推進企業(yè)全面預(yù)算管理信息化的相關(guān)探討

趙立峰

隨著科技水平的高速發(fā)展，電子信息技術(shù)在會計領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，鐵路會計也已經(jīng)從原有的手工記賬向著信息化經(jīng)營管理領(lǐng)域的深度和廣度發(fā)展，全面預(yù)算管理逐步也向信息化管理邁進，但目前新升級的鐵路會計信息管理系統(tǒng)5.0還沒有獨立的預(yù)算管理模塊。在金融危機日益嚴重的形勢下，構(gòu)建系統(tǒng)的、全面的預(yù)算管理信息化體系對加強企業(yè)內(nèi)部控制、提升企業(yè)整體經(jīng)營管理效率顯得更為重要，借助計算機技術(shù)，依賴網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，實行全面預(yù)算信息化，是推行全面預(yù)算管理的高效選擇。所以，本文就圍繞這一方面進行相關(guān)探討，希望能給企業(yè)管理帶來一些新的啟示和思考。

一、信息化全面預(yù)算管理的內(nèi)涵

在用信息技術(shù)支持企業(yè)管理時，最重要是要選擇一種先進的管理思想和方法，因為先進的管理理論與先進的管理手段相結(jié)合才能產(chǎn)生出巨大的管理效益。企業(yè)全面預(yù)算管理是在企業(yè)戰(zhàn)略目標的指引下，通過預(yù)算編制、執(zhí)行、控制、考評與激勵等一系列活動，全面提高企業(yè)管理水平和經(jīng)營效率，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的一種管理方法。而信息化的全面預(yù)算管理體系則是指在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺上構(gòu)建的企業(yè)全面預(yù)算管理系統(tǒng)以及相應(yīng)的組織機構(gòu)和管理制度等，它和以前的企業(yè)預(yù)算管理體系相比有著新的顯著的特點和不同。

二、信息化全面預(yù)算管理對鐵路系統(tǒng)的重要性

信息化全面預(yù)算管理的設(shè)計與利用，對降低鐵路企業(yè)成本起著至關(guān)重要的作用。按照鐵路核算特點，鐵路物資系統(tǒng)屬于成本支出中心，財務(wù)預(yù)算管理以控制成本支出為重點。鐵路企業(yè)特別是鐵路物資系統(tǒng)，業(yè)務(wù)人員多，每個業(yè)務(wù)人員對應(yīng)多家供應(yīng)廠商、運營站段及多種采買品類，業(yè)務(wù)崗位的情況復(fù)雜，外部環(huán)境也經(jīng)常變化，如采購市場價格經(jīng)常變化，如運營站段預(yù)算資金經(jīng)常調(diào)整，如果沒有全面預(yù)算管理這一戰(zhàn)略性舉措，業(yè)務(wù)人員就不能及時掌握價格變化和站段預(yù)算資金情況。但是，企業(yè)中全面預(yù)算管理往往效果不理想，如上所述企業(yè)中全面預(yù)算管理存在著諸多問題，其關(guān)鍵原因之一，就是企業(yè)對信息資源的管理相對滯后，信息處理的中間環(huán)節(jié)多，導(dǎo)致大量預(yù)算管理信息不能及時處理，信息傳遞速度慢，信息資源不能及時共享，也無法對預(yù)算項目的資金進行及時跟蹤、控制，對預(yù)算的分析無法全面及時地進行，預(yù)算偏差不能及時發(fā)現(xiàn)、調(diào)節(jié)和糾正，預(yù)算管理將處于“預(yù)而不算”的狀態(tài)。企業(yè)及時推行信息化的全面預(yù)算管理，為解決全面預(yù)算管理中的這些“瓶頸”問題創(chuàng)造了客觀條件。在預(yù)算管理系統(tǒng)平臺上，企業(yè)可以構(gòu)建信息化的全面預(yù)算管理體系，對預(yù)算業(yè)務(wù)中的各個環(huán)節(jié)和監(jiān)控點，重新進行規(guī)劃、管理、控制。預(yù)算管理信息化可以做到信息及時反饋，能夠適時地掌握和控制預(yù)算執(zhí)行情況和各個責(zé)任單位責(zé)任預(yù)算的履行情況，并根據(jù)反饋信息做出相應(yīng)的決策，控制經(jīng)濟活動的實際狀況脫離預(yù)算的差異，保證預(yù)算目標的完成。通過網(wǎng)絡(luò)信息的技術(shù)支持，可以將預(yù)算管理很好的從人控轉(zhuǎn)為機控，盡可能將一些無須人工干預(yù)的管理標準、參數(shù)等嵌入到管理系統(tǒng)中，形成系統(tǒng)剛性約束，另外，通過海量業(yè)務(wù)處理及對賬稽核，增強對重點業(yè)務(wù)、重點環(huán)節(jié)、重點時段的操作風(fēng)險的實時監(jiān)控能力。

三、構(gòu)建信息化全面預(yù)算管理的探索與思考

全面預(yù)算管理是由一系列預(yù)算構(gòu)成的體系，各項預(yù)算之間相互聯(lián)系，構(gòu)建信息化全面預(yù)算管理體系，首先是要規(guī)劃好建立在系統(tǒng)平臺上的預(yù)算管理模塊，鐵路物資系統(tǒng)預(yù)算管理模塊必須與財務(wù)核算系統(tǒng)、物資系統(tǒng)等相關(guān)系統(tǒng)相匹配，其次對預(yù)算管理流程進行深入調(diào)查分析，把預(yù)算相關(guān)的業(yè)務(wù)流程層層分解，重新組合嵌入到預(yù)算管理模塊中。

