構(gòu)建與完善餐飲企業(yè)內(nèi)部控制制度

邵春梅

（安徽財經(jīng)大學(xué)會計學(xué)院，安徽蚌埠233041）

構(gòu)建與完善餐飲企業(yè)內(nèi)部控制制度

邵春梅

（安徽財經(jīng)大學(xué)會計學(xué)院，安徽蚌埠233041）

近年來餐飲企業(yè)的發(fā)展十分迅速，但企業(yè)的內(nèi)部控制非常薄弱，本文通過對內(nèi)部控制的內(nèi)涵以及餐飲企業(yè)生產(chǎn)的特點進(jìn)行分析，提出了餐飲企業(yè)內(nèi)部控制制度的構(gòu)建與完善的措施，即建立完善的銷售與收款控制制度；健全購貨與付款控制制度；健全固定資產(chǎn)及存貨控制制度。

餐飲企業(yè)；內(nèi)部控制；制度

我國餐飲業(yè)經(jīng)過近三十年的快速發(fā)展，已經(jīng)基本形成按照市場運(yùn)作的局面，國內(nèi)餐飲企業(yè)數(shù)目眾多，競爭激烈。伴隨世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程，越來越多的國際餐飲企業(yè)集團(tuán)看好中國市場，紛紛登陸，造成目前更為嚴(yán)峻的競爭形勢。面對國內(nèi)和國際兩方面的競爭壓力，餐飲企業(yè)如何在適應(yīng)外部環(huán)境變化的同時，更有效地利用企業(yè)內(nèi)部資源，在紛亂的競爭中脫穎而出、形成自己的競爭優(yōu)勢，是擺在企業(yè)管理者面前的重要問題。餐飲企業(yè)對外部環(huán)境的良好適應(yīng)性要建立在對內(nèi)部的有效協(xié)調(diào)基礎(chǔ)上，因此建立和加強(qiáng)內(nèi)部控制就成為企業(yè)安身立命的基礎(chǔ)以及經(jīng)營發(fā)展的保證。

1 內(nèi)部控制的內(nèi)涵

內(nèi)部控制，是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工實施的、旨在實現(xiàn)控制目標(biāo)的過程。

從這個廣義定義可以看出,內(nèi)部控制的邊界擴(kuò)充到了公司治理層，內(nèi)部控制的廣度覆蓋到全員，內(nèi)部控制的實質(zhì)不僅僅是管理方法或管理制度，它是一個過程及其過程中的管理要素，是用來取得一種或多種互相區(qū)分而又緊密聯(lián)系的目標(biāo)，受人的影響，而不只是政策、守則或表格，只能期待內(nèi)部控制為公司管理層提供合理的保證而不是絕對的保證內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理的全過程，是衡量現(xiàn)代企業(yè)管理的重要標(biāo)志，是企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策與程序。

狹義地講，一個企業(yè)的內(nèi)部控制是指企業(yè)的內(nèi)部管理控制系統(tǒng)，包括為保證企業(yè)正常經(jīng)營所采取的一系列必要的管理措施，是企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策與程序。企業(yè)建立內(nèi)部控制制度是為了使之成為一種內(nèi)在的約束機(jī)制，將經(jīng)營管理各項工作納入其中，讓全體員工自覺遵守并在規(guī)范中發(fā)揮主動性和創(chuàng)造力，更有效地完成企業(yè)預(yù)定的目標(biāo)。內(nèi)部控制是是衡量現(xiàn)代企業(yè)管理的重要標(biāo)志。

2 餐飲企業(yè)生產(chǎn)的特點

餐飲企業(yè)屬于勞動密集型行業(yè)。從業(yè)人員在工作過程中的主觀隨意性很強(qiáng)，一旦控制不好，就很容易造成餐飲企業(yè)資源的浪費(fèi)，從而給企業(yè)帶來高成本。餐飲企業(yè)中的原材料屬于一般性商品，具有很強(qiáng)的生活性和實用性。尤其是一些具有很高成本和銷售價值的產(chǎn)品，如果沒有一個標(biāo)準(zhǔn)化的控制，就會造成餐飲企業(yè)成本增高。餐飲企業(yè)的原材料及鮮活產(chǎn)品具有易變質(zhì)、保存時間極短的特性，因此對原材料數(shù)量的控制及庫存應(yīng)該實行標(biāo)準(zhǔn)化成本管理。餐飲企業(yè)的經(jīng)營周期較短，餐飲企業(yè)每天向顧客提供的餐飲服務(wù)，每天接待的人數(shù)非常多，接待的次數(shù)非常多，日常的現(xiàn)金流比較大，我國餐飲服務(wù)企業(yè)現(xiàn)金結(jié)算還占很大比重，同時還有一些顧客存在消費(fèi)掛賬，在經(jīng)營過程中，一般對原材料的采購、驗收、生產(chǎn)、銷售在一天完成是很平常的事情,這就為成本管理、出入賬管理、現(xiàn)金管理、采購管理、收入的確認(rèn)管理等帶來財務(wù)上的壓力，從而使餐飲企業(yè)在有限的時間內(nèi)無法實現(xiàn)很多的控制。

