芻議企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀及對(duì)策

王 瓏，徐躍霞，徐艷艷

(1.綏化市北林區(qū)運(yùn)輸管理站，黑龍江綏化152000;2.綏化市北林區(qū)水務(wù)局，黑龍江綏化152000;3.綏化市北林區(qū)疾病預(yù)防控制中心，黑龍江綏化152000)

我國(guó)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)企業(yè)檔案工作產(chǎn)生了巨大的影響，如何適應(yīng)這種新的形勢(shì)，以加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案工作，是檔案工作者亟待解決的課題，為適應(yīng)改革的需要，筆者認(rèn)為應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作。

1 在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下對(duì)企業(yè)檔案工作提出的新要求

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和入世后對(duì)企業(yè)的要求，檔案工作也要不斷的進(jìn)行改革，檔案工作要面向經(jīng)濟(jì)的主戰(zhàn)場(chǎng)，并非是要檔案自身進(jìn)入主戰(zhàn)場(chǎng)，而是要在分管范圍內(nèi)加強(qiáng)對(duì)有關(guān)經(jīng)濟(jì)內(nèi)容檔案的收集，優(yōu)先開(kāi)發(fā)科技經(jīng)濟(jì)類(lèi)或有關(guān)的檔案，以便檔案工作更貼近經(jīng)濟(jì)生活。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，從長(zhǎng)遠(yuǎn)觀點(diǎn)看并非一切事物都要市場(chǎng)化或商品化，但可以使部分科技檔案中的科技成果以信息的形式進(jìn)入信息市場(chǎng)或科技市場(chǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的商品化或產(chǎn)業(yè)化。這也是知識(shí)經(jīng)濟(jì)追求的最佳經(jīng)濟(jì)效益。經(jīng)濟(jì)效益是評(píng)價(jià)一個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的主要標(biāo)準(zhǔn)，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，是更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革邁進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)軌道后，檔案工作面臨一系列新的問(wèn)題，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中合資、獨(dú)資、股份制等多種經(jīng)營(yíng)方式相繼出現(xiàn)，隨著外貿(mào)體制的改革及企業(yè)涉外成分日益加重，入世后對(duì)企業(yè)生產(chǎn)知識(shí)含量和規(guī)則提出了更嚴(yán)的要求，對(duì)這些領(lǐng)域內(nèi)檔案管理工作無(wú)先例，又無(wú)經(jīng)驗(yàn)，檔案工作管理體制、服務(wù)方式、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等，所有這些問(wèn)題在檔案工作改革規(guī)劃應(yīng)用時(shí)是不可回避，迫切需要從理論上加以解決，指導(dǎo)企業(yè)檔案工作適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的需要。

提高檔案工作整體建設(shè)水平，增強(qiáng)服務(wù)功能。企業(yè)檔案工作要參與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)運(yùn)轉(zhuǎn)，汲取的養(yǎng)分是要靠各企業(yè)檔案工作人員的積極性和創(chuàng)造性。因此，要堅(jiān)持“以人為本”的管理思想，把檔案干部隊(duì)伍建設(shè)提高在重要地位。①不斷調(diào)整充實(shí)企業(yè)檔案干部隊(duì)伍，優(yōu)化其群體結(jié)構(gòu);②在人才培養(yǎng)上舍得投入，為企業(yè)檔案工作人員成長(zhǎng)創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境;③企業(yè)檔案工作人員自身要進(jìn)取向上，不斷求索，使自己知識(shí)結(jié)構(gòu)和工作技能適應(yīng)新形勢(shì)的要求。此外檔案部門(mén)還要不斷提高企業(yè)檔案工作的現(xiàn)代化管理水平。在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息處理，加工技術(shù)越來(lái)越先進(jìn)，傳遞速度越來(lái)越快，檔案工作現(xiàn)代化已成為發(fā)展的大趨勢(shì)。所以必須大膽地借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)，積極為檔案工作現(xiàn)代化管理創(chuàng)造條件，率先引進(jìn)、消化、吸取先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備，不斷提高企業(yè)檔案管理開(kāi)發(fā)利用水平;四是要增加服務(wù)功能。從近幾年的實(shí)際情況看，大部分中小型企業(yè)的檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作仍處于較低層次上。一些大型、特大型企業(yè)則進(jìn)行了許多有益的償試。例如:采用了解決需求、預(yù)約調(diào)檔、送檔上門(mén)、跟蹤服務(wù)等主動(dòng)超前的服務(wù)方式;開(kāi)展有針對(duì)性的編研活動(dòng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工，實(shí)行檔案中技術(shù)信息有償轉(zhuǎn)讓及有償服務(wù)等等。這都是為企業(yè)檔案工作服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)及進(jìn)入市場(chǎng)提供了較好的經(jīng)驗(yàn)。筆者認(rèn)為，目前一些中小型企業(yè)在強(qiáng)化檔案信息服務(wù)功能方面，也應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重地借鑒和吸收這些好的經(jīng)驗(yàn)和好的做法，在實(shí)際中積極探索開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源的新路子，不斷拓展企業(yè)檔案工作服務(wù)范圍，強(qiáng)化服務(wù)功能，深入掌握企業(yè)檔案信息資源的潛在能量，使檔案信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，為企業(yè)和社會(huì)創(chuàng)造出更大的效益。

