信息工程監(jiān)理在數(shù)字圖書館中的應用研究

董沛文

中共山西省委黨校圖書館

〔山西省太原市 030006〕

自從美國科學家在20世紀90年代初提出了數(shù)字圖書館這一概念,隨著計算機及其相關技術的發(fā)展,傳統(tǒng)圖書館的數(shù)字化越來越普遍,目前國內許多高校都建立了數(shù)字圖書館。由于數(shù)字圖書館工程建設實際上屬于一個復雜的系統(tǒng)建設,為了提高數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程項目實施的成功率,確保信息化建設實效性和高投資回報率,在數(shù)字圖書館信息系統(tǒng)工程的建設中引入信息工程監(jiān)理機制將成為保證工程質量的一種有效手段,也是信息化管理研究的一個新的領域。

一、信息工程監(jiān)理的背景

(一)數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程面臨的問題

當前,數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程建設面臨的問題主要集中在技術和圖書館工作人員兩個層面上。技術層面上,如分布異構海量信息環(huán)境下,向數(shù)字圖書館系統(tǒng)的體系結構的互操作;各種載體數(shù)字化獲取和表現(xiàn)技術(包括中文文字資料的智能標引);各種數(shù)字化資源元數(shù)據(jù)的標準和規(guī)范化技術;提供給用戶多語種的多模式友好和智能的人機交互界面;全球化的圖書期刊信息資源有效收集、組織、集成和共享。還有與之相關的版權保護、信息安全和技術管理等問題。在圖書館工作人員層面上,要求圖書館工作人員不僅能夠比較熟練地使用計算機、多媒體和其他軟件在網絡上幫助讀者查找到所需信息,而且還要求圖書館工作人員掌握計算機基本操作技能、了解網絡功能、熟悉各種網絡檢索工具。因此,數(shù)字圖書館的日常業(yè)務與傳統(tǒng)圖書館的業(yè)務相比,已經發(fā)生了巨大地變化,日常業(yè)務的變化要求圖書館工作人員的知識結構及素質作出相應調整和提高。

(二)信息工程監(jiān)理在數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程中應用的必要性和可行性

根據(jù)《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理暫行規(guī)定》第四條規(guī)定,信息系統(tǒng)工程監(jiān)理是指依法設立且具備相應資質的信息系統(tǒng)工程監(jiān)理單位(以下簡稱“監(jiān)理單位”),受業(yè)主單位委托,依據(jù)國家有關法律法規(guī)、技術標準和信息系統(tǒng)工程監(jiān)理合同,對信息系統(tǒng)工程項目實施的監(jiān)督管理。信息系統(tǒng)工程建設是一項投資大、周期長、知識密集、高風險的系統(tǒng)工程,一旦出現(xiàn)問題就會造成大量投資的浪費。究其原因,信息系統(tǒng)的相關技術發(fā)展非常快,除了技術、人才的因素外,更為重要的是在數(shù)字圖書館工程建設中缺少一套合理的工程管理運行機制。所以,第三方監(jiān)理的參與非常重要。數(shù)字圖書館建設是個相當艱巨、相當復雜的系統(tǒng)工程,這就需要一種評價監(jiān)督的機制,引入第三方的監(jiān)理制度來組織協(xié)調、明確職責,業(yè)主單位和承建單位雙方都迫切希望由專業(yè)的第三方監(jiān)理單位對數(shù)字圖書館這種信息系統(tǒng)工程建設進行公正科學的監(jiān)理。

二、數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程監(jiān)理的特點

數(shù)字圖書館具有有別于其他信息系統(tǒng)的特點,而正是數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程的特點決定了數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程監(jiān)理的特點。

(一)從技術層面上分析數(shù)字圖書館監(jiān)理的特點

數(shù)字圖書館是一個海量的數(shù)字信息資源庫,圍繞這一特點產生了在數(shù)字資源建設、信息存儲、分類、檢索、表現(xiàn)和安全等方面的特點。海量數(shù)字資源建設問題是數(shù)字圖書館建設的核心問題。作為數(shù)字圖書館的數(shù)字資源庫,應該包括各種數(shù)字化的資料,如歷史資料、網上資料、媒體資料、聲像、錄像等,但這些資源由誰來建設,是當前面臨的問題,需考慮館藏特色、社會要求和市場需求,協(xié)調不好,會出現(xiàn)重復館藏建設和漏建的現(xiàn)象,造成人力、物力、財力的極大浪費。

數(shù)字圖書館對信息的需求是巨大和多樣的,所涉及的數(shù)據(jù)類型有文本、聲音、圖像、動畫、圖形等,并且信息的生產和存儲量在飛速增長,所面臨的是大量信息需要大規(guī)模數(shù)據(jù)庫存儲和處理這些數(shù)據(jù)。這種超大容量的數(shù)據(jù),應該用何種存儲介質來存儲、在日常應用過程中怎樣來管理,以及怎樣長期保存這些數(shù)據(jù)?因此,保存和管理海量數(shù)據(jù)是系統(tǒng)設計的核心任務之一。

