加強(qiáng)資料室建設(shè),實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源共享

趙旭峰

《中國(guó)人民解放軍院校圖書館工作條例》第十條,院校圖書館履行的職責(zé):組織和協(xié)調(diào)本院校的文獻(xiàn)信息工作;第二十九條規(guī)定:院校的院、系、所、室建立的資料室是院校信息工作的組成部分,在業(yè)務(wù)工作和資源配置上,應(yīng)當(dāng)接受圖書館的指導(dǎo)和協(xié)調(diào),向全院校開(kāi)放。《中國(guó)人民解放軍院校圖書館評(píng)估實(shí)施辦法》也對(duì)此提出了要求:圖書館應(yīng)統(tǒng)一組織院校文獻(xiàn)信息工作,書目統(tǒng)一反映各系資料室文獻(xiàn),各系資料室資源提供全校共享。如何加強(qiáng)教學(xué)系資料室建設(shè),實(shí)現(xiàn)全院文獻(xiàn)資源共建共享,筆者結(jié)合我院實(shí)際,談一點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。

一、 存在的問(wèn)題

1.資料室建設(shè)還存在不足之處

(1)經(jīng)費(fèi)不能滿足需求

系里資料費(fèi)由自己統(tǒng)籌,沒(méi)有專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),有時(shí)多些,有時(shí)少些,但總體上投入已不能滿足文獻(xiàn)資料數(shù)量遞增、價(jià)格飛漲而造成資金需求量倍增的現(xiàn)狀。另一方面,許多教研室采取將資料費(fèi)分發(fā)給每位教員的方式,這樣就不排除拿了錢而不買圖書資料的可能,經(jīng)費(fèi)是撥了不少,而看不到圖書資料的增多。

(2)管理人員不專業(yè)

長(zhǎng)期以來(lái),系資料員由教學(xué)參謀或教員臨時(shí)兼任,管理圖書資料只是兼職。而且人員調(diào)換頻繁,不利于將工作管好管細(xì)。

(3)對(duì)圖書資料管理不規(guī)范

系部資料室在圖書資料管理上、專業(yè)文獻(xiàn)收集上和信息服務(wù)保障上沒(méi)有得到重視,管理上沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn), 系資料室仍然維持以往的傳統(tǒng)手工登記服務(wù),過(guò)期不還,甚至丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。這一切都不利于文獻(xiàn)資料發(fā)揮情報(bào)價(jià)值, 不能很好地為教學(xué)和科研服務(wù)。圖書館已經(jīng)意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題,為各教學(xué)系設(shè)立了一個(gè)學(xué)科館員。力不從心的是,圖書館也由于人員緊張,疲于應(yīng)付日常開(kāi)館接待讀者等工作,這項(xiàng)工作基本上處于外出采購(gòu)新書前通知到各教學(xué)系等粗淺的服務(wù)。

2.圖書館對(duì)各教學(xué)系圖書資料指導(dǎo)和協(xié)調(diào)不力

高校文獻(xiàn)保障體系的一項(xiàng)非常重要的工作就是校內(nèi)聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),它是共享的基礎(chǔ)。只有建成一個(gè)全校統(tǒng)一的聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù),才談得上校內(nèi)文獻(xiàn)信息資源共享。由于各種原因,一方面,各系資料室的圖書都沒(méi)有經(jīng)過(guò)編目,沒(méi)有建立書目數(shù)據(jù)庫(kù);另一方面,圖書館與系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)各自為政,圖書館不了解系資料室的館藏,實(shí)際上二者處于一種游離、脫節(jié)狀態(tài)。這種分散型的管理體制造成圖書館宏觀控制簿弱,微觀上缺乏有組織的橫向聯(lián)系。后果是不便于協(xié)作,不便于開(kāi)展合作藏書與資源共享,不便于標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化。資源建設(shè)中的重復(fù)和遺漏現(xiàn)象十分嚴(yán)重,缺乏全盤考慮,最終導(dǎo)致文獻(xiàn)信息資源整體化建設(shè)目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。這種管理體制急需改善。

