論國土資源圖書檔案管理的信息化建設

■ 馬 華

（中國核電工程有限公司，北京 100840）

論國土資源圖書檔案管理的信息化建設

■ 馬 華

（中國核電工程有限公司，北京 100840）

圖書檔案管理在圖書館的發(fā)展和建設中有著舉足輕重的作用，現(xiàn)代信息化時代的來臨向國土資源圖書檔案管理提出了信息化建設的新要求。信息化建設是以計算機為基礎的電子化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化，這要求國土資源圖書檔案管理建立起相應的圖書自動化管理系統(tǒng)、電子閱覽系統(tǒng)和電子服務系統(tǒng)。這種信息系統(tǒng)的建設是一個持續(xù)性的系統(tǒng)工程，需要思維、技術、人才等各方面的調整。

國土資源；圖書檔案； 信息化； 網(wǎng)絡化

“書籍是人類進步的階梯”，是人類社會傳承知識和文化的主要媒介。為了更好地發(fā)揮書籍的這種文化傳承作用，人類很早就發(fā)明了圖書館，以圖書館為載體來收藏和傳播書籍。在現(xiàn)代社會中，國土資源作為社會經(jīng)濟發(fā)展的基礎物質載體，既是人類生產(chǎn)、生活的基礎平臺，也是人類關于自然探索和經(jīng)濟社會發(fā)展探索的知識結合體和發(fā)展體，是人類既有知識和發(fā)展知識的核心部分。國土資源圖書館是社會知識庫的一部分，是社會公眾學習、了解、掌握、研究國土資源的重要場域、空間，也是構成涉及國土資源教育、培訓和研究的各級學校、教育機構、科研機構，以及全社會中最為重要的服務性機構，在人們的學習生活中發(fā)揮著越來越重要的作用。

正是由于這種重要性，國土資源圖書館自身的管理和建設必須引起足夠的重視。在國土資源圖書館的管理工作中，核心是國土資源圖書檔案的管理，這也是國土資源圖書館提供服務的基礎。在信息時代，提高國土資源圖書館服務水平和應用能力的最佳途徑是建設國土資源圖書檔案管理信息系統(tǒng)。

1 國土資源圖書檔案管理是國土資源圖書館建設的核心

國土資源檔案文獻是國土資源歷史記錄、現(xiàn)實研究發(fā)展的重要信息記載，具有多重的承載功能，是圖書館的重要信息組成部分，也是國土資源圖書館系統(tǒng)最為寶貴的財富。從檔案管理的角度而言，國土資源圖書館中的檔案有狹義和廣義，即日常圖書（業(yè)務）管理檔案和國土資源圖書館檔案之分。

廣義的國土資源圖書館檔案既包括圖書館館藏圖書、資料、藏品等基礎資料，也包括圖書館為讀者提供圖書的歷史記錄、工作總結、計劃制定、服務評估等服務檔案，還包括文獻采購檔案、讀者檔案、借閱檔案、文獻典藏檔案、情報交流檔案和課題跟蹤檔案等管理檔案。這類檔案是其工作全面、系統(tǒng)、真實的記錄，對于國土資源圖書館的良性運作及讀者工作的正常開展等，都具有十分重要的參考價值，是國土資源圖書館建設的核心。

2 信息化時代對國土資源圖書館檔案管理的挑戰(zhàn)

所謂信息化是指充分利用信息技術，開發(fā)利用信息資源，促進信息交流和知識共享，提高經(jīng)濟增長質量，推動經(jīng)濟社會發(fā)展轉型的歷史進程。日本學者梅棹忠夫指出“信息化是指通訊現(xiàn)代化、計算機化和行為合理化的總稱?！蓖ㄓ崿F(xiàn)代化和計算機化構成信息化的基礎和核心，社會計算機化的程度是衡量社會是否進入信息化時代的一個重要標志。

隨著互聯(lián)網(wǎng)的爆炸性發(fā)展，人們越來越習慣于利用網(wǎng)絡來實現(xiàn)所需的服務，網(wǎng)絡已深深影響到人們生活的各個方面。傳統(tǒng)的國土資源圖書館不能滿足現(xiàn)代人的需要，信息化時代為圖書檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，集中表現(xiàn)在兩個方面：

