如何做好新形勢(shì)下的檔案提供利用工作

李 君

（重慶醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院，重慶400010）

如何做好新形勢(shì)下的檔案提供利用工作

李 君

（重慶醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院，重慶400010）

檔案利用工作，是實(shí)現(xiàn)檔案工作目的的主要手段，從而決定了檔案提供利用工作是檔案工作的中心任務(wù)，也是最重要的一項(xiàng)工作?？茖W(xué)規(guī)范的檔案提供利用工作只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)當(dāng)前新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

檔案；提供利用

檔案提供利用是指通過一定的方式和方法直接提供檔案為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)工作，也是檔案工作的最終目的［1］。做檔案工作總的目的，是為了提供檔案為社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)和人民大眾服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用，檔案提供利用工作就是實(shí)現(xiàn)檔案工作目的的主要手段，從而也就決定了檔案提供利用工作是檔案工作的中心任務(wù)，是最重要的一項(xiàng)工作［3］。通過提供利用工作把收藏的大量檔案信息提供給利用者，滿足多方面的需要，充分發(fā)揮檔案的作用。當(dāng)前我國(guó)處于歷史發(fā)展的新時(shí)期，檔案事業(yè)要發(fā)展，檔案工作要開創(chuàng)新局面，最重要的一環(huán)就是要搞好檔案提供利用工作，使檔案工作在建設(shè)高度的物質(zhì)文明和社會(huì)主義的精神文明中做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)［4］。

檔案提供利用工作與廣大利用者發(fā)生密切的聯(lián)系，是檔案工作聯(lián)系群眾、服務(wù)群眾的紐帶［1］。檔案工作是服務(wù)性的工作，它的服務(wù)性集中表現(xiàn)在檔案的提供利用工作上。檔案種類和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面［5］。因此，日新月異的形勢(shì)對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

1 明確檔案的提供利用服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度

明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，是做好檔案提供利用的前提，檔案提供利用是檔案工作的中心任務(wù)［1］。檔案工作是服務(wù)性的工作，它的服務(wù)性集中表現(xiàn)在檔案的提供利用工作上。要想把提供利用工作做好，首先要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度。檔案工作者應(yīng)熱愛自己所從事的檔案事業(yè)，具備高度的工作責(zé)任感和主動(dòng)服務(wù)的精神，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義［2］。以服務(wù)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)為中心，全面地為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)、為人民大眾服務(wù)，這是檔案提供利用工作的服務(wù)方向。在當(dāng)前形勢(shì)下，我國(guó)進(jìn)入了一個(gè)新時(shí)期，檔案工作的服務(wù)重點(diǎn)落在了經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究、技術(shù)發(fā)展和精神文明建設(shè)上，以服務(wù)于建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義和集中力量進(jìn)行社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)為根本任務(wù)［5］。檔案工作人員必須解放思想、明確方向，適應(yīng)建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的新形勢(shì)的發(fā)展要求，根據(jù)保存檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和范圍等特點(diǎn)，具體安排為黨政領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作、文化教育、科學(xué)研究、經(jīng)濟(jì)體制改革等各項(xiàng)工作服務(wù)以及為人民大眾服務(wù)的不同重點(diǎn)，處理好既要為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，也要為社會(huì)發(fā)展服務(wù)，既要為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，又為歷史服務(wù)，既要為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，還要為社會(huì)各方面服務(wù)的關(guān)系，積極做好檔案的提供利用工作［3］。這就要求檔案工作者具有高度的責(zé)任感，堅(jiān)定的群眾觀點(diǎn)和主動(dòng)服務(wù)精神，不斷研究檔案提供利用工作的新情況、新特點(diǎn)，解決檔案提供利用工作的新問題，千方百計(jì)為各項(xiàng)工作服務(wù)。

2 熟悉檔案，了解和研究檔案利用者的需要

檔案利用工作是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好檔案的提供利用是檔案管理自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，檔案提供利用已經(jīng)成為全社會(huì)重要的不可或缺的信息資源［7］。要想做好檔案的提供利用工作，必須熟悉保存檔案的內(nèi)容和成分，做到這一點(diǎn)，工作才會(huì)由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，及時(shí)、準(zhǔn)確地把檔案提供給利用者。了解和研究利用者的需要，就是做好檔案提供利用的預(yù)測(cè)工作，利用者對(duì)檔案的需要千差萬別，變化多端，但仍有規(guī)律可循，有共同性的利用傾向［3］。通過定期或不定期的檢查，或有計(jì)劃、有目的的翻閱某些重要檔案，以及結(jié)合提供利用工作來熟悉檔案的內(nèi)容和數(shù)量等方面的狀況，減少提供利用工作的盲目性，幫助利用者滿足他們的需要［7］。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案提供利用工作，檔案工作者應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的方針政策，關(guān)心國(guó)家大事，加強(qiáng)調(diào)查研究，注意社會(huì)發(fā)展和各項(xiàng)工作動(dòng)向，了解和研究利用者的需要，不斷地更新檔案管理理念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段［4］。在當(dāng)前尤其是要真正實(shí)現(xiàn)檔案工作的八個(gè)根本性轉(zhuǎn)變：檔案服務(wù)職能由保管型向利用型的根本轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)主體由封閉型向開放型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)環(huán)境由行政型向法制型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)方式由實(shí)體型向信息型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)質(zhì)量由合格型向優(yōu)質(zhì)型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)手段由手工型向技術(shù)型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)人才由單一型向復(fù)合型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)條件由滯后型向超前型的根本性轉(zhuǎn)變［3］。盡管檔案提供利用工作是被動(dòng)性的工作，但如果既熟悉了檔案，又了解和研究了客觀需要，做到知己知彼，掌握利用的特點(diǎn)和規(guī)律，就能化被動(dòng)為主動(dòng)，做好檔案利用利用工作。

