高校二級管理體制下檔案工作思考

蔣 娟

（重慶教育學(xué)院綜合檔案室，重慶400067）

高校二級管理體制下檔案工作思考

蔣 娟

（重慶教育學(xué)院綜合檔案室，重慶400067）

就高校二級管理體制下如何做好檔案工作進行了思考，分析了二級管理體制下二級檔案管理的特點，明確了二級管理體制下綜合部門及二級部門檔案工作的任務(wù)，并對兩者如何做好檔案提出了建議。

高校；二級管理；檔案工作

近年來，我國高等院校本著增強辦學(xué)活力、提高辦學(xué)效益的目的，實行了學(xué)校宏觀調(diào)控、二級學(xué)院自主辦學(xué)的校院二級管理模式。高校檔案工作也打破了高度集中的管理體制，二級學(xué)院的檔案工作是二級學(xué)院管理的重要組成部分，檔案工作由學(xué)校檔案館室和二級學(xué)院檔案室共同完成，并利用檔案管理軟件，使高校檔案管理成為一個獨立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。針對這種情況，高校二級學(xué)院應(yīng)該明確自己檔案工作的任務(wù)。

1 高校二級學(xué)院檔案管理的任務(wù)

根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，檔案館室主要工作是集中統(tǒng)一管理全院檔案，規(guī)劃全院檔案工作的開展，指導(dǎo)二級部門完成檔案的移交，負責(zé)檔案的查閱利用及編研等。問渠那得清如許，為有源頭活水來，從而可以看出二級部門做好檔案工作是綜合檔案部門開展工作的基礎(chǔ)，為了保證檔案綜合部門有“活水來”，二級部門要做好檔案的收集與鑒定、整理與保管工作。

1.1 收集與鑒定

二級部門首先要明確檔案收集范圍。根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》之高校各類檔案歸檔范圍和保管期限表及教育部對普通高校本科教學(xué)工作水平評估的指標體系要求，在教學(xué)、科研及學(xué)生管理過程中形成的具有保存價值的各種載體的檔案都應(yīng)收集歸檔。在整理時按照《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，整理的過程其實就是一個鑒定的過程，把該移交學(xué)院檔案館室都先進行移交，然后保留院系存留的檔案，如教學(xué)類本科生畢業(yè)論文及評審意見，課堂教學(xué)材料、教師教案、優(yōu)秀實習(xí)報告、本專業(yè)教學(xué)檢查、調(diào)查材料及總結(jié)、教師工作量核算、登記材料等，這些材料都是二級學(xué)院在教學(xué)管理、教學(xué)過程中形成的，并且必須保存一段時間的。在高校人事制度改革后，教師崗位設(shè)置與績效工資都會涉及這些檔案材料的查閱。如我院在教師崗位設(shè)置給教師定級時，除了看科研，很重要的依據(jù)就是教師的工作量核算，如果我們二級部門不把這些資料收集整理，在實際操作過程中沒有依據(jù)，難以給教師定級或難以說服教師，就會影響相關(guān)工作的順利開展。

1.2 整理與保管

檔案的整理是檔案管理的核心部分，其基本任務(wù)是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化。檔案的整理與保管都是檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是我們檔案工作有序開展的前提。二級部門檔案也可以像檔案綜合部門學(xué)習(xí)，按照檔案實體分類方案，采用“年度——問題分類”法，根據(jù)實際工作需要，可以設(shè)置黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、學(xué)生管理類，根據(jù)檔案的價值決定其保管期限，哪些是永久，哪些是長期，哪些是短期，對于永久保存的檔案要移交；為了便于查閱利用，二級學(xué)院在整理時要實行“雙套制”，即原件移交學(xué)校檔案館室保管，復(fù)制件由二級學(xué)院保管，其他檔案材料一律存放在二級學(xué)院，這樣也有利于保護原件，減輕兼職檔案員的工作壓力。