企業(yè)檔案工作要更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)中心，充分發(fā)揮檔案工作的最大效益。研究新形勢(shì)下企業(yè)檔案信息的需求取向，有的放矢的搜集、儲(chǔ)備適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要的信息資源，不斷優(yōu)化企業(yè)結(jié)構(gòu)。①改變企業(yè)檔案以政治信息為主，經(jīng)濟(jì)技術(shù)信息不足的狀況，有針對(duì)性地加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)信息比重，提高檔案的技術(shù)和效益含量，滿(mǎn)足企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需求;②廣開(kāi)渠道，廣泛攝取檔案信息，既要著眼于當(dāng)前，又要兼顧長(zhǎng)遠(yuǎn)，滿(mǎn)足企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的需要;③掌握經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的基本規(guī)律，主動(dòng)收集那些影響效益與企業(yè)發(fā)展聯(lián)系密切的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題的檔案信息，滿(mǎn)足領(lǐng)導(dǎo)決策的需要;④加速檔案、資料、情報(bào)管理一體化建設(shè)的步伐，強(qiáng)化檔案、資料、情報(bào)的互補(bǔ)功能，全方位地滿(mǎn)足企業(yè)各層對(duì)信息的需求。知識(shí)經(jīng)濟(jì)引導(dǎo)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中追求最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，是評(píng)價(jià)企業(yè)的一切工作。檔案工作的效益是通過(guò)利用來(lái)實(shí)現(xiàn)的，檔案工作要適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)的新情況、新特點(diǎn)、解決利用其中的新問(wèn)題，首先以提供利用的方式服務(wù)，所以要在利用制度方面進(jìn)行一系列的改革和創(chuàng)新。

2 現(xiàn)代企業(yè)檔案工作出現(xiàn)的新特點(diǎn)

1)隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中形成了大量的檔案資料，這些檔案材料的產(chǎn)生，豐富了檔案的庫(kù)藏，增強(qiáng)了檔案的信息含量。

2)隨著企業(yè)的組織形式、經(jīng)營(yíng)性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)方式的變異，檔案管理對(duì)其他專(zhuān)業(yè)管理的滲透加深了，諸如企業(yè)集團(tuán)檔案、三資企業(yè)檔案、職工健康檔案、職工業(yè)績(jī)檔案，這些種類(lèi)繁多的檔案門(mén)類(lèi)應(yīng)運(yùn)而生，使檔案工作深入實(shí)際，為開(kāi)展企業(yè)經(jīng)濟(jì)信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)效益開(kāi)辟了新的途徑。

3)檔案是重要信息的資源。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)對(duì)檔案信息的需求量越來(lái)越大，頻率越來(lái)越高，特別是科技檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、會(huì)計(jì)檔案信息的需求量最大，為了滿(mǎn)足這種需求，檔案工作人員積極進(jìn)行檔案信息開(kāi)發(fā)。開(kāi)發(fā)的手段、深度、高度上都比以前任何一個(gè)時(shí)期有了很大的提高。

4)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)以來(lái)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)更加繁榮，科技的迅速發(fā)展，使得一些企業(yè)檔案所必須的物質(zhì)條件得到了改善，計(jì)算機(jī)、微機(jī)、光盤(pán)等現(xiàn)代化管理手段在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用比以前有了進(jìn)展。

