縣級檔案館檔案資源狀況差異性分析

羅建軍 孟安生

摘要：館藏檔案的目的是利用，利用的基礎(chǔ)是管理。檔案資源質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響到館藏結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和館藏檔案的有效利用，做好館藏檔案資源差異性分析尤為重要。因此，科學(xué)分析館藏檔案資源差異性及其成因，并采取相應(yīng)措施予以規(guī)避迫切而重要。首先是積極做好檔案保護(hù)與搶救工作；其次是加快檔案館數(shù)字化建設(shè)；另外是把好檔案接收進(jìn)館關(guān)；再則是積極改善檔案保管保護(hù)條件。

關(guān)鍵詞：縣級檔案館檔案資源區(qū)域差異

檔案資源是黨和國家寶貴的歷史財(cái)富。隨著社會的發(fā)展和社會檔案需求的不斷增加以及全民檔案意識的普遍提高，檔案的門類和數(shù)量日益增長，館藏檔案資源也得到了極大豐富。比如據(jù)統(tǒng)計(jì)延慶縣檔案館2001年館藏檔案量是36311卷，2005年增加到40869卷，與2001年相比增長了12.6％，2009年底館藏量增加到了48356卷，與2005年相比增長了18.3％。館藏檔案數(shù)量的不斷增長，為檔案提供利用奠定了良好的基礎(chǔ)。

館藏檔案的目的是利用，利用的基礎(chǔ)是管理。檔案資源質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響到館藏結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和館藏檔案的有效利用，筆者認(rèn)為做好館藏檔案資源差異性分析尤為重要。

一、館藏檔案資源差異性分析

縣級檔案館檔案資源的主要來源是縣域內(nèi)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和社會組織移交進(jìn)館的檔案，這些檔案存在著不同程度的差異性。突出表現(xiàn)為：

(一)檔案數(shù)量上的差異性。從檔案移交的情況來看，有些單位檔案門類收集齊全，整理規(guī)范，嚴(yán)格按照本單位的文件材料歸檔范圍進(jìn)行操作，形成的檔案齊全、完整，檔案數(shù)量較多；而有些單位在立卷歸檔過程中，隨意性較大，沒有按照文件材料歸檔范圍進(jìn)行收集歸檔，只重視文書檔案的收集，忽視了其他門類檔案的收集，從而造成檔案門類不齊全，檔案完整性較差，檔案數(shù)量也相對較少。

(二)檔案質(zhì)量上的差異性。檔案質(zhì)量的差異性與基層單位檔案管理規(guī)范化程度息息相關(guān)。檔案管理規(guī)范化程度是體現(xiàn)檔案管理水平的重要方面。從調(diào)查情況看，多數(shù)基層單位能夠按照檔案業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，開展檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作，通過實(shí)施檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級工作來提高規(guī)范化管理水平，檔案質(zhì)量明顯提高。例如延慶縣檔案局(館)大力推進(jìn)縣域內(nèi)各行政事業(yè)單位、行政村的檔案管理規(guī)范建設(shè)，并積極指導(dǎo)和幫助社區(qū)檔案工作納入規(guī)范建設(shè)范疇，大力開展社區(qū)的檔案規(guī)范化與檔案征集工作，積極拓展檔案資源接收范圍與檔案門類，館藏檔案量逐年增加。另外，檔案人員的責(zé)任心和檔案技能的差異直接導(dǎo)致所形成檔案質(zhì)量的差異性。

(三)檔案利用率上的差異性。檔案利用率的高低取決于不同歸檔單位檔案的齊全完整程度，取決于不同檔案門類檔案的質(zhì)量。基層單位在形成檔案的過程中檔案歸檔科學(xué)、門類齊全，就會給今后利用工作打下基礎(chǔ)，利用率就高；反之，則會使檔案利用率下降。另外，從檔案利用的情況來看，貼近民生的檔案門類利用率較高，比如婚姻檔案、土地房照檔案、知青檔案等，利用率要稍高于其他門類的檔案。為此，進(jìn)一步做好民生檔案的收集、歸檔工作，保證此類檔案的案卷質(zhì)量，有利于提高檔案的利用率。