分類與索引是檢索的基礎。如果沒有一個統(tǒng)一的分類標準和索引方法,將來開發(fā)計算機的搜索工具就會非常困難,勢必出現(xiàn)針對不同的分類方法制作不同的搜索工具的混亂局面。另外,數(shù)據(jù)類型也不同,如文本信息、圖像信息及視頻、音頻、音樂等信息,對不同的內容,需要不同的分類體系和索引機制。因此,必須制定一個比較好的分類方法、建立一個比較好的索引機制,做一個比較規(guī)范的檢索工具,使得信息能快速、高效、準確地提供給用戶。

信息的輸出和表現(xiàn)是數(shù)字圖書館的重要環(huán)節(jié),更重要的是,通過對數(shù)字圖書館的研究,使得人類對信息的發(fā)現(xiàn)、信息的利用更上一個檔次,將現(xiàn)有的多媒體圖形的展現(xiàn)能夠進一步細化,使不同的展現(xiàn)之間可以相互轉化,再利用信息可視化技術將其表現(xiàn)出來。根據(jù)用戶的需要,利用圖像、圖形、語音等對檢索結果進行多種語言、多種形式的顯示、表達、演示,使其更加直覺化。

從以上的分析可以看出:在整個數(shù)字圖書館資源的建設、存儲、分類、檢索和表現(xiàn)等問題上,都需要信息工程監(jiān)理發(fā)揮作用。首先做到統(tǒng)一,即統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一技術標準、統(tǒng)一運行規(guī)則,需要在一套較為完整的數(shù)字圖書館規(guī)劃方案指導下,依照規(guī)范標準進行數(shù)字化,這是信息資源共建共享的基礎。其次要聯(lián)合,聯(lián)合是共享的基礎,把所有擁有文化信息資源的單位都視為數(shù)字圖書館的一個有機組成部分,在突出各資源庫建設的特色基礎上,統(tǒng)一規(guī)劃、分散建設,防止重復建設造成的巨大浪費,達到共享、共建與共利。

(二)從數(shù)字圖書館的工作人員層次上分析數(shù)字圖書館監(jiān)理的特點

著名科學家錢學森指出:“現(xiàn)在的圖書館、檔案館、情報系統(tǒng)人員,應該是信息專家或信息工程師,是信息系統(tǒng)的建設者,也是使用的向導和顧問?！庇械膱D書情報專家指出,圖書館工作人員可以重新定義為網絡專家、信息中間人和系統(tǒng)設計員。這就是說,未來的數(shù)字圖書館工作人員,不僅應該像“中介人”那樣幫助用戶與信息資源建立起聯(lián)系、指導用戶查詢和篩選信息,而且更應該像導航員一樣引導用戶在網上航行,協(xié)助用戶在盡量短的時間里獲取盡量多的信息。

數(shù)字圖書館要求圖書館工作人員有廣博的學科背景知識,較強的分析、判斷和批判能力,以及較強的文字寫作能力;借助計算機進行電子信息資源的采集、存儲、組織、控制和提供利用的技能,具有對各種形式和各類型的數(shù)字信息資源進行技術適應性評價和價值判斷的能力;跟上現(xiàn)代信息技術的發(fā)展,掌握多媒體技術、網絡技術等。這是信息時代對圖書館工作人員素質提出的嚴峻挑戰(zhàn),這就需要對圖書館工作人員進行培訓和教育,同樣需要信息工程監(jiān)理發(fā)揮作用。

三、數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程監(jiān)理的內容

信息工程建設監(jiān)理是一種特殊的咨詢服務,即受業(yè)主單位委托,依法對信息工程項目的全過程進行監(jiān)督管理,并站在第三方的立場上,公正地對待承建單位,協(xié)調業(yè)主單位和建設單位的關系,按質量、按進度完成信息工程的建設。信息系統(tǒng)工程建設監(jiān)理內容可以概括為三監(jiān)理(事前監(jiān)理、事中監(jiān)理、事后監(jiān)理)、三控制(質量控制、進度控制、投資控制)、二管理(合同管理和信息管理)和一協(xié)調(全面組織協(xié)調)。

(一)三控制

信息工程監(jiān)理的控制職能主要是通過計劃、實施、檢查、評審、反饋和調整來實現(xiàn)對質量、進度、費用三大目標進行控制。

1.質量控制。信息系統(tǒng)工程質量控制是極其重要的,它關系著整個系統(tǒng)工程的成敗。監(jiān)理方一般根據(jù)系統(tǒng)應用、業(yè)主整體投資概況等編制監(jiān)理大綱或監(jiān)理計劃,檢查采購的應用服務器、設備及數(shù)量等,同時采用功能測試、性能測試和系統(tǒng)驗收等方法控制信息系統(tǒng)的質量。

