抓住關(guān)鍵節(jié)點(diǎn) 規(guī)范運(yùn)作機(jī)制推進(jìn)煤炭物資企業(yè)的廉潔采購(gòu)工作

文/李玉東

從事物資采購(gòu)的工作人員既管物又管錢(qián)，是企業(yè)預(yù)防腐敗發(fā)生的重點(diǎn)領(lǐng)域。尤其是在物資供應(yīng)市場(chǎng)供大于求、競(jìng)爭(zhēng)激烈、產(chǎn)品魚(yú)龍混雜和利益誘惑的情況下，物資采購(gòu)人員發(fā)生腐敗的幾率在不斷加大。因此，如何降低采購(gòu)成本，規(guī)范采購(gòu)制度，加強(qiáng)對(duì)采供各環(huán)節(jié)的制約和監(jiān)督，防范腐敗行為的發(fā)生，是物資工作的重點(diǎn)。

一、理清物資采購(gòu)流程，抓住重點(diǎn)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)的監(jiān)督管理，必須理清物資采購(gòu)的流程，弄清采購(gòu)過(guò)程中的重點(diǎn)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，從而加強(qiáng)控制并有針對(duì)性地加以規(guī)范。

節(jié)點(diǎn)一是采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃是整個(gè)物資采購(gòu)供應(yīng)工作的龍頭。使用單位對(duì)物資的需求，是采購(gòu)計(jì)劃制定的根本依據(jù)，合理的計(jì)劃編制不僅有利于適量、適時(shí)、適地而齊備地供應(yīng)所需物資，保證生產(chǎn)順利進(jìn)行，而且有利于加速資金周轉(zhuǎn)，達(dá)到合理儲(chǔ)備，降低成本，減少費(fèi)用，從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的目的。在這個(gè)節(jié)點(diǎn)上，要以生產(chǎn)物資需要和庫(kù)存物資平衡為依據(jù)，掌握生產(chǎn)消耗規(guī)律，防止庫(kù)存積壓，避免重復(fù)采購(gòu)，實(shí)事求是地制定采購(gòu)計(jì)劃。因此，負(fù)責(zé)計(jì)劃編制的使用單位對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的編制要科學(xué)合理，物資計(jì)劃管理部門(mén)審查采購(gòu)計(jì)劃要認(rèn)真細(xì)致，物資公司專(zhuān)業(yè)科室執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃要一絲不茍。因計(jì)劃不準(zhǔn)確而形成的庫(kù)存積壓?jiǎn)栴}，計(jì)劃、計(jì)劃審核、采購(gòu)及保管人員要負(fù)直接責(zé)任。

節(jié)點(diǎn)二是選擇供應(yīng)商。采購(gòu)渠道的確認(rèn)，是物資采購(gòu)控制的重要環(huán)節(jié)。從內(nèi)部控制理論分析，一項(xiàng)業(yè)務(wù)由兩個(gè)或兩個(gè)以上的人或部門(mén)經(jīng)手，其發(fā)生差錯(cuò)和舞弊的幾率就會(huì)大大降低。因此，物資公司在選擇供應(yīng)商時(shí)，可組成由使用單位、采購(gòu)部門(mén)、質(zhì)檢部門(mén)等人員共同參與的供應(yīng)商選擇評(píng)審小組，根據(jù)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，參與市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄或廠商提供的資信情況，通過(guò)比較、分析，精選三家以上的供應(yīng)商，最后集體研究決定。實(shí)踐證明，通過(guò)上述方法，選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商，與之簽訂長(zhǎng)期戰(zhàn)略友好合同，不僅能保證供貨質(zhì)量，還可以得到價(jià)格的優(yōu)惠。在售后服務(wù)的承諾措施上也將更加完善、周到。

節(jié)點(diǎn)三是價(jià)格控制。降低采購(gòu)價(jià)格是物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的重點(diǎn)。在確定的供應(yīng)商中，采購(gòu)人員需要與供應(yīng)商針對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行談判。確定采購(gòu)價(jià)格時(shí)，應(yīng)注意產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)格調(diào)整和信息收集，通過(guò)網(wǎng)上報(bào)價(jià)和詢價(jià)，了解和掌握商品的成本價(jià)和利潤(rùn)構(gòu)成。在此基礎(chǔ)上，采取競(jìng)爭(zhēng)性談判方式，確定合理的采購(gòu)價(jià)格。另外，根據(jù)采購(gòu)物資的價(jià)格、數(shù)量、品種、運(yùn)距和售后服務(wù)等不同情況，采取不同的采購(gòu)方式，會(huì)收到不同的價(jià)格效果。如現(xiàn)金采購(gòu)、先貨后款采購(gòu)、招標(biāo)比價(jià)采購(gòu)、定點(diǎn)批量采購(gòu)等。通過(guò)采購(gòu)方式的正確選擇，切實(shí)保障公司采購(gòu)成本的最低化、采購(gòu)質(zhì)量的最優(yōu)化、采購(gòu)效率的最優(yōu)化。

節(jié)點(diǎn)四是物資驗(yàn)收。供應(yīng)商發(fā)出貨物以后，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)需要對(duì)到貨的物資質(zhì)量、數(shù)量、資質(zhì)進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。由于受到多種因素的影響，實(shí)際到貨的物資數(shù)量與質(zhì)量很可能與采購(gòu)合同有出入，存在短貨和質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的可能，因此，到貨物資的數(shù)量驗(yàn)收與質(zhì)量檢驗(yàn)就顯得尤為重要。要建立由質(zhì)檢中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)，驗(yàn)收工作垂直管理，采購(gòu)員、保管員、驗(yàn)收員、稽核員共同參與的驗(yàn)收制度，做到及時(shí)驗(yàn)收，及時(shí)核算，保證入庫(kù)物資的真實(shí)性和完好率達(dá)到百分之百。

