng)等，換言之，就是要對文件位移的走向、形式及其相應(yīng)的時(shí)間、空間、主體等變化的規(guī)律與特點(diǎn)作出合理的解釋、科學(xué)的回答和理性的概括，使之既能真實(shí)反映文件運(yùn)動(dòng)外部形態(tài)的實(shí)際情況，又能增強(qiáng)文件運(yùn)動(dòng)外部形態(tài)組織的合理性、科學(xué)性與主體的自覺性，有利于不斷提高和優(yōu)化文件運(yùn)動(dòng)外部構(gòu)件的質(zhì)量。

1、文件運(yùn)動(dòng)形式

文件運(yùn)動(dòng)形式是文件生命周期理論體系的重要內(nèi)容，也是西方版文件生命周期理論形成的肇端之一。從文件運(yùn)動(dòng)的外表形態(tài)和文檔管理過程來看，文件運(yùn)動(dòng)形式呈現(xiàn)出縱向式常規(guī)運(yùn)動(dòng)和多向式非常規(guī)運(yùn)動(dòng)兩種狀況，文件運(yùn)動(dòng)無論以哪一種形式表現(xiàn)出來，都具有一定的生命周期，因此，它們是文件生命周期理論必須完成的一項(xiàng)重要且主要的研究任務(wù)。其中，縱向式常規(guī)運(yùn)動(dòng)形式是文件運(yùn)動(dòng)主流形式，已為現(xiàn)有文件生命周期理論所概括，并成為現(xiàn)有文件生命周期理論的核心；多向式非常規(guī)運(yùn)動(dòng)形式目前尚在學(xué)者研討之中，已形成三種主要觀點(diǎn)，即以何嘉蓀為代表的“文件運(yùn)動(dòng)跳躍與回流”說，以吳品才為代表的“文件橫向運(yùn)動(dòng)”說，以鄒吉輝為代表的“文件螺旋式運(yùn)動(dòng)”說。文件縱向式常規(guī)運(yùn)動(dòng)和多向式非常規(guī)運(yùn)動(dòng)，既是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)普遍性與特殊性在文件運(yùn)動(dòng)中的具體反映，也是文件運(yùn)動(dòng)形式多樣性、豐富性的具體表現(xiàn)，兩者缺一不可，相輔相成，共同構(gòu)成了完整的文件運(yùn)動(dòng)形式體系。

2、文件管理模式

文件管理模式作為文件生命周期理論體系的重要內(nèi)容，是西方版文件生命周期理論形成的又一肇端。從文件管理實(shí)踐來看，一定的文件運(yùn)動(dòng)形態(tài)在一定的時(shí)間點(diǎn)和空間點(diǎn)上與一定的管理主體具有一定的對應(yīng)關(guān)系（即文件運(yùn)動(dòng)階段性與管理變化階段性具有相對的統(tǒng)一性）。具體來說，第一階段——現(xiàn)行文件時(shí)，處于實(shí)施或辦理狀態(tài)的文件適宜由職能部門獨(dú)立存放和管理；第二階段——半現(xiàn)行文件時(shí)，處于備查狀態(tài)的文件適宜由檔案服務(wù)部門（機(jī)關(guān)檔案室、聯(lián)合檔案室或文件中心，下同）集中存放和管理；第三階段——非現(xiàn)行文件時(shí)，處于歷史狀態(tài)的文件適宜由社會專業(yè)機(jī)構(gòu)（檔案館，下同）統(tǒng)一存放和管理。

