淺談企業(yè)內(nèi)部會計控制

■印曉明

淺談企業(yè)內(nèi)部會計控制

■印曉明

內(nèi)部會計控制是現(xiàn)代企業(yè)進行有效管理的一種必不可少的手段，內(nèi)部控制制度就是指單位為了保證業(yè)務(wù)活動的有序進行、確保資產(chǎn)的安全完整、防止欺詐和舞弊行為、實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)等而制定和實施的一系列具有控制職能的方法、措施和程序。本文就內(nèi)部會計控制的重要性、控制的方法及強化企業(yè)內(nèi)部會計控制的設(shè)想進行論述。

內(nèi)部控制 控制方法 控制設(shè)想

企業(yè)內(nèi)部會計控制的重要性

內(nèi)部會計控制制度是指那些對會計業(yè)務(wù)、會計記錄和會計報表的可靠性有直接影響的內(nèi)部控制。企業(yè)單位制定內(nèi)部控制制度的基本目的在于：保證組織機構(gòu)經(jīng)濟活動的正常運轉(zhuǎn)，保護企業(yè)資產(chǎn)的安全、完整與有效運用，提高經(jīng)濟核算(包括會計核算、統(tǒng)計核算和業(yè)務(wù)核算)的正確性與可靠性，推動與考核企業(yè)單位各項方針、政策的貫徹執(zhí)行，評價企業(yè)的經(jīng)濟效益，提高企業(yè)經(jīng)營管理水平。內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理活動的各個方面，只要企業(yè)存在經(jīng)濟活動和經(jīng)營管理，就需要加強內(nèi)部控制，建立相應(yīng)的內(nèi)部控制制度。

企業(yè)內(nèi)部會計控制應(yīng)當(dāng)符合國家的有關(guān)會計、審計以及相關(guān)法規(guī)和本單位的實際情況，全體員工必須遵照執(zhí)行，堅持不相容職務(wù)互相分離，確保不同機構(gòu)和崗位之間權(quán)責(zé)分明、相互制約、相互監(jiān)督。

企業(yè)內(nèi)部會計控制的方法

（一）建立貨幣資金內(nèi)部會計控制

1.現(xiàn)金控制系統(tǒng)

企業(yè)必須按照國家規(guī)定的現(xiàn)金管理制度和結(jié)算制度，加強現(xiàn)金管理，并接受銀行監(jiān)督。單位財會部門作為管理現(xiàn)金的職能部門，應(yīng)該建立現(xiàn)金管理責(zé)任制，配備專職出納人員，負(fù)責(zé)辦理庫存現(xiàn)金的收支和保管業(yè)務(wù)。企業(yè)非出納人員不能經(jīng)管現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)。一切現(xiàn)金收支事項都必須以審核簽證的會計憑證為依據(jù)辦理，及時登賬，定期清點，做到收支正確、手續(xù)完備、賬存與實存相符。

2.銀行存款控制系統(tǒng)

為了加強銀行存款內(nèi)部控制，企業(yè)應(yīng)該建立銀行存款管理責(zé)任制，由會計部門出納人員專門負(fù)責(zé)辦理銀行存款的收付業(yè)務(wù)。會計部門應(yīng)該認(rèn)真執(zhí)行銀行賬戶管理辦法和結(jié)算制度，做好銀行存款的核算工作，隨時掌握銀行存款的收支動態(tài)和余額，搞好企業(yè)貨幣資金的調(diào)度和收支平衡，保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的資金供應(yīng)。審計部門應(yīng)該通過對銀行存款內(nèi)部控制系統(tǒng)的評審，促進單位加強銀行存款管理，防止違紀(jì)違規(guī)問題的發(fā)生。

（二）建立銷售與收款內(nèi)部會計控制

1.不相容職務(wù)分離

單位應(yīng)當(dāng)建立銷售與收款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

單位銷售與收款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)包括以下幾方面：

（1）接受客戶訂單、簽訂合同的崗位應(yīng)與最后付款條件核準(zhǔn)崗位分離，即使由同一部門操作，也應(yīng)由不同人承辦；

（2）對于付款條件（即信用政策）必須由銷售部門和信用部門（有條件單位應(yīng)專設(shè)，否則在財務(wù)部門設(shè)信用小組）同時批準(zhǔn)；