一是信息共享挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡時代的圖書館成為沒有圍墻的圖書館，不再是存放書籍和資料的地方，無論大小都被墻圈在一個固定的地方。網(wǎng)絡時代的到來，使信息存儲、傳輸、讀取過程可以由傳統(tǒng)方式轉而通過電子虛擬方式實現(xiàn)，國土資源圖書館數(shù)字化、網(wǎng)絡化的信息化發(fā)展已成為現(xiàn)代國土資源圖書館的特征，傳統(tǒng)格局下的國土資源圖書館只是未來沒有圍墻國土資源圖書館的信息源核心和信息集散地，信息資源共享成為國土資源圖書館的重要特點。圖書檔案管理的信息化發(fā)展要以傳統(tǒng)的圖書檔案為基礎，現(xiàn)存國土資源圖書館檔案館中的圖書檔案，是一筆可觀的財富。然而，當前許多國土資源圖書館仍是以手工檢索方式利用圖書檔案，許多珍貴圖書檔案無法再利用和產(chǎn)生大價值，淪為一灘流不動的“死水”。大量的圖書檔案堆積如山，有限的圖書檔案庫房因而爆滿，有效地保存、管理和利用這些寶貴的圖書檔案信息資源，實現(xiàn)國土資源圖書檔案的有效共享，成為國土資源圖書館管理的重中之重。

二是服務效率挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡環(huán)境下國土資源圖書館管理的對象是虛擬化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化的信息資源。網(wǎng)絡環(huán)境在國土資源圖書館本地采用局域網(wǎng)，國土資源圖書館之間采用廣域網(wǎng)，計算機網(wǎng)絡使各國土資源圖書館之間互連互通，信息資源得到充分傳播和共享。在這樣的情況下，電子閱覽室，由于其不受時間與空間的限制同時又具有傳統(tǒng)國土資源圖書館的大部分功能，能夠滿足各類用戶的常規(guī)與特殊需求，而且其方便快捷，實現(xiàn)技術又比較成熟，因此受到當代人的喜愛。這就為圖書檔案管理提出了信息化發(fā)展的要求。在這樣的背景下，顯然出路之一就是國土資源圖書館檔案館采用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡技術，開發(fā)圖書檔案信息潛力，實現(xiàn)圖書檔案信息資源共享，為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步提供高效率、高質量的服務。以計算機網(wǎng)絡為特征的圖書檔案信息現(xiàn)代化管理建設，已經(jīng)到了迫在眉睫、刻不容緩的地步。

3 國土資源圖書檔案管理信息化建設的重點及方法

3.1 國土資源圖書檔案管理信息化建設的重點

以實現(xiàn)國土資源圖書檔案的管理信息化、服務高效化為目標，國土資源圖書檔案管理信息化建設的重點是以圖書檔案的電子化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化為基礎搭建起系統(tǒng)性的國土資源圖書館信息化管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)的基礎是圖書檔案的電子化、數(shù)字化，核心是圖書自動化管理系統(tǒng)和電子閱覽系統(tǒng)。

圖書檔案的電子化、數(shù)字化工作借助于專用的設備，只要投入必要的人工，工作相對比較簡單，容易實現(xiàn)。圖書自動化管理系統(tǒng)提供圖書的微機自動化管理，實現(xiàn)日常讀者網(wǎng)上進行查詢、預約、預借等，圖書管理員則在聯(lián)網(wǎng)的計算機工作站上進行圖書編目和圖書流通及相關統(tǒng)計等工作。電子閱覽系統(tǒng)主要提供網(wǎng)上的電子圖書閱覽平臺，讀者可以通過該系統(tǒng)閱覽豐富的電子資源。在圖書管理系統(tǒng)中，讀者可以方便地對書目進行檢索和閱覽，足不出戶便可盡覽群書。圖書管理系統(tǒng)主要提供網(wǎng)上的圖書閱覽平臺，讀者可以通過該系統(tǒng)閱讀豐富的電子圖書資源。它既具有傳統(tǒng)國土資源圖書館的大部分功能，像圖書的查閱及閱覽，又新增了基于現(xiàn)有網(wǎng)絡技術的許多實用的功能，像用戶注冊、書簽、書評等。