這種文件管理模式具有如下兩個(gè)特點(diǎn)：一是反映了文件信息利用規(guī)律，即現(xiàn)行文件由作為信息一線部門的職能部門管理，既能夠最大限度地方便其履行職責(zé)，充分發(fā)揮現(xiàn)行文件的作用，又能夠省時(shí)省力，提高辦事效率；半現(xiàn)行文件由作為信息后勤部門的服務(wù)部門集中管理，既能夠有利于整合人、財(cái)、物資源，降低管理成本，又能夠?qū)n案所有者提供系統(tǒng)性、成套性的信息服務(wù)（無償或有償），提高檔案利用效能；非現(xiàn)行文件由作為信息職業(yè)部門的社會專業(yè)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理，既便于整合檔案資源，建設(shè)國家檔案體系，確保檔案安全，又便于面向全社會開放利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案歷史文化價(jià)值。二是反映了文件信息系統(tǒng)形成規(guī)律，文件運(yùn)動(dòng)從職能部門（形成者）開始，經(jīng)過檔案服務(wù)部門（中轉(zhuǎn)站），最后到達(dá)社會專業(yè)機(jī)構(gòu)（歸宿），在這一過程中，文件信息在實(shí)現(xiàn)由現(xiàn)實(shí)性向歷史性轉(zhuǎn)變的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了點(diǎn)（單件）→線（類）→面（全宗）→體（全體）的集群化發(fā)展變化，最終形成了一定區(qū)域內(nèi)完整的檔案信息資源體系。

（二）文件生命周期理論里層要素

文件生命周期理論里層要素亦稱內(nèi)在要素，又可再分為淺、深兩個(gè)層次，淺層理論要素為文件管理者職能與角色定位（即不同機(jī)關(guān)應(yīng)對不同價(jià)值階段的文件承擔(dān)相應(yīng)職責(zé)的分工及其銜接），深層理論要素為文件價(jià)值理論（包括文件價(jià)值轉(zhuǎn)化過程及其內(nèi)在邏輯聯(lián)系等）。其中淺層理論要素在西方版文件生命周期理論中有所顯示，但缺乏清晰度和完整性；深層理論要素在西方版文件生命周期理論中雖然沒有明確反映出來，但其蘊(yùn)意幾乎昭然若揭，為后來學(xué)者發(fā)展、豐富和完善文件生命周期理論提供了必要的認(rèn)識基礎(chǔ)。

筆者以為，從理論建設(shè)目的與理論應(yīng)有功能來看，文件生命周期理論內(nèi)在要素應(yīng)該且必須反映文件運(yùn)動(dòng)發(fā)展變化的動(dòng)力及其規(guī)律與特點(diǎn)，包括文件為什么會運(yùn)動(dòng)、通過什么運(yùn)動(dòng)、怎樣實(shí)現(xiàn)運(yùn)動(dòng)、能否及怎樣控制其運(yùn)動(dòng)等，換言之，就是要對文件位移的作用力、作用方向及其相應(yīng)的主、客觀條件等規(guī)律與特點(diǎn)作出合理的解釋、科學(xué)的回答和理性的概括，使之既能真實(shí)反映文件運(yùn)動(dòng)內(nèi)部規(guī)律和特點(diǎn)，又能增強(qiáng)文件運(yùn)動(dòng)內(nèi)在動(dòng)力配合的主動(dòng)性、協(xié)調(diào)性與主體的能動(dòng)性，不斷提高文件運(yùn)動(dòng)內(nèi)部要素組合的質(zhì)量。此前學(xué)者們雖然沒有做這樣多層面的系統(tǒng)研究與剖析，但給予了我們進(jìn)行這種認(rèn)識的目標(biāo)指向，提供了許多可貴的教益和啟迪。筆者沿著這一路徑深入論析如下：

