信息技術(shù)在圖書館應(yīng)用的反思

那偉

（江南大學(xué)外國語學(xué)院，江蘇 無錫 214000）

1 前言

信息技術(shù)對(duì)圖書館產(chǎn)生了極大的影響：從圖書加工、手工借閱、手工統(tǒng)計(jì)到業(yè)務(wù)的全面自動(dòng)化；從單一的提供信息到建立用戶供應(yīng)商信息交流系統(tǒng)的集成圖書館門戶；從純粹的數(shù)字圖書館管理系統(tǒng)到復(fù)合圖書館管理系統(tǒng)的開發(fā)等等。這一切預(yù)示著信息技術(shù)與圖書館的密切關(guān)系和對(duì)圖書館的重要作用，仿佛預(yù)示著信息技術(shù)無所不能，無堅(jiān)不摧，能徹底改變傳統(tǒng)圖書館的缺點(diǎn)，能從圖書館業(yè)務(wù)流程重組、圖書館機(jī)構(gòu)改革，圖書館內(nèi)外關(guān)系而革命性的建設(shè)全新的圖書館。但事實(shí)證明并非如此，或并非如此簡單。筆者在圖書館進(jìn)行的技術(shù)或技術(shù)與圖書館管理結(jié)合的理論與實(shí)際工作的結(jié)合情況進(jìn)行了分析，得出一些教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)。

2 技術(shù)在圖書館的應(yīng)用及其問題

2.1 外來理論的消化和吸收的不充分

圖書館管理系統(tǒng)從DOS時(shí)代的單機(jī)FoxBASE小型數(shù)據(jù)庫，到NovellNetware的局域網(wǎng)數(shù)據(jù)庫時(shí)代，到基于WWW的大型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)應(yīng)用。信息技術(shù)對(duì)圖書館的影響之大，不可謂不深。在提高工作人員效率，降低工作勞動(dòng)力度上效果明顯。但對(duì)于圖書館服務(wù)質(zhì)量方面，如圖書利用率、用戶滿意度以及信息透明化和信息定制性獲得方面還有所欠缺。隨著企業(yè)信息化的深入，如企業(yè)資源計(jì)劃、供應(yīng)鏈管理、客戶關(guān)系管理在企業(yè)界的實(shí)施，有的獲得了初步成效。但外來理論的產(chǎn)生背景與圖書館現(xiàn)狀的不同，即使引進(jìn)，也要有針對(duì)性地消化、吸收過程。企業(yè)管理思想和實(shí)踐模式如果適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用在圖書館中，肯定會(huì)取長補(bǔ)短。

2.2 系統(tǒng)的實(shí)施改變了館員的工作方式

RTE的概念是由世界知名的IT咨詢顧問公司Gartner Group提出的。Gartner Group將其定義為：能夠通過使用最新信息，在關(guān)鍵商務(wù)流程中消除管理和實(shí)施中的延遲，從而提高競爭力的企業(yè)。圖書館使用及時(shí)通訊，減少了紙張浪費(fèi)，也提高了效率，更新了信息交流的觀念。但技術(shù)人員推崇的系統(tǒng)想要在圖書館實(shí)施卻有難度：構(gòu)建系統(tǒng)需要硬件建設(shè)和維護(hù)，增加了系統(tǒng)管理員的工作量（此系統(tǒng)有系統(tǒng)管理員提出，卻由于系統(tǒng)管理員的多慮被否定，可見系統(tǒng)的實(shí)施的困難）；即使構(gòu)建即時(shí)通訊系統(tǒng)后，還要和圖書館領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)過批準(zhǔn)后，要通知和培訓(xùn)圖書館全體員工，要錄入數(shù)據(jù)。而圖書館員會(huì)嫌麻煩：本來已經(jīng)有QQ號(hào)，還需有一個(gè)所謂的工作帳號(hào)——太麻煩了。即使騰訊通可以整合原來的QQ號(hào)，可我個(gè)人的隱私需要向圖書館領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)嗎？與這么多麻煩比起來，即時(shí)通訊在圖書館的使用價(jià)值還有多大？現(xiàn)在看來，工作方式有其深厚的文化背景。工作方式的變化，不是技術(shù)在一朝一夕就能改變和實(shí)現(xiàn)的。