圖書自動化管理系統(tǒng)和電子閱覽室可提供24小時的在線服務，最大限度地利用了當前互聯(lián)網(wǎng)的各種優(yōu)勢，讀者只要能接入互聯(lián)網(wǎng)就可以享受到它所提供的方便、快捷的服務。

3.2 國土資源圖書檔案管理信息化建設的方法

在信息網(wǎng)絡環(huán)境下，圖書檔案向電子化、虛擬化方向的發(fā)展，需要進行下列工作。

（1）改變傳統(tǒng)的館藏建設思想，開發(fā)利用網(wǎng)絡信息資源。在信息網(wǎng)絡環(huán)境下，國土資源信息管理部門要加強規(guī)劃，統(tǒng)籌協(xié)調。涉及到國土資源的各大專院校、情報單位及文獻中心的圖書檔案必須打破“大而全”的傳統(tǒng)館藏思想，要根據(jù)本館的特點，積極開發(fā)利用網(wǎng)上豐富的信息資源，加強虛擬圖書檔案的建設，以此來不斷延伸自己的館藏資源。這樣，既可為用戶提供廣而全的國土資源信息資源，提供便捷高效的服務，又可節(jié)省大量的工作經(jīng)費。

（2）開展國土資源網(wǎng)絡信息資源的有序加工和整理，深化信息服務內(nèi)容。在信息網(wǎng)絡環(huán)境下，國土資源圖書館要根據(jù)圖書檔案的特征，結合用戶的需求，對網(wǎng)上特定領域內(nèi)的信息資源進行系統(tǒng)挖掘，并進行有序加工和整理，為用戶提供有效利用。這樣既可深化國土資源信息服務的內(nèi)容，又可發(fā)揮國土資源圖書館的傳統(tǒng)優(yōu)勢。

(3) 加快信息資源電子化進程，開發(fā)有特色的數(shù)據(jù)庫。隨著涉及國土資源的各大專院校、情報單位及文獻中心圖書檔案自動化和網(wǎng)絡化建設的快速發(fā)展，充分利用自己的資源優(yōu)勢，開發(fā)有特色的數(shù)據(jù)庫并將其送上網(wǎng)，把館藏推向世界，不僅提高自己在網(wǎng)絡中的影響，同時又可實現(xiàn)信息服務社會化、全球化。

(4) 開展圖書檔案間的橫向交流與協(xié)作，實現(xiàn)網(wǎng)絡信息資源的共建共享。信息網(wǎng)絡為打破涉及國土資源的各大專院校、情報單位及文獻中心圖書檔案的自我封閉、開展館際交流與協(xié)作提供了有利條件。國土資源系統(tǒng)相關院校圖書檔案作為國家重要的信息資源基地，在網(wǎng)絡信息資源和館藏信息資源的開發(fā)利用和建設中應積極主動，切實推動橫向交流與協(xié)作，發(fā)揮圖書檔案界的整體優(yōu)勢，走“分散建庫、集中聯(lián)庫、分散服務、資源共享”的聯(lián)合建庫道路。這樣，既可節(jié)省人力，降低成本，避免重復勞動，又可實現(xiàn)網(wǎng)絡信息資源的共建共享。

(5) 加強用戶電子信息資源檢索能力的培養(yǎng)，開展用戶教育工作。目前，涉及國土資源的大專院校、情報單位及文獻中心的圖書檔案多數(shù)已經(jīng)擁有現(xiàn)代化的信息檢索設施，因此，圖書檔案館對用戶信息資源檢索能力的培養(yǎng)是責無旁貸的。學校圖書檔案館信息用戶教育的主要措施是開設“現(xiàn)代信息資源檢索與利用”課，舉辦“網(wǎng)絡信息資源檢索”培訓班或“電子信息資源檢索”專題講座。