1、文件管理者職能與角色定位

文件運(yùn)動(dòng)的動(dòng)力之一就是社會需要（即有一定的利用主體）變化，不同的社會需求為文件不同的社會功能（即利用價(jià)值）的形成、實(shí)現(xiàn)及其轉(zhuǎn)化提供了客觀上的可能性和可行性，換言之，沒有不同的社會需求，文件的不同社會功能要么不可能產(chǎn)生，要么不可能實(shí)現(xiàn)和轉(zhuǎn)化，可見社會需要及其變化是文件價(jià)值產(chǎn)生、發(fā)展不可或缺的決定性因素，因此，社會需要及其變化就是文件運(yùn)動(dòng)強(qiáng)大而不竭的客觀動(dòng)力。在文件不同社會功能產(chǎn)生、發(fā)展、實(shí)現(xiàn)和轉(zhuǎn)化及其相應(yīng)的時(shí)、空移動(dòng)變換的全部過程中，不同社會需求是通過不同的文件管理者來實(shí)現(xiàn)的，因此，不同的文件管理者在文件不同社會功能實(shí)現(xiàn)和轉(zhuǎn)化及其相應(yīng)時(shí)、空中負(fù)有特定的職能分工，承擔(dān)一定的角色責(zé)任，并且在其履行不同分工的職責(zé)，努力實(shí)現(xiàn)當(dāng)期文件社會功能的同時(shí)，還須相互聯(lián)系、密切配合、緊密銜接，共同為文件社會功能的有序轉(zhuǎn)化和全面實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件、提供服務(wù)。具體而言，文件處于現(xiàn)行作用階段時(shí)，文件執(zhí)行或辦理的職能部門不僅要負(fù)責(zé)現(xiàn)行文件社會功能的實(shí)現(xiàn)，而且還要負(fù)責(zé)現(xiàn)行文件的收集、存放和管理，并在檔案服務(wù)部門指導(dǎo)下按照歸檔制度要求適時(shí)做好整理和歸檔工作，因此，現(xiàn)行文件管理應(yīng)定位于形成者（包括文件制發(fā)者和執(zhí)行者，下同）職能工作，即只能由文件形成者（職能部門）負(fù)責(zé)管理。文件處于備查作用階段時(shí)，檔案服務(wù)部門則在同級檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)下按照國家檔案法規(guī)要求認(rèn)真完成三大任務(wù)：一是歸檔驗(yàn)收并集中存放、統(tǒng)一管理立檔單位全部歸檔文件；二是對歸檔文件實(shí)施安全保管、提供利用、統(tǒng)計(jì)上報(bào)等；三是向同級國家檔案館移交需長久保存的檔案。因此，半現(xiàn)行文件管理可定位于機(jī)關(guān)非職能工作，即可由文件形成者（本機(jī)關(guān)檔案室）負(fù)責(zé)管理，也可委托非形成者（聯(lián)合檔案室或文件中心）負(fù)責(zé)管理。文件處于歷史文化作用階段時(shí)，社會專業(yè)機(jī)構(gòu)則在同級檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)下按照國家檔案法規(guī)要求切實(shí)履行五個(gè)方面職責(zé)：一是負(fù)責(zé)接收、征集檔案，不斷豐富檔案信息資源，著力建設(shè)結(jié)構(gòu)合理的檔案信息資源體系；二是科學(xué)管理館藏檔案，負(fù)責(zé)檔案的完整與安全；三是負(fù)責(zé)檔案信息資源的社會開發(fā)利用，不斷提高檔案對經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)的貢獻(xiàn)率；四是負(fù)責(zé)對保管期滿檔案的鑒定與銷毀，優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)；五是開展檔案科學(xué)技術(shù)研究，不斷探索檔案工作規(guī)律與特點(diǎn)，促進(jìn)檔案工作的科學(xué)發(fā)展。因此，非現(xiàn)行文件管理應(yīng)定位于社會職能工作，即只能由社會專業(yè)機(jī)構(gòu)或被授權(quán)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理。文件管理者職能與角色定位是促進(jìn)文件作用朝外化（社會化）方向有序轉(zhuǎn)化、實(shí)現(xiàn)前后社會功能無縫鏈接的有效控制手段與保障。