5)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的帶動(dòng)下，加快了企業(yè)檔案工作納入依法治檔的進(jìn)程。部分企業(yè)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的精神，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際制定了《檔案管理辦法》。

3 企業(yè)檔案工作現(xiàn)存在不適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要問(wèn)題

3.1 思想觀念不適應(yīng)

一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和同志對(duì)檔案工作是經(jīng)濟(jì)建設(shè)必不可少的環(huán)節(jié)“認(rèn)識(shí)不清”，認(rèn)為檔案工作“無(wú)關(guān)緊要，只要有經(jīng)濟(jì)效益”。檔案工作與企業(yè)增效“關(guān)系不大，認(rèn)為企業(yè)發(fā)展靠利潤(rùn)，賺錢(qián)第一”，檔案工作也要“錢(qián)”字當(dāng)頭，企業(yè)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)后如何開(kāi)展檔案工作，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)運(yùn)轉(zhuǎn)，不知所措。

3.2 檔案干部隊(duì)伍不適應(yīng)

從檔案隊(duì)伍的數(shù)量與質(zhì)量上看，檔案工作人員配備的隨意性較大。一人兼多職，把檔案工作放在次要位置上，檔案工作人員素質(zhì)差，換的勤，認(rèn)為人人都能干好這項(xiàng)工作，企業(yè)檔案工作尚未有切實(shí)可行的定員標(biāo)準(zhǔn)。由于待遇、地位等問(wèn)題，檔案部門(mén)人員流失是很?chē)?yán)重。從質(zhì)量上講，檔案人員未經(jīng)培訓(xùn)，文化程度較低，進(jìn)行低層次操作的為數(shù)不少。

3.3 檔案管理方法不適應(yīng)

從宏觀管理上看，對(duì)檔案管理主要依賴(lài)于行政手段和輿論工具，而在運(yùn)用法律武器和經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行監(jiān)督方面，各企業(yè)進(jìn)展還是不平衡的，軟弱無(wú)力。在微觀管理上，習(xí)慣于傳統(tǒng)的做法，對(duì)檔案管理的社會(huì)化、規(guī)范化、系列化做得還不盡人意，對(duì)先進(jìn)的檔案管理手段和方法運(yùn)用，還不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。

3.4 檔案開(kāi)發(fā)利用不適應(yīng)

企業(yè)檔案應(yīng)是適應(yīng)市場(chǎng)的需要，生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、技術(shù)改造、設(shè)備更新、產(chǎn)品銷(xiāo)售以及合同、法律、科技等方面的信息材料，是為企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)的信息傳遞，但這些材料統(tǒng)統(tǒng)收集的不齊不全，管理的好與壞直接影響著企業(yè)的興旺與發(fā)達(dá)。

4 適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的需求，加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案工作

為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)工作的需求，目前必須加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案工作，應(yīng)做到以下4點(diǎn):

4.1 解放思想，更新觀念

作為新時(shí)期的檔案工作者，要從傳統(tǒng)的不適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的思想觀念中解放出來(lái)，樹(shù)立與新形勢(shì)相適應(yīng)的新觀念。①樹(shù)立市場(chǎng)向?qū)в^念。企業(yè)檔案管理工作作為企業(yè)管理的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，它的服務(wù)性尤為突出。在全球化知識(shí)經(jīng)濟(jì)的形式下，企業(yè)要圍繞市場(chǎng)開(kāi)展高科技生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，企業(yè)檔案就應(yīng)服從和服務(wù)于企業(yè)改造創(chuàng)新的觀念出發(fā)，關(guān)心市場(chǎng)，了解高科技，以市場(chǎng)為向?qū)?，徹底改變那種一成不變的思想方式，用于探索，為企業(yè)進(jìn)入大市場(chǎng)(歐美國(guó)家)服務(wù)的新路子。②樹(shù)立競(jìng)爭(zhēng)觀念，有市場(chǎng)就會(huì)有競(jìng)爭(zhēng)，這不僅僅是企業(yè)能力的競(jìng)爭(zhēng)，也是科技水平的競(jìng)爭(zhēng)，更是企業(yè)職工素質(zhì)的競(jìng)爭(zhēng)，所以它在客觀上要求企業(yè)樹(shù)立全員性競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。這就要求檔案工作者亦應(yīng)形成危機(jī)感和緊迫感，把檔案工作與企業(yè)興衰結(jié)合起來(lái)，積極參與企業(yè)生產(chǎn)，為企業(yè)發(fā)展出謀獻(xiàn)策。同時(shí)還要不斷完善自我，練好內(nèi)功，增強(qiáng)自身的競(jìng)爭(zhēng)能力，不斷提出新標(biāo)準(zhǔn)、新要求，爭(zhēng)創(chuàng)一流，奮勇?tīng)?zhēng)先。在遵循檔案工作發(fā)展的同時(shí)，遵循市場(chǎng)發(fā)展的規(guī)律，圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心，建立起企業(yè)檔案工作與經(jīng)濟(jì)建設(shè)的有機(jī)結(jié)合，同步發(fā)展的新格局。