二、圖書館與資料室功能發(fā)揮及服務(wù)方式比較

資料室有其獨(dú)特的功能和優(yōu)勢(shì),并不是圖書館的重復(fù)和縮影。資料室以專業(yè)文獻(xiàn)情報(bào)工作為己任, 比圖書館更突出專業(yè)性、研究性、情報(bào)性的特色。兩者職能互補(bǔ), 藏書互補(bǔ)。系資料室作為圖書資料情報(bào)系統(tǒng)的重要組成部分,是為本系教學(xué)和科研服務(wù)的文獻(xiàn)信息中心, 是學(xué)科建設(shè)必不可少的文獻(xiàn)資源保障系統(tǒng),直接關(guān)系到重點(diǎn)學(xué)科教學(xué)與科研的進(jìn)行,對(duì)重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)、學(xué)院教學(xué)質(zhì)量和科研水平的提高具有圖書館不可替代的作用。

1.收藏資料的重點(diǎn)不同

圖書館的服務(wù)對(duì)象一直是面向全院的,因此館藏特色是廣而雜, 圖書館在收藏資料時(shí), 以全院的整體為出發(fā)點(diǎn), 根據(jù)現(xiàn)有館藏情況和學(xué)科發(fā)展趨勢(shì), 統(tǒng)籌各專業(yè)學(xué)科, 適當(dāng)照顧新開(kāi)專業(yè)的原則, 收藏和采集圖書資料。但無(wú)法全面滿足各系、各專業(yè)的特色需要。系資料室則根據(jù)本專業(yè)學(xué)科的需要進(jìn)行收藏, 具有較強(qiáng)的針對(duì)性、專業(yè)性,所收集到的資料具有專、深、新等特點(diǎn)。收集的深度應(yīng)根據(jù)科研人員的需要而定。除了專業(yè)的公開(kāi)的出版物外, 還注意收集相關(guān)的資料, 如交流資料、各種學(xué)術(shù)會(huì)議文獻(xiàn)、研究報(bào)告, 以及本系學(xué)員畢業(yè)論文、學(xué)位論文等特種文獻(xiàn)。某些資料具有較強(qiáng)的保密性,這些資料都不能隨意擴(kuò)散, 只適合作為系專業(yè)資料,即便是專業(yè)老師,也有相當(dāng)嚴(yán)格的保密性要求。在查閱書目時(shí)根據(jù)借閱對(duì)象不同而設(shè)置不同的權(quán)限, 將一些需要保密的資料目錄僅對(duì)特殊老師提供。

2.服務(wù)對(duì)象群不同,運(yùn)行方式不同

圖書館資料的“全”、服務(wù)對(duì)象的“廣”, 全院所有師生員工都是圖書館的讀者, 由于圖書館采集的圖書資料面寬量大,經(jīng)過(guò)分類編目、上架等程序,資料利用的時(shí)效性較差。系資料室的讀者主要是本院系的老師、研究生, 很少對(duì)外單位師生借閱。由于讀者群體相對(duì)固定, 一般從制訂采購(gòu)計(jì)劃到流通環(huán)節(jié)少, 一旦采購(gòu)回來(lái), 進(jìn)入目錄庫(kù), 就可立即上架進(jìn)入流通。可以快速和準(zhǔn)確傳送到需求者手上,它的服務(wù)方式靈活多樣,能更好地滿足讀者的需求。

首先,專業(yè)資料室在地理位置上具有天時(shí)地利人和的極大優(yōu)勢(shì),它設(shè)在本系的辦公樓里,可隨時(shí)隨地為教員提供服務(wù)。其次,它貼近教學(xué)、科研活動(dòng),能夠最準(zhǔn)確、最快速、最全面地掌握教學(xué)、科研的文獻(xiàn)信息需求,易于開(kāi)展定題跟蹤服務(wù);其三,與科研活動(dòng)及學(xué)科帶頭人保持密切聯(lián)系, 可及時(shí)得到教師、科研人員的交流與反饋,有利于將信息服務(wù)工作做得更深更細(xì),更有針對(duì)性,更好地為教學(xué)和科研服務(wù)。

三、采取措施,實(shí)現(xiàn)全院文獻(xiàn)資源共建共享

學(xué)院應(yīng)在深入調(diào)查研究和分析論證的基礎(chǔ)上,對(duì)圖書館與系資料室的職能進(jìn)行科學(xué)規(guī)范,以達(dá)到二者合理分工、各司其職,要嚴(yán)格協(xié)調(diào)和控制圖書館和資料室圖書文獻(xiàn)資料的采集,明確劃分圖書館與資料室各自的收藏范圍和重點(diǎn),資料室在不斷收集新的文獻(xiàn)信息資料的同時(shí),也將一些有價(jià)值的文獻(xiàn)資料移交給圖書館做系統(tǒng)收藏,形成一個(gè)既聯(lián)合又合理分工的整體協(xié)作系統(tǒng)。那么,經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足與浪費(fèi)、文獻(xiàn)信息資源重復(fù)收藏、嚴(yán)重短缺和閑置的問(wèn)題,不僅能夠得到一定程度的解決,還能使圖書館的文獻(xiàn)信息資料更全、更廣,系資料室的文獻(xiàn)資料更專更深。