預(yù)算管理信息系統(tǒng)總體上分解為兩大層次，第一層次是預(yù)算管理編制模塊，側(cè)重期初預(yù)算的編制及預(yù)算數(shù)據(jù)的實時動態(tài)調(diào)整。企業(yè)的預(yù)算管理系統(tǒng)是一個相對靜態(tài)的系統(tǒng)，主要在每年年末編制第二年全年的預(yù)算。預(yù)算項目可結(jié)合企業(yè)自身設(shè)計，如鐵路物資系統(tǒng)的預(yù)算項目可分為經(jīng)營預(yù)算和財務(wù)預(yù)算。再將經(jīng)營預(yù)算包括采購預(yù)算、供應(yīng)預(yù)算、成本費用預(yù)算，財務(wù)預(yù)算包括現(xiàn)金預(yù)算、預(yù)計利潤表、預(yù)計資產(chǎn)負債表等。

第二層次是預(yù)算管理控制模塊，側(cè)重預(yù)算指標的考核、預(yù)算數(shù)據(jù)的監(jiān)控及查詢等內(nèi)容，對預(yù)算管理中的具體工作進行實時管理和控制。預(yù)算控制是企業(yè)開展全面預(yù)算管理的一個重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)進行全面預(yù)算管理信息化需要考慮的一個重要方面。具體包括責(zé)任中心考核體系、預(yù)算指標體系、預(yù)算對比與分析、預(yù)算數(shù)據(jù)實時查詢等幾個部分，通過預(yù)算控制系統(tǒng)，預(yù)算部門可以很方便的對各預(yù)算單位的預(yù)算進行有效預(yù)警和控制。通過將預(yù)算控制和日常審批流程相結(jié)合，在業(yè)務(wù)活動發(fā)生前，通過相應(yīng)的審批過程，達到事前控制的目標。與預(yù)算編制系統(tǒng)相同，控制系統(tǒng)也需要具有同實際核算、ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)及預(yù)算編制系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合能力，保證各模塊的信息無縫連接。

另外，在系統(tǒng)中要使預(yù)算管理體系能發(fā)揮其作用，還要對組織機構(gòu)的職能部門進行結(jié)構(gòu)重組，建立全面預(yù)算管理體系負責(zé)的專職部門，設(shè)立預(yù)算管理組，賦予相應(yīng)權(quán)力并實施新的預(yù)算管理制度，實行與會計“集中核算”模式相適應(yīng)的“集中預(yù)算”的企業(yè)預(yù)算管理模式，并由指定的財務(wù)系統(tǒng)某一職能部門具體統(tǒng)一管理。

四、實施信息化全面預(yù)算管理應(yīng)注意的問題

在建設(shè)信息化的全面預(yù)算管理體系時，要達到既定的效果，應(yīng)在以下幾個方面加以關(guān)注。第一，全面預(yù)算管理要與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，企業(yè)全面預(yù)算管理要服從于企業(yè)戰(zhàn)略目標，并且是實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的保障體系。第二，全面預(yù)算管理要突出重點，強調(diào)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動全過程管理，但不能不分主次，要對影響企業(yè)盈利目標和戰(zhàn)略發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重點過程實行重點管理。第三，遵循先易后難，分步實施的原則。許多企業(yè)由于員工和管理者的觀念和素質(zhì)有待改變和提高，基礎(chǔ)資料不全，生產(chǎn)經(jīng)營過程復(fù)雜，信息量大，因此，信息化的全面預(yù)算管理在企業(yè)實施必須先從容易做的開始，循序漸進不斷完善。第四，堅持全過程控制的原則。對在企業(yè)實施全面預(yù)算管理系統(tǒng)以后，為進行全過程控制提供了條件和可能，要加強事前和事中控制的力度，將控制的重點前移，以達到更加主動控制預(yù)算資金的效果。第五，堅持責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的原則。努力做到責(zé)任明晰，權(quán)、責(zé)對等，并與經(jīng)濟利益掛鉤，獎罰分明。第六，堅持客觀真實的原則。對預(yù)算指標定得不準，或者因外部原因造成原來預(yù)定的指標無法完成時，應(yīng)及時調(diào)整糾正，使全面預(yù)算管理體系更加科學(xué)合理。

世界金融危機爆發(fā)，全球經(jīng)濟下滑，在當(dāng)前大環(huán)境不確定的外部因素下，外部條件越來越苛刻，內(nèi)部控制能力的好壞，直接影響到鐵路企業(yè)的方方面面，包括各項業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)流程中的各個環(huán)節(jié)和企業(yè)中的每一個成員。全面預(yù)算管理作為為數(shù)不多將鐵路企業(yè)所有關(guān)鍵問題融合到一個體系內(nèi)的內(nèi)控管理方法之一，是鐵路企業(yè)提升內(nèi)控、增強企業(yè)綜合競爭力的最好切入點。信息化全面預(yù)算管理的突出特點是處理預(yù)算信息準確快捷、效率高、面向生產(chǎn)運作流程、數(shù)據(jù)集中處理、覆蓋面廣，這是鐵路企業(yè)預(yù)算管理的發(fā)展方向。實施全面預(yù)算管理，離不開組織與企業(yè)制度的保障，現(xiàn)代企業(yè)的全面預(yù)算管理，更離不開信息技術(shù)、尤其是軟件技術(shù)的支持。

總之，構(gòu)建信息化、網(wǎng)絡(luò)化全面的預(yù)算管理體系是一項長期的系統(tǒng)工程，也是企業(yè)預(yù)算管理的研究和發(fā)展方向。