4.2 提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作者要主動(dòng)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及技術(shù)人員有效地宣傳檔案工作，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，提高檔案工作在職工中的實(shí)際地位，強(qiáng)化廣大職工的檔案意識(shí)，填補(bǔ)檔案管理法制觀念的群體空白，提高知名度。與此同時(shí)，檔案部門(mén)要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè):①設(shè)法穩(wěn)定檔案員隊(duì)伍，以保持工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。②抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)開(kāi)展練兵活動(dòng)，因?yàn)闄n案利用是檔案管理的中心任務(wù)，要把檔案管理與利用結(jié)合起來(lái)，更好地服務(wù)于生產(chǎn)和各項(xiàng)工作，檔案工作人員就要全面，系統(tǒng)地掌握檔案工作的基礎(chǔ)理論知識(shí)和基本工作技能，在人員注意事項(xiàng)互補(bǔ)性，既要有學(xué)檔案的，也要有學(xué)自然科學(xué)的，還要有學(xué)經(jīng)濟(jì)管理等其他專(zhuān)業(yè)的。要發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，加強(qiáng)學(xué)習(xí)掌握知識(shí)要做到一專(zhuān)多能，不斷提高業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，促進(jìn)檔案隊(duì)伍整體水平的不斷提高。

4.3 強(qiáng)化業(yè)務(wù)建設(shè)，實(shí)行現(xiàn)代化管理

業(yè)務(wù)建設(shè)是檔案信息的資源、存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)的手段，一個(gè)企業(yè)的檔案室中資料是否豐富，是檢驗(yàn)檔案工作人員的工作成果多少的標(biāo)志，也關(guān)系到企業(yè)興衰。要使檔案為企業(yè)更好地服務(wù)，就必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，采取一切措施和手段，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。首先要工作落到實(shí)處，并要進(jìn)一步完善歸檔制度，根據(jù)企業(yè)年度計(jì)劃，及早規(guī)劃，及早布置，采取“三同步”原則，檔案工作人員積極主動(dòng)參與，也可隨時(shí)接收。同時(shí)要同各部門(mén)搞好協(xié)作關(guān)系。檔案平時(shí)看起來(lái)不起眼，但到關(guān)鍵時(shí)候發(fā)揮大作用，如果我們平時(shí)放松業(yè)務(wù)建設(shè)，到關(guān)鍵時(shí)候就出現(xiàn)大問(wèn)題。按照企業(yè)管理狀況，制定檔案工作制度、相關(guān)政策、近期和長(zhǎng)期的檔案發(fā)展規(guī)劃來(lái)調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性、主動(dòng)性。加強(qiáng)檔案法制建設(shè)和法律監(jiān)督。抓好標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)劃化建設(shè)，用標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化來(lái)組織，指導(dǎo)現(xiàn)代化。用檔案管理現(xiàn)代化促企業(yè)管理科學(xué)化，為企業(yè)增盈。

4.4 拓寬服務(wù)渠道，爭(zhēng)創(chuàng)最大效益

企業(yè)檔案工作應(yīng)在服從服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心，拓寬服務(wù)渠道上努力。要隨時(shí)隨地把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，密切配合企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)工作，把握各種信息，及時(shí)準(zhǔn)確地為利用者提供資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要的依據(jù)，真正使檔案信息成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一個(gè)支柱。