3 餐飲企業(yè)內(nèi)部控制制度的構(gòu)建與完善

餐飲企業(yè)實際運(yùn)轉(zhuǎn)中相關(guān)業(yè)務(wù)活動的控制，在企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)中占有舉足輕重的位置。對于控制活動，COSO報告認(rèn)為，它是確保管理層指令得到貫徹執(zhí)行的公司的政策和程序，它有助于確保采取必要的行動進(jìn)行風(fēng)險管理和保證企業(yè)總體目標(biāo)的實現(xiàn)。現(xiàn)實中，業(yè)務(wù)活動基本內(nèi)部控制的缺失或執(zhí)行的無效是企業(yè)內(nèi)部控制失敗的關(guān)鍵性誘因。因此，內(nèi)部控制體系中，非常重要的一部分便是企業(yè)各項業(yè)務(wù)活動的內(nèi)部控制設(shè)計和完善。

3.1 建立完善的銷售活動控制制度

餐飲銷售活動是從客人點菜、點菜單入賬、廚房出菜，用餐后向客人出示賬單結(jié)賬的全部業(yè)務(wù)過程。餐飲企業(yè)前臺開票人員與收款人員應(yīng)分別隸屬于餐飲部與財務(wù)部。這一業(yè)務(wù)活動的控制內(nèi)容包括:點菜單和賬單控制，點菜單應(yīng)選用多聯(lián)式、連續(xù)編號且?guī)Ь幪枟l的一種，至少一式三聯(lián)，第一聯(lián)用于入賬，第二聯(lián)交廚房用于出菜，第三聯(lián)留餐廳備查。某一臺所有點菜單錄入收銀系統(tǒng)后，打印出賬單供客人結(jié)賬。空白點菜單應(yīng)由前廳領(lǐng)班妥善保管，點菜單應(yīng)按編號連續(xù)使用，點菜單發(fā)出時應(yīng)進(jìn)行登記，每班次結(jié)束后應(yīng)對使用的點菜單是否連號進(jìn)行檢查，作廢和取消的點菜單應(yīng)保留好備查。為方便控制，負(fù)責(zé)點菜的服務(wù)員應(yīng)在點菜單上簽名。客人用餐過程中追加的菜品，應(yīng)即時記入客人賬單。為防止收銀人員收款后給財務(wù)部門不上交營業(yè)款，即俗語“跑單”情況發(fā)生。領(lǐng)用時，由財務(wù)人員逐筆登記點菜單號碼后發(fā)放；使用時由前堂領(lǐng)班人員按顧客就位情況將撕下編號條的點菜單交點菜人員；營業(yè)結(jié)束，財務(wù)人員收到營業(yè)款后，與前堂領(lǐng)班交回的點菜單編號條、作廢和取消的點菜單、收銀臺交回的點菜單底聯(lián)核對無誤后，注銷登記號碼。當(dāng)存在差異時，應(yīng)調(diào)取點菜單廚房聯(lián)，以確認(rèn)是否存在菜品未錄入收銀系統(tǒng)但已出菜的情況。抽查賬單，檢查賬單上錄入菜品是否與點菜單一致，價格是否正確等。通過加強(qiáng)點菜單據(jù)管理，可防止?fàn)I業(yè)款的流失。確保每一筆收入全部及時入賬。

折扣，為收入的完整記錄，要確保所有折扣有適當(dāng)?shù)睦碛珊褪跈?quán)。事先規(guī)定有權(quán)給予折扣的人員和額度，所有折扣應(yīng)該被錄入收銀系統(tǒng)而不是以手工方式進(jìn)行。同時有權(quán)給予折扣的人員在賬單上簽名并注明客人姓名，打折原因和折扣比例。每筆折扣金額和原因都統(tǒng)計在每日打折匯總表中，由管理層事后審閱。每日各餐廳的總折扣金額應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)計并向管理層通報。

