淺談醫(yī)院會計檔案管理的科學(xué)化 信息化

鄧曉燕

現(xiàn)代醫(yī)院必須高度重視會計檔案工作，抓好各項基礎(chǔ)管理，深化信息服務(wù)的內(nèi)容和層次，順應(yīng)時代的要求，充分發(fā)揮會計檔案的作用。

一、醫(yī)院會計檔案是在醫(yī)院會計核算中形成，具有很強(qiáng)的原始性和記錄性。主要特點有：

1.內(nèi)容的專業(yè)性。它是醫(yī)院會計核算的產(chǎn)物，有較強(qiáng)的專業(yè)性。

2.來源的廣泛性。凡是實行獨立經(jīng)濟(jì)核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。每個單位每天在處理會計事項時，都會產(chǎn)生會計材料，小單位每天幾件，大單位每天形成幾十件甚至幾百件，全年就會形成較多的會計憑證，具有廣泛性。

3.形成過程的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性也就決定了會計檔案形成過程的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性。

4.成分的穩(wěn)定性。會計檔案盡管內(nèi)容與種類繁多，但是它的基本成份只有三個方面即會計憑證、會計賬簿和會計報表。這種成份的穩(wěn)定性，是區(qū)別于其他類型檔案的重要標(biāo)志之一。

5.鮮明的行業(yè)特殊性。醫(yī)院會計檔案記錄著患者在醫(yī)院看病消費的特殊會計信息，既是醫(yī)院為病人有償服務(wù)的合法證據(jù)，又是醫(yī)院經(jīng)營管理中的重要信息資源。

二、醫(yī)院會計檔案在經(jīng)濟(jì)活動中的特點和作用，決定了加強(qiáng)會計檔案管理的必要性，當(dāng)前醫(yī)院會計檔案管理還存在以下幾方面的問題：

1.對會計檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，缺乏有效管理機(jī)制。首先，少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，總認(rèn)為會計資料的收集整理與保管是會計人員的事，很少過問。第二，不少單位重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，存在會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。第三，不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，嚴(yán)重妨礙了會計檔案的歸檔。

2.不少醫(yī)院并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有做出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。實行會計電算化后，一些單位沒有及時修訂本單位的會計檔案管理制度，電算化會計檔案管理制度不完善，沒有制定電算化會計檔案人員責(zé)任制。

3.醫(yī)院會計檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高。雖然醫(yī)療單位實施會計電算化檔案管理已經(jīng)有一段時間，但是仍然有一部分會計檔案管理人員對會計電算化檔案的組成內(nèi)容缺乏了解，缺少會計電子檔案管理經(jīng)驗，重有形的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，輕無形的磁性質(zhì)及軟件形式的會計檔案管理，許多單位只歸檔紙質(zhì)文件，只是將原來手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機(jī)打印出來的賬簿、報表，并沒有將存儲備份在磁性介質(zhì)上的會計信息歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。而有的單位雖然將會計信息存儲在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，卻對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理。

三、加強(qiáng)醫(yī)院會計檔案管理目前著重要做好以下幾方面工作：

1.提高對醫(yī)院會計檔案管理工作的認(rèn)識?！稒n案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》三個法規(guī)性文件是我們進(jìn)行會計檔案管理的依據(jù)，要進(jìn)行這三個法規(guī)性文件的宣傳教育，增強(qiáng)檔案管理意識。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會計檔案管理，加強(qiáng)對這項工作的領(lǐng)導(dǎo)。財務(wù)人員要提高認(rèn)識，積極主動地做好醫(yī)院會計檔案的管理工作。