(6)加速信息基礎設施建設，營造信息網(wǎng)絡環(huán)境與信息氛圍。加快現(xiàn)代化的信息基礎設施建設，是使用戶充分利用網(wǎng)絡信息資源、開展網(wǎng)上教學和網(wǎng)上科研的前提條件。

4 國土資源圖書檔案管理信息化建設中需要注意的問題

4.1 在技術建設的同時注重人員的培訓

圖書檔案的信息化建設需要以技術為基礎，但是，單方面的技術改進并不就意味著信息化建設的達成?，F(xiàn)實中，很多國土資源圖書館的人員素質偏低，有的國土資源圖書館至今沒有設置專職檔案員崗位，或雖已設置，但由于一些領導對檔案工作缺乏正確的認識，把檔案工作看成是一項可有可無、可急可緩的工作，使得檔案管理人員在工作分配上往往兼職過多，很難集中精力做檔案工作。圖書檔案管理的信息化建設需要專業(yè)化的檔案管理人才，更需要對檔案管理人員進行專門的技術和技能培訓。通過將技術手段和人才隊伍建設相結合，才能實現(xiàn)圖書檔案管理的信息化建設。

4.2 注重管理制度和管理模式的更新

國土資源圖書檔案管理的信息化建設是一個系統(tǒng)工程，要求管理技術、管理模式、管理制度的一體化和規(guī)范化。目前，許多國土資源圖書館還沒有建立統(tǒng)一管理檔案和檔案工作的綜合檔案室，沒有配備專職的檔案干部。有的館將文書檔案劃歸人事部門管理，有的將業(yè)務檔案劃歸業(yè)務辦公室管理，有的檔案材料沒有收集整理，仍存放在各部門及有關人員手中。這種分散的管理模式存在許多弊端，致使許多有價值的檔案材料嚴重損失，未能發(fā)揮其應有的作用。同時，在管理制度方面也存在欠缺：一方面，各項規(guī)章制度不完善，缺少檔案管理制度及管理工作中的建檔制度，一人一個干法，缺少規(guī)范化管理，使檔案建設受阻；另一方面，隨著科技的發(fā)展以及各種電子儀器設備的劇增，而這些設備的使用管理、操作規(guī)程、基本技術等缺少技術檔案的建立，檔案業(yè)務建設基礎薄弱。圖書檔案管理的信息化建設要求對這些管理模式和管理制度進行相應的改進。

4.3 注重國土資源圖書館管理與讀者的互動

圖書檔案的信息化建設并不是單方面的以國土資源圖書館為主體的工作，而是國土資源圖書館與讀者之間的互動過程，這種互動過程意味著，國土資源圖書館需要積極、及時聽取讀者的意見和建議，以使讀者滿意為目的，來推動圖書檔案管理的信息化建設，以此為讀者提供高水平、高質量的服務。這就要求國土資源圖書館方面將圖書檔案管理信息化建設視作一個持續(xù)改進的過程，而非一勞永逸的工程。

[1]丁海鷹.努力開發(fā)圖書檔案信息資源檔案[J].檔案,2002(5):18-21.

[2]蔡德民.圖書與檔案信息資源共建共享探析[J].河南國土資源圖書館學刊,2006(10):42-44.

[3]張建國.網(wǎng)絡環(huán)境下的國土資源圖書館管理與建設[J].山東科技大學學報(社會科學版),2001(3):32-38.

[4]徐建華.現(xiàn)代國土資源圖書館管理[M].天津:南開大學出版社,2003.

On the Utilization of Information Technology in Library and Archives Management of Land Resources

MA Hua
(China Nuclear Power Engineering Co., Ltd. Beijing 100840)

The paper introduces the methods about using information technology in library and archives management of land resources. As we know, information technology is a computer-based electronic, digital and network, therefore, the library automation management, electronic reading systems and electronic service system must be built up for land resource library and archives management. The paper goes on to argues that this information system is a continuous systems engineering; and several aspects,such as mental, technical, personnel, need adjustment.

land resources;library and archives;information;network

G258.89

C

1672-6995(2010)07-0051-03

2010-06-27

馬華（1963-），女，北京市人，圖書館館員，大學本科學歷，主要從事圖書資料管理研究。