（3）發(fā)貨憑證編制人與發(fā)運貨物、提取貨物、包裝貨物或托運貨物的人員不能是同一人，發(fā)運貨物人與門衛(wèi)保安應(yīng)分離；

（4）開具發(fā)票與發(fā)票審核崗位應(yīng)當(dāng)分離，編制銷售發(fā)票通知單與開具銷售發(fā)票分離；

（5）應(yīng)收賬款記錄與收款崗位應(yīng)當(dāng)分離；

（6）催收貨款與結(jié)算貨款應(yīng)當(dāng)分離；

（7）退貨驗收的人員與退貨記錄的人員不能是同一人；

（8）折扣和折讓給予和審批應(yīng)當(dāng)分離；

（9）單位不得由同一部門或人員辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的全過程。

2.授權(quán)批準(zhǔn)

單位對銷售業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人員對銷售業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人的職責(zé)范圍和工作要求。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)和人員經(jīng)辦銷售和收款業(yè)務(wù)。審批人員不得越權(quán)審批。單位應(yīng)當(dāng)建立健全合同審批制度。審批人員對價格、信用條件、收款方式等內(nèi)容進行審批。對于金額較大或情況特別的銷售業(yè)務(wù)和特殊信用條件，單位應(yīng)當(dāng)進行集體決策，經(jīng)有權(quán)限人員的審批后方可執(zhí)行。

3.銷售預(yù)算管理

單位對銷售業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的預(yù)算管理制度，制定銷售目標(biāo)，確立銷售管理責(zé)任制。單位應(yīng)當(dāng)將預(yù)計銷售目標(biāo)層層分解，落實到人，并建立相應(yīng)的激勵約束機制，保證銷售預(yù)算的順利完成。

4.發(fā)貨控制

單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序辦理銷售和發(fā)貨業(yè)務(wù)。單位應(yīng)當(dāng)建立銷售定價控制制度，制定價目表、折扣政策、付款政策等并予以執(zhí)行。首先，經(jīng)核準(zhǔn)的客戶訂單應(yīng)計入內(nèi)部統(tǒng)一格式的發(fā)貨憑證上，發(fā)貨憑證上應(yīng)載明的發(fā)貨品種、規(guī)格、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨時間、發(fā)貨方式等，實物流轉(zhuǎn)與憑單流轉(zhuǎn)相一致并確認(rèn)所訂貨物有庫存方可銷售；其次，在發(fā)貨過程中所需的各種授權(quán)和批準(zhǔn)在發(fā)貨憑證上應(yīng)能得到印證，如信用授權(quán)、折扣授權(quán)、發(fā)貨核準(zhǔn)等等；最后發(fā)貨憑證應(yīng)作為提貨、裝運、放行、記賬、付款等的主要依據(jù)。從貨物離開倉庫或車間到達客戶整個環(huán)節(jié)應(yīng)確保貨物的安全、高效。

5.折扣、折讓和退貨

單位應(yīng)當(dāng)建立銷售退回管理制度。單位的銷售退回必須經(jīng)銷售主管審批后方可執(zhí)行。銷售退回的貨物應(yīng)由質(zhì)檢部門檢驗和倉儲部門清點后方可入庫。質(zhì)檢部門應(yīng)對客戶退回的貨物進行檢驗并出具檢驗證明；倉儲部門應(yīng)在清點貨物、注明退回貨物的品種和數(shù)量后填制退貨接收報告。財會部門應(yīng)對檢驗證明、退貨接收報告以及退貨方出具的退貨憑證等進行審核后辦理相應(yīng)的退款事宜。

6.收款控制

單位應(yīng)當(dāng)按照 《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和《內(nèi)部會計控制規(guī)范——貨幣資金》等規(guī)定，及時辦理銷售收款業(yè)務(wù)。單位應(yīng)將銷售收入及時入賬，不得賬外設(shè)賬，不得擅自坐支現(xiàn)金。銷售人員應(yīng)當(dāng)避免接觸銷售現(xiàn)款業(yè)務(wù)。同時會計人員或相關(guān)人員應(yīng)經(jīng)常核對應(yīng)收賬款，以避免貨款被侵吞。