3 實(shí)現(xiàn)檔案提供利用同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)如何做好檔案提供利用工作提出了新的挑戰(zhàn)。只有正視這個(gè)挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)檔案提供利用同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案提供利用工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備的服務(wù)意識(shí)，又要掌握現(xiàn)代化管理技能［6］。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。過去的檔案利用工作中使用不科學(xué)、利用率低的手工檢索工具，使檔案的整理工作變得繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大，給檔案利用工作造成不便［7］。而在高科技情況下的檔案提供利用工作，除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫外，還在計(jì)算機(jī)檢索工具上多做文章，開發(fā)編制一些標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、易操作、高質(zhì)量、全方位的計(jì)算機(jī)檢索途徑，取代手工檢索，有效提高檔案的編目、檢索、編研工作；建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，還能及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供所急需的檔案，對(duì)重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率［5］。雖然計(jì)算機(jī)操作既增加了準(zhǔn)確率也節(jié)省了時(shí)間，然而現(xiàn)代科技的一大弊端是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會(huì)隨著時(shí)間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴(yán)密電子文件安全管理制度，對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計(jì)［6］?？偟膩碚f，實(shí)現(xiàn)檔案提供利用同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，既提高了利用工作的準(zhǔn)確性和效率，又將檔案人員從手工勞動(dòng)中解放出來，提高了工作效率。

4 正確處理檔案提供利用和保密關(guān)系

利用和保密的關(guān)系問題，在提供利用工作中表現(xiàn)得最為突出，應(yīng)特別注意解決好。我們保存檔案的目的，是為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，提供檔案給各方面使用，充分發(fā)揮檔案的作用［1］。但是，檔案不僅是可供各項(xiàng)工作利用的重要材料，更甚至其中一部分又屬機(jī)密。所以每個(gè)檔案工作者在做好檔案提供利用工作時(shí)，還必須同一切失密、泄密現(xiàn)象作堅(jiān)決的斗爭(zhēng)［7］。檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。但如果為了保密，而把檔案鎖在箱柜里，長(zhǎng)期禁錮起來不準(zhǔn)使用，就失去了保存檔案的意義。因此，在檔案提供利用工作中要注意保守機(jī)密，在開展檔案提供利用工作的同時(shí)，既要積極提供檔案為各項(xiàng)工作服務(wù)，又要堅(jiān)持保密原則。利用與保密，從根本上說，二者是一致的，都是為了合理地發(fā)揮檔案在社會(huì)主義事業(yè)中的作用［5］。保密的目的，也是為了更好的利用。保密是動(dòng)態(tài)的，不是靜止一成不變的，而是隨著形勢(shì)的發(fā)展，時(shí)間、地點(diǎn)等條件的變化而不斷變化［4］。在具體處理提供利用與保密的關(guān)系時(shí)，要深入審查檔案內(nèi)容，根據(jù)時(shí)間的推移、地點(diǎn)和條件的變化、調(diào)整檔案的密級(jí)，逐步擴(kuò)大利用范圍，減少煩瑣的手續(xù)，方便利用者［5］。只有加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，才能為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

檔案提供利用的合理有效是經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，全面加強(qiáng)檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案提供利用的作用，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要［7］。加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供所急需的檔案。在管理好檔案的基礎(chǔ)上，檔案提供利用也要適應(yīng)社會(huì)需要的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展［6］。因此，做好檔案的提供利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

［1］ 馮雷.論檔案工作服務(wù)職能的目標(biāo)定位［J］.檔案天地，2006，（S1）.

［2］楊靜.怎樣加強(qiáng)檔案工作者的綜合素質(zhì)［J］.山東省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，（3）.

［3］ 錢云祥，陳曉春，陳明.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的思考［J］.浙江檔案，2002，（8）.

［4］ 高文華.檔案現(xiàn)代化管理初探［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2005，（2）.

［5］陳兆祦，等主編.現(xiàn)代檔案工作實(shí)務(wù)［M］.北京：中國(guó)檔案出版社，2001.

［6］陳煒.檔案信息數(shù)字化與檔案信息資源開發(fā)利用［J］.科技進(jìn)步與對(duì)策.2006，（2）.

［7］馮惠玲，張輯哲主編.檔案學(xué)概論［M］.中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001.

［責(zé)任編輯 仁可數(shù)］

On how to do the work of archives provision and utilization well in the new situation

LI Jun
（Second Attached Hospital， Chongqing Medical University， Chongqing 400010， China）

As an important means to achieve the objectives of archives work， archives provision and utilization is determined to be not only the core task of archives work， but also the most important work.Only by advancing with the times， can the scientific and regular work of archives provision and utilization meet the demand of the new situation and opens up a new prospect of archives management.Doing the work of archives provision and utilization well can not only realize the self value of archives management work， but also make contribution to economic development and social progresses.

archives； provision and utilization

G271

A

1008-6390（2010）06-0115-03

2010-07-04

李君，重慶醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院。