2.進度控制。進度控制是保證完成工程建設的重要手段,必須按合同規(guī)定的時間完成。監(jiān)理人員將幫助業(yè)主掌握工程進度,按期分階段地對工程進行驗收,從而保證工程按期、高質量地完成。

3.投資控制。投資控制也稱費用控制,它貫串于整個工程建設的每一個環(huán)節(jié),是工程建設監(jiān)理的重要組成部分,首先根據(jù)監(jiān)理大綱或監(jiān)理計劃編制費用控制監(jiān)理細則,確定費用控制要點,努力實現(xiàn)最大的費用控制效果。

(二)二管理

1.合同管理。合同是委托和被委托方共同利益的體現(xiàn),對雙方都具有法律約束力,也是監(jiān)理工作中最重要的依據(jù)之一,依據(jù)有關的法律法規(guī)、技術標準對合同雙方當事人從合同訂立到履行的全過程進行組織、指導、協(xié)調、督促,處理好合同糾紛,保護當事人合法權利,保障合同順利實施。

2.信息管理。計算機信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的基礎和依據(jù)是信息,可靠、及時和廣泛的信息,又是監(jiān)理決策的依據(jù)和協(xié)調合同各方關系的重要媒介,同時也是搞好監(jiān)理工作的有力保證,而信息管理正是這個有力保證的前提。

所以,合同管理、信息管理工作的優(yōu)劣將直接影響信息系統(tǒng)工程監(jiān)理工作的成敗。

(三)一協(xié)調

監(jiān)理受業(yè)主方委托,站在第三方的立場上對工程的不同階段進行監(jiān)督和管理。在監(jiān)督和管理的過程中按照法律、科學、標準、經驗以及技術來辦事,實施業(yè)主、承建方和監(jiān)理三方的協(xié)調制度,公正地對待承建方,協(xié)調業(yè)主方和承建方的關系,以圓滿地完成信息系統(tǒng)工程項目。

四、數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程監(jiān)理的實施步驟

(一)事前監(jiān)理

●協(xié)助業(yè)主開展需求分析。參與項目的可行性研究,深入了解業(yè)主的各方面需求,與業(yè)主的各級人員共同探討,進行投資、進度、質量和技術的綜合分析,幫助業(yè)主提出可行的系統(tǒng)需求,做好需求分析。

●協(xié)助業(yè)主完成招投標工作,確定承建商。協(xié)助業(yè)主方組織有關領域的專家評審投標單位的資格、企業(yè)資質和設計方案,挑選優(yōu)秀的承包單位。審查內容包括企業(yè)注冊資金、技術人員實力、各種資質證書的屬實情況等。

●制定和熟悉項目監(jiān)理大綱。監(jiān)理工程師接受業(yè)主委托,雙方簽訂監(jiān)理委托合同后,仔細審閱客戶提交的文檔,根據(jù)系統(tǒng)實施方案,擬定系統(tǒng)監(jiān)理大綱。

(二)事中監(jiān)理

●檢查施工準備情況。確認承包單位選擇的分包單位,審查承包單位的質量控制體系和措施。

●對工程實施過程進行監(jiān)督。制定監(jiān)理實施細則,確定監(jiān)理工作的內容和責任;審查批準承包單位提出的施工進度計劃。

●協(xié)助業(yè)主方對項目質量、進度進行控制。監(jiān)督承包單位按相關的標準或規(guī)范實施,督促承包單位采取措施實現(xiàn)合同目標要求;核實質量文件,對項目質量進行監(jiān)督、評價,必要時通知承包單位返工或停工。

●主持協(xié)商信息系統(tǒng)工程設計變更,調解合同雙方爭議,必要時處理索賠事項。

(三)事后控制

●協(xié)助業(yè)主組織工程竣工驗收。審核與信息系統(tǒng)工程的技術文檔是否齊全并滿足相關標準及規(guī)范的要求;驗證系統(tǒng)功能性能與合同的符合性,出具竣工驗收報告。

●幫助業(yè)主制定系統(tǒng)運行管理規(guī)章制度。

●系統(tǒng)維護階段。定期走訪用戶,檢查系統(tǒng)運行狀況;對出現(xiàn)的質量問題,確定責任方,敦促解決完成。

數(shù)字圖書館工程第三方服務的模型如“圖1”所示。

圖1 數(shù)字圖書館中第三方服務簡要參考模型

五、結束語

實行信息工程建設監(jiān)理制度是我國信息工程建設領域管理體制的重大變革,它能為信息工程建設保駕護航。實踐證明,在構建數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程中通過第三方信息工程監(jiān)理的專業(yè)服務,對業(yè)主方和承建方都作出約束,并有效地幫助業(yè)主方對項目進行控制,為數(shù)字圖書館工程建設的順利實施提供了保證。

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