7.合同管理

單位應(yīng)當(dāng)授權(quán)有關(guān)人員與客戶簽訂銷售合同。簽訂合同應(yīng)符合《中華人民共和國合同法》的規(guī)定。金額重大的銷售合同的訂立應(yīng)當(dāng)征詢法律顧問或?qū)＜业囊庖姟挝粦?yīng)當(dāng)建立健全銷售合同審批制度。審批人員應(yīng)對銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等嚴(yán)格把關(guān)。銷售合同和采購合同一樣，也應(yīng)確保合同條款公平、完整，銷售單位應(yīng)有合理的合同管理制度，包括合同簽訂、修改補充、取消、合同保管、傳遞、編號等等，以訂單取代銷售合同的，應(yīng)將訂單統(tǒng)一管理。銷售合同訂立前，應(yīng)當(dāng)由專人就銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項與購貨客戶進行商談，并將商談的過程進行完整記錄，以供備查。

（三）建立投資項目內(nèi)部會計控制

1.控制環(huán)境

控制環(huán)境是為了塑造企業(yè)文化,進而影響企業(yè)員工的控制意識。它提供內(nèi)部控制運行的環(huán)境,是所有其他內(nèi)部控制要素的基礎(chǔ)。影響控制環(huán)境的因素主要有管理哲學(xué)的經(jīng)營風(fēng)格、組織機構(gòu)、董事會或?qū)徲嬑瘑T會、人力資源政策與實務(wù)、權(quán)責(zé)分派方式、正直品行與價值觀、勝任能力等。

2.風(fēng)險評估

項目投資中風(fēng)險評估的目的是辨認(rèn)、分析并管理影響企業(yè)實現(xiàn)其目標(biāo)的風(fēng)險。一旦確認(rèn)了風(fēng)險，管理層就要估計風(fēng)險嚴(yán)重程度、發(fā)生的可能性以及如何管理風(fēng)險。項目的風(fēng)險多種多樣,項目管理班子只有通過風(fēng)險識別、風(fēng)險估計和風(fēng)險評價，并以此為基礎(chǔ)合理地使用多種管理方法、技術(shù)和手段對項目活動涉及的風(fēng)險實行有效的控制，創(chuàng)造條件，主動行動，盡量擴大風(fēng)險事件的有利結(jié)果，妥善處理風(fēng)險事故造成的不利后果，才能以最少的成本保證安全可靠地實現(xiàn)項目總目標(biāo)。

3.控制活動

控制活動是管理階層所制定和采取的能確保其指令被執(zhí)行的政策和程序。它能幫助企業(yè)對影響目標(biāo)達成的風(fēng)險采取必要的行動?？刂苹顒訋缀鹾w項目投資的全過程,是內(nèi)部控制措施在整個項目投資中的具體運用。

4.信息與溝通

內(nèi)部控制理論中的信息與溝通是指建立完善的信息系統(tǒng)，使每個員工都能及時掌握所應(yīng)當(dāng)了解的信息。同時還必須為他們建立暢通的信息溝通渠道,做到準(zhǔn)確、快速、高效，保證有關(guān)的信息能夠以適時、合理的方式產(chǎn)生、收集、處理、貯存和交流。

5.監(jiān)督

監(jiān)督是一個隨著時間推移來評估內(nèi)部控制運行質(zhì)量的過程，它能確保內(nèi)部控制持續(xù)、有效地運作。監(jiān)督須由適當(dāng)?shù)娜诉m時評估內(nèi)部控制的設(shè)計和運作，并采取必要行動。

強化企業(yè)內(nèi)部會計控制的幾點設(shè)想

1.優(yōu)化多層次會計控制目標(biāo)，明確各層次會計控制具體責(zé)任

控制系統(tǒng)是一個有組織的系統(tǒng)，根據(jù)內(nèi)外部的各種變化而進行調(diào)節(jié)，使系統(tǒng)保持某種特定狀態(tài)，從這個意義上講，控制是一種聯(lián)系與調(diào)節(jié)，是保證系統(tǒng)在變化著的外部條件下完成某種目標(biāo)的行為。因此，目標(biāo)是控制的前提，是先決條件，也是促成內(nèi)部控制的要件，沒有目標(biāo)，就談不上控制。內(nèi)部控制目標(biāo)有利于查錯防弊、堵塞漏洞、消除隱患，確保將各種風(fēng)險控制在規(guī)定的范圍內(nèi)，確保自身發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)的全面發(fā)展。為確保總體目標(biāo)的實現(xiàn)，應(yīng)在統(tǒng)一認(rèn)識、明確目標(biāo)的基礎(chǔ)上，將目標(biāo)責(zé)任層層分解、細(xì)化，確立各個層次的會計控制目標(biāo)，形成一個明確、具體、完整的目標(biāo)體系，建立多層次的控制體制，使每個群體和個人行為都處在他人的監(jiān)督之下，使內(nèi)部控制目標(biāo)具體化，以保證總體控制目標(biāo)的實現(xiàn)。