宴請與款待，為保證餐飲收入記錄的完整性，應(yīng)確保所提供的免費(fèi)服務(wù)有合理的理由。事先規(guī)定有權(quán)批準(zhǔn)免費(fèi)餐飲服務(wù)的人員和額度，免費(fèi)提供的餐飲項目應(yīng)按原價錄入餐飲收銀系統(tǒng)。有權(quán)簽字免單的有權(quán)人員應(yīng)在賬單上簽名，寫明客人姓名，免費(fèi)原因。其它無權(quán)簽字免單的人員宴請客人應(yīng)提前申請，并將批準(zhǔn)的宴請申請單附在賬單后。各餐廳所有免費(fèi)賬單應(yīng)記錄在每日宴請匯總表和高級員工用餐匯總表中，由管理層事后審閱。

3.2 建立完善的應(yīng)收賬款控制制度

解決餐飲企業(yè)應(yīng)收賬款存在的問題，應(yīng)建立餐飲企業(yè)應(yīng)收賬款全面管理系統(tǒng)?？刂苾?nèi)容包括：

事先制定規(guī)范的信用政策包括確立信用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定信用條件，并確保所有面客部門員工理解和嚴(yán)格執(zhí)行。在授予信用前，綜合應(yīng)用信用調(diào)查方式了解客戶的償付能力并進(jìn)行信用記錄，評估是否授予信用，在信用協(xié)議中對信用額度、付款方式和付款期限進(jìn)行約定。

事中嚴(yán)格的監(jiān)控措施，包括監(jiān)督應(yīng)收賬款的回收情況和建立壞賬準(zhǔn)備制度，是否按照規(guī)定的期限向客戶寄出賬單，是否由不負(fù)責(zé)現(xiàn)金出納和銷貨及應(yīng)收賬款的人員按月向顧客寄發(fā)對賬單，是否按規(guī)定時間間隔和催收方式向客人進(jìn)行催收。檢查每一掛賬客戶的檔案是否完整，賬單是否準(zhǔn)確、齊全。完整的客戶檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容:付款擔(dān)保、準(zhǔn)確的賬單郵寄地址、消費(fèi)賬單、往來信件、合同、發(fā)票等。每月對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，計算應(yīng)收賬款平均回收期和周轉(zhuǎn)率。將信用不佳的客戶記入黑名單并定期更新。每月召開由所有相關(guān)部門參加的信用會議。對于預(yù)計不能收回的應(yīng)收賬款應(yīng)按照規(guī)定的方法計提壞賬準(zhǔn)備。財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理應(yīng)決定對于預(yù)計不能收回的賬款是否訴諸法律程序或由專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行追收。有確鑿證據(jù)表明無法收回的應(yīng)收賬款，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后才可計入損失。

事后制定合理的收賬政策包括制定程序化的措施和量化地權(quán)衡收賬方案的效果，如在做出追收決定前應(yīng)對費(fèi)用進(jìn)行精確的預(yù)算。

3.3 健全購貨與付款控制制度

餐飲企業(yè)應(yīng)建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位互相分離、制約和監(jiān)督。

控制內(nèi)容包括:確保采用信息完整和清晰的采購訂單，可以減少送貨和付款環(huán)節(jié)可能產(chǎn)生的問題，采購訂單中應(yīng)清楚注明以下內(nèi)容:公司名稱，寄送發(fā)票地址、訂單號或發(fā)票上可標(biāo)明的索引信息、確切的收貨地址、要求的送貨時間安排等。經(jīng)批準(zhǔn)的價格清單應(yīng)交給負(fù)責(zé)收貨的人員一份，便于檢查核對貨物的價格、規(guī)格等特征。驗收貨物時發(fā)現(xiàn)的數(shù)量和質(zhì)量差異應(yīng)在送貨單上和收貨記錄中寫明，通知供應(yīng)商減少貨款金額，并通知酒店會計部門。確定采購訂單、收貨記錄和發(fā)票上所記載的貨物、數(shù)量和單價核對相符。確定所記錄的購貨都確已收到商品或接受勞務(wù)，防止那些主要使企業(yè)管理層和職工而非企業(yè)本身受益的交易，作為企業(yè)的營業(yè)支出記入賬中；確定已發(fā)生的購貨業(yè)務(wù)都已記錄，已經(jīng)驗收的商品和接受的勞務(wù)若未予入賬，將直接影響應(yīng)付賬款余額，從而低計企業(yè)的負(fù)債。所有付款應(yīng)經(jīng)相關(guān)使用部門負(fù)責(zé)人在發(fā)票上簽字確認(rèn)并由總經(jīng)理批準(zhǔn)，所有收到的發(fā)票應(yīng)及時記入應(yīng)付賬款明細(xì)賬并定期與總賬核對相符。月末已發(fā)生采購業(yè)務(wù)但尚未收到發(fā)票的，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行預(yù)提，僅發(fā)票原件可以作為記賬憑據(jù)。對于有爭議的發(fā)票，發(fā)票原件用作記賬憑據(jù)，但應(yīng)注明“暫不支付”，財務(wù)經(jīng)理應(yīng)保留一份發(fā)票復(fù)印作為跟進(jìn)的參考依據(jù)。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照 《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)，對采購發(fā)票、驗收證明等的真實性、合法性進(jìn)行嚴(yán)格審核；加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項，應(yīng)定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)等往來款項，如有不符，應(yīng)查明原因及時處理；應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨款。