2.3 系統(tǒng)的實(shí)施增加了館員的工作內(nèi)容和流程

圖書采訪是圖書館業(yè)務(wù)的重要內(nèi)容，因?yàn)閳D書質(zhì)量好壞決定著圖書館工作水平。而圖書質(zhì)量的決定權(quán)并非僅僅在出版社的工作人員手中，因?yàn)閳D書館不可能購買所有的圖書；也不僅僅在圖書館及其相關(guān)部門工作人員手中，因?yàn)槭褂脠D書的主體不是他們，雖然業(yè)務(wù)主要在他們手中；實(shí)際上，圖書館圖書質(zhì)量的評(píng)價(jià)權(quán)主要在圖書館的用戶——讀者手中：圖書館要提供給讀者需要的圖書。讀者是評(píng)價(jià)圖書館館藏質(zhì)量的主要力量，這點(diǎn)圖書館均無可置疑。因此，圖書館采取很多措施：比如將《新書目報(bào)》發(fā)給各系，讓各系師生選書然后交到圖書館；或?qū)ⅰ缎聲繄?bào)》發(fā)給各流通部門，讓借書、還書的讀者自己選書并匯總交到采編部；還有的圖書館將多位專家組合成一個(gè)采購咨詢團(tuán)，以決定圖書館購買何書。但這些還不夠，因此在各種圖書館管理系統(tǒng)中，均有“購書推薦”或類似模塊，想以此加大讀者在圖書館圖書采購的決定權(quán)比例和分量，來推動(dòng)圖書館圖書的采購質(zhì)量。

但對(duì)于圖書館員來說，由于信息量大，增加了工作內(nèi)容和難度，比如要對(duì)新書目錄進(jìn)行采集、上傳、刪除等管理工作。對(duì)讀者來說，面對(duì)經(jīng)常更新的新書目錄（多則1萬多記錄），瀏覽麻煩，因?yàn)闆]有搜索功能；推薦麻煩，因?yàn)橐?cè)。而最重要的是，作為讀者，我的推薦有多大意義？即使圖書館購買了我推薦的圖書，什么時(shí)候到館，什么時(shí)候加工好，我什么時(shí)候能借，圖書館能通知我嗎？這些都是圖書館管理系統(tǒng)所需改進(jìn)的。方法有兩點(diǎn)：第一，對(duì)使用的圖書館管理系統(tǒng)的“購書推薦”模塊進(jìn)行改造。好處在于：減少系統(tǒng)的冗余，利用系統(tǒng)原有的圖書和讀者的數(shù)據(jù)。問題在于：原管理系統(tǒng)的開放性不夠，而供應(yīng)商在利益的權(quán)衡下，無法針對(duì)單獨(dú)用戶系統(tǒng)模塊改進(jìn)。第二，重新設(shè)計(jì)一個(gè)“購書推薦”模塊，重新設(shè)計(jì)流程：用戶經(jīng)過檢索得知圖書館無該書，則提出推薦，經(jīng)一定時(shí)間后，圖書館給出可以采購的意見后，或由用戶購買到圖書館報(bào)銷，或由圖書館購買后通知讀者。在購書推薦期間，所有信息都須透明和具有針對(duì)性。問題在于，重新設(shè)計(jì)的系統(tǒng)在使用之前就遇到困難：需要修訂圖書館文獻(xiàn)采購辦法，需要與其他部門，如財(cái)務(wù)、紀(jì)檢部門聯(lián)系；需要改變流程——為讀者購薦的圖書進(jìn)行小批量、經(jīng)常性的圖書加工，需要確定何人、何時(shí)、何部門來做；這些都改變了工作流程，并增加了工作內(nèi)容和難度。