2.建立和健全會計檔案制度。使醫(yī)院會計檔案工作規(guī)范化、制度化。會計檔案管理制度是保證會計檔案的真實、完整、安全與使用方便，為經(jīng)濟(jì)工作提供服務(wù)而制定的。要根據(jù)會計檔案法規(guī)和單位會計電算化的情況，完善電算化下會計檔案管理各項制度，建立一套嚴(yán)格的立卷、歸檔、保管、借閱、銷毀制度，保證會計檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。做好電算化會計檔案的歸檔工作，必須要有一套完整的電算化會計檔案，應(yīng)當(dāng)包括三個部分：一是會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他會計核算資料等紙質(zhì)檔案材料；二是存有數(shù)據(jù)的軟盤、硬盤、光盤等其他介質(zhì)的業(yè)務(wù)記錄資料及其備份；三是系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件等配套軟件。建立電算化會計檔案保管制度，會計檔案管理要做到“雙備份”“雙軌制”。建立定期檢查制度，以防止會計信息丟失。要貫徹執(zhí)行檔案管理制度，專人負(fù)責(zé)，做到妥善保管、有序存放、方便查閱；堅持借閱、查閱、審批和登記制度，嚴(yán)格遵守保密制度，防止泄密，定期處理到期或超過期限的檔案。要建立完善的內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格實行崗位責(zé)任制，保證會計檔案的安全性。

3.醫(yī)院電算化會計檔案整理、裝訂和保管。（1）整理是保存、利用會計檔案的前提。為更好地發(fā)揮醫(yī)院會計檔案的作用，必須及時對計算機(jī)打印出來的各種會計憑證，會計賬薄，會計報表及其他會計核算資料等書面會計檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的加工、整理，分門別類，按序存放，并按規(guī)定填寫賬簿及憑證封面。使它保持應(yīng)有的原始性，真實性和唯一性，這就是會計檔案管理的整理工作。（2）電算化會計檔案的裝訂應(yīng)按照歸檔的要求，定期對已整理會計資料進(jìn)行清點，修補(bǔ)，立卷，裝訂成冊，裝訂要符合財政部《會計檔案管理辦法》的要求，會計檔案的裝訂包括會計憑證，會計賬簿，會計報表及其他會計核算資料的裝訂，要求整齊美觀，內(nèi)容齊全，便于查閱。（3）電算化會計檔案的保管。醫(yī)院為便于保管，實現(xiàn)醫(yī)院會計檔案管理規(guī)范化，應(yīng)將電算化會計檔案進(jìn)行分類和編號。醫(yī)院會計檔案的分類要遵循醫(yī)院會計檔案的規(guī)律和本身固有特點，從醫(yī)院會計檔案的實際出發(fā)，可按年度，種類，保管期限分類。一個會計年度的電算化會計檔案包括書面的會計憑證，賬簿，報表等，也包括隨其附有的應(yīng)用程序，數(shù)據(jù)備份盤，備份盤內(nèi)的內(nèi)容包括年初數(shù)，各月會計數(shù)據(jù)，報表等。（4）會計檔案由財務(wù)部門保管1年，期滿后交檔案部門保管，并做好移交手續(xù)，開列移交清冊。檔案管理人員在保管期間調(diào)整工作，應(yīng)編制移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計憑證，會計賬簿，會計報表，其他會計資料外，還應(yīng)移交軟件及密碼，會計軟件數(shù)據(jù)磁盤及有關(guān)資料等內(nèi)容。（5）隨計算機(jī)配置而來的操作系統(tǒng)，各種應(yīng)用程序軟件應(yīng)單獨備份，一份作會計檔案保管，一份由計算機(jī)中心系統(tǒng)管理員統(tǒng)一管理。（6）軟件的系統(tǒng)設(shè)置與操作手冊應(yīng)視作會計檔案妥為保管，并隨著軟件系統(tǒng)功能不斷的完善，該手冊應(yīng)做相應(yīng)的修改和補(bǔ)充。

4.加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)醫(yī)院會計檔案管理科學(xué)化、信息化。會計檔案管理人員的素質(zhì)要求較高，應(yīng)是業(yè)務(wù)多面手，是集多種技能于一身的復(fù)合型人才，既要熟悉掌握一般檔案管理的理論及技能，又要精通財務(wù)專業(yè)知識，還要具備一定的計算機(jī)信息處理技術(shù)。因此要加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平，造就一批德、才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)檔案管理人才，促進(jìn)醫(yī)院會計檔案管理科學(xué)化、信息化。