2 高校二級學(xué)院檔案管理存在的問題

根據(jù)工作實際，二級學(xué)院的檔案工作存在的問題，主要表現(xiàn)在：

2.1 文件材料散亂

二級學(xué)院產(chǎn)生的文件材料有的已列入高校檔案館室的收集歸檔范圍，有的則沒有，因此，我們兼職檔案員可能就不清楚哪些移交檔案館室，哪些二級部門留存，造成許多資料處于零亂狀態(tài)，隨意堆放，沒有集中統(tǒng)一管理，學(xué)校與院系部門檔案管理職責(zé)不太明確。

2.2兼職檔案員不穩(wěn)定

二級部門兼職檔案員大多是教學(xué)秘書或辦公室主任擔(dān)任，他們常常忙于教學(xué)事務(wù)，不太穩(wěn)定，流動性也較大。一般都是教學(xué)秘書或辦公室主任干幾年又有新的工作調(diào)整，加之缺少相應(yīng)的檔案專業(yè)知識，即使有做好檔案工作的愿望，也往往心有余而力不足。

2.3 檔案意識相對薄弱

有些領(lǐng)導(dǎo)為了工作方便，把重要文件留在自己的辦公桌，這樣就影響了檔案的收集及以后工作的開展。尤其是有些“帳外”文件，一般都是單位負責(zé)人參加，我們的兼職檔案員就要及時與領(lǐng)導(dǎo)交流，保證其順利歸檔。

3 做好二級學(xué)院檔案分級管理對策

3.1 明確職責(zé)

以“一切從有利于提高辦學(xué)效益，有利于提高教學(xué)質(zhì)量，有利于提高管理效能出發(fā)”為目的，清晰劃分學(xué)校、學(xué)院兩個層次之間的責(zé)權(quán)范圍，使學(xué)校與二級學(xué)院各盡其責(zé)。學(xué)校檔案館室的工作是主要負責(zé)收集保管各職能部門和二級學(xué)院產(chǎn)生的永久保存價值的檔案，工作重點放在檔案信息的開發(fā)利用和提高業(yè)務(wù)建設(shè)的現(xiàn)代化管理水平；同時負責(zé)對二級學(xué)院檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo)，指導(dǎo)既是幫助學(xué)院開展檔案規(guī)范化管理，維持良性運轉(zhuǎn)，同時也提高了兼職檔案員的業(yè)務(wù)技能，這樣就責(zé)權(quán)明確，理順關(guān)系，便于檔案工作的開展。

檔案綜合部門可以根據(jù)需要，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，納入二級單位目標考核。有了這個考核尚方寶劍，各二級部門領(lǐng)導(dǎo)與兼職檔案員都會不同程度加以重視。建立二級部門檔案考核，通過對二級學(xué)院檔案的目標管理，真正促使高校整體檔案工作的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化管理水平全面上一臺階。

3.2 加強對二級部門兼職檔案員的指導(dǎo)

二級部門檔案員大多是兼職，他們有許多事情要做，學(xué)校可以從政策上明確其身份，尤其是崗位設(shè)置，明確身份后，有利于提高其積極性，增強工作的責(zé)任心。檔案綜合部門對他們加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，我認為主要可以通過兩種方式。其一，培訓(xùn)與考察。培訓(xùn)與考察是檔案綜合部門，邀請檔案系統(tǒng)有一定資力和威望的專家進行培訓(xùn)，再根據(jù)需要，考察高校同行，具體看看別人是怎樣干檔案工作的，別人怎樣組卷，怎樣組件等，這種培訓(xùn)與考察，針對性強，注重理論與實踐相結(jié)合，有的放矢，有利于提高檔案員的檔案業(yè)務(wù)理論水平和業(yè)務(wù)技能，通過培訓(xùn)的機會，把所有的兼職檔案人員集中在一起，相互探討，相互切磋經(jīng)驗教訓(xùn)，談?wù)勛约涸诠ぷ髦械捏w會和技巧，有利于今后工作的開展，經(jīng)驗的積累，從而更好地完成本單位的檔案工作；其二，自學(xué)。由檔案綜合部門發(fā)放相關(guān)檔案材料，如檔案收集范圍，帳外文件如何收集，在整理中應(yīng)注意哪些問題，填寫卷皮時應(yīng)注意哪些細節(jié)等，讓兼職檔案人員進行自學(xué)，通過自學(xué)，提高了兼職檔案員的理論功底及吸取了檔案工作經(jīng)驗，有利于開展檔案工作；檔案綜合部門可以開通電話咨詢熱線，兼職檔案員在收集整理檔案過程中如遇到了困難和問題，可隨時進行電話咨詢，以解決工作中出現(xiàn)的疑難問題。