(四)檔案利用效果上的差異性。檔案是歷史的真實(shí)記錄，在社會實(shí)踐中具有重要的參考和憑證作用，隨著社會的發(fā)展，檔案的這種作用越來越被社會所認(rèn)識，同時(shí)也產(chǎn)生了明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。實(shí)踐證明，高質(zhì)量的檔案資源是開發(fā)利用提高經(jīng)濟(jì)效益的前提。例如延慶縣康莊鎮(zhèn)兩個(gè)村的村干部到縣石油公司索要該公司所占85畝土地的60多萬元占地費(fèi)，公司領(lǐng)導(dǎo)派人到縣檔案館查找相關(guān)檔案，找到了原來的征地付款憑證，證明占地費(fèi)已經(jīng)付清，一張憑證檔案使石油公司挽回了60多萬元的經(jīng)濟(jì)損失。又如延慶縣沈家營鎮(zhèn)的兩個(gè)村由于磚廠占地而發(fā)生糾紛，村民對此意見很大，后由鎮(zhèn)檔案室工作人員查閱相關(guān)檔案，終于利用協(xié)議等檔案資料使此事件得到了妥善解決，平息了糾紛。眾多的檔案利用實(shí)例表明，不同的檔案會產(chǎn)生不同的利用效果，所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益也各有不同。

二、館藏檔案資源差異性成因分析

檔案資源之所以出現(xiàn)如此大的差異性，既有檔案本身的內(nèi)在因素，也有管理方面的外在因素。

(一)檔案制成材料的差異，是造成檔案資源差異性的內(nèi)在因素

檔案制成材料(如紙張、墨水、復(fù)寫紙、油墨等)的質(zhì)量與檔案的壽命有著密切的聯(lián)系。建國初期，許多文件材料都依靠復(fù)寫紙，這些檔案的主要表現(xiàn)是字跡模糊不清、無法閱讀。而且建國初期形成的墨水字跡有的已經(jīng)開始褪色。50、60年代，因?yàn)榻?jīng)濟(jì)困難，致使檔案用紙普遍低劣。這一時(shí)期形成的檔案，紙張老化快，出現(xiàn)問題較多。從館藏檔案檢查情況看，在“文革”以后至80年代中期的檔案中，有用圓珠筆形成的文件材料，隨著時(shí)間的推移，這些檔案已模糊不清。此外，因使用低質(zhì)膠水、漿糊、印臺油等造成檔案制成材料霉變、污染、褪變的現(xiàn)象，也較為普遍。檔案材質(zhì)的不同，直接影響著檔案資源的質(zhì)量。

(二)檔案的保管條件是造成檔案資源差異性的直接外界因素

如果檔案庫房保管條件差或由于檔案館庫房條件所限，不能有效做到庫房“八防”要求。庫房內(nèi)冬季干燥，夏季高溫潮濕、晝夜溫差大，溫濕度太高、太低或忽高忽低，這些因素都會使紙張發(fā)生膨脹和收縮，直接影響了檔案制成材料的耐久性，加速了檔案的損毀。所以，檔案保管條件的好壞，也是造成館藏檔案資源出現(xiàn)差異性的男一主要原因。

(三)檔案的規(guī)范化管理程度也是造成檔案資源差異性的重要外界因素

基層單位的檔案管理是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)，是國家全部檔案不斷補(bǔ)充的源泉。其收集和整理程度與水平如何，直接影響著檔案館能否充分利用檔案有效地發(fā)揮作用，對于檔案室和檔案館的工作成效具有重要影響。存在的問題主要包括：1.文件材料收集不齊全。2.檔案整理不及時(shí)。3.檔案案卷質(zhì)量不高。4.依法治檔的觀念不強(qiáng)等。這些因素都在不同程度上體現(xiàn)出館藏檔案資源的差異性，影響著館藏檔案的質(zhì)量。