3.4 健全固定資產(chǎn)及存貨控制制度

預(yù)算制度是固定資產(chǎn)內(nèi)部控制中最重要的部分，企業(yè)應(yīng)編制旨在預(yù)測與控制固定資產(chǎn)增減和合理運(yùn)用資金的年度預(yù)算。除此之外，所有固定資產(chǎn)的取得和處置均需經(jīng)企業(yè)管理當(dāng)局的書面認(rèn)可，均應(yīng)明確劃分責(zé)任，由專門部門和專人負(fù)責(zé)；加強(qiáng)固定資產(chǎn)采購管理,須積極實行集中采購制度，對于大額項目通過招投標(biāo)方式選擇供應(yīng)商，項目決策通過集體評議，項目效果進(jìn)行后續(xù)評價；須設(shè)置固定資產(chǎn)明細(xì)分類賬和固定資產(chǎn)登記卡，按固定資產(chǎn)類別、使用部門和每項固定資產(chǎn)進(jìn)行明細(xì)分類核算；由于餐飲業(yè)的一些設(shè)施設(shè)備是被客人直接以防止各種自然和人為的因素所造成的損失使用的，應(yīng)注意保持清潔、安全、整齊等，必須建立健全必要的維修保養(yǎng)秩序和管理的責(zé)任制度；對固定資產(chǎn)使用情況進(jìn)行定期檢查；定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點，對盤盈、盤虧情況及時進(jìn)行處理。

存貨的內(nèi)部控制包括采購、驗收入庫、倉儲、領(lǐng)用、加工等方面。存貨的采購及領(lǐng)用均應(yīng)經(jīng)過恰當(dāng)?shù)氖跈?quán)與批準(zhǔn)，建立嚴(yán)格的周期性詢價報價制度，編制標(biāo)準(zhǔn)的市場訂單；采購的存貨應(yīng)由一個獨立的部門進(jìn)行驗收，確立明確的驗收標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)驗收責(zé)任人制度；貴重原材料標(biāo)簽專人管理，驗收結(jié)果記錄檔案；與存貨的接觸必須得到管理當(dāng)局的批準(zhǔn)；定期對存貨進(jìn)行盤點，對盤盈、盤虧及存貨損壞情況及時進(jìn)行處理。第三方寄存的存貨，應(yīng)每月與相關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行對賬。存貨的領(lǐng)用，如酒水，吧臺酒水員應(yīng)每日編制庫存日報表，報送稽核人員根據(jù)每天銷售報表核對庫存情況，要實行永續(xù)盤存制，隨時在賬上反映出結(jié)、存數(shù)額，每月末進(jìn)行實地盤點，如出現(xiàn)差異，應(yīng)查明原因及時進(jìn)行處理。

總之，我國餐飲消費(fèi)連年來實現(xiàn)了歷史性跨越，餐飲企業(yè)隨之面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。企業(yè)制定內(nèi)部控制制度時，要因地適宜，根據(jù)本企業(yè)的實際情況制定切實可行的內(nèi)部控制制度，要加強(qiáng)餐飲企業(yè)內(nèi)部控制的意識和業(yè)務(wù)活動內(nèi)部控制的設(shè)計、執(zhí)行和監(jiān)督，以控制風(fēng)險，保證企業(yè)的健康生存和發(fā)展能力，以使企業(yè)具有更強(qiáng)盛的生命力，更好的提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)入良好的發(fā)展軌道，實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。

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[責(zé)任編輯：李榮富

F121

A

1674-1102(2010)04-0022-03

2010-03-22

邵春梅(1985—)，女，安徽池州人，安徽財經(jīng)大學(xué)碩士研究生，研究方向為會計理論。