節(jié)點(diǎn)五是貨款結(jié)算。在當(dāng)前金融危機(jī)的嚴(yán)峻形勢(shì)下，企業(yè)的流動(dòng)資金嚴(yán)重不足，一些供應(yīng)商為了及時(shí)收回貨款，千方百計(jì)托關(guān)系、找熟人，盡一切可能催要貨款。作為采購(gòu)部門(mén)，何時(shí)支付、支付多少、以何種方式支付是很難處理的。因此，采購(gòu)、財(cái)務(wù)部門(mén)要制定一套切實(shí)可行的付款制度，做好供應(yīng)商債務(wù)分析，在結(jié)算采購(gòu)貨款時(shí)，既要考慮采購(gòu)合同關(guān)于結(jié)算條款的約定、該物資的急緩程度，又要考慮本企業(yè)的資金狀況以及供應(yīng)商售后服務(wù)等因素。

二、規(guī)范運(yùn)作管理機(jī)制，推進(jìn)廉潔采購(gòu)工作

在抓住關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的控制后，還要形成內(nèi)部良好的運(yùn)作管理機(jī)制作保證。具體做到：

一是采購(gòu)決策公開(kāi)。公開(kāi)是加強(qiáng)采購(gòu)管理的最具威力、最有效的監(jiān)督制約機(jī)制。決策權(quán)力越集中，監(jiān)督難度越大，越容易引發(fā)腐敗問(wèn)題。因此，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)監(jiān)督的一個(gè)重要方面就是要使集中的權(quán)力公開(kāi)化，打破傳統(tǒng)的由一個(gè)部門(mén)或一個(gè)人一竿子插到底的封閉模式，重大事項(xiàng)集體決策，定期發(fā)布采購(gòu)價(jià)格，接受監(jiān)督，以公開(kāi)促公正、促廉潔，這是杜絕暗箱操作、實(shí)現(xiàn)“陽(yáng)光采購(gòu)”的有效辦法，也是對(duì)采購(gòu)人員的一種有效保護(hù)措施。

二是實(shí)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管。由于物資公司沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的職能部門(mén)對(duì)所有的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行控制與監(jiān)管，需要進(jìn)一步明確各管理部門(mén)的職能，合理定位、明確責(zé)任，使其有權(quán)對(duì)公司任何采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行質(zhì)疑、調(diào)查、監(jiān)控和必要的參與，并對(duì)不合理或不利于公司利益的采購(gòu)行為作出裁決和終止。發(fā)揮監(jiān)察、審計(jì)、質(zhì)檢等部門(mén)的作用，通過(guò)效能監(jiān)察、審計(jì)、考核等途徑，對(duì)各采購(gòu)部門(mén)規(guī)章制度執(zhí)行情況、業(yè)務(wù)運(yùn)作公開(kāi)情況、影響采購(gòu)供應(yīng)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，把發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題作為評(píng)價(jià)績(jī)效和廉政建設(shè)的依據(jù)。并利用供求矛盾相互作用這一特性，讓供應(yīng)商和生產(chǎn)使用單位處于監(jiān)督的位置上，對(duì)專(zhuān)業(yè)科室的服務(wù)滿意度進(jìn)行評(píng)分考核，讓采購(gòu)人員處于被監(jiān)督的位置上，從而達(dá)到相互制約的目的。

三是責(zé)任追究到位。為了把好采購(gòu)關(guān)，制定并認(rèn)真落實(shí)《財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)紀(jì)律的實(shí)施辦法》，責(zé)任到人，形成“誰(shuí)采購(gòu)誰(shuí)負(fù)責(zé)到底”的責(zé)任追溯機(jī)制，對(duì)在工作中玩忽職守，給企業(yè)造成重大經(jīng)濟(jì)損失的管理人員敢于碰硬、動(dòng)真格，對(duì)在采購(gòu)過(guò)程中吃、拿、卡、要的違規(guī)違紀(jì)人員，發(fā)現(xiàn)一起處理一起。通過(guò)責(zé)任追究，使干部和員工認(rèn)識(shí)到違紀(jì)違法、失職瀆職成本太高、風(fēng)險(xiǎn)太大，從而增加廉潔從業(yè)的自律意識(shí)和反腐倡廉的責(zé)任意識(shí)。

四是實(shí)行崗位輪換。崗位輪換是預(yù)防腐敗的重要舉措。由于物資采購(gòu)和管理崗位多數(shù)是風(fēng)險(xiǎn)崗位，特別是與采購(gòu)業(yè)務(wù)形成“鏈?zhǔn)健甭?lián)系的計(jì)劃員、材料員、驗(yàn)收員、保管員及其他崗位，手中或多或少都掌握一定的權(quán)力。為使個(gè)人始終處于組織和制度的監(jiān)督和控制之下，根據(jù)不同的管理要求，調(diào)整內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，建立起真正可行的制度化崗位輪換制度。崗位輪換制度也促使每一個(gè)人都必須不斷地學(xué)習(xí)，調(diào)整自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)不同的崗位。

物資采購(gòu)管理是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作，具有長(zhǎng)期性、持續(xù)性和系統(tǒng)性，只有持之以恒、毫不松懈地進(jìn)行，才能取得良好的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。只要抓住采購(gòu)供應(yīng)工作的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，并規(guī)范運(yùn)作機(jī)制，就能夠降低材料成本，實(shí)現(xiàn)保證供應(yīng)和廉潔采購(gòu)的管理目標(biāo)。