2.按照相互制約原則，建立科學(xué)的內(nèi)部會計控制制度體系

內(nèi)控制度是內(nèi)控目標(biāo)得以實現(xiàn)的充分必要條件。建立相關(guān)的內(nèi)控制度，也是會計管理層的基本職責(zé)。同時，應(yīng)根據(jù)財政部《內(nèi)部會計控制規(guī)范》、按照分工牽制、授權(quán)制約的原則，結(jié)合自身經(jīng)營的規(guī)模和業(yè)務(wù)特點制定內(nèi)控制度實施細(xì)則，使內(nèi)控制度形成體系。另外，內(nèi)部各機構(gòu)間，各經(jīng)辦人員間控制職能和管理權(quán)限在每一個需要控制的地方都建立控制環(huán)節(jié)，進行科學(xué)的分工與互相牽制，推行職務(wù)不兼容制度，杜絕高層管理人員的交叉任職。同時，內(nèi)控制度無論是單獨設(shè)置還是繼續(xù)在會計制度中體現(xiàn)，設(shè)計時均應(yīng)考慮制度的嚴(yán)密性、有效性、先進性和可操作性，并充分發(fā)揮“四性”之間的能動作用。

3.完善財務(wù)報告，披露內(nèi)部會計控制制度的相關(guān)信息

根據(jù)企業(yè)財務(wù)會計報告條例的要求，年度、半年度財務(wù)會計報告應(yīng)當(dāng)包括會計報表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書。企業(yè)在財務(wù)情況說明書中應(yīng)披露本期有關(guān)內(nèi)部控制制度的設(shè)置、取消和重大變更等相關(guān)事項。評估應(yīng)說明這些相關(guān)事項對內(nèi)部控制五大組成部分：控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)督的影響，若上述事項引起企業(yè)的財務(wù)狀況發(fā)生變化，則應(yīng)具體披露相關(guān)的項目和所涉及的金額，提請財務(wù)報告使用者注意。

4.按照自律、激勵與控制原則，強化會計人員素質(zhì)和行為準(zhǔn)則

一切好的內(nèi)控制度方法最終還由人去執(zhí)行，否則再好的制度也難以發(fā)揮作用，這是內(nèi)部控制成敗的關(guān)鍵。從理論上講，內(nèi)部控制本身也有局限性，其中主要是單位最高領(lǐng)導(dǎo)人控制的隨意性或相互串通，搞內(nèi)部人控制。因此，一要不斷提高單位負(fù)責(zé)人自覺執(zhí)行內(nèi)部控制的意識；二要不斷提高會計人員素質(zhì)，強化會計人員行為準(zhǔn)則，形成會計職業(yè)道德的自律機制；三要運用激勵與約束原則，在人員配置上，一方面充分調(diào)動會計人員的積極性，另一方面要合理分工、相互牽制，強化對會計人員的業(yè)務(wù)操作的過程控制；四要強化企業(yè)內(nèi)部控制與管理，可采用對會計人員信用等級評估等方法，變對會計人員的事后監(jiān)督為事先預(yù)警，使會計內(nèi)部控制機制得以有效運行。

綜上所述內(nèi)部會計控制作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的自我調(diào)節(jié)和自我制約的內(nèi)在機制，處于企業(yè)中樞神經(jīng)系統(tǒng)的重要位置。企業(yè)規(guī)模越大、其重要性越顯著?？梢哉f，內(nèi)部會計控制的健全、實施與否，是單位經(jīng)營成敗的關(guān)鍵。因此，內(nèi)部會計控制，對于加強企業(yè)經(jīng)營管理，維護財產(chǎn)安全，提高經(jīng)濟效益，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

參考資料：

1.陳永祥.市場周刊·管理探索，2005年5月.

2.侯淑香.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2005年（15-14）.

3.魏芳.平原大學(xué)學(xué)報，2004年12月（21-6）.

天津電力建設(shè)公司）

王穎振