2、文件價(jià)值運(yùn)動(dòng)規(guī)律

文件運(yùn)動(dòng)是由文件的管理主體、信息客體、利用受體在一定時(shí)、空有機(jī)結(jié)合并按照一定規(guī)律有序轉(zhuǎn)換的一個(gè)完整的變化過程（無論是有限或永恒），其內(nèi)在動(dòng)力就是文件固有價(jià)值轉(zhuǎn)化。不同的社會需求是文件不同社會功能形成、實(shí)現(xiàn)及其轉(zhuǎn)化必需的客觀條件（外因），而不同的文件固有價(jià)值是文件不同社會功能形成、實(shí)現(xiàn)及其轉(zhuǎn)化必然的主觀條件（內(nèi)因），其關(guān)系正如毛澤東在《矛盾論》中所說：“外因是變化的條件，內(nèi)因是變化的根據(jù)，外因通過內(nèi)因而起作用?！蔽募逃袃r(jià)值是指文件與生俱來的價(jià)值，具體表現(xiàn)為三種價(jià)值形態(tài)，即現(xiàn)行文件價(jià)值、半現(xiàn)行文件價(jià)值和非現(xiàn)行文件價(jià)值。其中，現(xiàn)行文件價(jià)值是指文件所具有的現(xiàn)實(shí)活動(dòng)（包括公私事務(wù)）的組織、指揮等導(dǎo)向作用，可稱之為工具性價(jià)值；半現(xiàn)行文件價(jià)值是指暫存期文件對形成者所具有的備查作用，通常稱之為憑證性價(jià)值；非現(xiàn)行文件價(jià)值是指永存期文件對非形成者（社會利用者）所具有的科學(xué)文化研究作用，通常稱之為情報(bào)性價(jià)值。在我國檔案學(xué)語境中，一般把文件的工具性價(jià)值直接叫作“文件價(jià)值”，把文件的憑證性價(jià)值和情報(bào)性價(jià)值直接統(tǒng)稱“檔案價(jià)值”。從文件生命周期實(shí)踐來看，文件的三種價(jià)值形態(tài)既具有一定（相對）的獨(dú)立性，又具有相互的聯(lián)系性和可轉(zhuǎn)化性，即這些價(jià)值既可以靜態(tài)形式獨(dú)立存在為價(jià)值單體，又能以動(dòng)態(tài)形式構(gòu)成具有內(nèi)在聯(lián)系并可轉(zhuǎn)化（順向和多向）的價(jià)值體系。因此，有的文件在工具性價(jià)值實(shí)現(xiàn)后就失去了保存價(jià)值，即可銷毀，不再轉(zhuǎn)化為檔案；有的文件雖轉(zhuǎn)化為檔案，但只具有定期的憑證性價(jià)值，一定期滿后就失去了繼續(xù)保存價(jià)值，即可銷毀，不再轉(zhuǎn)化為永存檔案；只有極少數(shù)文件完全具有三種價(jià)值，得到永久保存。

上述事實(shí)和分析說明，沒有不同的文件固有價(jià)值及其可轉(zhuǎn)化運(yùn)動(dòng)，文件的不同社會功能要么無從產(chǎn)生，要么無從實(shí)現(xiàn)和轉(zhuǎn)化，可見文件固有價(jià)值及其變化是文件不同價(jià)值產(chǎn)生、發(fā)展的根本性因素，因此，文件固有價(jià)值及其變化就是文件運(yùn)動(dòng)本源的內(nèi)在動(dòng)力。這就是文件價(jià)值理論得以構(gòu)建的認(rèn)識基礎(chǔ)、所要揭示的運(yùn)動(dòng)規(guī)律和必須解答的實(shí)踐問題，也是文件功能能夠由內(nèi)向外轉(zhuǎn)化、不斷擴(kuò)展輻射時(shí)空范圍的內(nèi)在依據(jù)，從而為文件功能的社會化（具體表現(xiàn)為信息管理主體與利用主體定位逐步外移）由可能性變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)性提供了根本條件和原動(dòng)力。

（三）文件生命周期理論表、里層要素的結(jié)構(gòu)關(guān)系

就文件生命周期理論體系而言，上述文件運(yùn)動(dòng)形式、管理模式、管理者職能與角色定位、價(jià)值變化規(guī)律，僅為現(xiàn)已認(rèn)識到的要素，并非全部要素。因此，現(xiàn)在分析該體系理論要素結(jié)構(gòu)關(guān)系，雖有為時(shí)尚早之嫌，但作為學(xué)科理論基本建設(shè)的一種基礎(chǔ)性探索，又是完全必要的。故筆者不揣冒昧，試作淺陋分析，以便拋磚引玉。