1.協(xié)調(diào)圖書館和院系資料室之間的文獻(xiàn)采集工作,合理使用經(jīng)費(fèi)、確保文獻(xiàn)收藏質(zhì)量

為了鼓勵(lì)各院系參與共同建設(shè)院內(nèi)文獻(xiàn)信息體系的積極性、發(fā)揮資料室的原有優(yōu)勢(shì), 仍應(yīng)繼續(xù)保留各院系資料室獨(dú)立支配文獻(xiàn)購(gòu)置經(jīng)費(fèi)的權(quán)限。本系研究用的具有深、新特點(diǎn)的專業(yè)圖書,可由本系購(gòu)買收藏。

系資料室因地處院系之中,資料員比較熟悉本系的教學(xué)安排、課程設(shè)置,熟悉教師的教學(xué)進(jìn)度、科研課題及進(jìn)展情況,熟悉本專業(yè)的知識(shí)優(yōu)勢(shì),在訂購(gòu)圖書資料、專業(yè)報(bào)刊、雜志時(shí),可直接征求教師的意見(jiàn),或直接讓教師根據(jù)書目劃出自己所需的專業(yè)圖書資料目錄,然后提供給圖書館甚至直接隨圖書館一起外出采購(gòu)。

2.配備專業(yè)人才管理系資料室

由于編制體制調(diào)整,有多位圖書館人員需要調(diào)整到教學(xué)系工作,這部分人員具有多年的圖書館工作經(jīng)驗(yàn),面臨著工作上的轉(zhuǎn)型。建議由原來(lái)的圖書館員擔(dān)任系資料員。各系資料員對(duì)圖書館的組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程熟悉以及感情深厚, 進(jìn)入教學(xué)系后,從編制上歸屬于教學(xué)系,屬于教學(xué)系的一分子,與教學(xué)系各教員密切接觸,利于人員思想穩(wěn)定、才能得到發(fā)揮,專業(yè)文獻(xiàn)信息服務(wù)得到保障。

3.建立健全書目數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)資源共建共享

由學(xué)院統(tǒng)一動(dòng)員,圖書館具體負(fù)責(zé),成立專門項(xiàng)目小組,由圖書館統(tǒng)一調(diào)度,清點(diǎn)系專業(yè)圖書資料,建立健全書目數(shù)據(jù)庫(kù),數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)執(zhí)行統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

首先是由系資料員核對(duì)庫(kù)藏、將原資料室的藏書經(jīng)過(guò)篩選,可將非專業(yè)文獻(xiàn)資料移交給圖書館做系統(tǒng)收藏,整庫(kù)排架,建專業(yè)書目數(shù)據(jù)庫(kù),提供全院范圍內(nèi)的公共查詢服務(wù),實(shí)現(xiàn)全院聯(lián)機(jī)合作編目和院系之間文獻(xiàn)互借和傳遞,為全院文獻(xiàn)保障體系的全面實(shí)施、滾動(dòng)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

圖書館對(duì)資料室的管理主要在業(yè)務(wù)工作和資源配置上, 系部的管理主要是在人事、行政、經(jīng)費(fèi)的管理上, 如果配合好的話, 這應(yīng)該是一種最理想的管理模式。它的建設(shè)目標(biāo)是一方面建立起校內(nèi)的文獻(xiàn)保障體系,建立本校的文獻(xiàn)資源共享網(wǎng)絡(luò), 共建一體化學(xué)科文獻(xiàn)資料中心。

總之,加強(qiáng)教學(xué)系資料室建設(shè),以圖書館為中心, 以校園網(wǎng)為依托, 使圖書館與各院系資料室共同形成一個(gè)看似分離、實(shí)則緊密的文獻(xiàn)實(shí)體, 從而把分散在各院系的資料室連接成為一個(gè)互相協(xié)助、互相開(kāi)放、密切聯(lián)系、聯(lián)機(jī)檢索、資源共享的, 并能夠提供多功能、全方位、多層次服務(wù)的有機(jī)文獻(xiàn)情報(bào)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),為重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)及學(xué)院總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供有力的文獻(xiàn)信息保障。(作者單位:武警指揮學(xué)院圖書館)