3.3 加強檔案宣傳，增強檔案意識

二級部門檔案員要大力宣傳檔案工作的重要性，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案信息，增強領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。讓檔案成為領(lǐng)導(dǎo)的好參謀、好助手，領(lǐng)導(dǎo)對我們的檔案工作滿意了，領(lǐng)導(dǎo)才會大力支持檔案工作，否則，領(lǐng)導(dǎo)的重視就是一句空話。二級部門檔案員在身兼數(shù)職的工作中，其實有些工作為他們的檔案工作提供了方便，如收發(fā)文、蓋章、報帳等工作，為他們收集檔案提供了方便；同時他們也能及時了解領(lǐng)導(dǎo)的需要，主動提供檔案信息，這樣才能得到部門領(lǐng)導(dǎo)的重視。我們二級部門還要注意帳外文件的收集。“賬外”文件來源涉及到立檔單位的各個職能部門，貫穿于各項工作活動之中，分散在各方面工作的經(jīng)辦者手中。為此，必須建立由辦公室專職檔案人員和各職能部門兼職檔案人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各自的崗位責(zé)任，按職能分工，把應(yīng)歸檔的“賬外”文件列入辦公室及其他各內(nèi)部機構(gòu)的歸檔范圍。檔案人員應(yīng)當通過一定途徑，熟悉各個職能部門的基本活動和各類文件材料的形成規(guī)律，充分征求各方面的意見，制定出一個按內(nèi)部組織機構(gòu)或人員職能分工的、內(nèi)容比較具體、全面而又有針對性、易于操作的歸檔范圍，使每一份文件材料的形成者明確自己的責(zé)任，避免因歸檔范圍不清楚而隨意損毀文件材料的現(xiàn)象發(fā)生。這是雙方面的，有為才有位。

高校實施二級管理體制后，二級學(xué)院檔案工作在二級管理中的職責(zé)更重，作用更大。因此，提高二級部門檔案管理工作水平，是我們在開展檔案工作中值得認真思考的問題。

［1］倪慧敏，柯友良.高校評估檔案管理規(guī)范化的探索［J］.檔案學(xué)通訊，2006，（5）.

［2］呂鴻.以教學(xué)工作水平評估為契機，促進高校教學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)［J］.中國大學(xué)教學(xué)，2007，（6）.

［3］重慶市科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案工作目標管理實施辦法.重慶市檔案局，2001.12.30

［4］高等學(xué)校檔案實體分類法.1993.

［5］ 岑淑兒.高校二級學(xué)院檔案管理初探［J］.浙江檔案，2005，（6）：36.

［責(zé)任編輯 仁可數(shù)］

Reflections on archives work under the two-grade management system in universities

JIANG Juan
（Archives Office， Chongqing Education College， Chongqing 400067， China）

This article discusses how to do the archives work well under the secondary management system in universities.It analyses the characteristics of secondary archives administration under the secondary management system.It also clarifies archives responsibilities of comprehensive departments and secondary departments and gives suggestions on how to do the work well.

universities； secondary administration； archives work

G271

A

1008-6390（2010）06-0112-03

2010-01-09

蔣娟（1976-），女，重慶巴南人，重慶教育學(xué)院檔案室，館員，從事檔案工作。