三、采取有效措施加強(qiáng)館藏檔案資源建設(shè)

在加強(qiáng)縣級檔案館館藏檔案資源建設(shè)方面，筆者認(rèn)為應(yīng)采取以下措施：

一是積極做好檔案保護(hù)與搶救工作。定期為館藏檔案進(jìn)行“體檢”，提高對檔案保護(hù)的認(rèn)識。不能只重視檔案的利用，而忽視了檔案的保護(hù)和搶救。要堅(jiān)持控制庫房溫濕度和定期為館藏檔案進(jìn)行全面“體檢”，在檔案柜內(nèi)放置驅(qū)蟲藥，每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)蟲害及時(shí)處理，每年對館藏檔案進(jìn)行一次全面核對檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告、處理。特別是一些珍貴檔案，絕大部分已成孤本，一旦損壞，將無法彌補(bǔ)。因此，我們要把檔案的保護(hù)與搶救工作滲透于檔案的日常管理工作之中，對破損檔案應(yīng)隨時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)修復(fù)，避免對檔案造成破壞。最大限度地延長檔案的使用壽命，維護(hù)黨和國家歷史文化財(cái)富的安全。

二是加快檔案館數(shù)字化建設(shè)。按照利用優(yōu)先的原則，盡快把利用率高的民生檔案(婚姻檔案、房照檔案等)和較為珍貴的檔案全部進(jìn)行數(shù)字化掃描，利用時(shí)為利用者提供檔案復(fù)制件，這樣就能避免重復(fù)調(diào)卷對檔案原件的損壞，通過計(jì)算機(jī)檢索查詢，又可提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率，更方便快捷地提供檔案利用服務(wù)。

三是把好檔案接收進(jìn)館關(guān)。首先要把好基層檔案室檔案案卷質(zhì)量關(guān)，即要加強(qiáng)基層檔案室檔案形成初期的監(jiān)督與指導(dǎo)，包括科學(xué)的檔案整理方法、統(tǒng)一的檔案裝具使用、有效的檔案保管條件以及檔案提供利用等方面，使基層檔案室的室藏檔案符合標(biāo)準(zhǔn)、達(dá)到耐用、易查的目標(biāo)，切實(shí)從“源頭”做起，保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量；其次，在檔案移交進(jìn)館過程中要切實(shí)做好驗(yàn)收前檢查和驗(yàn)收過程中的檢查。嚴(yán)格執(zhí)行檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，對于案卷質(zhì)量不合格的檔案，堅(jiān)決不能接收進(jìn)館。針對接收檔案中發(fā)現(xiàn)的案卷質(zhì)量問題，要求基層單位立即進(jìn)行整改，待案卷質(zhì)量符合進(jìn)館要求后方可準(zhǔn)予進(jìn)館。

四是積極改善檔案保管保護(hù)條件。要切實(shí)加強(qiáng)縣檔案館與各基層檔案室的檔案保管保護(hù)工作，采取有效的措施和方法，確保檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

總之，筆者認(rèn)為面對縣級檔案館館藏檔案資源出現(xiàn)的差異性現(xiàn)象，檔案工作者要進(jìn)行認(rèn)真的分析隨時(shí)掌握和分析檔案的發(fā)展與變化，定期為館藏檔案進(jìn)行全面“體檢”，從而有效地控制好檔案資源差異性給館藏檔案所帶來的影響，保護(hù)好這些寶貴的歷史文化遺產(chǎn)是我們檔案工作者義不容辭的神圣職責(zé)。為充分發(fā)揮檔案不可替代的憑證和依據(jù)作用，為建設(shè)文明、低碳、和諧社會及世界城市做出檔案工作者應(yīng)有的貢獻(xiàn)。