文件生命周期理論內(nèi)涵諸要素具有對立統(tǒng)一的辯證關(guān)系，里層要素作為根本性要素，既決定了表層要素的存在又受到表層要素的一定制約；表層要素作為不可或缺的重要成分，亦受制并反作用于一定里層要素；其中“價(jià)值變化規(guī)律”作為核心要素，又是其他所有要素得以存在的根本條件。在社會發(fā)展過程中，它們之間對立是絕對的，統(tǒng)一是相對的。君不見，自20世紀(jì)40年代初以來“，現(xiàn)行文件→半現(xiàn)行文件→非現(xiàn)行文件”的文件運(yùn)動(dòng)形式“、文件形成機(jī)關(guān)→檔案室（文件中心）→檔案館”的文件管理模式“、現(xiàn)行文件執(zhí)行者→半現(xiàn)行文件內(nèi)向型服務(wù)者→非現(xiàn)行文件外向型服務(wù)者”的管理者職能與角色定位，在手工運(yùn)作條件下，無不沿著“工具價(jià)值→憑證價(jià)值→情報(bào)價(jià)值”的文件價(jià)值變化規(guī)律按階段逐步展開。當(dāng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)改變了文件運(yùn)動(dòng)形式和文件管理模式的技術(shù)環(huán)境和運(yùn)行機(jī)制以后，管理者職能與角色定位受到了沖擊，傳統(tǒng)理論的平衡性遭到了“顛覆”。為了應(yīng)對新技術(shù)環(huán)境和適應(yīng)新運(yùn)行機(jī)制，檔案工作不得不對手工運(yùn)作過程進(jìn)行改造，打破時(shí)空限制，簡化流通環(huán)節(jié)，優(yōu)化整體結(jié)構(gòu)，實(shí)行一體化操控，調(diào)整管理者職能與角色定位，節(jié)省人、財(cái)、物力，提高工作效益，并由此開啟了檔案學(xué)理論的新思維。這些變化表面上似乎超越了文件價(jià)值變化規(guī)律，其實(shí)并沒有脫離文件價(jià)值變化規(guī)律的軌道，只不過是以一種新的形式反映文件價(jià)值變化規(guī)律罷了，換言之，這些變化已成為新形勢下文件生命周期理論內(nèi)涵諸要素由對立到統(tǒng)一轉(zhuǎn)化的助推器，在促進(jìn)理論與實(shí)踐協(xié)調(diào)發(fā)展的過程中幫助文件生命周期理論要素實(shí)現(xiàn)新的平衡。文件生命周期理論內(nèi)涵要素就是在“破”和“立”交替的歷史過程中不斷豐富發(fā)展，逐步形成科學(xué)化完整性體系的。現(xiàn)將其結(jié)構(gòu)關(guān)系圖解如圖。

當(dāng)然，以上論析主要是就理論層面和范圍而言的，是否科學(xué)合理還須接受文檔工作實(shí)踐的檢驗(yàn)。

注釋：

①④?靳穎：《文件生命周期理論“中國化”問題述評》，《浙江檔案》2005年第2期：12～14頁。

②?鄒吉輝、何永斌：《科學(xué)認(rèn)識文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論》，《浙江檔案》2009年第 3期：26～28頁。

③⑦何嘉蓀、史習(xí)人：《“指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系”——關(guān)于文件連續(xù)體理論和生命周期理論屬性之思辨》，《浙江檔案》2006年第9期：6～9頁。

⑤鄒吉輝、何永斌：《論文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論的理論定位》，《檔案與建設(shè)》2009年第7期：5～7頁。

⑥鄒吉輝、楊杰：《文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論研究現(xiàn)狀評析》，《檔案與建設(shè)》2004年第8期：8～9、23頁；《文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論關(guān)系研究》，《檔案學(xué)研究》2006年第1期：6～9頁；《文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論關(guān)系再研究》，《浙江檔案》2007年第5期：18～21頁；其他見②⑤。

⑧何達(dá)多：《新文件生命周期理論與文件連續(xù)體模式同一性探討》，《檔案學(xué)研究》2005年第3期：11～15,32頁。

⑨⑩章燕華：《“水火不容”還是“和平共處”——再論文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論的優(yōu)劣之爭》，《檔案學(xué)通訊》2006年第2期。

?安小米：《文件連續(xù)體模式對電子文件最優(yōu)化管理的啟示》，《檔案學(xué)通訊》2002年第3期；黃霄羽：《文件生命周期理論在電子文件時(shí)代的修正與發(fā)展》，《檔案學(xué)研究》2003年第1期：6～9頁；傅榮校：《理論核心問題:原則與內(nèi)容——文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論比較研究之二》，《檔案學(xué)通訊》2004年第4期。