2.4 技術(shù)超前及其較大的學(xué)習(xí)和使用難度

Web2.0時(shí)代，新的技術(shù)和理念快速更新：RIA、RSS/ATOM、AJAX、CMI、WINDOWS LIVE！等紛紛出現(xiàn)。像博客、社區(qū)照片共享服務(wù)(以Flickr為代表)、集體編輯服務(wù) (Wikipedia)和社會(huì)性書簽服務(wù)(Delicious)等以用戶為中心的Web現(xiàn)象，正在顛覆軟件如何開發(fā)、信息如何在互聯(lián)網(wǎng)上生成、共享和分發(fā)的傳統(tǒng)概念。及時(shí)了解、使用各種信息技術(shù)的背景、核心內(nèi)容和發(fā)展趨勢以及它們對(duì)圖書館機(jī)構(gòu)和網(wǎng)站的影響，提高圖書館網(wǎng)站和組織機(jī)構(gòu)服務(wù)的質(zhì)量，是圖書館員需關(guān)注的，更是圖書館信息技術(shù)人員的職責(zé)。筆者認(rèn)為的所謂“圖書館2.0”，就是：（1）用戶自定義圖書館網(wǎng)站內(nèi)容、版面（包括將圖書館網(wǎng)站作為一個(gè)門戶——用戶使用網(wǎng)站的入口和主要信息接收器）。（2）用戶對(duì)圖書館的內(nèi)容進(jìn)行評(píng)論（如，館藏目錄或圖書評(píng)論）。（3）用戶很方便的與圖書館（部門、工作人員）、他所感興趣的用戶（用戶群）進(jìn)行對(duì)圖書館及相關(guān)內(nèi)容的探討，比如，讀者留言、相當(dāng)于聊天室或BBS、用戶圖書采購?fù)扑]服務(wù)。但要注意信息交流的監(jiān)督、反饋機(jī)制在系統(tǒng)中的應(yīng)用。然而由于信息技術(shù)及其理念的先進(jìn)性，憑借少數(shù)人的力量還暫時(shí)無法實(shí)現(xiàn)。

3 正確看待技術(shù)在圖書館的地位和應(yīng)用過程

3.1 技術(shù)的“能”與“不能”

技術(shù)在組織中的作用越來越重要，但是技術(shù)不是萬能的，不應(yīng)認(rèn)為通過應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)而不做其它工作就可以為圖書館帶來巨大的效益。比如，以下作用技術(shù)就不能達(dá)到：

3.1.1 技術(shù)不能代替文獻(xiàn)信息、圖書借閱等基本要素。圖書館不會(huì)因?yàn)榻⑾冗M(jìn)管理系統(tǒng)就坐等質(zhì)量優(yōu)秀的文獻(xiàn)資源自動(dòng)入館；讀者不會(huì)因?yàn)閳D書館使用了先進(jìn)的管理系統(tǒng)而“爭先恐后”地使用圖書館的館藏。

3.1.2 技術(shù)本身不能改善圖書館管理狀況。不僅如此，技術(shù)很大程度上依賴管理狀況。如果沒有適當(dāng)?shù)墓芾砣ジ倪M(jìn)過程，技術(shù)就無法成功實(shí)施或?qū)嵤┖筮_(dá)不到應(yīng)有的效果。

3.1.3 技術(shù)必須服務(wù)于某項(xiàng)業(yè)務(wù)才能實(shí)現(xiàn)技術(shù)的價(jià)值，但是技術(shù)的投資可能要高于某項(xiàng)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)投資。

技術(shù)要通過所服務(wù)的圖書館這一組織來實(shí)現(xiàn)其自身的價(jià)值，技術(shù)與圖書館的核心業(yè)務(wù)有效地配合，可以極大地提高圖書館的工作效率，增強(qiáng)讀者的滿意程度，改善圖書館員工的工作環(huán)境。（1）技術(shù)是改善圖書館管理的基礎(chǔ)。通過對(duì)圖書館業(yè)務(wù)運(yùn)行中的數(shù)據(jù)和信息的分析，可以發(fā)現(xiàn)管理的缺陷，制定改善管理的目標(biāo)。（2）技術(shù)可以幫助圖書館有效地利用資源。比如館內(nèi)外信息資源共享，圖書館員工信息分享等。

3.2 以技術(shù)為主的系統(tǒng)發(fā)展的一般過程

在組織（包括圖書館）信息化的過程中，由于管理與文化的問題，會(huì)遇到各種各樣的阻力，這決定了圖書館信息技術(shù)的應(yīng)用，或信息系統(tǒng)的發(fā)展是漸進(jìn)的。組織的信息化建設(shè)一般要經(jīng)歷從低端應(yīng)用到高端應(yīng)用，再到一體化系統(tǒng)的過程。

圖書館技術(shù)的應(yīng)用，首先以提高操作層效率為目標(biāo)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用，提高了工作效率，減少了統(tǒng)計(jì)工作的勞動(dòng)強(qiáng)度。這部分技術(shù)的應(yīng)用與實(shí)施一般不會(huì)有觀念上阻力，最大的障礙是操作人員對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不熟悉，通過培訓(xùn)可以解決的。第二步，是輔助決策系統(tǒng)，它主要是為圖書館的管理者服務(wù)的，圖書館管理者都希望了解組織的整體運(yùn)行情況和發(fā)展趨勢，但這依賴于圖書館各部門提供的數(shù)據(jù)。障礙就在于此，數(shù)據(jù)來源于圖書館各業(yè)務(wù)部門。首先，人們會(huì)從現(xiàn)在使用的管理系統(tǒng)中或取各部門的數(shù)據(jù)，但往往難于是有效的數(shù)據(jù)。其次，圖書館管理者寄希望于開發(fā)新的管理系統(tǒng)來幫助有效利用圖書館各業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。難度不僅在于此，圖書館管理者發(fā)現(xiàn)各部門產(chǎn)生問題后，需要圖書館各部門執(zhí)行，但此時(shí)需要新的業(yè)務(wù)流程，更需要新的管理系統(tǒng)來實(shí)施。

4 與技術(shù)相關(guān)的圖書館制度和文化的變化

技術(shù)的應(yīng)用導(dǎo)致的圖書館信息系統(tǒng)會(huì)隨著圖書館業(yè)務(wù)的變化而變化。在某些情況下，圖書館的業(yè)務(wù)過程的變化促使技術(shù)在圖書館的應(yīng)用，導(dǎo)致圖書館信息系統(tǒng)的變化；有些情況下，技術(shù)的進(jìn)步為圖書館更合理有效的業(yè)務(wù)過程創(chuàng)造了條件。但不管如何，業(yè)務(wù)過程的改變必須以制度的形式在圖書館中貫徹。

4.1 圖書館制度的變化

技術(shù)的應(yīng)用在組織中沒有展開或?qū)嵤┏晒Φ闹饕蚴桥c技術(shù)相適應(yīng)的制度改變沒有到位。大多數(shù)圖書館購買了先進(jìn)的圖書館管理軟件，雖然也進(jìn)行了實(shí)施，但沒有意識(shí)到其中包含的管理原則需要通過業(yè)務(wù)過程的改進(jìn)來實(shí)現(xiàn)，而不是在舊的制度下使用這些軟件所實(shí)現(xiàn)的功能。因此技術(shù)就不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

4.2 圖書館文化的變化

技術(shù)的應(yīng)用不僅僅需要制度的保障，還伴隨著圖書館文化的變化?？朔D書館工作人員（包括圖書館管理者）對(duì)變化的抵觸可能是技術(shù)應(yīng)用和實(shí)施過程中最為艱難的一部分。系統(tǒng)因?yàn)楣芾碚吆宛^員對(duì)變化沒有做好準(zhǔn)備，導(dǎo)致很多潛在的提高和改善都體現(xiàn)不出來。有時(shí)候，員工也會(huì)因?yàn)椴辉敢鈱W(xué)習(xí)信息系統(tǒng)所要求的技術(shù)、規(guī)程和命令而對(duì)新的系統(tǒng)產(chǎn)生抱怨情緒，消極應(yīng)付甚至故意破壞。這些情況的發(fā)生主要是因?yàn)閱T工們沒有參與實(shí)施變化的決策制定，也沒有人告訴他們變化的原因以及變化后能給組織帶來的效益。

在技術(shù)的應(yīng)用過程中，這種文化的變化過程需要一定的引導(dǎo)，通過文化的變化來確信息系統(tǒng)運(yùn)行的文化環(huán)境，這種變化可以用變化模型來描述。變化模型包括三個(gè)階段：融化階段、轉(zhuǎn)化階段和再凍結(jié)階段。也就是要經(jīng)歷一個(gè)無察覺、震驚、否認(rèn)、接受、搜尋、行動(dòng)階段。技術(shù)應(yīng)用在圖書館中的應(yīng)用和實(shí)施，規(guī)律大概也莫過于此。

5 結(jié)語

技術(shù)提高了圖書館員工的工作效率，幫助圖書館有效的利用資源。但對(duì)于技術(shù)在圖書館的應(yīng)用要有著理性的思考。只有當(dāng)技術(shù)深深扎根于圖書館制度、文化中時(shí)，只有當(dāng)技術(shù)改善了圖書館員工、圖書館、用戶的環(huán)境和三者之間的關(guān)系時(shí)，技術(shù)才能發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值。

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